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OBJETIVOS DEL MANUAL


El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

  1. Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo, mejorar la calidad y eficiencia del servicio.

  2. Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las funciones encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

  3. Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

  4. Propiciar la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Delegada en representación de la Institución.

  5. Facilitar la orientación al usuario o cliente.

  6. El cumplimiento de la política de resultados propuesta por la presente administración, desarrollando los principales instrumentos de la política institucional como son: la presencia del Ministerio Público en los procesos judiciales y ante las autoridades administrativas, las acciones preventivas (educación, asesoría, alertas tempranas, sociedad civil y veedurías ciudadanas), política laboral interna, reordenamiento de la entidad y modernización de la misma

OBERVACIONES. Estamos frente a un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos en busca de la obtención de resultados.

DESTINATARIOS


El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Delegada para Asuntos Laborales, a la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO y CONSERVACIÓN DEL MANUAL


El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL


Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en la Procuraduría.

DEPENDENCIA: Delegada Asuntos Laborales

PROCESO: Intervención ante las autoridades públicas, administrativas, y judiciales, en defensa del orden jurídico del patrimonio público, de las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos, tanto de los trabajadores del sector público y privado, como de los pensionados a nivel nacional.

PROCEDIMIENTO: Trámite de la petición o queja formulada para intervenir de manera preventiva o como Ministerio Público, cuando se considere necesario.

CODIGO: IAP-DAL-01

REVISO: Jefe de Oficina



APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Agosto de 2001

1. OBJETIVO

Intervenir eficaz y oportunamente de manera preventiva de acuerdo a lo establecido en el artículo 24 numerales 1, 5, 7 y 15 del Decreto262 de 2000, y ante las autoridades estatales, cuando se considere necesario, conforme al artículo 27 de la norma ibídem, en aras de defender el orden jurídico, del patrimonio público, las garantía y los derechos fundamentales en el área laboral.


2. CLIENTES

Trabajadores dependientes e independientes, tanto del sector público como privado, así como los cobijados por regímenes especiales (militares, educadores, etc); pensionados, personas naturales o jurídicas y a cualquier forma asociativa con o sin personalidad jurídica, titulares de derechos laborales individuales o colectivos, cuyas prerrogativas puedan o estén siendo vulneradas.


3. ALCANCE

Se aplica este procedimiento a quienes vulneran los derechos de los trabajadores y pensionados ya referidos en su calidad de tales; así como a las entidades del sector público, a las cuales les han sido asignadas funciones para garantizar la preservación y defensa de los mismos.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a: las entidades estatales, la Procuraduría Delegada para Asuntos Laborales, la Secretaría y los Abogados adscritos a la misma Delegada.


5. REFERENCIAS CONSTITUCIONALES Y LEGALES

Constitución Política

Decreto 262 de 2000

Código Laboral y de Procedimiento Laboral

Ley 100 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios

Legislaciones Especiales laborales del Sector Público y Privado (Se verifica la legislación laboral específica de cada una de las entidades públicas ante las cuales se interviene, por ejemplo, Cajanal, Seguro Social, Gobernación de Cundinamarca, Ministerio de Defensa, Ministerio de Educación, Superintencia de Sociedades, superintendencia Bancaria, etc). Demás normas concordantes y complementarias.


6. DEFINICINES.

Gedis Sistemas de Información de Gestión


7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de informes.

Formatos para estadísticas.
8. CONDICIONES GENERALES

Establecer el derecho laboral individual o colectivo, cierto e indiscutible vulnerado, que se pretenda hacer valer, determinando la aplicación de la legislación pertinente en cada caso, con el fin de que cese la vulneración y se causen mayores perjuicios al trabajador o pensionado, y al Estado empleador.


9. SALIDAS

Informes evaluativos del abogado asignado, con las recomendaciones y sugerencias en el sentido de oficiar a la autoridad competente, para requerir la información necesaria tendiente a iniciar la intervención, preventiva o en calidad de Ministerio Público cuando se considere necesario, en aras de proteger los derechos laborales vulnerados o proceder al archivo de las diligencias, si hay lugar a ello.

En casos específicos, se solicita concepto jurídico por parte de la Delegada para Asuntos Laborales, también concluyendo con el inicio de las diligencias de intervención pertinentes o el archivo de las mismas.
10. REGISTROS

Oficios, solicitando información o aclaración, según el caso.

Informes periódicos.

Visitas administrativas, de cuerdo a las necesidades en cada caso particular.

Atención al público (Estadística por Secretaría de consultas a usuarios).
11. BASES DE AUTOCONTROL

Informes periódicos con los cuales se establece que el procedimiento se está realizando, para proteger los derechos laborales vulnerados, de tal forma que con nuestra intervención oportuna, se logre el objetivo planteado.


12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

Citador


Recoge la correspondencia del CAP (Centro de Atención al Público), la incluye en el consecutivo que para el efecto se lleva en la Delegada y la pasa al Secretario.

Secretario

Revisa la correspondencia y la clasifica. La solicitud relacionada con nuestra intervención, ante las distintas entidades públicas, en defensa de los derechos laborales pasa al sustanciador. Abogado. Proyecta auto de intervención, preventiva o como Ministerio Público, adjuntando los oficios de solicitud de información pertinentes, comunica al interesado la decisión del Despacho, y pasa al oficinista.

Oficinista

Radica la petición en el libro diario y la pasa al Despacho de la Delegada.

Delegada


Si lo considera, firma el auto de acuerdo con la petición y lo devuelve a la oficinista.

En caso de proceder alguna corrección, de igual forma se devuelve al oficinista para lo pertinente.

Oficinista

Lo desanota del libro diario y lo pasa al Secretario.

Secretario

Cumple lo ordenado por el Despacho



    1. Anotación en el libro radicador y hace carátula

    2. Se asigna número al expediente contentiva de la solicitud

    3. Entrega al abogado asignado quien firma el recibo.

Abogado.

Recibe el expediente



  1. Estudia y analiza las actuaciones

  2. Solicita los documentos pertinentes

  3. Elabora informe con sugerencias y recomendaciones tales como archivo del expediente, oficiar a las personas naturales o jurídicas si da a lugar, remitir a la oficina competente, etc.

  4. Proyecta el auto correspondiente, continuando con la intervención si lo considera necesario o archivando, y lo pasa a la oficinista.

Oficinista

Lo anota en el libro diario y lo pasa al Despacho.

Despacho

Evalúa el informe mediante auto



  1. Si lo considera pertinente y se hace necesario, solicita al abogado complementación o aclaración al informe,

  2. Si está de acuerdo con el informe inicial ordena cumplir las recomendaciones y sugerencias,

  3. Devuelve el expediente a la oficinista

Oficinista

Desanota el expediente en el libro diario y pasa al secretario.

Secretario

Cumple lo decidido por el Despacho, que será una de las siguientes opciones:



  1. Archivar,

  2. Entregar al abogado para continuar la vigilancia,

  3. Remitir al competente,

  4. Entregar al Procurador Judicial para que intervenga,

  5. Para cumplir algunas de las anteriores pasa al oficinista.

Oficinista

Hace las desanotaciones pertinentes.



  1. Desanota

  2. Lo entrega al abogado si es el caso,

  3. Lo entrega al Procurador Judicial si es el caso,

  4. Lo envía a la Oficina correspondiente, evento en el cual pasa al citador,

  5. Si no es ninguna de las anteriores, lo archiva.

Citador

  1. Lleva a la oficina competente el expediente cuando es remitido y procede

  2. Lleva la correspondencia, cuando el asunto lo amerite en forma personal.

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES

En algunas oportunidades, se solicita la presencia de un profesional de esta Dependencia, es el caso de asistencia a audiencias por conflictos laborales individuales y colectivos, ante autoridades administrativas, en cuyos casos se procede de la siguiente forma:

CITADOR

Recoge la correspondencia del C.A.P. (Centro De Atención al Público), la incluye en el consecutivo que para el efecto se lleva en la Delegada y la pasa al Secretario.



SECRETARIO

    1. Revisa La correspondencia y la clasifica. La solicitud relacionada con nuestra intervención, ante las distintas entidades públicas, en defensa de los derechos laborales pasa al sustanciador.

DESPACHO

    1. Proyecta auto de comisión asignando al abogado que estime conveniente, para la asistencia a la audiencia a celebrar, y pasa al oficinista.

OFICINISTA

    1. Radica la petición en el libro diario y la pasa al abogado comisionado.

ABOGADO COMISIONADO

    1. De acuerdo a lo ordenado por el Despacho:

    1. Recibe auto de comisión y diligencias para lo pertinente

    2. Asiste a la diligencia el día y hora señalados

    3. Rinde informe de la diligencia a la que asiste sugiriendo la intervención o el archivo de las mismas, y pasa al oficinista.

OFICINISTA

1.6 Hace las desanotaciones pertinentes:



  1. Desanota

  2. Lo entrega al abogado si es el caso;

  3. Lo entrega al Procurador Judicial si es el caso;

  4. Lo envía a la oficina correspondiente, evento en el cual pasa al citador;

  5. Si no es ninguna de las anteriores, lo archiva.

1.7.En caso de decidirse intervención, ya sea preventiva o como Ministerio Público, se procederá de acuerdo a lo descrito en el procedimiento general administrativo.

  1. Adelanta esta Delegada, en defensa del Patrimonio del Estado o del Patrimonio Público, expedientes por concepto de remanentes, ante los veinte Juzgados Laborales del Circuito de Bogotá., D. C., casos en los cuales se procede de la siguiente forma:

CITADOR

2.1 Recoge la correspondencia del C.A.P (Centro De Anteción al Público), la incluye en el consecutivo que para el efecto se lleva en la Delegada y la pasa al Secretario.

SECRETARIO

2.2. Revisa la correspondencia y la clasifica. Pasa al abogado a quien se le haya repartido.

ABOGADO

2.3. Proyecta auto de comisión asignando al abogado que ha sido asignado, así como los oficios a las entidades seleccionadas remitiendo la información proporcionada por los Juzgados Laborales del Circuito, para que inicien las diligencias correspondientes al reclamo y recaudo de títulos judiciales. Pasa al Despacho.

DESPACHO


  1. Si lo considera pertinente y se hace necesario, solicita al abogado complementación o aclaración.

  2. Si está de acuerdo, firma el auto y los oficios correspondientes.

  3. Devuelve el expediente a la oficinista.

OFICINISTA

2.4. Radica la petición en el libro diario y la pasa al abogado asignado.

ABOGADO ASIGNADO


    1. De acuerdo a lo ordenado por el Despacho:

  1. Recibe auto y diligencias para lo pertinente.

  2. Hace los requerimientos cuando es necesario.

  3. Rinde informe parcial del recaudo de títulos de acuerdo a las respuestas de las entidades y a las actas de entrega en audiencia obrantes en los expedientes, indicando las entidades y las sumas de dinero recaudadas

  4. Una vez reportadas las sumas de dinero recaudadas, continúa con la labor de intervención, oficiando de nuevo a los despachos judiciales para solicitar información actualizada e iniciar el procedimiento.

    1. Los Juzgados Laborales del Circuito de Bogotá, han decidido hacer entregas masivas por concepto de remanentes, solicitando la asistencia de un funcionario de esta Delegada, casos en los cuales de manera discrecional o facultativa se asiste a las mismas en caso de considerarse pertinente.

    2. Existen expedientes iniciados de oficio y otros a petición de parte, es decir, casos de títulos judiciales por concepto de remanentes dentro de procesos específicos, estos últimos manejados como casos individuales.

Artículo 2. Modifíquense los siguientes procedimientos

Adoptados mediante la Resolución 041 de marzo de

2001.


MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA OFICINA DE SISTEMAS
DEPENDENCIA: Oficina de Sistemas

PROCESO: Plan de Desarrollo de la P. G. N.

PROCEDIMIENTO: Plan de Desarrollo Informático

CODIGO: SP-PD-001

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: 2 de Marzo 2001


1. OBJETIVO

Diseñar, elaborar, ejecutar y controlar el Plan de Desarrollo Informático para la Procuraduría General de la Nación.


2. CLIENTES

Todos los servidores de la Procuraduría General de la Nación de manera directa e indirecta se beneficiarán de los efectos que se proyecten del mencionado Plan de Desarrollo.



3. ALCANCE

La cobertura será para toda la entidad, tanto a nivel central como territorial de la Procuraduría General de la Nación, puesto que la implementación del plan debe orientarse a beneficio colectivo de las Dependencias.


4. RESPONSABILIDADES

Recae en primer término en el Jefe de la Oficina de Sistemas, quien debe velar por que se cumpla su programación en todas las dependencias que tengan incidencia en él.


5. REFERENCIAS

Manual de procedimientos

Plan de Desarrollo Institucional

Metodología Desarrollo de Proyectos de Sistemas de Información e Ingeniería de Software


6. DEFINICIONES

Red: Esquema tecnológico que permite comunicar varias estaciones de trabajo o computadores para realizar labores que consulten o actualicen a un mismo tiempo.

Plataforma Tecnológica: Ambiente informático en el cual, el área de sistemas, desarrolla actividades cotidianas y que comprende el hardware y software utilizado en el momento objeto del requerimiento.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Cronogramas de trabajo o Cartas de Gant

Formatos de recursos y responsables

Mapa de proyectos


8. CONDICIONES GENERALES

En virtud de la necesidad de demarcar líneas de acción en el área informática, la Oficina de Sistemas, tiene dentro de sus funciones la de diseñar, elaborar, ejecutar y controlar el plan de desarrollo informático, en concordancia con otras dependencias y por supuesto debe hacer parte del plan global de desarrollo de la entidad. Dichas actividades deben desarrollarse anualmente y antes de terminar cada vigencia, para ser aprobada por las directivas y comenzar su desarrollo al inicio de la anualidad. El Plan de desarrollo informático debe tener una proyección mínima de un año e idealmente a cuatro años con los respectivos ajustes a que haya lugar.

Dependiendo del norte que se le plantee a la entidad en materia tecnológica, así mismo serán los resultados que deben orientarse a un mejor desarrollo de sus funciones y optimizar los tiempos de respuesta en la ejecución de su ejercicio cotidiano.
9. SALIDAS

Plan de desarrollo informático aprobado

Circulares para darlo a conocer

Talleres de difusión


10. REGISTROS

Resolución de aprobación

Plan de Desarrollo General
11. BASES DE AUTOCONTROL

Firma del Procurador General de la Nación en el documento oficial

Recibido del plan de trabajo por los responsables de su ejecución
12. ANEXOS

Resolución de aprobación

Cronogramas de trabajo
13. ACTIVIDADES

Nivel Directivo P.G.N.

13.1 Solicita formulación del Plan de Desarrollo Informático anualmente.

Jefe Oficina de Sistemas

13.2 Delega diseño y elaboración del plan de desarrollo informático

Comité Operativo de Sistemas (Comité Técnico de Sistemas u Oficina de Sistemas)

13.3 Realiza propuestas de proyectos informáticos y elabora el plan.

Jefe Oficina de Sistemas

13.4 Recibe, analiza, ajusta y prioriza el plan.

Oficina de Planeación

13.5 Agrupa en el plan de desarrollo, los planes de las demás dependencias.

Comité Operativo P.G.N.

13.6 Estudia el Plan y da el aval.

Nivel Directivo P.G.N.

13.7 Aprueba su ejecución y lo firma.

Comité Técnico u Oficina de Sistemas

13.8 Ejecuta el plan.

13.9 Control y retroalimentación del Plan.

Comité Operativo P.G.N.

13.10 Informa de su ejecución.
14. INDICADORES

Indicador de cumplimiento:

Fecha de entrega real – fecha de entrega planeada

Indicador de opinión de los usuarios

Población real Beneficiada vs Población proyectada a beneficiarse
DEPENDENCIA: Oficina de Sistemas

PROCESO: Soporte de Usuarios

PROCEDIMIENTO: Atención servicio Interno a usuarios

CODIGO: OS-002

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: 2 de Marzo 2001


1. OBJETIVO

Recibir y atender la solicitud verbal o escrita del servicio INTERNO informático en forma oportuna y satisfactoria.


2. CLIENTES

Dependencias de la Procuraduría que requieren solucionar un inconveniente tanto en hardware como en software.


3. ALCANCE

El procedimiento tiene aplicabilidad para todas las dependencias de la entidad.


4. RESPONSABILIDADES

Debe enmarcarse en la Oficina de sistemas en especial los funcionarios del área de soporte a usuarios.


5. REFERENCIAS

Manual de procedimientos

Metodología Desarrollo de Proyectos de Sistemas de Información e Ingeniería de Software

Instructivo para usuarios

Manuales Técnicos
6. DEFINICIONES

Unidad de C/D: Dispositivo que se utiliza para colocar allí un CD con software, datos o música.

Puerto: Se trata de un dispositivo ubicado generalmente en la parte posterior de la unidad central de proceso para conectar las interfases (cables que transportan datos).

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de solicitud de servicio interno

Formato computarizado de registro
8. CONDICIONES GENERALES

Es importante aclarar que los servicios a los usuarios se subdividen dependiendo si son de hardware, software ofimático o de software de aplicaciones desarrolladas al interior de la Procuraduría.


9. SALIDAS

Reporte de solicitudes atendidas a satisfacción

Relación de servicios atendidos por mes
10. REGISTROS

Relación de servicios consecutivos atendidos y clasificados (Pendientes, ok, o sin atender)

AZ de servicios atendidos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Firma de servicio recibido a satisfacción

Firma de funcionario que efectuó el servicio

Hora de solicitud

Hora de solución
12. ANEXOS

Puede utilizarse una impresión del tipo de error que aparece en pantalla.


13. ACTIVIDADES

Usuario


13.1 Comunica a la Oficina de sistemas en forma verbal (líneas de atención al cliente) vía e-mail o escrita la solicitud de servicio que puede ser de software o hardware.

Grupo de soporte a usuario

13.2 Si es en forma verbal, recibe la llamada diligencia el formato dispuesto para ello y se asigna indicando el número de solicitud que le tocó al usuario.

13.3 Si lo puede solucionar, se atiende en forma inmediata por teléfono, si no, se programa para brindar una atención dedicada y eficaz.

13.4 Una vez analizada la solicitud y verificado si es un requerimiento normal y claro, le da trámite; si no, se lo comunica al administrador de la red o de los servidores si es algo al respecto o de lo contrario se lo entrega al jefe de la Oficina cuando es un requerimiento especial.

13.5 Hace diagnóstico del servicio desplazándose al lugar si es posible. De no ser posible, se realiza el diagnóstico telefónicamente.

13.6 Analiza el problema y se plantean las posibles soluciones.

13.7 Una vez asiste a la dependencia, el funcionario designado verifica si el problema requiere servicio externo, si es así, comunica al grupo de soporte o al funcionario encargado de los contratos, para que se comunique con la firma que debe adelantar el servicio, de lo contrario presta el servicio hasta que lo solucione.

Funcionario del Grupo de soporte a usuario

13.8 Realiza las actividades correctivas a que haya lugar, atendiendo los lineamientos técnicos que se precisen.

Grupo de soporte a usuario

13.9 Verifica que el equipo esté en funcionamiento y hace las pruebas frente al usuario.

13.10 El usuario firma el formato de atención de servicios.

13.11 Archiva el formato de solicitud de servicio en la carpeta correspondiente.



14. INDICADORES

No. servicios atendidos


%= ———————————————— x 100
No. servicios recibidos a satisfacción

Promedio = Número servicios atendidos x día / funcionario

Promedio = Sumatoria de los Tiempos de respuesta / Número de servicios atendidos
DEPENDENCIA: Oficina de Sistemas

PROCESO: Soporte a Usuarios

PROCEDIMIENTO: Atención servicio Externo a usuarios

CODIGO: OS-003

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: 2 de Marzo 2001


1. OBJETIVO

Darle trámite al requerimiento de servicio EXTERNO informático en forma oportuna y satisfactoria.


2. CLIENTES

Dependencias de la Procuraduría a nivel Nacional y Central que requieren solucionar un inconveniente en HARDWARE.



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