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APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proceder, de acuerdo con los parámetros establecidos, a retirar de Cuentas de Orden, Responsabilidades en Proceso, bienes que fueron siniestrados.


2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, responsables de bienes.


3. ALCANCE

Todas las Dependencias de la Procuraduría General de la Nación, Secretaría General, División de Recursos Humanos, División Administrativa, Oficina de Control Interno, Grupo de Almacén e Inventarios.


4. RESPONSABILIDADES

División Administrativa, Sección de Contabilidad, Grupo de Almacén e Inventarios


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343

Decreto 262 del 2000


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Alta o Ingreso a Almacén, referencia PGN 1150

Ajuste Contable
8. CONDICIONES GENERALES


  1. Que el responsable presente el recibo de pago correspondiente al valor comercial del faltante, previo el trámite de su autorización de descuento por Nómina.

  2. Que el responsable efectúe la reposición de los bienes, en las condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación haya sido autorizada por la Administración.

  3. Que se produzca fallo sin Responsabilidad Fiscal


9. SALIDAS

Baja de Bienes por Exoneración de Responsabilidad Civil


10. REGISTROS

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Egresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos


11. BASES DE AUTOCONTROL

Seguimiento a procesos de Responsabilidad


12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

RESPONSABLE DE LOS BIENES



  1. Informa a la División Administrativa el evento y solicita la Baja Definitiva

DIVISION ADMINISTRATIVA

  1. Ordena la Baja Definitiva de los Bienes

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

  1. Realiza los asientos contables de la Baja Definitiva

  2. Consigna en libros la novedad

  3. Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

KARDEX

  1. Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

  2. Consigna los datos referentes a los bienes

  3. Lleva un consecutivo alfabético de bienes

GRUPO DE INVENTARIOS

  1. Actualiza registros de bienes devolutivos de la Dependencia

afectada

  1. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero la novedad




  1. INDICADORES

Valor de la Baja de Bienes por Exoneración de Responsabilidad Civil en el Período
DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Venta

PROCEDIMIENTO: Venta Mediante Contratación Directa

CODIGO: VMGD-AI-19

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proceder a la Venta de bienes procurando la recuperación monetaria sin perjuicio al Patrimonio Público.


2. CLIENTES

Procuraduría General de la Nación, División Jurídica.


3. ALCANCE

Particulares, personas naturales o jurídicas


4. RESPONSABILIDADES

Ordenador del Gasto, División Jurídica, Secretaría General, División Administrativa, Sección de Contabilidad y Presupuesto, Grupo de Almacén e Inventarios.



5. REFERENCIAS

Ley 80 de 1993, sobre Contratación Estatal

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Ingreso o Egreso a Almacén, referencia PGN 1150


8. CONDICIONES GENERALES

Se procederá bajo esta modalidad cuando el avalúo comercial de los bienes dados de baja no supere el monto establecido para la celebración de contratos de menor cuantía y corresponda a los que no requieren formalidades plenas, de conformidad con el Artículo 24, numeral 1º., Literal a) y parágrafo del Artículo 39 de la Ley 80 de 1993, respectivamente.

Así mismo, se fijará aviso durante dos días hábiles, en lugar visible al público, en la Secretaría General, en la División Administrativa, y en la Procuraduría Regional si los bienes corresponden a otro Departamento del País, indicando su descripción, cantidad, fecha y hora de la inspección, valor, plazo para el recibo de propuestas y cualquier otra información que sea necesaria para recibir ofertas en igualdad de condiciones.

Ahora bien, cuando el avalúo comercial de los bienes objeto de la venta supere los doscientos cincuenta salarios mínimos legales mensuales, la invitación se publicará en un medio de comunicación de amplia circulación nacional.


9. SALIDAS

Baja Definitiva por Venta mediante contratación directa


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Egresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Evaluación de Bienes y peritazgo

Confrontación física de bienes con registros de Bodega
12. ANEXOS

No aplica




    1. ACTIVIDADES

DIVISION ADMINISTRATIVA

  1. Fija aviso durante dos días hábiles en lugar visible al público, en las Oficinas de la Secretaría General, en la División Administrativa, indicando su descripción, cantidad, fecha y hora para la inspección, valor, plazo para el recibo de propuestas y cualquier otra información que sea necesaria para recibir ofertas en igualdad de condiciones.

  2. Cuando el valor del avalúo comercial de los bienes objeto de la venta supere los doscientos cincuenta salarios mínimos legales mensuales, publicará la invitación en un medio de comunicación de amplia circulación nacional

  3. Evalúa las propuestas en el Nivel Central, siguiendo los criterios de selección señalados en la Ley 80 de 1993 sobre Contratación Estatal.

GRUPO DE BODEGA

  1. Organiza los bienes por lotes

  2. Muestra al público los bienes

  3. Cuando suceda la venta, efectúa la entrega formal

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

  1. Produce el Comprobante de Salida de Almacén

  2. Realiza los asientos contables de la salida

  3. Consigna en libros la novedad

  4. Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

KARDEX

  1. Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

  2. Consigna los datos referentes a los bienes

  3. Lleva un consecutivo alfabético de los bienes dados de baja

GRUPO DE INVENTARIOS

  1. Actualiza registros de bienes devolutivos de la Bodega

  2. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero la novedad


14. INDICADORES



Valor de la Venta Mediante Contratación Directa en el Período
DEPENDENCIA Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO Venta

PROCEDIMIENTO Venta Mediante Pública Subasta

CODIGO VMP-GAI-19

REVISO Jefe de Oficina

APROBO Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Evacuar de la Bodega de la Entidad elementos que por sus estados de obsolescencia, inservibles o innecesarios generen desgastes administrativos y pecuniarios.


2. CLIENTES

La Entidad y los Postores como posibles compradores


3. ALCANCE

Secretaría General, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios, División Jurídica.


4. RESPONSABILIDADES

Secretaría General, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios, División Jurídica


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343

Ley 80 de 1993, sobre Contratación Estatal


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Ingreso y Egreso de Almacén, referencia PGN 1150


8. CONDICIONES GENERALES

Cuando avaluados comercialmente los bienes dados de baja excedan el monto previsto para los contratos de menor cuantía, se procederá a efectuar la venta de estos por el Procedimiento de Pública Subasta, para lo cual debe invitar a entidades financieras aprobadas por la Superintendencia Bancaria, con capacidad para realizar la comercialización de dichos bienes a través del sistema Martillo o Subasta


9. SALIDAS

Remate por Subasta Pública


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Egresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación física de bienes

Pruebas selectivas de elementos en Stock
12. ANEXOS

No aplica


13.1 ACTIVIDADES

ORDENADOR DEL GASTO



  1. Envía a las entidades financieras solicitud de cotización de los servicios del Martillo, referente a todas las condiciones exigidas para su intermediación, para lo cual se anexa una relación detallada de los bienes a vender con sus respectivos precios base de remate, que es el precio mínimo de venta aceptable para la Entidad, sitios de almacenamiento para su respectiva exhibición y copia del acto administrativo mediante el cual se autorizó su baja. La escogencia de la entidad financiera para realizar la oferta pública se hace atendiendo el principio de selección objetiva establecido en la Ley.

DIVISION ADMINISTRATIVA

  1. Programa la visita para la Inspección de los bienes, la determinación en la confrontación de los lotes y demás aspectos para llevar a cabo el trámite, y establece el procedimiento junto con la entidad financiera favorecida.

DIVISION FINANCIERA

  1. Señala la cuenta para registro del producto neto de venta de los bienes adjudicados con los respectivos descuentos legales pactados, el cual será consignado por parte de la entidad financiera que efectuó la venta.

GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

  1. Registra en el Sistema Administrativo y Financiero la novedad

GRUPO DE BODEGA DEL ALMACEN

  1. Efectúa la entrega formal de los bienes, por relación


14.1 INDICADORES

Valor de los bienes a dar de baja por Subasta Pública en el Período


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Donación

PROCEDIMIENTO: Donación de Bienes Muebles Innecesarios dados de Baja

CODIGO: DBM-GAI-20

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Donar Bienes Muebles que por su estado Innecesario no presten ningún servicio a la Entidad, y que otras los requieran o puedan utilizar.


2. CLIENTES

Entidades sin ánimo de lucro y Entidades del Estado.


3. ALCANCE

Secretaría General, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios, División Jurídica.


4. RESPONSABILIDADES

Secretaría General, División Jurídica, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios.


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343

Ley 80 de 1993, sobre Contratación Estatal


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Ingreso o Egreso a Almacén, referencia PGN 1150


8. CONDICIONES GENERALES

Unicamente podrá haber donación de bienes dados de baja en los casos en que a juicio del Procurador General


9. SALIDAS

Donación de Bienes Innecesarios



10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Egresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación física de bienes

Pruebas selectivas de elementos en Stock
12. ANEXOS

No aplica


13.1 ACTIVIDADES

DIVISION ADMINISTRATIVA



  1. Recibe del Ordenador del Gasto copia de los documentos mediante

los cuales la Entidad Autoriza la Donación

  1. Elabora el Acta de Entrega de los bienes, indicando la descripción,

cantidad, valores unitarios y totales que figuren en los registros,

suscrita por el Ordenador del Gasto y el Representante o Delegado

de la Entidad que recibe los bienes

GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS



  1. Registra en el Sistema Administrativo y Financiero la novedad

GRUPO DE BODEGA

  1. Efectúa la entrega física de los bienes, según relación


14. INDICADORES

Valor de los bienes Donados en el Período


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Destrucción

PROCEDIMIENTO: Destrucción de Muebles inservibles dados de Baja

CODIGO: DM-GAI-21

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Destrucción de muebles que por su estado de inservibles o innecesarios no sean susceptibles de venta o donación.


2. CLIENTES

Bodega del Almacén


3. ALCANCE

Secretaría General, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios, División Jurídica.


4. RESPONSABILIDADES

Secretaría General, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios, División Jurídica


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343

Ley 80 de 1993, sobre Contratación Estatal


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Ingreso o Egreso a Almacén, referencia PGN 1150


8. CONDICIONES GENERALES

Cuando carezcan de valor comercial los bienes objeto de baja, por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho objetivo que impida su venta o no la haga aconsejable, se procederá a su destrucción sin perjuicio de terceros.


9. SALIDAS

Destrucción de Muebles Inservibles o Innecesarios


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Egresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación física de bienes

Pruebas selectivas de elementos en Stock
12. ANEXOS

No aplica


13.1 ACTIVIDADES

RESPONSABLE DE LOS BIENES



  1. Da aviso al Secretario General

ORDENADOR DEL GASTO

  1. Autoriza la Baja de los bienes y su destrucción

DIVISION ADMINISTRATIVA

  1. Procede a la destrucción de los bienes inservibles, levantan y firman un acta donde quede consignado tal hecho.

GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

  1. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero la novedad


14. INDICADORES

Valor de los bienes destruidos en el Período.


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Inventario

PROCEDIMIENTO: Inventario General de Elementos Devolutivos en Servicio

CODIGO: IED-GAI-22

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Controlar, verificar y rendir cuentas de elementos físicos devolutivos en servicio.


2. CLIENTES

Todas las Dependencias de la Entidad


3. ALCANCE

Grupo de Inventarios, División Financiera


4. RESPONSABILIDADES

Grupo de Inventarios, Sección de Contabilidad


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Inventario General Anual


8. CONDICIONES GENERALES

Que el cuentadante o responsable de los bienes de fe de la existencia física de los elementos, previa verificación por parte de su Oficina.


9. SALIDAS

Inventario Físico de Elementos Devolutivos en Servicio


10. REGISTROS

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Inventario General Anual
11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación física de bienes

Pruebas selectivas de elementos en Stock
12. ANEXOS

No aplica


13.1 ACTIVIDADES

GRUPO DE INVENTARIOS



  1. Imprime y consolida los Inventarios, de acuerdo con las entradas,

  2. salidas, traslados y ajustes contables que se hubieren presentado

durante el año.

  1. Efectúa la entrega en original y dos copias a cada oficina

  2. Una vez recibidos firmados y de conformidad, el Jefe de Grupo

refrenda con su firma y allega una copia a la Dependencia

RESPONSABLE DE LOS BIENES



  1. Firma el Inventario General Anual, previa verificación física


14. INDICADORES

Valor de los Inventarios Anuales de Elementos Devolutivos en Servicio


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Inventario

PROCEDIMIENTO: Inventario Individual de Elementos Devolutivos en Servicio

CODIGO: IES-GAI-23

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Que no toda la carga de responsabilidad del Inventario de Elementos Devolutivos en Servicio de la Dependencia recaiga sobre el Titular o Jefe.


2. CLIENTES

Todas las Dependencias de la Procuraduría General de la Nación


3. ALCANCE

Todas las Dependencias y Grupo de Inventarios


4. RESPONSABILIDADES

Todas las Dependencias de la Entidad


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Inventario Individual


8. CONDICIONES GENERALES

Es responsabilidad del Jefe o Titular de Dependencia ordenar a uno de los servidores a su cargo la elaboración y actualización periódica del Inventario Individual de Elementos Devolutivos en Servicio asignados a su Oficina. El extravío de algún mueble es responsabilidad de quien lo tenga en Inventario Individual o lo haya recibido formalmente.

El titular de la Dependencia debe ejercer el control de los bienes de su oficina, tanto devolutivos como de consumo, y racionalizar su uso.

Los bienes de uso común, tales como juegos de sala, carteleras, extintores, archivadores, etcétera, serán asignados por el Jefe o Titular de la Dependencia, y se consignarán en el Inventario Individual de quien haya correspondido la responsabilidad.

Todo Servidor Público es responsable disciplinaria, administrativa y fiscalmente de los bienes, sea de consumo o devolutivo, que le sean entregados formalmente para su guarda, administración y utilización.

Bajo ninguna circunstancia se admitirá el préstamo de bienes entre responsables, sólo es válido para el registro contable el Comprobante de Traslado diligenciado y refrendado por el Grupo de Almacén e Inventarios y por quien entrega y quien recibe.

No es responsabilidad del Grupo de Almacén e Inventarios si un elemento se extravía, ni estas oficinas tienen el deber de buscar el mueble. Es responsable quien lo haya recibido formalmente, debiendo velar por la reposición del bien y / o determinar su destino.
9. SALIDAS

Inventario Individual


10. REGISTROS

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Inventario Individual
11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación física de bienes

Pruebas selectivas de elementos en Stock
12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

TITULAR DE DEPENDENCIA



  1. Ordena a uno de sus colaboradores la elaboración de Inventario Individual de Elementos Devolutivos en Servicio de su Dependencia

  2. Ordena la Actualización, cada vez que se produzca una novedad

GRUPO DE INVENTRARIOS

  1. Programa visitas periódicas y exige el Inventario Individual


14. INDICADORES

Valor de los Inventarios Individuales en el Período


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Entrega y recibo de Almacén

PROCEDIMIENTO: Entrega y Recibo Normal de Almacén

CODIGO: ER-GAI-24

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Efectuar el traspaso del Almacén a un nuevo responsable


2. CLIENTES

Secretaría General, División Administrativa, Veeduría, Grupo de Almacén e Inventarios



3. ALCANCE

División Administrativa y Grupo de Almacén e Inventarios


4. RESPONSABILIDADES

División Administrativa y Grupo de Almacén e Inventarios


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Inventario General

Inventario Individual

Acta de Entrega y Recibo


8. CONDICIONES GENERALES

Que se produzca la renuncia, traslado o destitución del Titular del Almacén



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