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5. REFERENCIAS

Ley 432 de 1998

Decreto 1453 de 1998

Resolución 020 de 1994

Resoluciones 017 y 018 de 1986

Decreto 1848/69

Decreto 1726/73

6. DEFINICIONES

N.A.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de solicitud

Modelo de liquidación

Modelo de formulario de Fondo Nacional de Ahorro

Libros radicadores

Libro de control



8. CONDICIONES GENERALES

Las cesantías de los servidores fallecidos, afiliados al Fondo Nacional de Ahorro, se reconocen a los beneficiarios, según ley, que acrediten tal condición.



9. SALIDAS

Resolución emitida por el Secretario General, que reconoce a los solicitantes como beneficiarios de las cesantías del fallecido.



10. REGISTROS

Datos de ley

Datos de liquidación

Información del afiliado

Fecha de solicitud

Datos de trámite



11. BASES DE AUTOCONTROL

Verifica que los solicitantes cumplan los requisitos exigidos por ley para ser beneficiarios.

Correcta liquidación del monto de las cesantías.

Correcta elaboración de la Resolución de reconocimiento de cesantías

a los beneficiarios del servidor fallecido.

Diligenciamiento correcto del formulario del Fondo Nacional de Ahorro.



12. ANEXOS

Formulario de cesantias Fondo Nacional de Ahorro.

Registro civil DE matrimonio

Registro de nacimiento de los hijos con fotocopias del documento de identidad

Dos declaraciones extrajuicio

Registro de defunción

Fotocopia de cédulas

Avisos emplazatorios



13. ACTIVIDADES

SOLICITANTES (Beneficiarios del causante)

13.1 Efectúan solicitud escrita, anexando documentos exigidos por la ley; conforme se encuentran relacionados en el numeral 12 Si los beneficiarios son los padres, compañera permanente, hermanos o hijos, además deberán anexar: Registro civil de matrimonio de los padres, nacimiento de hermanos y dos declaraciones extrajuicio que acrediten el carácter de beneficiarios y fotocopia de las cédulas.

GRUPO DE CESANTIAS

AUXILIAR SERVIVIOS GENERALES GRADO 03

Se repiten las acciones enunciadas en los numerales 13.2 a 13.7

GRUPO DE CESANTIAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15 (Abogado)

13.2 Proyecta resolución y la pasa a la coordinadora.

13.3 Coordinadora da Vo. Bo. pasa

Auxiliar Servicios Generales Grado 3.

13.4 Radica en libro y pasa Secretaria General

13.5 Se repiten las actividades de los numerales 13.13 a13.17

GRUPO DE CESANTÍAS

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 11

13.6 Diligencia formulario Fondo Nacional de Ahorro para afiliados fallecidos y lo envía para la firma del Tesorero.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.7 Notifica la Resolución a los beneficiario (s) del servidor fallecido y entrega el original del formulario con los documentos allegados para su trámite ante el Fondo; cuando estén radicados fuera de Bogotá, D. C., la notificación se efectuará a través del Coordinador Administrativo de la respectiva Regional.

GRUPO DE CESANTIAS

Auxiliar Administrativa Grado11

Proyecta oficio remisorio documentos antes enunciados, para enviar a Coordinador a fin de que efectué diligencia de notificación

AUXILIAR SERVICIOS GENERALES GRADO 03

13.8 Radica en el libro de control y lo entrega en la División de Gestión Humana, junto con la Resolución y el oficio remisorio.

DIVISION GESTION HUMANA

JEFE DIVISION GESTION HUMANA

13.9 Firma el formulario y el oficio remisorio al FNA

13.10 Auxiliar Servicios Generales Grado 3 recibe documentos anteriores

GRUPO DE CESANTIAS

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 11

13.11 Proyecta oficio para la firma del Coordinador del Grupo de Cesantías y lo envía al Coordinador Administrativo, junto con la Resolución y demás documentos.

SOLICITANTE

13.12 Si no está de acuerdo con la liquidación, interpone Recurso de Reposición contra el acto administrativo.

GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.14 Se repiten numerales 13.18 a 13.21

INDICADORES

Solicitudes:

Cesantías reconocidas
__________________ x 100
Número de solicitudes

Total de días


_________________ x 100

Número de solicitudes


Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reconocimiento de cesantías definitivas

Procedimiento: Reconocimiento de Cesantías Definitivas

Fondo Nacional de Ahorro.

Código: RC-DGCAP-03

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001

1. OBJETIVO

Reconocer y ordenar el pago de las cesantías causadas por el ex

servidor afiliado al Fondo Nacional de Ahorro, durante su vinculación

con la entidad.



2. CLIENTES

Los ex servidores de la entidad, afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.



3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la División de Gestión Humana y Coordinadores Administrativos y al Fondo Nacional de Ahorro.



4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento Auxiliar de Servicios Generales Grado 03, el profesional Universitario Grado 17 (contador), el Sustanciador Grado 09 y el Coordinador del Grupo de Cesantías; el Jefe de la División de Gestión Humana.



5. REFERENCIAS

Ley 432 de 1998

Decreto 1453 de 1998

Resolución 020 de 1994

Resoluciones 017 y 018 de 1986

Decreto 3118/1968



6. DEFINICIONES

N.A.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de solicitud

Modelo de liquidación

Formulario del Fondo Nacional de Ahorro

Libros radicadores

Libro de Control



8. CONDICIONES GENERALES

Se reconocen de manera definitiva las cesantías de los ex servidores de la entidad que hubieren estado afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.



9. SALIDAS

Estado de cuenta de cesantías (ultimo periodo)

Formulario del Fondo Nacional de Ahorro, debidamente autorizado.

.Autorización suscrita por el jefe de la División



10. REGISTROS

Datos de ley

Fecha de solicitud

Fecha de trámites



11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificar que los solicitantes cumplan los requisitos exigidos por ley.

Correcta liquidación del monto de las cesantías.

Diligenciamiento correcto del formulario del Fondo Nacional de Ahorro.

Correcta aplicación de certificado mensual expedido al Fondo Nacional de Ahorro.

12. ANEXOS

Formato solicitud

Formato Fondo Nacional de Ahorro

13. ACTIVIDADES

EX SERVIDOR

13.1 Efectúa solicitud escrita, anexando documentos exigidos por la ley y la radica en la División de Registro y Control y Correspondencia, junto con el formulario debidamente diligenciado del Fondo Nacional de Ahorro.

GRUPO DE CESANTIAS

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES GRADO 03

13.2 Radica en los libros de control numérico y alfabético de cesantías definitivas, ubica antecedentes, en caso de existir reconocimientos anteriores; de lo contrario, abre carpeta y legaja los documentos para iniciar su trámite.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09 (Contadores)

13.3 Verifican novedades como: fecha de ingreso, de retiro, de dejación de cargo, contra liquidación del Grupo de Nómina "SIAF".



    1. Sustanciador G9 y Profesional G17 realizan liquidación y revisión y pasana

    2. Auxiliar Administrativa G11 elabora estado de cuenta, pasa

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.5 Revisa autorización para el Fondo Nacional de Ahorro y el formulario.

13.6 Envía Estado de Cuenta, con el formulario del Fondo Nacional de Ahorro al Jefe de la División de Gestión Humana.

JEFE DIVISION DE GESTION HUMANA

13.7 Firma formulario, Estado de Cuenta, autorización y devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

AUXILIAR SERVICIOS GENERALES GRADO 03

13.8 Radica en el libro de control.

GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADORA

13.9 Notifica Estado de Cuenta de Cesantías, y a los de fuera, se envía al Coordinador Administrativo de la respectiva regional.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

13.10 Notifica Estado de Cuenta y la devuelve al Grupo de Cesantías.

SOLICITANTE.

13.11 Si no está de acuerdo con la liquidación, interpone recurso de reposición contra el acto administrativo.

GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.12 Analiza los motivos de inconformidad expresados por el recurrente, proyecta acto administrativo confirmando, aclarando o modificando para firma del Secretario General.

SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE LOS NUMERALES 13.18 a 13.21.

14. INDICADORES

Solicitudes:

Solicitudes tramitadas
____________________ x 100

Solicitudes recibidas

Total de días
_____________________ x 100

Número de solicitudes


Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reconocimiento de cesantías definitivas

Procedimiento: Reconocimiento y Pago de Cesantías

Definitivas.

Código: RC-DGCAP-04

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001

1. OBJETIVO

Efectuar el reconocimiento y ordenar el pago de las cesantías definitivas a ex servidores o beneficiarios de éstos que les administraban sus cesantías los Fondos Privados.



2. CLIENTES

Los ex servidores y beneficiarios de la entidad afiliados a los Fondos Privados.



3. ALCANCE

El procedimiento involucra a las Divisiones de Gestión Humana, Administrativa, Financiera, Secretaría General y Coordinadores Administrativos.



4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de Cesantías de la División de Gestión Humana; la División Administrativa, el Técnico Administrativo y el Jefe de la División Financiera, los Coordinadores Administrativos, el Oficinista de la Secretaría General y el Secretario General.



5. REFERENCIAS

Ley 50 de 1990

Decreto 1045 de 1978

Decreto 1848 de 1969

Decreto 3118 de 1968

6. DEFINICIONES

N.A.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de solicitud

Modelo de liquidación

Formulario de solicitud de retiro de cesantías.

Formulario información beneficiario cuenta.

Libros radicadores

Libro de control.

8. CONDICIONES GENERALES

Las cesantías definitivas, se reconocen a los ex servidores de la entidad o a sus beneficiarios afiliados a los fondos privados.



9. SALIDAS

Resolución emitida por el Secretario General que reconoce y ordena el pago de las cesantías definitiva. Orden de Pago.



10. REGISTROS

Información de la solicitud

Información de la liquidación

Datos afiliado Fondo Privado



11. BASES DE AUTOCONTROL

Verifica que los documentos aportados por el solicitante cumplan con los requisitos exigidos en la normatividad aplicable para el caso.

Correcta liquidación de las Cesantías definitivas.

Correcta elaboración de la Resolución que reconoce y ordena el pago de Cesantías definitiva y de la Orden de pago.



12. ANEXOS

Autorización retiro definitivo

Formato Fondo Privado

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE (ex servidor o beneficiario del causante)

13.1 Se repite el procedimiento de actividades del 13.1 al 13.26 del Procedimiento No. 1

SUSTANCIADOR 11



14. INDICADORES

Solicitudes:

Solicitudes tramitadas
_________________ x 100

Solicitudes recibidas

 

Total de días


___________________ x 100

Número de solicitudes



Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Retiro parcial de Cesantías

Procedimiento: Retiro parcial de Cesantías de Fondo

Nacional de Ahorro.

Código: RCF-DGCAP-05

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001

1. OBJETIVO

Satisfacer los requerimientos del servidor afiliado, mediante la autorización del formulario del Fondo Nacional de Ahorro que le permite obtener el pago ante dicha entidad.



2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad, afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.



3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la División Gestión Humana y al Fondo Nacional de Ahorro.



4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento el Oficinista y el Coordinador del Grupo de Cesantías y el Jefe de la División Gestión Humana.



5. REFERENCIAS

Ley 432 de 1998

Decreto 3118 de 1968

Decreto 1453 de 1998

Resolución 020 de 1994

Resolución 106 de 1995



6. DEFINICIONES

N.A.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Formulario del Fondo Nacional de Ahorro



8. CONDICIONES GENERALES

El retiro parcial de cesantías de los servidores de la entidad afiliados al Fondo Nacional de Ahorro se autoriza para adquisición de vivienda, liberación de gravamen hipotecario, remodelación de la casa de habitación o compra de lote para vivienda.



9. SALIDAS

Formulario del Fondo Nacional de Ahorro debidamente suscrito por el jefe de División de Gestión Humana



10. REGISTROS

Libros radicadores.



11. BASES DE AUTOCONTROL

Confirmación de la afiliación del servidor al Fondo Nacional de Ahorro.



12. ANEXOS

N. A.


13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE



    1. Retira del Fondo Nacional de Ahorro el formulario

correspondiente, lo diligencia y entrega en el Grupo de Cesantías.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.2 Revisa y confirma su afiliación al Fondo Nacional de Ahorro.

13.3 Da Vo. Bo. y lo remite a la División de Gestión Humana.

JEFE DIVISION DE GESTION HUMANA

13.4 Aprueba y firma el formulario.

GRUPO DE CESANTIAS

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES GRADO 03

13.5 Registra en el libro de control y hace entrega del formulario al solicitante.

14. INDICADORES

• Tiempo:

Total de días
____________________ x 100

. Número de solicitudes


Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Retiro parcial de Cesantías

Procedimiento: Autorización Retiro parcial de Cesantías de

Fondos Privados.

Código: RC-DGCAP-05

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001

1. OBJETIVO

Satisfacer los requerimientos del servidor afiliado a los Fondos Privados, mediante la autorización suscrita por el Jefe de la División de Gestión Humana, que le permite obtener el desembolso por parte de los Fondos Privados, previo el cumplimientos de los requisitos exigidos para el fin requerido por el peticionario.



2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad, afiliados a los Fondos Privados.



3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la División Gestión Humana.



4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento Auxiliar de Servicios Generales Grado 03, el Profesional Universitario Grado 15 y la Coordinador del Grupo de Cesantías y el Jefe de la División Gestión Humana.



5. REFERENCIAS

Ley 50 de 1990.

Decreto-ley 0663 de 1993

Decreto 2795 de 1991

Decreto3118 de 19968

Resolución 018 de 1986

6. DEFINICIONES

N.A.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Formulario de los Fondos Privados.



8. CONDICIONES GENERALES

El retiro parcial de cesantías de los servidores de la entidad afiliados a los Fondos Privados, se autoriza para adquisición de vivienda, liberación de gravamen hipotecario, remodelación de la casa de habitación o compra de lote para vivienda y estudio.



9. SALIDAS

Autorización escrita y Formulario del Fondo Privado.



10. REGISTROS

Copia de la autorización.

Libros radicadores.

Documentos de ley



11. BASES DE AUTOCONTROL

Confirmación de la afiliación del servidor al Fondo Privado.



12. ANEXOS

N. A.


13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE

13.1 Retira de los Fondos Privados el formulario correspondiente, lo diligencia y entrega en el Grupo de Cesantías, junto con la solicitud de autorización y los documentos según la finalidad requerida por el peticionario.

GRUPO DE CESANTIAS

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES GRADO 03

13.2 Busca antecedentes del servidor público, pasa para análisis jurídico de los documentos.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15

13.3 Analiza documentación, verifica que cumplan con los requisitos por ley.

13.4 Proyecta oficio para solicitar al peticionario los documentos no aportados.

13.5 Proyecta la autorización de retiro de cesantías.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.6 Revisa y firma oficio de solicitud de documentos.

13.7 Revisa y confirma su afiliación al Fondo Privado.

13.8 Revisa y coloca Vo. Bo. para firmas de Jefe de la División de Gestión Humana sobre autorización para retiro de cesantías.

JEFE DE LA DIVISION DE GESTION HUMANA

13.9 Aprueba y firma la autorización de retiro parcial de cesantías para afiliados a fondos Privados.

GRUPO DE CESANTIAS

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES GRADO 03

13.10 Registra en el libro de control fecha y número del oficio, valor y finalidad de la autorización.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.11 Notifica al solicitante en el nivel central, entrega autorización y formulario para tramitar ante el Fondo Privado. Al servidor de fuera de Bogotá, D. C., envía oficio remisorio con formulario del Fondo al Coordinador Administrativo.

14. INDICADORES

Tiempo:


Total de días
_________________ x 100

Número de solicitudes


Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reporte de Cesantías

Procedimiento: Reporte mensual de Cesantías al Fondo

Nacional.

Código: RC-DGCAP-06

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001

1. OBJETIVO

Lograr la aplicación del reporte mensual de los factores salariales de cesantías de los servidores de la entidad afiliados al Fondo Nacional del Ahorro.



2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación y del Ministerio Público que estén afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.



3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la División de Gestión Humana, al

Fondo Nacional de Ahorro, a la Tesorería.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de

Cesantías, el Jefe de la División de Gestión Humana y el Tesorero.

5. REFERENCIAS

Ley 432 de 1998.

Decreto 1453 de 1998.

6. DEFINICIONES

N. A.


7. FORMATOS A UTILIZAR

N.A.


8. CONDICIONES GENERALES

El reporte mensual de cesantías, consiste en liquidar la doceava del mes correspondiente e informar al Fondo sobre el monto de la misma, Y correspondiente a los servidores activos afiliados y a los desvinculados en la respectiva mensualidad.



9. SALIDAS

Certificación.

Reporte en medio magnético.

Relación de servidores desvinculados

10. REGISTROS

Certificación.

Reporte en medio magnético.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Revisión y confrontación de la liquidación de cesantías de cada uno de los afiliados al Fondo Nacional de Ahorro, expedida por el SIAF (Sistema de Información Administrativa y Financiera), con las novedades que registren los funcionarios en el transcurso del mes anterior .



12. ANEXOS

N. A.


13. ACTIVIDADES

GRUPO DE CESANTIAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09

13.1 Revisan y confrontan la liquidación de cesantías que expide el SIAF "Sistema de Información Administrativa y Financiera", con las novedades tales como: fecha de ingreso, encargos, retiro del servidor, dejación del cargo y demás.

13.2 Liquidan la doceava de los factores salariales del mes correspondiente.

13.3 Revisan la liquidación.

13.4 Informan al Grupo de Nómina el valor correspondiente a la doceava de las cesantías del respectivo mes, para la elaboración de la Orden del pago.

13.5 Proyectan la certificación indicando el monto de la doceava, de los factores salariales de cesantías para la firma del Tesorero y del Jefe de la División de Gestión Humana.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.6 Aprueba, coloca el Vo. Bo. y envía al Jefe de la División de Gestión Humana y al Tesorero para la firma.

JEFE DE LA DIVISION DE GESTION HUMANA Y TESORERO

13.7 Firman la certificación que indica el monto del reporte.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09

13.8 Entregan personalmente en el Fondo Nacional de Ahorro la certificación junto con el medio magnético.



14. INDICADORES

Tiempo:


Total de días
________________ x 100

Número de solicitudes


Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reporte de Cesantías

Procedimiento: Reporte Anual Consolidado de Cesantías

Fondo Nacional de Ahorro

Código: RC-DGCAP-06

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001

1. OBJETIVO

Lograr la aplicación del reporte anual consolidado de las cesantías en los medios magnéticos del Fondo Nacional de Ahorro.



2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación y del Ministerio Público que estén afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.



3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la División de Gestión Humana, al Fondo Nacional de Ahorro, a la División Financiera y al Despacho del Procurador General.



4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos los servidores del Grupo de Cesantías, el Jefe de la División de Gestión Humana, la División Financiera y el Procurador General de la Nación.




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