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INDICADORES:

Tiempo promedio de atención de cobro coactivo.


Dependencia: Oficina de Jurídica

Proceso: Contratación Directa

Procedimiento: Selección del Contratista

Código: SC-OJ-06

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 27 Agosto 2001
6. DEFINICIONES.
y de las sociedades de la economía mixta, bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad social).
7 FORMATOS A UTILIZAR
Formulario Beneficiario – Cuenta. Hoja de ruta del contrato.

12 . ANEXOS

Extracto único de publicación. Hoja de ruta del contrato.

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES 13.20 ... establecidos en la oferta, y designa al funcionario que efectuará la interventoría en la ejecución del contrato.

DIVISION ADMINISTRATIVA: 13.24 Envía a la Oficina Jurídica los originales tanto de las ofertas como de los demás documentos, para la elaboración del contrato a suscribirse con la persona seleccionada.


Dependencia: Oficina de Jurídica

Proceso: Contratación Directa

Procedimiento: Celebración del Contrato con Formalidades

Plenas

Código: CCF-OJ-07

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 27 Agosto 2001


  1. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las partes contratantes... y Financiera, y al interventor del contrato.

7. FORMATOS A UTILIZAR.

Formulario Beneficiario – Cuenta, hoja de ruta.


12 . ANEXOS

Extracto único de publicación. Hoja de ruta del contrato.

13.3 Elabora el proyecto de contrato (omitir del contratista) y lo envía a revisión del ordenador del gasto. 13.4 Si hay observaciones ... y se remite para suscripción del ordenador del gasto, ubica al contratista telefónicamente para la firma del contrato. 13.12 Cumplidos los requisitos de legalización ... envía fotocopias del mismo ... en la ejecución enviando a éste último fotocopias de la póliza, de la solicitud de oferta y de la propuesta.
Dependencia: Oficina de Jurídica

Proceso: Contratación Directa

Procedimiento: Celebración del Contrato con Formalidades

Plenas

Código: CCF-OJ-08

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 27 Agosto 2001
9. SALIDA
Actas de recibo..., de inicio de obras, de suspensión, de reinicio, de realización de obras, y de liquidación del contrato en los casos que se requiera.
10. REGISTRO

Omitir suspensión o reanudación del contrato.


12. ANEXOS:

Informes del funcionario… suprimir previo concepto de la Junta de Licitaciones, para prórroga o modificación del contrato.


13. ACTIVIDADES

13.3... modificación o prórroga incumplimientos a lo convenido, ... ORDENADOR DEL GASTO 13.4 Autoriza ... o sanciones, omitir previa consideración de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones...13.6 ... Si se trata de imposición de multas o sanciones por Secretaria de la Oficina Jurídica, se notifica el acto administrativo personalmente o por edicto. 13.9... para su consideración y firma. SECRETARIA DE LA OFICINA JURÍDICA (en lugar de Secretaria Despacho Ordenador del Gasto).

13.12 Concluido el contrato en forma normal o anormal, el funcionario designado para ejercer el control y vigilancia del mismo elabora el proyecto de acta de liquidación, lo somete a revisión de la Oficina Jurídica, efectúa las correcciones del caso y surte el trámite de las partes contratantes.

Si el contratista no suscribe el acta, la Oficina Jurídica proyecta para consideración y firma del Ordenador del Gasto, la resolución de liquidación unilateral del contrato. Acto que se comunica o notifica a los interesados (contratista y garante), resuelve el recurso de reposición, si es interpuesto, surte los trámites necesarios para hacer efectivos los pagos pendientes a cargo de las partes, en caso de existir.

En el evento de resultar valores a favor de la Entidad, se consignará este hecho en el acta de liquidación, posteriormente a lo cual la Entidad realizará el requerimiento correspondiente a la Compañía Aseguradora para el pago de estas sumas.

13.13 Cambiar por la siguiente descripción: En el evento de necesitarse adición de un contrato, envía a la Oficina Jurídica certificado de disponibilidad presupuestal, consulta al contratista y su respuesta, así como los demás documentos necesarios para la elaboración del proyecto.


Dependencia: Oficina de Jurídica

Proceso: Licitación o concurso de Méritos

Procedimiento: Selección del Contratista.

Código: SC-OJ-09

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 27 Agosto 2001
7. FORMATOS A UTILIZAR:

Certificados de disponibilidad. Listado de retiro de pliego de condiciones o términos de referencia. Constancia sobre diligencia de apertura y cierre del proceso licitatorio o concurso de méritos. Recibo de pago del pliego de condiciones o términos de referencia.


12. ANEXOS

Aviso... suprimir y a la Confederación de Cámaras de Comercio, “Confecámaras”.


13. ACTIVIDADES

13.7 Prepara en medio magnético, la información requerida para dar aviso a la Cámara de Comercio de Bogotá (suprimir y Confecámaras) sobre las licitaciones o concursos que proyecta abrir la Entidad, con la antelación prevista legalmente, con proyecto de oficio remisorio lo envía al Despacho del Representante Legal de la Entidad, para su consideración y firma. REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD (en lugar de Ordenador del Gasto)

13.8 ... Cámara de Comercio. Suprimir y Confecámaras.

13.15 ... en participar en la licitación o concurso, agregar en medio magnético o a través de Email envía pliego a la Oficina de Sistemas para que este documento sea integrado a la página web de la Entidad y la correspondiente a la Contraloría General de la República para consulta de los interesados.

13.28 Absuelve las observaciones presentadas por los proponentes, sobre los estudios jurídicos, y las remite a la Secretaría General, para consideración…

13.35 ... seleccionados, agregar en caso tal que la adjudicación no se haya realizado en audiencia.




  • MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA OFICINA DE PRENSA


Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Generar información escrita

Procedimiento: Elaboración de Boletines de Prensa

Código: EB-OP-01

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 febrero 2002
1. OBJETIVO

Difundir de manera ágil y veraz a la opinión pública, el resultado de las investigaciones, la gestión adelantada por la entidad y los conceptos emitidos por el señor Procurador ante las instancias judiciales.


2. CLIENTES

Los Medios de Comunicación como intermediarios con la ciudadanía en general.


3. ALCANCE

La sociedad en general.



4. RESPONSABILIDADES

El Procurador, el Viceprocurador, el Delegado, Director ó Jefe de la Dependencia que genera la información, el Jefe de Prensa, el Asesor y los periodistas de la Oficina de Prensa que procesan la información.


5. REFERENCIAS

Fallos de 1ª. Y 2ª. Instancia.

Conceptos emitidos ante las diferentes instancias judiciales.

Balance de Gestión.

Estudios.

Comunicados.

Resultados Audiencias Pública.

Declaraciones.

Eventos.
6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Hojas membreteadas: Boletín de Prensa.

Formato testigo de envío de Fax.

Internet – Direcciones Electrónicas.

Página Web.

Directorio telefónico de periodistas y medios.


8. CONDICIONES GENERALES

Se recoge la información en los distintos despachos de la Procuraduría, se elabora el boletín de Prensa, se presenta al señor Procurador para su aprobación e indicaciones especiales, se confirma que esté debidamente notificado y luego de acuerdo a la estrategia de comunicaciones, se difunde la información a todos los medios de comunicación.


9. SALIDAS

Boletín de Prensa con soporte de un testigo de envío de fax o E mail.



10. REGISTROS

Información dirigida a la opinión pública en general.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de la información generada por la oficina con la información divulgada por los medios de comunicación.

Restringir la información de alta reserva sumarial.
12. ANEXOS

Comunicados del Procurador.

Directrices de la Entidad.

Soportes de la información contenida en el Boletín.


13. ACTIVIDADES
ASESOR

13.1 Lleva un control especial sobre los casos que lleva cada una de los despachos de la Entidad y que pueden ser divulgados.

13.2 Controla y dirige la consecución de la información y el avance del proceso de elaboración de Boletines.

13.3 Comprueba que las decisiones estén notificadas antes de emitir el boletín.

ASESOR, PROFESIONALES UNIVERSITARIOS, TECNICO ADMINISTRATIVO, Y SECRETARIO

13.4 Recogen la información de los despachos, de acuerdo a las fuentes que cada uno cubre o atendiendo indicaciones especiales.

13.5 Leen y analizan el documento y elaboran el Boletín de Prensa si es pertinente.

13.6 Solicitan al funcionario autor de la decisión revisión del contenido del Boletín, si existen dudas o se trata de casos especialmente delicados.

13.7 Se confirma que la decisión en cuestión este debidamente notificada a las partes.

13.8 Se entrega al Jefe de Prensa para revisión y aprobación.

13.9 Se envía por Internet a las direcciones electrónicas reportadas por los medios de comunicación.

13.10 Si existe inconveniente con el sistema y/o los correos electrónicos se envía por fax y se llena un testigo de envío.

13.11 Se llama telefónicamente a los periodistas para informarles sobre el envío, explicarles el tema y absolver cualquier duda.

13.12 Un profesional universitario de la oficina publica el boletín en la página web de la entidad.

JEFE DE PRENSA

13.13 Revisa, evalúa y corrige el contenido del Boletín en cuanto a la forma y al fondo.

13.14 Lo presenta al señor Procurador para su aprobación e indicaciones especiales.

13.15 Planea estrategias de divulgación y comprobación.

SECRETARIA

13.16 Archiva consecutivamente el boletín original en la respectiva carpeta.

13.17 Archiva el soporte del Boletín de acuerdo al despacho al que pertenece.

13.18 Envía copia del Boletín al Despacho del señor Procurador.

13.19 Apoya, de ser necesario, el proceso en los pasos 13.9 a 13.11.

OFICINISTA

13.20 Apoya, de ser necesario, el proceso en los pasos 13.9 a 13.11

NOTA: Si es un concepto emitido por el Procurador se modifica el paso 13.1 así:

SECRETARIA



13.21 Recibe fotocopia de los conceptos por parte de la Procuraduría Auxiliar.

13.12 Radica la información recibida y entrega al Profesional Universitario encargado del tema.


14. INDICADORES
Número de Boletines de Prensa emitidos trimestralmente.
Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Edición de Noticieros y Programas

Especiales.

Procedimiento: Programación, Selección y Edición de

Noticias.

Código: PS-OP-02

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 febrero 2002
1. OBJETIVO

Tener un archivo cronológico de las intervenciones del Procurador y de la Procuraduría en televisión además de los sucesos que ameriten la actuación de la entidad en el territorio nacional.


2. CLIENTES

Cualquier dependencia de la institución que requiera la información.


3. ALCANCE

La Procuraduría dispone de las notas más importantes de los noticieros de televisión en la Oficina de Prensa.


4. RESPONSABILIDADES

Oficinista, Asesor, Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo y Secretaria,


5. REFERENCIAS

Instructivo de Programación de VHS.

Instructivo de Edición de Televisión.
6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Casetes de VHS.



8. CONDICIONES GENERALES

Seguir paso a paso los instructivos de Programación y Edición.


9. SALIDAS

Archivos en casetes de VHS clasificados por temas.

Listado cronológico en medio electrónico e impreso del resumen de las noticias seleccionadas de los diferentes noticieros y programas.
10. REGISTROS

Casetes de VHS.

Disquetes.
11. BASES DE AUTOCONTROL

Guías del Jefe de la Oficina y criterio del Oficinista en la selección de noticias que le competen a la entidad.


12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

OFICINISTA

13.1 Programa el horario de grabación de los diferentes noticieros y programas especiales (reportajes, intervenciones en el Congreso, programas de opinión). Según el instructivo de programación.

13.2 Revisa los noticieros y programas especiales grabados.

13.3 Convoca, informa y muestra al Jefe de la Oficina las noticias de especial interés transmitidas en los noticieros.

13.4 Evalúa e informa sobre aquellas que puedan ser material para iniciar o complementar investigaciones adelantadas por la Entidad.



    1. Selecciona las noticias de interés para la entidad y las va editando a la vez que las clasifica según el tema:

  1. Procuraduría: Selección de las notas donde aparezca el Procurador, mencionen a la entidad o alguno de sus funcionarios.

  2. Corrupción: Selección de noticias donde aparecen casos de despilfarros, contratación y todas aquellas conductas donde se desvíen los recursos estatales y estén implicados funcionarios públicos.

  3. Masacres: Selección de noticias que registran muertes de ciudadanos sin interesar el grupo que ha cometido el homicidio múltiple. Violación de Derechos Humanos.

  4. Paz: Selección de las notas que tienen que ver con el proceso de paz y negociaciones con los diferentes grupos al margen de la ley.

  5. Reportajes: Selección de entrevistas al Procurador, al Viceprocurador, Delegados o cualquier funcionario de la entidad así como a miembros de los grupos al margen de la ley o al personaje de actualidad nacional.

  6. Notas: Selección de noticias de “La Cacica” Consuelo Araujonoguera o familiares.

13.6 Las noticias clasificadas van archivadas en un casete de VHS según la anterior clasificación.

13.7 Toma nota de la fecha, la ciudad donde se origina la noticia, una reseña de la noticia, el noticiero que la emitió, en que horario, su respectiva clasificación y simultáneamente edita.

13. 8 Digita la información y emite listados para archivo y consulta.

SECRETARIA

13.9 Lleva el respectivo archivo.

JEFE DE PRENSA, ASESOR, PROFESIONALES UNIVERSITARIOS, TECNICO ADMINISTRATIVO Y SECRETARIO

13.10 Apoyan con criterios e información el proceso de selección del material para archivo y advierten sobre los programas especiales proyectados a emitirse que deban ser grabados.
14. INDICADORES
Clasificación del tipo de noticias.
Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Monitoreo radial

Procedimiento: Escuchar e Informar sobre la Actualidad

Nacional.

Código: EI-OP-03

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 febrero 2002
1. OBJETIVO

Mantener al Jefe de la Oficina informado de la actualidad nacional y a través suyo a los señores Procurador y Viceprocurador.


2. CLIENTES

El Procurador, el Viceprocurador, el Jefe de la Oficina de Prensa y cualquiera de los delegados.


3. ALCANCE

La Procuraduría esta constantemente enterada del acontecer nacional y de las noticias que puedan convertirse en material para abrir o complementar investigaciones disciplinarias adelantadas por la Entidad.


4. RESPONSABILIDADES

Jefe de la Oficina, Asesor, Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo y Secretario.


5. REFERENCIAS

Radios y radiograbadoras.


6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Casetes de audio.


8. CONDICIONES GENERALES

Escuchar continuamente la radio, con especial énfasis los espacios noticiosos.



9. SALIDAS

Casetes de audio.

Reportes escritos de denuncias y hechos de última hora.
10. REGISTROS

Listado de archivo de voces.

Casetes de audio.

Disquetes.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Criterio para la selección de noticias.


12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

ASESOR PROFESIONALES UNIVERSITARIOS TECNICO ADMINISTRATIVO Y SECRETARIO

13.1 Escuchan constantemente la radio de acuerdo a las emisoras previamente asignadas por el Jefe de la Oficina.

13.2 Informa inmediatamente sobre cualquier noticia de última hora.

13.3 Consigue de ser necesario el audio completo de las noticias emitidas en las diferentes emisoras.

13.4 Transcribe, cuando así se le solicita el contenido de casetes que contienen reportajes, entrevistas, e intervenciones del Señor Procurador.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.5 Archiva los casetes cronológicamente.

13.6 Lleva un listado de archivo de voces indicando el número de casete, la fecha de emisión de la noticia, el medio donde se publicó, en que lado del casete se encuentra la noticia, el nombre del entrevistado y una breve reseña del tema tratado.
14. INDICADORES

No Aplica.


Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Rueda de Prensa

Procedimiento: Convocatoria a Rueda de Prensa

Código: CR-OP-04

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 febrero 2002
1. OBJETIVO

Ampliar y detallar a los medios de comunicación una información de gran interés que por lo delicado del tema debe ser expuesta por el Procurador o el funcionario que él delegue.



2. CLIENTES

Medios de Comunicación.


3. ALCANCE

El Procurador, el Viceprocurador o el funcionario designado especialmente por el señor Procurador para tal fin.



4. RESPONSABILIDADES

El Jefe de Prensa, Asesor, Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo y Secretaria.


5. REFERENCIAS

Un tema tan sensible que genera una rueda de prensa.


6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Un lugar bien condicionado con sonido, espacio, teléfonos y comodidad.



8. CONDICIONES GENERALES

Se envía un Boletín de Prensa y/o se efectúan llamadas telefónicas para informar que se realizará una Rueda de Prensa.


9. SALIDAS

Según el tema de la Rueda de Prensa se entrega:

Fotocopia del Boletín de Prensa.

Fotocopia del documento base de la Rueda de Prensa, o informes Especiales.


10. REGISTROS

Casetes de audio y vídeo.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Hablar directamente con el periodista que cubre la entidad y confrontar lo que sacaron los medios con lo que se dijo en la Rueda de Prensa.


12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

JEFE


    1. Recibe la orden del señor Procurador de convocar Rueda de

Prensa.

    1. Dispone y adecua el espacio físico donde se desarrollará la Rueda

de Prensa.

ASESOR, PROFESIONALES UNIVERSITARIOS, TECNICO ADMINISTRATIVO Y SECRETARIA

13.2 Efectúan las llamadas para citar a los periodistas a la Rueda de Prensa e informar el tema.

13.3 Luego de confrontar la asistencia de los diferentes medios, en caso de que alguno no haya venido, si se emitió boletín se les envía por fax o vía e mail y/o se les transmite telefónicamente la grabación de la Rueda de Prensa. Se presta el registro de video, de ser necesario a los noticieros de TV.


14. INDICADORES

No aplica.




Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Actualización de la página de Internet

Procedimiento: Publicación Noticias en la pagina de

Internet.

Código: PN-OP-05

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 febrero 2002

1. OBJETIVO

Mantener actualizada la información noticiosa en la página de Internet de la Procuraduría.


2. CLIENTES

Cualquier funcionario de la Entidad y la sociedad en general.



3. ALCANCE

La información está disponible para la Procuraduría

Tener actualizada la página de Internet.
4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Oficina, Asesor y Profesional Universitario.


5. REFERENCIAS

Fotocopias de recortes de periódicos

Boletines de Prensa

Comunicados

Estudios

Balance de Gestión

Fotos

Discursos


6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.


8. CONDICIONES GENERALES

La información se recoge en disquetes o en correos electrónicos, luego en la Oficina de Sistemas se actualiza la Pagina de Internet.


9. SALIDAS

Disquetes

E mail
10. REGISTROS

No aplica.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Tener actualizada la información en la página de Internet.



12. ANEXOS

No aplica.



13. ACTIVIDADES

ASESOR, PROFESIONALES UNIVERSITARIOS Y TECNICO ADMINISTRATIVO

13.1 Al elaborar los boletines externos generan los insumos para trasladar a la página de Internet.

13.2 Un profesional lleva un archivo sistematizado de los boletines de prensa, con esta información diariamente se alimenta la página de Internet teniendo en cuenta la siguiente clasificación:



  1. Boletines: aparecen los boletines clasificados en orden cronológico.

  2. Gestión: aparecen resúmenes de los documentos preparados sobre el tema.

  3. Archivo: los meses anteriores de boletines de prensa se mantendrá disponibles con un link especial de acceso.

  4. Eventos: se publican los eventos más reciente con fotos y discursos del Señor Procurador.

Ç14. INDICADORES

No aplica


Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Manejo de periodistas de medios

Procedimiento: Intercambio de Comunicación con los

Medios

Código: ICM-OP-06

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 febrero 2002
1. OBJETIVO

Mantener contacto permanente con los periodistas de los diferentes medios para el manejo de la información en ambos sentidos.


2. CLIENTES

Periodistas de los distintos medios de comunicación.


3. ALCANCE

La sociedad en general.


4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Prensa, Asesor, Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo, Secretaria, Oficinista.


5. REFERENCIAS

Relaciones personales con los periodistas.


6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.



8. CONDICIONES GENERALES

Atención telefónica y personal en doble vía.


9. SALIDAS

No aplica.


10. REGISTROS

Listado directorio telefónico de medios, en el ámbito local, nacional e internacional.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Generar confianza mutua.


12. ANEXOS

No aplica.



13. ACTIVIDADES

SECRETARIA

13.1 Decepciona y transfiere las llamadas ya sea al Jefe, al Asesor o al Profesional encargado del medio.

13.2 Comunica al Jefe con el periodista requerido.

ASESOR, PROFESIONALES UNIVERSITARIOS, TECNICO ADMINISTRATIVO, SECRETARIO Y OFICINISTA.

13.3 Se comunican con los periodistas de los diferentes medios de comunicación para dar voz de alerta sobre alguna información.

13.4 Atienden las solicitudes de los comunicadores para investigar o confirmar cualquier información.
14. INDICADORES

No aplica.


Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Recolectar información relacionada con la

Entidad y darla a conocer a los servidores

de la Procuraduría General de la Nación

Procedimiento: Elaboración Boletín Interno Diario con

Información Nacional de Medios Escritos

Código: EBI-OP-07

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 febrero 2002
1. OBJETIVO

Difundir al interior de la entidad las noticias que se registran de la Institución y las que puedan interesar para la apertura de investigaciones emitidas por los diferentes medios locales y regionales.


2. CLIENTES

Procurador General, Viceprocurador, Delegados, Asesores, Seguridad, Secretaría General y Secretario Privado.


3. ALCANCE

Procurador General, Viceprocurador, Secretario Privado, Delegados y Asesores.



4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Oficina de Prensa, Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo, Secretaria y Oficinistas.


5. REFERENCIAS

Periódicos locales.

Periódicos regionales.

Revistas.


6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Plantilla única de Boletín Interno.

Hojas con membrete de cada uno de los periódicos.
8. CONDICIONES GENERALES

Instructivo donde se indican las normas a seguir en la elaboración del Boletín Interno.


9. SALIDAS

Boletín Interno.

Archivo de los soportes del Boletín.
10. REGISTROS

Resumen de noticias diarias nacionales.

Archivo de recortes que soportan la información del Boletín.
11. BASES DE AUTOCONTROL

Criterio acertado, de los Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo y secretario en la selección de noticias de interés y en la revisión final.


12. ANEXOS

No aplica.


13 ACTIVIDADES

PROFESIONALES UNIVERSITARIOS, TECNICO ADMINISTRATIVO Y SECRETARIO



    1. Realizan la revisión de los diarios, señalan en la primera página las noticias escogidas para ser archivadas.

    2. Digitan las noticias seleccionadas y revisan el texto final.

    3. Se envía el boletín a través de la red interna a los delegados, asesores de la entidad.

    4. Fotocopia el boletín.

    5. Envían por fax el boletín a las dependencias ubicadas en otros edificios.

    6. Un Profesional Universitario lleva archivo sistematizado mensual de los boletines emitidos.

SECRETARIA

    1. Apoya cuando se requiera, digitando las noticias seleccionadas.

OFICINISTA

13.5 Distribuye el boletín interno al Procurador, Viceprocurador, Secretario Privado y Coronel.

OFICINISTA


    1. Recorta las noticias seleccionadas y la coloca en los formatos correspondientes para cada uno de los medios escritos, indicando página y fecha. Pasa estos recortes a un archivo que constituyen el soporte del boletín interno.

    2. Selecciona noticias de medios regionales y locales donde se menciona la entidad o al Procurador.

SECRETARIA

    1. Archiva boletín y lleva el archivo personal del Procurador.


14. INDICADORES

Número de boletines internos realizados trimestralmente.


Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Generar un canal de Comunicación Interna

Procedimiento: Elaboración Boletín Institucional

PROCURANDO”



Código: EBIP-OP-08

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 febrero 2002
1. OBJETIVO

Dar a conocer las directrices y la gestión institucional del Procurador, a través de sus Delegados Regionales, Provinciales, y demás dependencias, con el fin de cubrir todas las actividades que internamente se desarrollan en la Procuraduría.


2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la entidad.


3. ALCANCE

Procurador General, Viceprocurador, Secretario Privado, Delegados y demás funcionarios de la entidad.


4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Oficina de Prensa, Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo, Secretaria, Oficinista


5. REFERENCIAS

Circulares emitidas por el Procurador General de la Nación, el Secretario General, e información sobre gestión suministrada por las diferentes dependencias de la entidad.


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato diseñado para el Procurando



8. CONDICIONES GENERALES

No aplica.


9. SALIDAS

Boletín Procurando


10. REGISTROS

Soportes de los artículos publicados en Procurando.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Aprobación de los temas a publicar por parte del Procurador.
12. ANEXOS

No aplica


13 ACTIVIDADES

SECRETARIA

13.1 Recibe documentos de las diferentes dependencias, radica y entrega al Jefe.

JEFE


13.2 Selecciona temas de interés para el “Procurando” y lo entrega al Profesional Universitario, revisa el producto final, busca la aprobación del Procurador General de la Nación, ordena publicación.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO



    1. Realiza artículos con la información recibida del Jefe.

    2. Visita las fuentes internas para recopilar más información

institucional.

    1. Elabora Boletín “Procurando” y lo fija en las carteleras de cada piso

del edificio

13.6 Envía por fax el Boletín a las dependencias fuera del edificio central.

SECRETARIA

13.7 Archiva el boletín con los soportes respectivos.


14. INDICADORES

No aplica.


Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Apoyo a Regionales.

Procedimiento: Comunicaciones con las Regionales,

Provinciales, Distritales, etc.

Código: CRPD-OP-09

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 febrero 2002
1. OBJETIVO

Brindar el apoyo necesario a las Procuradurías Regionales, Provinciales, y Distritales, sobre las decisiones que involucran al Ministerio Público para su difusión.


2. CLIENTES

La sociedad a través de los medios de comunicación.


3. ALCANCE

Regionales, Provinciales, Distritales, Asesores, etc.


4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Prensa, Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo, Secretaria, Oficinista.


5. REFERENCIAS

Fallos


Autos

Estadísticas de gestión.

Informes.

Resoluciones


6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.


8. CONDICIONES GENERALES

Apoyar en el manejo de información a las Procuradurías Regionales, Provinciales y Distritales.


9. SALIDAS

Boletín de Prensa.


10. REGISTROS

Boletín de Prensa.

Formato envío de boletín por fax y/o Internet.

Soporte de información.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Cuadros recibidos balance de gestión.
12. ANEXOS

No aplica.


13 ACTIVIDADES

PROFESIONALES UNIVERSITARIOS, TÉCNICO ADMINISTRATIVO Y SECRETARIO

13.1 Contactar a través de vía telefónica cada uno de los Procuradores Regionales, Provinciales y Distritales, para solicitar el envío de fallos, resoluciones y determinaciones en general de las actuaciones que involucran al Ministerio Público. Con base en esta información, de acuerdo con su importancia, se selecciona y se elabora el respectivo Boletín de Prensa.

13.2 Envío y verificación de recibo del Boletín de Prensa a los diferentes medios de comunicación, en el ámbito local y regional.


14. INDICADORES

No aplica.


Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Suministro de material de denuncia

Publicado en medios escritos

Procedimiento: Selección de Información de denuncia en

Periódicos locales, Regionales y Revistas

Código: SI-OP-10

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 Febrero 2002
1. OBJETIVO

Mantener informadas a las diferentes delegadas de las noticias diarias que registran denuncias para posibles investigaciones por parte de la entidad.


2. CLIENTES

Procurador, Viceprocurador, Secretario Privado y Delegados.



3. ALCANCE

Delegados, oficinas, director o designado.


4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Prensa, Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo, Secretaria, Oficinista.


5. REFERENCIAS

Periódicos locales.

Periódicos regionales.

Revistas.

Emisoras.

Noticieros de Televisión.

Internet.
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato control envío a Secretario Privado.


8. CONDICIONES GENERALES

Denuncias, irregularidades, etc.


9. SALIDAS

En original y copia formato control de envío al Secretario Privado.

Fotocopia de la denuncia.

Reporte escrito sobre la denuncia si es emitida por radio o televisión.


10. REGISTROS

Copia formato control de envío al Secretario Privado.

Original de la denuncia.
11. BASES DE AUTOCONTROL

Criterio acertado de los Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo y Secretario, para su selección.


12. ANEXOS

No aplica


13 ACTIVIDADES

PROFESIONALES UNIVERSITARIOS, TÉCNICO ADMINISTRATIVO Y SECRETARIO



    1. Señalan en la primera página del diario las denuncias encontradas.

    2. El Profesional encargado selecciona la noticia de denuncia, fotocopia y entrega al jefe que revisa y complementa, luego relaciona en el formato en original y copia. Archiva copia de control de envío al Secretario Privado

OFICINISTA

13.3 Entrega a Secretario Privado.


14. INDICADORES

Número de denuncias enviadas trimestralmente.


Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Atención de Usuario

Procedimiento: Atención de Usuarios Internos y/o Externos

Código: AU-OP-11

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 Febrero 2002
1. OBJETIVO

Dar respuesta ágil y oportuna a los requerimientos hechos por funcionarios y por el público externo.


2. CLIENTES

Funcionarios Entidad.

Comunidad en general.
3. ALCANCE

Sociedad.


4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Prensa, Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo, Secretaria y Oficinistas.


5. REFERENCIAS

Manual de Procedimiento.

Manual de funciones.

Estructura y Organización entidad.

Decreto 262/2000

Fallos y conceptos.

Ley 734/2002
6. DEFINICIONES

Clases de sanciones disciplinarias por parte de la entidad.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato solicitud de información a Oficina de Prensa.



8. CONDICIONES GENERALES

Proyección Institucional.


9. SALIDAS

Atención.


10. REGISTROS

No aplica.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Atención.


12. ANEXOS

No aplica


13 ACTIVIDADES

JEFE, PROFESIONALES UNIVERSITARIOS, TÉCNICO ADMINISTRATIVO, SECRETARIA, OFICINISTAS.



    1. Escuchar la solicitud de los usuarios.

    2. Resolver sus inquietudes o requerimientos.

    3. Llenar el formato solicitud de información.


14. INDICADORES

No aplica.


Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso Apoyo a Eventos Especiales

Procedimiento Prestar Colaboración necesaria para la

Realización de eventos Especiales a nivel

Institucional.

Código: PC-OP-12

Reviso: Jefe de Oficina

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 12 Febrero 2002
1. OBJETIVO

Colaborar, coordinar, eventos institucionales que requiera el soporte de la Oficina de Prensa.


2. CLIENTES

Procurador General de la Nación, Viceprocurador, Secretario Privado, y demás dependencias de la entidad.


3. ALCANCE

Procurador General de la Nación, Viceprocurador, Secretario Privado, y demás dependencias de la entidad a nivel local y nacional.


4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Oficina de Prensa, Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo, Secretaria, Oficinista


5. REFERENCIAS

De acuerdo al requerimiento hecho a la oficina.



6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.


8. CONDICIONES GENERALES

No aplica.


9. SALIDAS

No aplica.


10. REGISTROS

La comunicación de la dependencia que solicita el apoyo o colaboración.

11. BASES DE AUTOCONTROL

No aplica.
12. ANEXOS

No aplica


13 ACTIVIDADES

SECRETARIA



    1. Recibe oficio con requerimiento, radica lo entrega al Jefe.

JEFE

13.2 Determina e instruye sobre la atención al requerimiento.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO, O TÉCNICO ADMINISTRATIVO, O SECRETARIA, U OFICINISTA


    1. Según las instrucciones del Jefe de la Oficina, la persona designada prestara su colaboración.


14. INDICADORES

No aplica.




  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIVISIÓN DE SEGURIDAD


Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Elaboración de Estudios de Seguridad

Procedimiento: Evaluación y/o Revaluación Técnica del

Nivel de Riesgos.

Código: DS- 01

Reviso: Jefe de División

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 13 de Enero del 2003
7 FORMATOS A UTILIZAR

Formado para evaluaciones técnicas de nivel de riesgo





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