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3. ALCANCE

El procedimiento tiene aplicabilidad para todas las dependencias de la entidad.


4. RESPONSABILIDADES

Debe enmarcarse en la firma contratista que tiene a su cargo la prestación del servicio dependiendo del EQUIPO y previo diagnóstico del personal de la Oficina de Sistemas (área de soporte a usuario).


5. REFERENCIAS

Manual de procedimientos

Metodología para el desarrollo de proyectos de sistemas de la información e ingeniería de software

Instructivo para usuarios

Manuales Técnicos
6. DEFINICIONES

Puerto: Se trata de un dispositivo ubicado generalmente en la parte posterior de la unidad central de proceso para conectar las interfases.

Interfases: Cables que transmiten datos o información y que están conectados a los diferentes periféricos de un computador.

Tractor: Mecanismo de la impresora que permite arrastrar el papel de formas continuas.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de solicitud de servicio EXTERNO

Formato de servicio ejecutado y aprobado por la persona competente de la firma externa.
8. CONDICIONES GENERALES

Para que se dé el servicio externo tiene que hacerse un diagnóstico previo por parte de la Oficina de Sistemas, ya sea telefónico (fuera de Bogotá) o personalizado, mediante el cual se justifique la prestación del requerimiento porque no se pudo solucionar de primera mano y realmente la solución le corresponde al contratista.


9. SALIDAS

Reporte de solicitudes atendidas a satisfacción por la firma externa, firmado por el usuario correspondiente.

Relación de servicios atendidos por mes para anexar a la cuenta de cobro.
10. REGISTROS

Relación de servicios consecutivos atendidos y clasificados (Pendientes, ok, o sin atender)

AZ de servicios EXTERNOS atendidos.
11. BASES DE AUTOCONTROL

Autorización de la Oficina de Sistemas

Firma de servicio recibido a satisfacción

Firma de funcionario que efectuó el servicio

Hora de solicitud

Hora de solución

Aprobado por la firma externa
12. ANEXOS

Puede utilizarse una impresión del tipo de error que aparece en pantalla.

Impresión de Setup de impresoras

Mapas lógicos


13. ACTIVIDADES

Usuario


13.1 Comunica a la Oficina de sistemas en forma verbal (líneas de atención al cliente) , e-mail o escrita la solicitud de servicio en Hardware.

Grupo de soporte a usuario

13.2 Si es en forma verbal, recibe la llamada y procura darle solución (fuera de Bogotá), de no ser así procede a comunicarse con el usuario para plantear la solución y si no se puede y corresponde al contratista, elabora el formato de solicitud externa.

13.3 Si la solicitud es de Bogotá y se atendió en primera instancia por la oficina de sistemas sin resultados positivos, se procede a elaborar formato de solicitud externa.

13.4 Dependiendo de la máquina se mira cuál contrato la cobija y se procede a reportarle al contratista respectivo, la solicitud.



Firma contratista externa

13.5 Hace el diagnóstico del servicio, se reporta a Sistemas si la solución implica un costo superior a los estándares pactados en el contrato para el análisis del interventor y respectiva respuesta.

Grupo de soporte a usuario

13.6 Se encarga de dar la solución a los problemas planteados



Firma contratante

13.7 Realiza el servicio correctivo aplicando las técnicas pertinentes, y ofreciendo garantía por la labor realizada.

13.8 La firma comunica a la Oficina de Sistemas el resultado y elabora su respectivo informe.

Usuario

13.9 El usuario firma el formato de atención de servicios.



Grupo de soporte a usuario

13.10 Archiva el formato de solicitud de servicio en la carpeta correspondiente.

13. 11 Realiza periódicamente el control sobre lo ejecutado y de los gastos que se generan por los servicios autorizados frente a lo ofrecido por el contratista, verificando que nunca se pase del presupuesto .
14. INDICADORES
Número servicios atendidos en un mes
Número servicios recibidos en un mes

Número servicios atendidos


Promedio=—————————————————
Número de días trabajados
Indicador de Opinión = Apreciación que tienen los funcionarios de la calidad de los soportes a usuario.
DEPENDENCIA: Oficina de Sistemas

PROCESO: Soporte de Usuarios

PROCEDIMIENTO: Actualización de Equipos y Software

CODIGO: OS-004

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: 2 de Marzo 2001


1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Actualizar los equipos cuando así se determine por causas de desactualización tecnológica así como al software cuando se adquieren nuevas versiones.


2. CLIENTES

Dependencias de la Procuraduría a nivel Nacional y Central que requieren actualización en HARDWARE o SOFTWARE.


3. ALCANCE

El procedimiento tiene aplicabilidad para todas las dependencias de la entidad que posean equipos de cómputo.


4. RESPONSABILIDADES

Corresponde a la Oficina de Sistemas (área de soporte a usuario) hacerse cargo de dicha labor


5. REFERENCIAS

Manual de procedimientos

Instructivo
6. DEFINICIONES

Disco duro: Dispositivo de hardware que permite almacenar información

Tecnología abierta: Tipo de tecnología que acepta actualizaciones de sus dispositivos.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de solicitud de servicio INTERNO


8. CONDICIONES GENERALES

La actualización se lleva a cabo cuando se cumple un periodo de tiempo específico y los computadores al servicio de la entidad acusan una desactualización no acorde con la tecnología vigente. Además requiere contar con los recursos económicos para efectuar la compra de los dispositivos que permitan darle el alcance necesario. Se entiende que la actualización debe hacerse en equipo de tecnología abierta, es decir que permitan adaptarle dispositivos nuevos. Para la actualización del software, es necesario contar con las respectivas licencias oficiales de los programas.


9. SALIDAS

Reporte de brigadas efectuadas en los respectivos pisos, dependencias, tipos de equipos, dispositivos cambiados, software actualizado y usuarios atendidos.


10. REGISTROS

Informe de dónde se actualizó.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Firma del usuario que recibe la actualización.

Planilla de actualización firmada por funcionario competente de la Oficina de sistemas.
12. ANEXOS

Licencias de nuevos productos de software

Relación detallada de nuevos dispositivos adquiridos
13. ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

13.1 Comunica al grupo de Soporte a Usuario la necesidad de actualización de los equipos y el software en las dependencias.

Grupo de Soporte a Usuario

13.2 Hace un plan de servicio para atención a las dependencias de la Procuraduría y designa a los profesionales para desarrollar el respectivo procedimiento.

Profesional de Sistemas

13.3 Inicia el procedimiento de actualización en la Dependencia correspondiente, revisa el equipo referente a configuración, capacidad de memoria, virus, etc.

13.4 Da la respectiva inducción al usuario para el correcto manejo del equipo.

13. 5 Registra en el formato respectivo el procedimiento y los cambios respectivos.

13.6 Detalla el informe correspondiente al jefe de la Oficina de Sistemas sobre el procedimiento de actualización y pasa a la secretaria para su respectiva radicación.

Grupo de Soporte a Usuario

13. 7 Archiva el informe en la carpeta correspondiente.


14. INDICADORES

Cantidad de equipos actualizados

Número de Equipos en la Entidad


Número de aplicaciones actualizadas

Promedio ————————————————— x 100

Número de aplicaciones instaladas
DEPENDENCIA: Oficina de Sistemas

PROCESO: Concepto Técnico

PROCEDIMIENTO: Soporte Técnico a investigaciones de la P.G.N.

CODIGO: OS-005

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: 2 de Marzo 2001


1. OBJETIVO

Brindar, por medio del aporte de conceptos tecnológicos y científicos, apoyo a las investigaciones adelantadas por diversas dependencias de Procuraduría y que requieren un peritazgo en aspectos tecnológicos.



2. CLIENTES

Las Dependencias de la Procuraduría a nivel Central y Nacional que por ejercicio de sus funciones realizan investigaciones.


3. ALCANCE

El presente procedimiento abarca a las dependencias que desarrollan el aspecto funcional de la entidad y que involucra adelantar actividades de investigaciones en aspectos tecnológicos.


4. RESPONSABILIDADES

Corresponde a la oficina de Sistemas (Profesionales del área Informática) que por designación del Jefe de la Oficina deben hacerse cargo de dicha labor.


5. REFERENCIAS

Manual de procedimientos

Catálogos técnicos

Catálogos de precios


6. DEFINICIONES

Tecnología abierta: Tipo de tecnología que acepta actualizaciones de sus dispositivos.

Red: Esquema tecnológico que permite comunicar varias estaciones de trabajo o computadores para realizar labores que consulten o actualicen a un mismo tiempo.

Plataforma Tecnológica: Ambiente informático en el cual desarrolla actividades cotidianas el área de sistemas y que comprende el hardware y software utilizado en el momento objeto del requerimiento.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de Visitas tecnológicas (no existen)


8. CONDICIONES GENERALES

El apoyo logístico que presta la Oficina de Sistemas se inicia con una solicitud oficial hecha por una dependencia que, en ejercicio de su función designada por la ley, se encuentra con aspectos técnicos que se alejan del conocimiento del funcionario que adelanta la investigación. Por ello requiere del soporte en materia de conocimientos de un profesional que logre averiguar los aspectos necesarios para aclarar las conductas de los involucrados en los hechos cuestionados y objetos de las indagaciones. Dependiendo del objeto en cuestión se realizan apoyos en redes, software, hardware, pruebas tecnológicas, procedimientos, etc.


9. SALIDAS

Informes de visitas

Actas de evaluación.
10. REGISTROS

No aplica


11. BASES DE AUTOCONTROL

Oficio comisorio o en su defecto solicitud expresa y oficial del jefe de la dependencia que requiere el apoyo informático.

Firmas de los funcionarios del área informática en las actas pertinentes.

Informe final que se desprende del apoyo a la investigación.


12. ANEXOS

Copia de especificaciones técnicas de los elementos tecnológicos involucrados en la investigación (redes, hardware o software).

Manuales de procedimientos de las áreas de sistemas investigadas.

Copia de los Planes de Desarrollo Informático de las mismas.

Logos de los Sistemas

Copias de los contratos


13. ACTIVIDADES

Jefe competente

13.1 Solicita por medio de acto administrativo el apoyo técnico a la investigación.

Jefe Oficina de Sistemas

13.2 Recibe la solicitud y asigna a un profesional en el área de la investigación.

Profesional en sistemas

13.3 Recibe la comisión y realiza plan de visita conjuntamente con el funcionario titular de la investigación.

13.4 Adelanta las diligencias pertinentes en la investigación asignada (evaluaciones, peritazgos, sondeo de precios, etc.)

13.5 Presenta informe de la labor de apoyo realizada al Jefe de la Dependencia encargada.



  1. INDICADORES

Número de investigaciones apoyadas

Promedio= ——————————————————


Número de investigaciones solicitadas
DEPENDENCIA: Oficina de Sistemas

PROCESO: Conceptos Técnicos

PROCEDIMIENTO: Emisión de conceptos técnicos en adquisición de Software y/o Hardware

CODIGO: OS-006

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: 2 de Marzo 2001


1. OBJETIVO

Emitir conceptos tecnológicos y científicos luego de evaluar las ofertas o licitaciones presentadas, con el fin de efectuar adquisiciones de software o hardware, para la entidad.


2. CLIENTES

La Procuraduría será el principal beneficiado, pero por intermedio de las dependencias competentes para realizar las adquisiciones como son: División Administrativa y la Junta de Licitaciones de la PGN.


3. ALCANCE

El procedimiento tiene cobertura en el interior de la Procuraduría General de la Nación, tanto en el orden nacional como central, en lo pertinente a todas las adquisiciones de origen tecnológico.


4. RESPONSABILIDADES

Corresponde a la oficina de Sistemas (Profesionales del área Informática) que por designación del Jefe de la Oficina deben hacerse cargo de dicha labor.


5. REFERENCIAS

Manual de procedimientos

Catálogos Técnicos

Catálogos de precios

Precios de mercado

Necesidades de la Procuraduría



6. DEFINICIONES

Tecnología abierta: Tipo de tecnología que acepta actualizaciones de sus dispositivos.

Red: Esquema tecnológico que permite comunicar varias estaciones de trabajo o computadores para realizar labores que consulten o actualicen a un mismo tiempo.

Plataforma tecnológica: Ambiente informático en el cual el área de sistemas desarrolla actividades cotidianas y que comprende el hardware y software utilizado en el momento objeto del requerimiento.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de evaluación de propuestas y licitaciones.

Formato de visitas a empresas proponentes.
8. CONDICIONES GENERALES

Para que la Oficina de Sistemas aporte su conocimiento en materia de adquisiciones, es preciso seguir un conducto regular para lograr compras idóneas. Dicho procedimiento ha sido demarcado fruto de la experiencia de años anteriores y se ha ido depurando para alcanzar niveles óptimos de efectividad. Se requiere contar con el tiempo apropiado para efectuar todas las actividades pertinentes como visitas, citación a pruebas técnicas de los proponentes, infraestructura y logística para la realización de dichas pruebas, etc.


9. SALIDAS

Formatos de evaluación diligenciados

Análisis gráficos comparativos de las propuestas.
10. REGISTROS

Informe del concepto emitido


11. BASES DE AUTOCONTROL

Oficio de solicitud del Jefe de la dependencia competente.

Propuestas debidamente firmadas por los representantes legales de las firmas proponentes.

Informe final de la evaluación.


12. ANEXOS

Especificaciones técnicas de los elementos tecnológicos involucrados en las adquisiciones.

Catálogos técnicos de los elementos a comprar.

Propuestas de las empresas interesadas.


13. ACTIVIDADES

Jefe Oficina de Sistemas

13.1 Recibe oficio con la propuesta sobre adquisición de software o hardware.

Designa a un profesional o técnico competente que emita un concepto técnico.

Profesional en sistemas

13.2 Sigue los criterios para la evaluación de propuestas, los califica, los analiza, y emite su concepto frente a las propuestas. Luego los pasa al Jefe de Oficina.

Jefe Oficina de Sistemas

13.3 Evalúa el concepto y le da el aval si es del caso.

13.4 Envía el concepto con los resultados obtenidos a la División Administrativa para que adelante la contratación o compra del bien.

14. INDICADORES

Indicador de cumplimiento:


Fecha de entrega actual – fecha de fin planeada


Número de evaluaciones efectuadas

Promedio=——————————————————


Número de evaluaciones solicitadas
DEPENDENCIA: Oficina de Sistemas

PROCESO: Conceptos Técnicos

PROCEDIMIENTO: Interventoría en contratos informáticos

CODIGO: OS-007

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: 2 de Marzo 2001


1. OBJETIVO

Velar por la ejecución de contratos informáticos en el interior de la entidad cuando así lo dispongan las especificaciones de los contratos.


2. CLIENTES

La Procuraduría General de la Nación requiere cumplir labores administrativas que le permitan cumplir su función principal. Para ello realiza contratos de diversa índole entre ellos los de informática para lo cual necesita que personal idóneo realice la interventoría y así verifique el cumplimiento de los mismos de manera cabal y óptima.


3. ALCANCE

El procedimiento tiene cobertura en el interior de la Procuraduría General de la Nación, tanto en el orden nacional como central, en lo pertinente a los contratos que tengan como objeto principal el área informática.



4. RESPONSABILIDADES

En primera instancia corresponde al Jefe de la oficina de Sistemas o en quien él delegue esta función (Profesionales del área Informática).


5. REFERENCIAS

Manual de procedimientos

Contratos de Informática

Ley 80/93

Catálogos de especificaciones técnicas

Ofertas


Manual de interventoría de Control Interno
6. DEFINICIONES

Contratos de software a la medida: Se trata de aquellos contratos en los cuales el contratista se compromete a entregar un software aplicativo, con las condiciones necesarias para que se ajuste a la entidad contratante.

Contratos de software informático (paquetes): Se trata de aquellos paquetes que no permiten modificaciones o ajustes y que el comprador debe amoldarse a sus especificaciones.

Red: Esquema tecnológico que permite comunicar varias estaciones de trabajo o computadores para realizar labores que consulten o actualicen a un mismo tiempo.

Plataforma tecnológica: Ambiente informático en el cual el área de sistemas desarrolla actividades cotidianas y que comprende el hardware y software utilizado en el momento objeto del requerimiento
7. FORMATOS A UTILIZAR

Cronogramas de trabajo o Cartas de Gant

Formatos de recursos y responsables

Formatos de control de asistencia a capacitaciones


8. CONDICIONES GENERALES

Para el cumplimiento de directrices institucionales la oficina de sistemas en cabeza del Jefe de la misma, deberá ser designada oficialmente como interventor del contrato y deberá disponer de personal para su verificación dependiendo de la envergadura del contrato. Partiendo de la base que un interventor NO es un obstáculo para el cumplimiento del contrato sino por el contrario un FACILITADOR, debe cerciorarse que existan los recursos necesarios, el personal idóneo que ha de participar en el desarrollo del contrato y el cumplimiento de los compromisos.


9. SALIDAS

Actas de verificación

Relación de asistentes a capacitaciones

Actas de pruebas a dispositivos o software

Reporte de usuarios

Actas de cumplimiento

Informe a jurídica y Financiera
10. REGISTROS

Informe


11. BASES DE AUTOCONTROL

Comunicación oficial de la designación como interventor proveniente de la dependencia competente.

Firmas de los usuarios recibiendo a satisfacción los módulos o dispositivos contratados.

Actas de acuerdo en modificaciones o ajustes a los términos del contrato.

Informe final de la Interventoría.
12. ANEXOS

Copia del Contrato

Especificaciones técnicas de los elementos tecnológicos involucrados en los Contratos.

Catálogos técnicos de los elementos a comprar.

Oferta del contratista.

Pliego o solicitudes de oferta


13. ACTIVIDADES

Jefe Oficina de Sistemas

13.1 Recibe oficio donde se designa al jefe o un funcionario de la Dependencia, como Interventor en determinado contrato Informático.

13.2 Designa a un profesional o técnico competente si la magnitud del contrato así lo permite.

Funcionario de Sistemas designado como interventor.

13.3 Estudia desde la etapa de licitación (si es del caso), pliegos, adjudicación, oferta del contratista adjudicado y en general los pormenores del contrato. Analiza y elabora plan de interventoría en coordinación con la Gerencia del proyecto (si la hay).

13.4 Participa en la etapa de planeación del proyecto.

13.5 Verifica que las dos partes cumplan los compromisos adquiridos (recursos, personal, usuarios, capacitaciones, asistencias, etc.)

13.6 Verifica y certifica las entregas parciales, así como los pagos que se efectúen.

13.7 Avala la entrega final de lo contratado, verificando el cumplimiento de los términos del contrato.

13.8 Verifica el pago final del contrato.

13.9 Sirve como facilitador para el cumplimiento de garantías pactadas.

13.10 Elabora el acta de liquidación del contrato.
14. INDICADORES
Indicador de cumplimiento:
Fecha de entrega real – fecha de entrega planeada
Indicador de opinión de los usuarios
Tiempo de ejecución

————————————


Tiempo planeado
DEPENDENCIA: Oficina de Sistemas

PROCESO: Mantenimiento de sistemas de información

PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de sistemas de información

CODIGO: OS-008

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: 2 de Marzo 2001


1. OBJETIVO

Mantener actualizados los aplicativos desarrollados por el personal de la Oficina de Sistemas de la Procuraduría General de la Nación frente a los cambios que se presentan bien sea de normatividad o de procedimiento.


2. CLIENTES

Las dependencias que los utilizan y los ciudadanos que se relacionan con los procesos que atienden clientes externos.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los programas desarrollados por la

entidad e involucra a cada una de las dependencias que interactúan con el sistema.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la dependencia que solicitó el mantenimiento, a todos los usuarios que usan el aplicativo y a los usuarios externos que solicitan información relacionada con el sistema o que hacen parte a través de él bien sea en calidad de solicitante, signatario, implicado, autoridades administrativas, etc.


5. REFERENCIAS

Leyes que reglamentan el proceso, resoluciones del señor Procurador General de la Nación y normas que le sean aplicables.


6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de Solicitud de Mantenimiento

Modelo de acta de aceptación del usuario

Modelo de paso de programas a producción


8. CONDICIONES GENERALES

La modificación del software desarrollado en la Procuraduría General de la Nación debe ser realizada por personal que tenga amplia experiencia en la aplicación que se va a modificar, debe ser soportada por una solicitud de usuario o por ley que reglamenta la modificación y debe ser autorizada por el Coordinador del área de desarrollo.

No pueden ejecutarse modificaciones de software en producción bajo ninguna circunstancia y las pruebas deben ser ejecutadas en ambiente de desarrollo con una copia de la base de datos que involucra tal modificación.

En todo caso deberá dejarse copia de los programas y de las estructuras, antes de efectuarse la modificación para poder soportar en un momento dado cuál era el estado anterior y actual.



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