Revocada por la resolucion



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3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las demandas que han sido admitidas por la Corte Suprema de Justicia y relaciona a la Corte Suprema de Justicia con la Procuraduría General de la Nación.


4. RESPONSABILIDADES

El Procurador Delegado es responsable del análisis del expediente y del contenido íntegro del concepto de casación, por ello se encarga de aprobar el concepto de casación elaborado por los funcionarios encargados de ello, bajo sus directrices y de elaborar los conceptos que no confíe a los funcionarios de la dependencia.


5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia

Ley 599 de 2000 Código Penal (Dcto 100 de 1980).

Ley 600 de 2000 Código de Procedimiento Penal (Dcto 2700 de 1991)

Legislación en las diversas áreas del derecho (civil, comercial, administrativo, etc.).

Jurisprudencia (Constitucional, Penal, Civil, Administrativa) etc.

Pruebas recaudadas en el proceso penal y decisiones tomadas en él.
6. DEFINICIONES

N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR

La elaboración de cada concepto no responde a formatos, sin embargo, se utiliza formato para el control de la revisión de la prescripción de los procesos que llegan con demanda interpuesta de acuerdo con legislación anterior a la expedición de la ley 553 de enero 13 de 2000.
8. CONDICIONES GENERALES

El concepto de casación penal que rinde la Procuraduría General de la Nación a través de las Delegadas ante la Corte Suprema de Justicia es una exigencia legal descrita por el artículo 213 de la ley 600 de 2000 (Código de Procedimiento Penal), no hay obligatoriedad para que la Corte Suprema lo acoja; tal concepto debe rendirse en cumplimiento de los principios de legalidad y oportunidad, en defensa del ordenamiento jurídico, de la legalidad de la sentencia y de las garantías constitucionales y legales que rigen el debido proceso.

Como la demanda de casación obedece a formalidades descritas en el Código de Procedimiento Penal, en el concepto se evalúa el cumplimiento de la técnica en la elaboración de ella.

La responsabilidad de este procedimiento está en cabeza de funcionarios calificados académica y moralmente, lo que asegura la idoneidad en su elaboración y la credibilidad en la función que cumple el Ministerio Público en este trámite.


9. SALIDAS

Concepto de casación ante la Sala Penal de la Corte Suprema de Justicia.


10. REGISTROS

Las actividades que dentro del trámite para emitir el concepto de casación se registran son:

Reparto de los procesos que llegan de la Corte Suprema de Justicia.

Procesos entregados para concepto en la Delegada.

Asignación de procesos a los abogados.

Concepto de Casación.

Devolución del concepto por el abogado.

Envío del proceso a la Corte con concepto.



11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta escogencia tanto en el nivel académico como ético de las personas que intervienen en el trámite.

Adecuada elaboración del registro de entrada de los procesos a la Delegada y a cada uno de los Abogados sustanciadores.

Elaborar oportuna, eficaz y eficientemente los conceptos.

Consultar parámetros de equidad, en el orden para emitir los conceptos.

Hacer el reparto de trabajo entre los abogados de la Delegada de manera equitativa, consultando parámetros de complejidad y desempeño.


12. ANEXOS

Formato para la revisión de la prescripción de los procesos recibidos para emitir concepto de casación (Este procedimiento se aplica para procesos en trámite anterior a la vigencia de la Ley 553 de enero 13 de 2000).


13. ACTIVIDADES

PROCURADORES DELEGADOS:

13.1 Participan en un reparto general de procesos provenientes de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia que se asignan para su definición a cada una de las Procuradurías.

SECRETARÍA DE LA DELEGADA:

13.2 Recibe y verifica que los expedientes lleguen completos y que correspondan a temas de la dependencia.

PROCURADOR DELEGADO:

13.3 Hace una revisión previa del expediente para establecer nulidades por vicios en el trámite de casación y solicita la nulidad cuando sea del caso; hace reparto interno por abogado, de los expedientes que deben proyectar periódicamente.

PROCURADOR Y/ O ABOGADOS SUSTANCIADORES:

13.4 Elaboran los conceptos de casación, teniendo en cuenta el estudio de la demanda, estudio de la sentencia de segunda instancia, estudio del expediente, estudio de la ley, doctrina y jurisprudencia relativas al tema planteado en la demanda, discusión de la aplicación de la ley al caso concreto y toma de posición.

La estructura o contenido básico para la elaboración correcta del concepto de casación es la siguiente:

a. Señalar el Magistrado Ponente a quien va dirigido el concepto

b. Reseña del fallo que se impugna, Tribunal que lo emite y decisión tomada

c. Síntesis de los hechos y de la actuación procesal

d. Resumen de los cargos formulados en la demanda

e. Recuento de la intervención de los no recurrentes

f.. Concepto del Procurador Delegado (proposición oficiosa de nulidades cuando sea del caso y respuesta a cada una de las censuras)

g. Se sugiere una decisión a la Corte sobre el sentido en que debe proferirse el fallo.

h.. Firma del Delegado

i. Fecha de emisión

j. Indicación del Abogado sustanciador

PROCURADOR DELEGADO:

13.5 Estudia y decide sobre el proyecto y firma el concepto.

SECRETARÍA DE LA DELEGADA:

13.6 Desanota el expediente y lo remite a la Corte Suprema de Justicia.

CITADOR DE LA DELEGADA:

13.7 Lleva el expediente a la Corte y verifica su registro de entrega en la Secretaría de la Sala Penal.


14. INDICADORES
Conceptos resueltos por período:
Número de expedientes resueltos

------------------------------------------------------------------- x 100

Número de expedientes que ingresan por reparto
Este indicador permite establecer el grado de procesos resueltos en el período por cada Delegada.
Conceptos por abogado:

Número de expedientes resueltos en el periodo

----------------------------------------------------------------- x 100

Número de expedientes entregados para estudio

Conceptos Delegada por año:
Expedientes resueltos en el año

--------------------------------------------------- x 100

Expedientes que ingresan en el año
Promedio de días de trabajo por expediente resuelto por abogado:
Días dedicados al estudio de cada expediente Promedio dias

Proceso Expedientes estudiados


Con este indicador se propone conocer el tiempo invertido en la resolución de cada proceso.
DEPENDENCIA: Procuraduría Delegada para la Casación Penal

PROCESO: Extradición

PROCEDIMIENTO: Intervenciones Previas al Concepto de Extradición que Emite la Sala Penal de la Corte Suprema de Justicia

CODIGO: IPE-DCP -02

REVISO: Procuradores Primero, Segundo, Tercero y Cuarto Delegados

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Intervenir en calidad de sujeto procesal, de manera discrecional y oportuna dentro de los términos de traslado previstos en los incisos 2 y 3 del artículo 518 de la Ley 600 de 2000, Código de Procedimiento Penal (Decreto 2700 de 1991), Decreto No. 262 del 22 de febrero de 2000, art. 29 - 3, o dentro de los términos previstos en los tratados de extradición - si es del caso -, para solicitar la práctica de pruebas, interponer recursos contra las decisiones y presentar alegatos previos al concepto que rinde la Corte ante el Gobierno Nacional, en defensa del orden jurídico y de las garantías debidas al solicitado en extradición.


2. CLIENTES

Sala Penal de la Corte Suprema de Justicia, destinataria del alegato.

Los solicitados en extradición quienes confían en la acción oportuna, diligente y eficiente del Ministerio Público para el logro de una decisión acorde con los parámetros de validez formal y jurídica del trámite de extradición.

Los Defensores.

El Gobierno Nacional - Ministerio de Justicia.
3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las solicitudes de extradición en que se alega previamente a la emisión del concepto de la Corte; relaciona a la Procuraduría General de la Nación con la Corte Suprema de Justicia - Sala de Casación Penal -.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra tanto al Procurador Delegado quien se encarga de aprobar el escrito de solicitud de pruebas, el recurso de reposición contra la providencia que las deniega - si es del caso -, o el alegato de extradición, como a los funcionarios que tienen la responsabilidad de proyectarlos.


5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia

Tratados públicos internacionales sobre extradición debidamente ratificados, suscritos con algunos países.

Ley 599 de 2000 Código Penal (Decreto 100 de 1980).

Ley 600 de 2000 Código de Procedimiento Penal (Decreto 2700 de 1991).

Jurisprudencia (Constitucional, Penal).

Pruebas remitidas por el gobierno solicitante y practicado durante el trámite de extradición.
6. DEFINICIONES

C.P.P. : Código de Procedimiento Penal

C.P. : Código Penal

Equivalencia de la providencia acusatoria, orden de detención o sentencia: En el país solicitante debe existir providencia acusatoria o un acto judicial equivalente a la Resolución de acusación, a la orden de detención o a la sentencia que prevé la legislación penal colombiana.

Principio de doble incriminación: Se refiere a la equivalencia normativa que debe existir en la previsión legal como conductas delictivas tanto en el país solicitante como en el país solicitado.

Tratados Internacionales: Convenios suscritos entre los gobiernos.


7. FORMATOS A UTILIZAR

N. A.
8. CONDICIONES GENERALES

La petición de pruebas dentro del procedimiento de extradición o la interposición del recurso de reposición contra la providencia que deniega su práctica son deberes del Procurador dentro de su marco funcional previsto por el Ordenamiento Jurídico; el alegato previo al Concepto de la Corte Suprema de Justicia no es una exigencia legal, no hay obligatoriedad para que la Corte Suprema acoja lo solicitado por la Procuraduría; es función discrecional que debe cumplirse de conformidad con el artículo 277 numeral 7 de la Constitución Política que consagra la intervención del Ministerio Público ‘...cuando sea necesario en defensa del orden jurídico, del patrimonio público o de los derechos y garantías fundamentales’.

La responsabilidad de este procedimiento está en cabeza de funcionarios calificados académica y moralmente, lo que asegura la idoneidad en su elaboración y la credibilidad en la función que cumple el Ministerio Público en este trámite.


9. SALIDAS

9.1 memorial de petición de pruebas

9.2 escrito de interposición del recurso

9.3 escrito de alegato previo al concepto de extradición que emite la Corte Suprema de Justicia.



10. REGISTROS

Las actividades que dentro del trámite para pedir pruebas, recurrir o presentar el alegato previo al concepto de extradición que emite la Corte Suprema de Justicia y que se registran son:

Reparto entre los Procuradores Delegados de los trámites dentro de las solicitudes de extradición.

Notificación de decisiones de la Corte.

Asignación de trámites a los abogados.

Memorial de petición de pruebas; recurso; alegato previo al concepto de la Corte.

Devolución del proyecto por el abogado.

Envío del escrito a la Corte.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta escogencia tanto en el nivel académico como ético de las personas que intervienen en el trámite.

Observar estrictamente los términos de traslados para presentar solicitudes de pruebas, recurrir o rendir los alegatos previos al concepto de extradición que rinde la Corte Suprema de Justicia, en forma oportuna.

Hacer el reparto de trabajo entre los abogados de la Delegada de manera equitativa.


12. ANEXOS

N. A.
13. ACTIVIDADES

PROCURADORES DELEGADOS:

13.1 Participan en un reparto general de trámites de extradición provenientes de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, se asignan para concepto y petición de pruebas a cada una de las Procuradurías Delegadas.

SECRETARÍA DE LA DELEGADA:

13.2 Registra las notificaciones y anota los trámites que realiza la Delegada.

PROCURADOR DELEGADO:

13.3 Se notifica de las decisiones de la Corte, hace reparto interno por abogado de las solicitudes de extradición.

PROCURADOR Y ABOGADOS SUSTANCIADORES:

13.4 Se desplaza a la Corte, estudia el proceso y proyecta las solicitudes de pruebas, recursos y alegatos de extradición. La estructura o contenido básico para la elaboración correcta del alegato de extradición es:

a. Señalar el Magistrado Ponente a quien va dirigido el concepto.

b. Indicación de la persona solicitada en extradición y el país requeriente.

c. Examen sobre la validez formal de la documentación presentada; plena identificación del solicitado en extradición; Verificación del principio de la doble incriminación y que el delito tenga prevista en Colombia una sanción privativa de la libertad cuyo mínimo no sea inferior a cuatro (4) años; Equivalencia de la resolución proferida en el país requeriente con la resolución de acusación, la orden de detención o la sentencia prevista en el ordenamiento penal colombiano; Verificar que la solicitud de extradición no se refiera a delitos políticos o de opinión; En casos de extradición de colombianos por nacimiento revisar que los hechos por los que se hace la solicitud no sean anteriores al 16 de diciembre de1997 conforme con lo dispuesto por el Acto Legislativo No. 01 de 1997 (arts. 508 a 534 del C. de P.P.); verificar si el reclamado está investigado o ha sido juzgado en Colombia por el mismo hecho que motiva la extradición; verificar si se debe condicionar la entrega a la conmutación de la pena de muerte o a otra circunstancia.

d. Se sugiere una decisión a la Corte sobre el sentido en que debe proferirse el concepto.

e. Firma del Delegado

f. Fecha de emisión

g. Indicación del Abogado sustanciador .

Se omite presentar la estructura de un memorial de solicitud de pruebas o de la interposición de recursos contra la providencia que las deniega por no estimarlo necesario, no se tienen parámetros unificadores.

PROCURADOR DELEGADO:

13.5 Estudia y decide sobre el proyecto y firma los trámites.

SECRETARÍA DE LA DELEGADA:

13.6 Desanota en los libros que se llevan en la Delegada.

CITADOR DE LA DELEGADA:

13.7 Lleva el escrito a la Corte y verifica su registro de entrega en la Secretaría de la Sala Penal.


14. INDICADORES

Delegada por período:


Petición de pruebas, recursos o alegatos por periodo

-------------------------------------------------------------------------

Expedientes que ingresan por reparto
Este indicador permite establecer el grado de trámites resueltos en el período por cada Delegada.
Abogado por periodo:

Trámites resueltos en el periodo

-------------------------------------------------------------- x 100

Expedientes entregados para estudio


Este indicador permite establecer el grado de trámites resueltos en el período por cada abogado sustanciador.

No es necesario establecer un indicador para saber el tiempo que requiere la resolución de cada proceso en razón a que el término para emitir el concepto es de cinco días (art. 518 del C. de P.P., inc. final).


DEPENDENCIA: Procuraduría Delegada para la Casación Penal

PROCESO: Derecho de Petición

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Respuesta al Derecho de Petición

CODIGO: ERD-DCP -03

REVISO: Procuradores Primero, Segundo, Tercero y Cuarto Delegados

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Responder en forma adecuada y oportuna las solicitudes que formulen ante la Delegada los particulares.


2. CLIENTES

Los particulares que eleven peticiones a la Delegada.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las peticiones que se formulen ante las Delegadas.


4. RESPONSABILIDADES

El Procurador Delegado es el responsable del contenido íntegro de la respuesta, por ello se encarga de aprobar los proyectos presentados por los funcionarios de acuerdo con sus directrices.


5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia.

Tratados públicos internacionales sobre extradición debidamente ratificados, suscritos con algunos países.

Ley 599 de 2000 Código Penal (Decreto 100 de 1980).

Ley 600 de 2000 Código de Procedimiento Penal (Decreto 2700 de 1991)

Jurisprudencia (Constitucional, Penal).


6. DEFINICIONES

art. : Artículo
7. FORMATOS A UTILIZAR

N.A.



  1. CONDICIONES GENERALES

Las peticiones formuladas ante el Despacho del Delegado para la casación penal deben responderse imperativamente de conformidad con los dictados de la Constitución Política (art. 23), la reglamentación prevista en el Código Contencioso Administrativo sobre la materia y las resoluciones internas de la Procuraduría General de la Nación. La responsabilidad de este procedimiento esta en cabeza de funcionarios calificados académicamente, lo que asegura la idoneidad en la elaboración de respuestas.
9. SALIDAS

Documento de respuesta.


10. REGISTROS

Anotación de entrada del escrito de petición.

Asignación al abogado que proyecta la respuesta.

Envío de la respuesta a través de correspondencia o entrega de ella al solicitante.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta escogencia tanto en el nivel académico como ético de las personas que intervienen en el proceso.


12. ANEXOS

N. A.
13. ACTIVIDADES

PROCURADORES DELEGADOS:

13.1 Participan en un reparto general de peticiones, teniendo en cuenta que en la mayoría de ocasiones se dirigen al Procurador que adelanta el trámite de casación o de extradición.

SECRETARÍA DE LA DELEGADA:

13.2 Recibe y verifica que la solicitud corresponda resolverse por la Delegada.

PROCURADOR Y ABOGADOS SUSTANCIADORES:

13.3 Proyectan respuesta.

PROCURADOR DELEGADO:

13.4 Estudia y decide sobre el proyecto y firma la respuesta.

CITADOR DE LA DELEGADA:

13.5 Registra en correspondencia la respuesta a las peticiones.


14. INDICADORES:
Solicitudes atendidas

------------------------------

Solicitudes presentadas
Este indicador permite establecer el grado de respuestas dadas en un periodo determinado.


  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS.

DEPENDENCIA: Coordinaciones Administrativas

PROCESO: Correspondencia

PROCEDIMIENTO: Tramite de Correspondencia Recibida y Enviada

CODIGO: TCCA-01

REVISO: Coordinador Administrativo



APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002


1. OBJETIVO

Brindar un adecuado orden y registro de la correspondencia interna y externa que ingresa a la Coordinación Administrativa, efectuarle el seguimiento interno para su desarrollo y el envío de la misma.


2. CLIENTES

La Entidad y sus servidores, también personas naturales o jurídicas públicas o privadas externas a la entidad.


3. ALCANCE

Toda persona natural o entidad de orden particular o público Nacional o Internacional que requiera realizar trámites al interior de la entidad y a las que se necesite para efectos de desarrollar sus funciones.
4. RESPONSABILIDADES

Todos los servidores de la Coordinación administrativa y hacia fuera los involucrados en los puntos anteriores.


5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Notas adjuntas

Libro radicador correspondencia recibida

Libro radicador correspondencia enviada


8. CONDICIONES GENERALES

Correspondencia interna-Mediante oficios y notas.

Correspondencia externa- Es relacionada y registrada en libros directamente en la dependencia.
9. SALIDAS

No aplica



10. REGISTROS

Libro radicador


11. BASES DE AUTOCONTROL

Realizando seguimiento a través de las notas a la correspondencia que circula en la coordinación administrativa y hacia las otras dependencias de la Entidad.


12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe la correspondencia, firma el recibido en la copia del documento o planilla y la radica en el libro “Correspondencia Recibida”.

13.2 Pasa la correspondencia al Coordinador Administrativo.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

13.3 Dispone con nota adjunta al documento, el tramite a seguir impartiendo en el mismo las instrucciones que debe seguir el servidor a quien se le encargue el asunto.

13.4 Entrega personalmente el asunto asignado al funcionario de la Coordinación Administrativa.

FUNCIONARIO ASIGNADO

13.5 Proyecta y elabora la respuesta y adjunta los anexos que sean del caso, trata el asunto directamente con el Coordinadora Administrativo .

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

13.6 Revisa, aprueba y firma si está de acuerdo, de lo contrario hace las observaciones y lo devuelve a quien proyectó o elaboró.

FUNCIONARIO ASIGNADO

13.7 Realiza correcciones y se repite el punto 13.6

SECRETARIO

13.8 Numera y fecha el documento, guarda un acopia y registra su salida en el libro “Correspondencia Enviada”

13.9 Entrega los documentos al citador de Procuraduría Regional y hace firmar el libro de correspondencia enviada.


14.INDICADORES

Total correspondencia recibida


DEPENDENCIA: Coordinación Administrativa

PROCESO: Certificado de antecedente Disciplinario

PROCEDIMIENTO: Expedición de Certificados de Antecedentes Disciplinarios

CODIGO: ECA-CA-02

REVISO: Coordinador Administrativo

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002


1. OBJETIVO

Expedir los certificados de antecedentes Disciplinarios requeridos para información personal, tomar posesión de un empleo del estado , incorporarlos a las investigaciones disciplinarias, o para contratar con las entidades públicas .


2. CLIENTES

Toda persona mayor o menor de edad, nacional o extranjera, Entidades oficiales.


3. ALCANCE

El procedimiento involucra a todos usuarios que soliciten la expedición del certificado de Antecedentes Disciplinarios.



4. RESPONSABILIDADES

Personal de Coordinación Administrativa.


5. REFERENCIAS

Ley 734 de 2000

Decreto 262 de 2000
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato para recepcionar las solicitudes de antecedentes disciplinarios.


8. CONDICIONES GENERALES

CLASES DE CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS




CODIGO

MOTIVO

01

INVESTIGACIÓN

03

POSESION SIMPLE

09

POSESION (AUSENCIA TOTAL DE SANCIONES)


9. SALIDAS

Expedición del Certificado de Antecedentes Disciplinarios.


10. REGISTROS

Recibos de Consignación


11. BASES DE AUTOCONTROL

.Verificar que el recibo de consignación adjunto tenga el sello del banco y que se haya cancelado la suma fijada para el respectivo año.

Digitar el código que determina el tipo de certificado.
12. ANEXOS

.Copia del recibo de consignación.

.Documento de identidad o fotocopia del mismo.
13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 La solicitud es efectuada personalmente:


      1. El usuario entrega la consignación y el documento de identidad

      2. Verifica que la consignación se haya hecho por la suma fijada anualmente y que tenga el sello del banco.

      3. Anota en el formato de recepción de datos, el número del documento de identificación, los nombre y apellidos completos, entregando al usuario la ficha para reclamar el respectivo antecedente disciplinario posteriormente.

13.2 Si la solicitud es por correo:

13.2.1 Recibe el escrito y verifica que cumpla con los requisitos para expedir el certificado de antecedentes disciplinarios para investigación y adjunta el documento al formato de recepción de datos

13.2.2. Si el escrito de solicitud no contiene los datos necesarios para expedirlo, se elabora oficio remisorio indicando los pasos a seguir para su expedición.

13.3 A las 11:00 A. M. se procede a digitar la información contenida en los formatos de recepción, al software indicado para tal fin.



    1. Imprime los certificados generando lista de chequeo.

    2. Estampa el sello, facsímil de la rubrica del jefe de la División del CAP y el sello seco.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Recibe del secretario los antecedentes disciplinarios impresos, junto con las consignaciones, la lista de chequeo y el formato de recepción de datos.

    2. Verifica que el valor de las consignaciones este acorde a los antecedentes expedidos con factor económico.

    3. Da visto bueno si es correcto, de lo contrario se hace la observación al secretario para su aclaración.

SECRETARIO

    1. Ordena alfabéticamente y organiza en el fuelle los antecedentes disciplinarios.

    2. Entrega el certificado a quien presente la ficha de reclamación.


14. INDICADORES

Número de certificados por mes / Total días hábiles por mes

Total de expediciones para investigación por año

Total de expediciones para posesión por año


DEPENDENCIA: Coordinación Administrativa

PROCESO: Expedición de Antecedente Disciplinario

PROCEDIMIENTO: Corrección de Antecedentes Disciplinarios

CODIGO: CAD-CA-03

REVISO: Coordinador Administrativo

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002


1. OBJETIVO

Subsanar las inconsistencias de forma en los certificados de antecedentes Disciplinarios expedidos.


2. CLIENTES

Toda persona mayor o menor de edad, nacional o extranjera, Entidades oficiales.


3. ALCANCE

El procedimiento involucra a todos usuarios que soliciten la expedición del certificado de Antecedentes Disciplinarios.


4. RESPONSABILIDADES

Personal de Coordinación Administrativa.


5. REFERENCIAS

Ley 734 de 2000

Decreto 262 de 2000
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato para recepcionar las solicitudes de antecedentes disciplinarios.



8. CONDICIONES GENERALES

CLASES DE CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS




CODIGO

MOTIVO

01

INVESTIGACIÓN

03

POSESION SIMPLE

09

POSESION (AUSENCIA TOTAL DE SANCIONES)


9. SALIDAS

Expedición del Certificado de Antecedentes Disciplinarios.


10. REGISTROS

Recibos de Consignación


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificar que el recibo de consignación adjunto tenga el sello del banco y que se haya cancelado la suma fijada para el respectivo año.


Digitar el código que determina el tipo de certificado.
12. ANEXOS

.Copia del recibo de consignación.

.Documento de identidad o fotocopia del mismo.
13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe del usuario la información del error o falla en el certificado de antecedentes disciplinarios que se le expidió.


    1. Adjunta el certificado incorrecto al formato de recepción de datos.

    2. Realiza los puntos del 13.3 al 13.10 del procedimiento de expedición de certificados de Antecedentes Disciplinarios.


14. INDICADORES

Porcentaje de correcciones.


Número de antecedentes disciplinarios con corrección al mes

---------------------------------------------------------------------------------- x 100

Número total de antecedentes expedidos al mes
DEPENDENCIA: Coordinación Administrativa

PROCESO: Ejecución del Presupuesto

PROCEDIMIENTO: Adquisición de Bienes y Servicios

CODIGO: EP-CA-04

REVISO: Coordinador Administrativo l

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA; Febrero de 2002


1. OBJETIVO

Adquirir elementos y servicios hasta por un valor que no supere los 11 salarios mínimos legales mensuales vigentes en condiciones de calidad y alta efectividad.



2. CLIENTES

Las diferentes dependencias de la Regional.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los proveedores de elementos y prestatarios de servicios.


4. RESPONSABLIDADES

El procedimiento se aplica a todos los oferentes, la Coordinación Administrativa, Procurador Regional y la dependencia solicitante.


5. REFERENCIAS

.Ley 80 de 1993


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato hoja de excel orden de Pedido ó Servicio

Formato hoja de excel orden de pago

Registro de Proveedores


8. CONDICIONES GENERALES

Este proceso comienza en el momento en que se requiere adquirir los servicios, bienes y finaliza cuando se pagan o extinguen las obligaciones con terceros por los servicios, bienes recibidos.


9. SALIDAS

Orden de Pedido o de Trabajo.


10. REGISTROS

Cotizaciones.

Análisis de cotizaciones

Certificado de Disponibilidad presupuestal

Nº consecutivo orden de pedido o Servicio

Factura.


Nº consecutivo registro del compromiso

Nº consecutivo registro de la obligación


11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta elaboración de las operaciones aritméticas, confrontando con los documentos soporte.

Revisión del análisis de cotizaciones.

Autenticidad de los documentos presentados por los oferentes o prestatarios del servicio solicitado.



Correcta identificación de los bienes y servicios a contratar.


  1. ANEXOS

No aplica.


  1. ACTIVIDADES

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Si es un bien, analiza la necesidad expuesta y verifica la existencia o no del bien en el almacén; y si es un servicio se determina la prioridad.

    2. De no haber existencia del bien en el almacén ó la urgencia del servicio se procede a solicitar las cotizaciones.

    3. Se estudia las cotizaciones analizando; el precio, la calidad y las garantías; y se selecciona el proveedor.

    4. Verifica en el libro de apropiaciones que exista disponibilidad presupuestal.

    5. Si hay disponibilidad presupuestal se procede a ordenar la elaboración del certificado de disponibilidad presupuestal, de lo contrario se reporta como necesidad a la división financiera para una próxima adicción al presupuesto

OFICINISTA

    1. Elabora en formato de excel el certificado de disponibilidad presupuestal, determinando el correspondiente rubro, valor del certificado, vigencia y asunto.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Revisa el certificado de disponibilidad presupuestal para su aprobación, firma y lo registra en el libro de apropiaciones, pasando copia para la elaboración de la orden de pedido o servicio.

OFICINISTA

    1. Elabora en formato excel la orden de pedido o servicio conforme lo solicitado (proveedor, condiciones de compra y características del bien o servicio a adquirir) y se registra en el libro de apropiaciones.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Revisa la orden según lo autorizado y firma la parte correspondiente a la disponibilidad presupuestal.

PROCURADOR REGIONAL

    1. Firma como ordenador del gasto la orden de pedido o de servicio.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Hace llegar al proveedor la orden de pedido o de servicio, o se comunica con el para que la reclame.

    2. Registra en le libro de apropiaciones la orden de pedido o de servicio .si es un bien:

SECRETARIO

    1. Recibe del proveedor los bienes de acuerdo a lo estipulado en la orden de pedido.

    2. Elabora el comprobante de ingreso al almacén y lo incorpora al kardex y lo registra en la parte correspondiente de la orden de pedido.

Si es un servicio: JEFE DE DEPENDENCIA

    1. Comprueba directamente que el servicio se ajuste a lo estipulado en la orden y expide recibido a satisfacción.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Firma en el formato orden de pedido o servicio el recibido a satisfacción.

    2. Registra la obligación en el libro de apropiaciones, compromisos y pagos.

SECRETARIO

    1. Inicia el procedimiento de orden de pago.

    2. Informa, entrega cheque y recoge firma y sello del proveedor en la respectiva orden de pago.




  1. INDICADORES

Promedio ejecución:
Vr. Total invertido en ordenes de pedido o de trabajo

----------------------------------------------------------------------

Nº de ordenes
Ejecución del presupuesto por rubros

Total presupuesto asignado


DEPENDENCIA: Coordinación Administrativa

PROCESO: Ejecución del Presupuesto

PROCEDIMIENTO: Orden de pago

CODIGO: OP-CA-05

REVISO: Coordinador Administrativo

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002




  1. OBJETIVO

Efectuar el reconocimiento y ordenar el pago de obligaciones que contraiga la oficina de coordinación administrativa con los beneficiarios, garantizando así de manera ágil, objetiva y transparente la ejecución del presupuesto.


  1. CLIENTES

Personas naturales, jurídicas y funcionarios de la Procuraduría Regional que adquieren compromisos con esta dependencia.


  1. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los proveedores de bienes y servicios, y funcionarios que deban desplazarse a desempeñar sus funciones.


  1. RESPONSABILIDADES

Coordinador Administrativo y Procurador Regional.


  1. REFERENCIAS

Decreto 262/2000


  1. DEFINICIONES

No aplica


  1. FORMATOS PARA UTILIZAR

Formato hoja de excel Orden de Pago


  1. CONDICIONES GENERALES

Este proceso comienza en el momento en que se requiere adquirir los servicios, bienes o desplazamiento de funcionarios y finaliza cuando se pagan o extinguen las obligaciones con terceros por los servicios, bienes recibidos o cumplimiento de los desplazamientos.

  1. SALIDAS

Orden de pago


  1. REGISTROS

Nº Consecutivo de orden de pago

Nº cheque




  1. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta liquidación y elaboración de las ordenes de pago, confrontando con los documentos soporte.
12. ANEXOS

Factura de cobro del bien o servicio.

Cumplidos de permanencia.
13. ACTIVIDADES

SECRETARIO



    1. Elabora la orden de pago asignándole un número.

    2. Verifica los datos fundamentales de la obligación y clasifica presupuestamente teniendo en cuenta el objeto y su concordancia con el compromiso que lo respalda.

    3. Transcribe en la orden de la pago la imputación presupuestal.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Certifica con su firma la anterior información.

PROCURADOR REGIONAL

    1. Firma como ordenador del gasto el documento.

SECRETARIO

    1. Revisa documentos y soportes determinando las cuentas contables a afectar y transcribe en la orden de pago la imputación contable correspondiente.

OFICINISTA

    1. Registra la orden de pago en el libro PAC de cuentas tramitadas.

SECRETARIO

    1. Revisa y liquida la cuenta de cobro en la parte pertinente de la orden de pago.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Confirma situación de fondos y elabora el cheque respectivo.

    2. Transcribe en la orden de pago los datos del cheque.

    3. Registra los datos del pago en el libro de bancos.

    4. Firma cheque.

OFICINISTA

    1. Al cierre del mes elabora el informe de Ejecución de Recursos del Presupuesto Nacional.

    2. Elabora el informe de conciliación bancaria del mes.




  1. INDICADORES

Gestión pagos acumulada.
Valor total pagos tesorería a la fecha

------------------------------------------------ x 100

Valor total obligaciones a la fecha
DEPENDENCIA: Coordinación Administrativa

PROCESO: Ejecución del Presupuesto

PROCEDIMIENTO: Reconocimiento de Viáticos

CODIGO: RV-CA-06

REVISO: Coordinador Administrativo

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002


1. OBJETIVO

Reconocimiento y pago de los valores causados (viáticos y gastos de viaje) con ocasión de los desplazamientos de los servidores de la entidad a sede diferente a la de su trabajo.


2. CLIENTES

Los servidores de la Procuraduría Regional del Tolima que se encuentren en comisión.



3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la Procuraduría Regional del Tolima que deban desplazarse a desempeñar sus funciones a un lugar diferente a la sede habitual de sus labores.


4. RESPONSABLIDADES

Funcionarios Coordinación administrativa

Procurador Regional
5. REFERENCIAS

Ley 80 de 1993

Decreto 262/2000

Resolución 256/2001


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de resolución de reconocimiento de viáticos y gastos de viaje.


8. CONDICIONES GENERALES

Auto comisorio expedido por el jefe de la dependencia, con antelación al desplazamiento.


9. SALIDAS

Resolución

Orden de pago
10. REGISTROS

Nombre del funcionario

Cargo

Destino


Duración de la comisión
11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta liquidación y elaboración de las resoluciones de reconocimiento y ordenes de pago, confrontándolos con los documentos soportes.


Autenticidad de los documentos soportes para la legalización de la comisión.
12. ANEXOS

Auto comisorio

Cumplido de permanencia

Tiquetes terrestres




  1. ACTIVIDADES

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Recibe formato de solicitud de comisión, autorizado por el jefe de la dependencia.

    2. Verifica la existencia de disponibilidad presupuestal.

PROCURADOR REGIONAL

    1. Autoriza con visto bueno el reconocimiento de viáticos.

OFICINISTA

    1. Elabora el certificado de disponibilidad presupuestal y lo registra en el libro de apropiaciones, compromiso y pagos.

    2. Radica y elabora la resolución de autorización y reconocimiento de comisión de servicio.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Revisa y pasa al ordenador del gasto

ORDENADOR DEL GASTO

    1. Firma si esta de acuerdo

OFICINISTA

    1. Registra la resolución en el libro de apropiaciones, compromiso y pagos.

SECRETARIO

    1. Recepciona los documentos de los funcionarios una vez hayan cumplido su comisión.

    2. Inicia el procedimiento de orden de pago.

    3. Informa, entrega cheque y recoge firma del funcionario en la orden de pago.

    4. Al cierre del mes elabora informe de los pagos efectuados por concepto de viáticos.




  1. INDICADORES

Nº de comisiones pagadas por reconocimiento

-------------------------------------------------------------- x 100

Total de comisiones en el año

DEPENDENCIA: Coordinación Administrativa

PROCESO: Ejecución del Presupuesto

PROCEDIMIENTO: Pago de Servicios Públicos

CODIGO: PSP-CA-07

REVISO: Coordinador Administrativo

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002


1. OBJETIVO

Garantizar la correcta Ejecución del presupuesto asignado a la regional, manteniendo la prestación de los servicios públicos básicos para el buen funcionamiento de las dependencias que conforman la Jurisdicción bajos los parámetros de la puntualidad y cumplimiento en el pago de los servicios públicos recibidos.



2. CLIENTES

Las empresas prestatarias de servicios públicos del Tolima y como beneficiarios los servidores de la entidad.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica para la cancelación o pago de los servicios suministrados periódicamente a la entidad.



4. RESPONSABLIDADES

Funcionarios Coordinación administrativa

Procurador Regional
5. REFERENCIAS

Ley 80 de 1993

Decreto 262/2000
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Orden de pago


8. CONDICIONES GENERALES

Este proceso comienza en el momento en que se requiere adquirir los servicios públicos y finaliza cuando se pagan o extinguen las obligaciones con terceros por los servicios.


9. SALIDAS

Orden de pago


10. REGISTROS

Nº consecutivo de CDP

Nº consecutivo registro del compromiso

Nº consecutivo registro de la obligación

Nº consecutivo registro de orden de pago
11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta liquidación y elaboración de las ordenes de pago, confrontándolos con los documentos soportes.


12. ANEXOS

Factura de cobro de los servicios públicos.


13. ACTIVIDADES

SECRETARIO



    1. Recibe la factura de los servicios públicos.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Revisa la factura de los servicios, analiza la razonabilidad del gasto y registra en el libro de control de servicios que se lleva por dependencia.

SECRETARIO

    1. Inicia el procedimiento de orden de pago

    2. Efectúa consignación del cheque en entidad respectiva.




  1. INDICADORES

Gestión compromisos acumulados.
Vr. Total compromiso a la fecha

------------------------------------------------------ x 100

Total apropiación presupuestal vigente
Gestión obligaciones acumuladas =

Vr. Total obligaciones a la fecha

---------------------------------------------------- x 100

Vr. Total compromisos a la fecha


Gestión pagos acumulados.
Vr. Total pagos tesorería a la fecha

----------------------------------------------------- x 100

Vr. Total obligaciones a la fecha
DEPENDENCIA: Coordinación Administrativa

PROCESO: Inventarios de Bodega

PROCEDIMIENTO: Salidas de Almacén

CODIGO: SA-CA-08

REVISO: Coordinador Administrativo

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002


1. OBJETIVO

Garantizar la entrega oportuna de elementos a las diferentes dependencias de la regional, bajo los parámetros de racionalización y equidad.



2. CLIENTES

Las dependencias y/o servidores que se benefician de la utilización de los bienes entregados.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica para tramitar la entrega de bienes y suministros que se encuentren en el almacén.


4. RESPONSABLIDADES

Funcionarios Coordinación administrativa


5. REFERENCIAS

Decreto 262/2000


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de salida de almacén.

Tarjetas kardex
8. CONDICIONES GENERALES

Este proceso comienza en el momento en que se presenta la necesidad de un bien y termina cuando ese necesidad ha sido satisfecha.


9. SALIDAS

Egreso de almacén

Salida física del bien
10. REGISTROS

Kardex
11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta elaboración del comprobante de egreso de almacén, confrontándolos físicamente con los bienes entregados.
12. ANEXOS

Solicitud de necesidades de las dependencias.


13. ACTIVIDADES

COORDINADOR ADMINISTRATIVO



    1. Una vez revisada la solicitud y verificada la existencia del bien en el almacén ordena descargarlo del kardex.

SECRETARIO

    1. Descarga del kardex los elementos solicitados teniendo en cuenta precio promedio y cantidades.

    2. Elabora el comprobante de salida de almacén asignándole un número consecutivo.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Revisa y firma el comprobante

SECRETARIO

    1. Empaca, entrega o envía los bienes a las dependencias solicitantes.

    2. Recibe el comprobante de salida de almacén debidamente firmado por el jefe de la dependencia.

OFICINISTA

13.7 Registra los bienes devolutivos entregados, en el programa de inventarios, activos fijos, AS DE ASES.



    1. Al finalizar el mes corre la depreciación y ajustes necesarios.

    2. Expide el informe de depreciaciones y de inventarios consolidados.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO



    1. Al finalizar la vigencia elabora el informe de inventario por dependencias.


14. INDICADORES

Vr. Total de elementos entregados por dependencias


Porcentaje de elementos consumidos por dependencias.
Total de elementos x para la dependencia y

-------------------------------------------------------------- x 100

Total de elementos x ingresados
X= elemento a,b,c,…

Y= dependencia 1,2,3….

DEPENDENCIA: Coordinación Administrativa

PROCESO: Ejecución del Presupuesto

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Informes Presupuéstales y de Tesorería

CODIGO: EIP-CA-09

REVISO: Coordinador Administrativo

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002


1. OBJETIVO

Garantizar la correcta Ejecución del presupuesto asignado a la regional, presentando y confrontando los movimientos mensuales por rubros presupuéstales que se generan en la dependencia de tal forma que permitan verificar los saldos y a partir de ellos servir de fuente de información.


2. CLIENTES

División financiera, sección de tesorería y grupo de contabilidad.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la Coordinación administrativa.


4. RESPONSABLIDADES

Funcionarios Coordinación administrativa


5. REFERENCIAS

Decreto 262/2000

Ley 80/1983

Resolución 036/98


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de informe mensual de gastos de ejecución de gasto de la vigencia.

Modelo de informe ejecución presupuestal, compromisos y pagos.

Modelo de informe de ejecución de recursos del presupuesto nacional.


8. CONDICIONES GENERALES

Este proceso comienza en el momento en que se asigna la cuota presupuestal para la vigencia y termina con la ejecución del presupuesto.


9. SALIDAS

Informe mensual de gastos de ejecución de gasto de la vigencia.

Informe ejecución presupuestal, compromisos y pagos.

Informe de ejecución de recursos del presupuesto nacional.


10. REGISTROS

Libro PAC y control de cuentas tramitadas.

Libro de apropiaciones, compromisos y pagos.

Libro de bancos.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta registro en los libros presupuéstales.


12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

COORDINADOR ADMINISTRATIVO



    1. Recopila información sobre las necesidades de bienes y servicios de las diferentes dependencias a nivel regional.

    2. Evalúa cada una de las necesidades, establece prioridades y las ajusta a los planes, programas y políticas vigentes.

    3. Elabora un consolidado y envía a la división financiera.

    4. Recibe de la división financiera la asignación inicial de la cuota presupuestal para la vigencia.

    5. Registra en libro de apropiaciones, compromisos y pagos, las cuotas asignadas para la regional, así como las modificaciones que surjan durante la vigencia.

    6. Mensualmente elabora las necesidades de situación de fondos y envía a la división financiera.

    7. Recibe de la división financiera el documento de delegación de pago para el mes correspondiente.

    8. Registra en el libro PAC y control de cuentas tramitadas las cuotas situadas por rubro.

    9. Confirma con el banco la situación de los fondos correspondientes a la delegación del mes y registra la consignación en el libro de bancos.

    10. Consolida los datos en los libros presupuestales mensualmente y de bancos.

    11. Elabora el informe mensual de gastos de ejecución de gasto de la vigencia, el Informe ejecución presupuestal, compromisos y pagos; y el informe de ejecución de recursos del presupuesto nacional.

SECRETARIO

    1. Envía los informes a la división financiera y a la sección de tesorería respectivamente.


14. INDICADORES

Participación en el presupuesto.


Total cuota asignada

----------------------------- x 100

Total cuota solicitada
Total fondos ejecutados

---------------------------------- x 100

Total fondos situados
DEPENDENCIA: Coordinación Administrativa

PROCESO: Contabilidad

PROCEDIMIENTO: Movimiento Diario Contable

CODIGO: MDC-CA-10

REVISO: Coordinador Administrativo

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002



1. OBJETIVO

Permite contabilizar los movimientos de obligaciones, pagos y almacén que se generan diariamente para la elaboración de los balances respectivos.


2. CLIENTES

División financiera, sección de tesorería y grupo de contabilidad.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a documentos y procesos previamente desarrollados en la oficina de coordinación administrativa.


4. RESPONSABLIDADES

Funcionarios Coordinación administrativa


5. REFERENCIAS

Decreto 262/2000


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Relación de egresos de bancos

Comprobante de contabilidad

Formato balance general


8. CONDICIONES GENERALES

La información contenida en los comprobantes o informes de obligaciones, pagos y movimientos de almacén, constituyen la base para el registro de los movimientos contables que permiten la elaboración del balance respectivo.


9. SALIDAS

Comprobante de contabilidad

Balance general
10. REGISTROS

Libro diario

Libro mayor y balances
11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación y cotejo de la información de los grupos: ejecución presupuestal, tesorería y almacén.


12. ANEXOS

Comprobante de almacén

Ordenes de pago

Comprobantes de ingresos y egresos de gastos


13. ACTIVIDADES

OFICINISTA



    1. Con las ordenes de pago realizadas en el día, elabora el informe de egresos de bancos.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Revisa y firma si esta de acuerdo, de lo contrario de hacen las observaciones respectivas para su corrección.

OFICINISTA

    1. Con el informe de egresos de bancos, los comprobantes de ingresos o egresos de almacén, las obligaciones, el informe de depreciación de bienes y los ingresos de fondos, ejecutados en el día, elabora el comprobante de contabilidad.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Revisa y firma si esta de acuerdo, de lo contrario de hacen las observaciones respectivas para su corrección.

OFICINISTA

    1. Organiza en carpeta con los anexos correspondientes los comprobantes de contabilidad diariamente.

    2. Registra en el libro diario los comprobantes de contabilidad.

    3. Al finalizar el mes registra en las cuentas T los movimientos realizados en los comprobantes de contabilidad.

    4. Elabora el balance mensual

    5. Registra en el libro mayor y balance el movimiento que se obtuvo en el balance mensual.

    6. Elabora el informe de operaciones recíprocas.

    7. Elabora el informe por grupos de almacén.

    8. Recopila y organiza en carpeta todos los informes contables, presupuéstales, y de tesorería con los respectivos soportes y debidamente foliados.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Revisa y firma si esta de acuerdo, de lo contrario de hacen las observaciones respectivas para su corrección.

SECRETARIO

    1. Remite el informe contable mensual al grupo de contabilidad




  1. INDICADORES

No aplica
DEPENDENCIA: Coordinación Administrativa

PROCESO: Control del manejo de la fotocopiadora

PROCEDIMIENTO: Consumo de Fotocopias

CODIGO: F-CA-11

REVISO: Coordinador Administrativo

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002




  1. OBJETIVO

Administrar el debido consumo de fotocopias por parte de los funcionarios de la dependencia, para racionalizar el uso y así reducir costos a la entidad.
2. CLIENTES

Funcionarios de la Procuraduría Regional.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los funcionarios de la Procuraduría Regional.


4. RESPONSABILIDADES

Coordinador administrativo


5. REFERENCIAS

No aplica


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Libro consumo de fotocopias


8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento es un mecanismo de control a la prestación del servicio de fotocopiado.


9. SALIDAS

Informe mensual de fotocopias consumidas



10. REGISTROS

Consumo de fotocopias

Lectura diaria del contador
11. BASES DE AUTOCONTROL

Se debe prestar especial atención a la lectura del contador de la fotocopiadora, la correcta operación de resta de la lectura actual con la lectura anterior para determinar la producción real del equipo en el mes y al debido uso por parte de los funcionarios.


12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

COORDINADOR ADMINISTRATIVO



    1. Autoriza la utilización de la fotocopiadora al funcionario solicitante.

FUNCIONARIO

    1. Cuenta las fotocopias consumidas y registra en el libro de consumo de fotocopias.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

    1. Al finalizar el día toma la lectura arrojada por el contador de la máquina y la registra en el libro de consumo de fotocopias.

    2. Totaliza el consumo de fotocopias en el libro de consumo de fotocopias y lo compara con el número del contador.

OFICINISTA

    1. El 30 de cada mes se toma el número arrojado por el contador de la máquina.

    2. Elabora oficio de informe de consumo de fotocopias y envía a la división administrativa.




  1. INDICADORES

Consumo promedio diario.

Total consumo mensual

--------------------------------

Días hábiles del mes


Consumo promedio mensual =
Total consumo anual

-----------------------------

12 meses


  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCURADURIA DELEGADA PARA ASUNTOS LABORALES.

INTRODUCCIÓN

La Procuraduría General de la Nación en Colombia, es un organismo que encarna el Ministerio Público, encargado de la supervigilancia de la conducta de los servidores públicos y de la defensa del orden jurídico, de la sociedad y de los derechos fundamentales.
Teniendo en cuenta que se debe contribuir de una manera eficaz en el cumplimiento de las políticas institucionales principales, énfasis en la lucha contra la gran corrupción, fortalecimiento de organismos de control interno, impulsar una procuraduría preventiva y la defensa de los derechos humanos, se debe adelantar una gestión enmarcada dentro de una política de resultados, que se funde en una estrategia de actividades preventivas y represivas, para lograr una mejora sustancial en los ámbitos antes mencionados.

A la vez, como a bien tiene manifestar el Viceprocurador General de la Nación, el doctor Carlos Arturo Gómez Pavajeau, este ente de control es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad, con miras a dar un estricto cumplimiento del “Plan estratégico” dirigido a las políticas, programas y proyectos que deben desarrollarse al interior de la Entidad, durante el período para el cual fue diseñado, esto es, durante los años 2001 hasta la culminación del 2004.

Recordemos que el Derecho procesal, y en general los procedimientos, han sido el instrumento para lograr el derecho sustancial y los objetivos propuestos.

Dentro de este marco de actuación, solicitó la Viceprocuraduría la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en los diferentes manuales y en especial en el presente, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.



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