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APROBO Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Permitir que elementos que no requiera o subutilice la Procuraduría General de la Nación sean empleados por entidades del Estado que sí los necesiten o les sean útiles


2. CLIENTES

Todas las Entidades del Estado



3. ALCANCE

El procedimiento aplica a la Administración de todas las Entidades del Estado.


4. RESPONSABILIDADES

Ordenadores del Gasto de todas las Entidades del Estado y responsables del manejo de bienes de cada una de ellas.


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Alta o Entrada a Almacén, referencia PGN 1150

Comprobante de Baja o Salida de Almacén, referencia PGN 1150

Tarjeta de Kárdex


8. CONDICIONES GENERALES

Es necesario que exista consenso y manifestación escrita entre las partes para que se pueda llevar a cabo el procedimiento



9. SALIDAS

Traspaso de bienes


10. REGISTROS

Acta de Traspaso de Bienes


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de relación de bienes, estado y características



12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

ALMACEN GENERAL DE LAS DEPENDENCIAS IMPLICADAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO



  1. Diligencian cada una, según el procedimiento que le corresponda –

Entrada y Salida – el Comprobante de Baja definitiva y de Alta, respectivamente.

  1. Programa el día de entrega y recibo de bienes

  2. Coordina el Personal de Bodega

  3. Efectúa la entrega o recibo formal de los bienes según corresponda

  4. Refrenda los documentos a que haya lugar

  5. Certifica el recibo o la entrega a satisfacción

GRUPO DE BODEGA

  1. Recibe los bienes

  2. Verifica el estado de los elementos y demás características

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

  1. Realiza los asientos contables del ingreso o egreso, según corresponda

  2. Consigna en libros la novedad

  3. Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

KARDEX

  1. Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

  2. Consigna los datos referentes a los bienes

  3. Lleva un consecutivo alfabético de bienes

GRUPO DE INVENTARIOS

  1. Actualiza los registros de bienes devolutivos de la Bodega

  2. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero los elementos

  3. Inicia el Proceso de Ajustes por Inflación

  4. Asigna número de placas o identificación alfanumérica


14. INDICADORES
Valor del Egreso por Traspaso de Bienes de otras Entidades en el Período
DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Ingreso

PROCEDIMIENTO: Ingreso por Traspaso de Bienes otras Entidades

CODIGO: IITB-GAI-13

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Permitir que entidades del Estado que tengan elementos que no requieran o subutilice, sean empleados por la Procuraduría General de la Nación


2. CLIENTES

Todas las Entidades del Estado


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a la Administración de todas las Entidades del Estado.


4. RESPONSABILIDADES

Ordenadores del Gasto de todas las Entidades del Estado y responsables del manejo de bienes de cada una de ellas.


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Alta o Entrada a Almacén, referencia PGN 1150

Comprobante de Baja o Salida de Almacén, referencia PGN 1150

Tarjeta de Kárdex


8. CONDICIONES GENERALES

Es necesario que exista consenso y manifestación escrita entre las partes para que se pueda llevar a cabo el procedimiento


9. SALIDAS

Traspaso de bienes


10. REGISTROS

Acta de Traspaso de Bienes


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de relación de bienes, estado y características


12. ANEXOS

No aplica


13.1 ACTIVIDADES

Almacén general de las dependencias implicadas que intervienen en el proceso



  1. Diligencian cada una, según el procedimiento que le corresponda –

Entrada y Salida – el Comprobante de Baja definitiva y de Alta, respectivamente.

  1. Programa el día de entrega y recibo de bienes

  2. Coordina el Personal de Bodega

  3. Efectúa la entrega o recibo formal de los bienes según corresponda

  4. Refrenda los documentos a que haya lugar

  5. Certifica el recibo o la entrega a satisfacción

GRUPO DE BODEGA

  1. Recibe los bienes

  2. Verifica el estado de los elementos y demás características

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

  1. Realiza los asientos contables del ingreso o egreso, según

corresponda

  1. Consigna en libros la novedad

  2. Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

KARDEX

  1. Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

  2. Consigna los datos referentes a los bienes

  3. Lleva un consecutivo alfabético de bienes

GRUPO DE INVENTARIOS

  1. Actualiza los registros de bienes devolutivos de la Bodega

  2. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero los elementos

  3. Inicia el Proceso de Ajustes por Inflación

  4. Asigna número de placas o identificación alfanumérica


14. INDICADORES
Valor del Ingreso por Traspaso de bienes de otras Entidades en el Período
DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios Coordinadores Administrativos

PROCESO: Baja de Bienes

PROCEDIMIENTO: Baja de Bienes Servibles

CODIGO: BS-GAI-14

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Evitar el desgaste administrativo en la guarda, conservación, administración, etc., de bienes que aunque estén en buenas condiciones físicas, requieran un mantenimiento que resulta antieconómico para la Entidad. Así mismo, evitar trámites costosos e innecesarios en investigaciones disciplinarias.


2. CLIENTES

Grupo de Almacén y Suministros, Coordinadores Administrativos


3. ALCANCE

División Administrativa, Grupo de Almacén y Suministros, Coordinadores Administrativos



4. RESPONSABILIDADES

Secretaría General, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios, Grupo de Bodega del Almacén, Coordinadores Administrativos


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

No aplica



7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Alta o Ingreso a Almacén, referencia 1150


8. CONDICIONES GENERALES

Que la División Administrativa ordene la Baja Definitiva de los bienes


9. SALIDAS

Baja Definitiva de Bienes Servibles


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Egresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Constatación física de bienes a dar de baja.

Peritazgo par evaluar el estado de los bienes.

Conformación de lotes


12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

SECRETARIA GENERAL



  1. Ordena la Baja Definitiva de los bienes mediante resolución

DIVISION ADMINISTRATIVA

210. Coordina la Baja Definitiva

GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS, CORDINADORES ADMINISTRATIVOS


  1. Organiza la documentación correspondiente a la Baja Definitiva

  2. Ordena los lotes por agrupación y estado

KARDEX

  1. Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

  2. Consigna los datos referentes a los bienes a dar de baja

  3. Lleva un consecutivo histórico alfabético de los bienes

GRUPO DE INVENTARIOS, COORDINADORES ADMINISTRATIVOS

  1. Actualiza registros de bienes devolutivos de la Bodega

  2. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero el retiro


14. INDICADORES

Valor de las bajas de Bienes Servibles en el Período.

DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios Coordinadores Administrativos

PROCESO: Baja de Bienes

PROCEDIMIENTO: Baja de Bienes Inservibles o Innecesarios en Depósito

CODIGO: BBD-GAI-15

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

El represamiento de bienes Inservibles o Innecesarios causa efectos antieconómicos a la Entidad. El objetivo es el de evacuar dichos artículos, ya sea a través de la Venta mediante Subasta Pública, por Donación, o que se proceda a su Destrucción.


2. CLIENTES

Secretaría General, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios, Coordinadores Administrativos


3. ALCANCE

Secretaría General, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios, Coordinadores Administrativos.




4. RESPONSABILIDADES

Secretaría General, División Administrativa y Grupo de Almacén e Inventarios, Coordinadores Administrativos.


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno.

Constitución Política de Colombia de 1993, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Alta o Salida de Almacén, referencia PGN 1150


8. CONDICIONES GENERALES

La Baja de Bienes será ordenada mediante Acto Administrativo por el Secretario General, sin limitación de cuantía


9. SALIDAS

Baja Definitiva de Bienes Inservibles o Innecesarios.


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Egresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Pruebas selectivas

Confrontación física de bienes con registros

Auditoria Interna


12. ANEXOS

No aplica


13.1 ACTIVIDADES

DIVISION ADMIINISTRATIVA Y COORDINACION ADMINISTRATIVA



  1. Elabora informe-acta donde relaciona los bienes con todas las

características, código, cantidad , valores unitarios y totales, por grupos de inventario

  1. Especifica detalles y circunstancias que ameriten la baja

  2. Constata y certifica el estado de los bienes y recomienda al

ordenador del Gasto el destino de dichos bienes

  1. Una vez autorizada la baja de los bienes por los funcionarios

facultados para ello, el destino final puede ser la venta, donación o

destrucción, de acuerdo con el lleno de los requisitos señalados por la Ley en cada caso.

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA, GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS


  1. Coordina y programa lotes y espacios de almacenamiento

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN, COORDINADORES ADMINISTRATIVOS

  1. Realiza los asientos contables de la Baja Definitiva

  2. Consigna en libros la novedad

  3. Elabora el Boletín Diario de Ingresos

KARDEX

  1. Registra las partidas e acuerdo con las agrupaciones contables

  2. Consigna los datos referentes a los bienes

  3. Lleva un consecutivo alfabético de bienes

ALMACEN- GRUPO DE INVENTARIOS, COORDINADORES ADMINISTRATIVOS

  1. Actualiza registros de bienes devolutivos dados de baja

  2. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero la novedad

  3. Registra en el libro de Movimiento Diario la novedad

ALMACEN-GRUPO DE BODEGA, COORDINADORES ADMINISTRATIVOS

  1. Almacena los bienes para el siguiente proceso

  2. Organiza físicamente los lotes


14. INDICADORES

Valor de la Baja de Bienes Inservibles o Innecesarios en Depósito, en el Período


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Baja de Bienes

PROCEDIMIENTO: Baja de Bienes por pérdida, Hurto o robo

CODIGO: BBP-GAI-16

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Retirar del patrimonio bienes que por cualquier contingencia o siniestro no se encuentren físicamente en las dependencias.


2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación responsables de bienes propiedad de la Entidad


3. ALCANCE

Secretaría General, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios, Empresa Aseguradora de Bienes.


4. RESPONSABILIDADES

Oficina Jurídica, División Administrativa, División de Gestión Humana, Sección de Nómina y Registro, Oficina de Control Interno, Veeduría, Sección de Contabilidad, Grupo de Almacén e Inventarios.


5. REFERENCIAS

Decreto 262 del 2000, Artículo 15, numerales 6 y 7

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable, Contaduría General de la Nación

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 434

Código Único Disciplinario

Decreto 262 del 2000


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante e Alta o Salida de Almacén, referencia PGN 1150

Ajuste Contable
8. CONDICIONES GENERALES

Que se denuncie el hecho ante una autoridad competente (Inspección de Policía o Fiscalía)


9. SALIDAS

Baja Definitiva por Cuentas de Orden, Responsabilidades en Proceso


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Boletín Diario de Ingresos y Egresos


11. BASES DE AUTOCONTROL

Informes a la Veeduría y Control Interno

Informes a la Empresa Aseguradora

Verificación de la Propiedad de los bienes


12. ANEXOS

No aplica


13.1 ACTIVIDADES

CUENTADANTE O RESPONSABLE DE LOS BIENES



  1. Denuncia el hecho ante Autoridad Competente

  2. Informa a la División Administrativa y al Grupo de Inventarios

  3. Allega copia de los documentos pertinentes a la Delegada de

Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República a efectos de determinar la responsabilidad fiscal.

GRUPO DE INVENTARIOS



  1. Antes del Informe a la Contraloría General de la República,

Adelanta una diligencia de conciliación con el responsable del bien

o de los bienes, con el fin de darle la oportunidad de no estar involucrado

en procesos de Responsabilidad Fiscal y/o Disciplinaria, y para efectos

de su reposición.



  1. De no llegarse a un acuerdo, certifica la propiedad de los bienes y

refrenda costo y demás características

  1. Informa al Almacenista la novedad, así como a las Oficinas de

Control Interno, Veeduría, Sección de Contabilidad y al

responsable de los bienes, sobre la decisión de trasladar los

elementos a la Cuenta de Responsabilidades en Proceso.

DIVISION ADMINISTRATIVA

239 Si el fallo fiscal demuestra la responsabilidad del funcionario, la

División Administrativa dará traslado a la División de Gestión Humana de los soportes para que se proceda a realizar el descuento respectivo , previa autorización del responsable.



  1. Elabora el proyecto de baja de los elementos en referencia, para

Que el Ordenador del Gasto autorice la Baja Definitiva de los

mismos y retiro de Cuentas de Orden, Responsabilidades en

Proceso.


  1. Informa a la Empresa Aseguradora de Bienes

DIVISION DE GESTION HUMANA

  1. Descuenta el valor comercial de bien por nómina, previa

autorización del responsable.

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN



  1. Realiza los asientos contables de la Baja Definitiva y transitoria

Responsabilidad

  1. Consigna en libros la novedad

  2. Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

KARDEX

  1. Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

  2. Consigna los datos referentes a los bienes

  3. Lleva un consecutivo alfabético de bienes de Cuentas de Orden,

Responsabilidades en Proceso

SECCION DE CONTABILIDAD



  1. Registra el asiento contable

  2. Allega documentación ala Contraloría General de la República,

para los efectos fiscales

JEFE INMEDIATO



  1. Si la falta es tipificada como LEVE, el Jefe Inmediato es

Responsable del bien adelantará la investigación disciplinaria y

fallará


VEEDURIA

  1. Si la falta se tipifica como GRAVE, esta Dependencia adelantará la

investigación disciplinaria y fallará.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

249. Dentro del ámbito de su competencia, adelantará las investigaciones de tipo fiscal.

EMPRESA ASEGURADORA DE BIENES

250. Adelanta los trámites para
14. INDICADORES
Valor de la Baja de Bienes por pérdida, hurto o robo, en el Período
DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Baja de Bienes

PROCEDIMIENTO: Baja de Bienes por caso Fortuito o Fuerza Mayor

CODIGO: BFM-GAI-17

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002


1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Procurar el desgaste administrativo, en investigaciones que vayan en contra del principio de austeridad de la Procuraduría General de la Nación.


2. CLIENTES

Todos los Funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, responsables de bienes. División Administrativa, Oficina de Control Interno, Grupo de Almacén e Inventarios.


3. ALCANCE

Todas las Dependencias de la Entidad


4. RESPONSABILIDADES

Todos los Funcionarios de la Entidad, responsables de bienes. División Administrativa


5. REFERENCIAS

Decreto 262 del 2000

Código Único Disciplinario

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Alta o Ingreso a Almacén, referencia 1150

Ajuste Contable
8. CONDICIONES GENERALES

Una vez conocido el hecho, que la División Administrativa determine si el hecho se tipifica como Caso Fortuito o Fuerza Mayor


9. SALIDAS

Baja Definitiva de Bienes por Caso Fortuito o Fuerza Mayor.


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Egresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación Física de Bienes


12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

RESPONSABLE DE LOS BIENES



  1. Da aviso al Secretario General sobre lo sucedido y solicita la Baja

por Caso Fortuito o Fuerza Mayor

  1. Anexa los documentos soportes

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

  1. Ordena el levantamiento inmediato de un Acta de Inspección

Ocular, en la que se debe relacionar la fecha de los hechos, las

circunstancias del caso, complementando con una relación de lo

sucedido o de la información obtenida, un listado de los bienes

cuya pérdida se establezca, con los datos del Inventario,

cantidad, valor y demás características que permitan identificar los elementos.


  1. Una vez presentada el Acta por el responsable de los bienes, y

evaluado el proceso de investigación, el Jefe de la División

Administrativa decide si autoriza la Baja de Bienes por Caso

Fortuito o Fuerza Mayor.


  1. Una vez autorizada la Baja Definitiva, la División Administrativa

informa a la Compañía Aseguradora para efectos de procurar la

reposición de los bienes.

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN GENERAL


  1. Realiza los asientos contables de la Baja Definitiva

  2. Consigna en libros la novedad

  3. Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

GRUPO DE INVENTARIOS

  1. Actualiza registros de bienes devolutivos de la Dependencia

afectada

  1. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero la novedad

  2. Registra en el Libro de Movimiento Diario la novedad

KARDEX

  1. Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

  2. Consigna datos referentes a los bienes

  3. Lleva un consecutivo alfabético de los elementos




  1. INDICADORES

Valor de la Baja de Bienes por Fuerza Mayor o Caso Fortuito en el Período
DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Baja de bienes

PROCEDIMIENTO: Baja de Bienes por Exoneración de Responsabilidad civil

CODIGO: VER-GAI-18

REVISO: Jefe de Oficina



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