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13. ACTIVIDADES

Si la solicitud se efectúa personalmente:

El usuario debe oprimir en el aparato dispensador de turnos (Digiturno) la opción “antecedentes disciplinarios”, tomar una ficha y esperar ser atendido.

El oficinista que se encuentra en la ventanilla presiona la tecla “ocupada” y el aparato automáticamente marca el número que continúa de turno; recibe del usuario la ficha, la consignación y el documento de identidad o fotocopia del mismo.

El oficinista verifica que la consignación se haya hecho por la suma fijada anualmente y que tenga el sello del banco. Digita el código del documento (1.Cédula de ciudadanía, 2.Tarjeta de identidad, 3.Cédula de extranjería, 4.Registro civil), digita el número de la identificación y verifica que sea el mismo de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si se presentan inconsistencias en el nombre del usuario, la secretaria de la División efectúa la corrección del nombre y archiva el antecedente . Digita el código que identifica la clase de certificado de antecedentes disciplinarios (Ver cuadro 1) e imprime el certificado corregido..

Imprime el certificado de antecedentes disciplinarios y estampa el facsímil y el sello seco.

Entrega el certificado de antecedentes disciplinarios al usuario con el documento de identidad que haya presentado.

Al finalizar el día, el oficinista numera las consignaciones y les estampa su sello personal con las iniciales de su nombre; imprime el listado y concilia el numero de consignaciones recibidas con el número de certificados elaborados. Entrega a la secretaría de la División para que las envíe al Instituto de Estudios del Ministerio Público.

Si la solicitud se efectúa por correo:

La secretaria de la División recibe las planillas que relacionan las solicitudes de antecedentes disciplinarios llegadas por correo.

El Jefe de la División revisa las solicitudes para separar aquellas que requieren respuesta individual.

Asigna a la secretaria de la División las solicitudes para que elabore los certificados de correo.

La secretaria clasifica las solicitudes acompañadas de consignación para elaborar los certificados con códigos tres (3) o nueve (9); en el caso contrario, se elaboran con código uno (1) para “investigación”.

La secretaria verifica que la consignación se haya hecho por la suma fijada anualmente y que tenga el sello del banco . Si no trae adjunta la consignación se elabora para “investigación”; digita el código del documento de identidad (1.Tarjeta identidad, 2.cédula de ciudadanía), el número de identificación, verifica que sea el mismo de la Registraduría Nacional del Estado civil y digita el código que identifica la clase de certificado de antecedentes disciplinario (Ver cuadro 1).

Imprime el certificado de antecedentes disciplinarios, estampa el facsímil y el sello seco.

Empaca los certificados anotando en los sobres la dirección y ciudad de destino y los pasa a la oficina de Correspondencia para su envió.

Al finalizar el día la secretaria numera las consignaciones, estampa el sello personal con las iniciales de su nombre, imprime el listado que indica los antecedentes con afectación económica y los que se han expedido para “investigación”.

Concilia el número de consignaciones recibidas con el número de certificados elaborados con valor, es decir para “posesión”.

La secretaria elabora en original y copia el oficio dirigido al Director del Instituto de Estudios del Ministerio Público, adjunta relación de certificados de antecedentes disciplinarios expedidos diariamente y la hace firmar del Jefe de la División. Una vez recibida la relación por el Instituto de Estudios archiva la copia.

14. INDICADORES

Los indicadores son una unidad de medida de las variables por medio de las cuales se puede conocer el cambio o el comportamiento de determinada variable. En la División Centro de Atención al Público se determinan los siguientes indicadores:

Número de ciudadanos que diariamente podrían solicitar su certificado de antecedentes disciplinarios.
Promedio de personas atendidas diariamente.

No. de antecedentes expedidos por mes

-----------------------------------------------------------------

Total días hábiles del mes

Promedio de personas atendidas por funcionario.

No. antecedentes expedidos diariamente

No. funcionarios
Utilización del certificado de antecedentes disciplinarios (destinatario).

Tiempo promedio de la expedición de un certificado de antecedentes.


Dependencia: División Centro de Atención al Público

Proceso: Atención de Usuarios

Procedimiento: Información en la Rotonda

Código: IR-DCAP-02

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Informar al ciudadano acerca del trámite de las peticiones, consultas o quejas elevadas ante la Procuraduría General de la Nación que con anterioridad fueron radicadas en la ventanilla de Correspondencia. Igualmente, orientar al público para consultar al abogado de reclamos ciudadanos, otras dependencias de la Procuraduría u otras entidades del Estado.


2. CLIENTE

Toda persona mayor o menor de edad, nacional o extranjera que haya radicado un escrito en la Procuraduría General de la Nación, sin importar cuál sea el tipo de solicitud (revisión de proceso, consulta, intervención de la procuraduría o queja).



3. ALCANCE

Toda persona mayor o menor de edad, nacional o extranjera que acuda a la Procuraduría General de la Nación.


4. RESPONSABLES

Oficinista Grado 6

División Registro y Control y Correspondencia
5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia 1991

Ley 734 de 2002 – Código Unico Disciplinario

Decreto 262 de 2000 – Estructura de la Procuraduría-

Demás normas concordantes
6. DEFINICIONES

N. A.
7. FORMATOS UTILIZADOS

Se suministran al respaldo de la queja los siguientes datos:

Nombre de la oficina a donde se envió el escrito

Ubicación de la oficina

Número del oficio remisorio o planilla

Fecha del oficio

Número de expediente si le fue asignado


8. CONDICIONES GENERALES

Cualquier solicitud, sea o no competencia de la Procuraduría, siempre y cuando se presente en términos respetuosos.



9. SALIDAS

Formato con los siguientes datos:

Nombre de la oficina a donde se envió el escrito

Ubicación de la oficina

Número del oficio remisorio

Fecha del oficio

Si es expediente se indicará el número que le fue asignado
10. REGISTROS

N. A.
11. BASES DE AUTOCONTROL

Identificación del quejoso

Identificación del implicado

Fecha de radicación de la queja

Número de radicación

Si es original o copia
12. ANEXOS

N. A.
13. ACTIVIDADES

Se presenta el usuario en la rotonda de información, en donde un oficinista solicita copia de la queja radicada en la Procuraduría General de la Nación. Ingresa al sistema SIAF y busca el número de radicación para establecer el lugar a donde fue enviado el documento. Si la oficina de Correspondencia lo envió directamente, por ejemplo, una consulta remitida a la División Jurídica, proporciona al usuario los siguientes datos: número de planilla, fecha de la planilla, oficina destinataria y piso donde está ubicada. Si la oficina de Correspondencia lo envió a la División de Registro y Control, la funcionaria debe buscar en el sistema GEDIS por número de radicado o nombre del quejoso y allí encontrará el número de oficio o expediente con el cual se envió.

Informar al usuario el trámite de su queja proporcionándole los datos antes mencionados.


14. INDICADORES

Los indicadores son una unidad de medida de las variables, por medio de los cuales se puede conocer el cambio o el comportamiento de una de ellas. En la División de Atención al Público se determinan los siguientes indicadores:

Numero de ciudadanos que solicitan el servicio diariamente.

Numero de personas atendidas mensualmente.

Promedio de quejas recibidas por día hábil.
No. usuario atendido por mes

-----------------------------------------------------------

No. días hábiles del mes
Tiempo promedio empleado para atender a un usuario.
No. horas laborales diarios

--------------------------------------------------------

No. usuarios atendidos diariamente
Número de quejas radicadas diariamente en Correspondencia.
Dependencia: División Centro de Atención al Público

Proceso: Reclamos Ciudadanos

Procedimiento: Recepción de Quejas Verbales

Código: RQV-DCAP-03

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Recibir quejas, reclamos o peticiones verbales, relacionados con irregularidades cometidas por servidores públicos en el ejercicio de sus funciones, presentados ante la Procuraduría personalmente o por vía telefónica.


2. CLIENTE

Toda persona mayor o menor de edad, nacional o extranjera que sienta vulnerados sus derechos, debe ser atendida sin importar su clase social, raza, credo, ideologías o nivel de educación, entre otros.




3. ALCANCE

Toda persona mayor o menor de edad, nacional o extranjera que acuda a la Procuraduría General de la Nación.


4. RESPONSABLES

Jefe de División, Abogado y oficinista de “La rotonda de información”


5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia 1991

Ley 734 de 2002 – Código Único Disciplinario

Decreto 262 de 2000 – Estructura de la Procuraduría-

Código de Procedimiento Penal

Código de Procedimiento Civil

Demás normas concordantes
6. DEFINICIONES

N. A.
7. FORMATOS UTILIZADOS

Formato pre-impreso para recepción de queja verbal

Formato pre-impreso para recepción de queja telefónica


8. CONDICIONES GENERALES

La queja debe ser contra funcionario público

Solicitud de intervención ante cualquier ente público
9. SALIDAS

Queja debidamente firmada por el usuario y el funcionario que atendió la diligencia y radicación en la ventanilla de Correspondencia. Si se recibe telefónicamente, firma del funcionario que atendió la diligencia y radicación en la oficina de Correspondencia.


10. REGISTROS

Formato pre-impreso para recepción de queja verbal

Formato pre-impreso para recepción de queja telefónica

Libro de registro de usuarios atendidos diariamente


11. BASE DE AUTOCONTROL

Identificación del quejoso

Identificación del implicado

Identificación de datos personales (Lugar de residencia, No. de teléfono)

Descripción de tiempo, modo y lugar de los hechos
12. ANEXOS

Cualquier documento que el usuario considere importante para el proceso de investigación.


13. ACTIVIDADES

Se presenta el usuario a la “rotonda de información”, en donde un oficinista orienta al ciudadano.

El usuario toma turno del dispensador o “Digiturno”.

Se identifican el abogado que recibe la queja y el usuario que acude.

Se escucha al quejoso y si el funcionario determina que el asunto es competencia de la Procuraduría, toma juramento de ley y procede a transcribir la versión, efectuando las preguntas que considere pertinentes y que en el futuro contribuyan a la investigación. Si no es competencia de la Procuraduría sino conflicto entre particulares, orienta al usuario para que acuda al lugar o entidad en donde lo pueden atender.

El usuario lee la queja y si está de acuerdo firma. Luego lo hace el funcionario.

Se radica la queja en la ventanilla de Correspondencia para su trámite.
14. INDICADORES

Los indicadores son una unidad de medida de las variables, por medio de los cuales se puede conocer el cambio o el comportamiento de ellas. En la División de Atención al Público se determinan los siguientes indicadores:


Número de ciudadanos que solicitan el servicio diariamente.

Número de quejas recibidas mensualmente.

Promedio de personas atendidas diariamente.
No. de quejas recibidas por mes

-------------------------------------------------------

No. días hábiles al mes
Tiempo promedio utilizados en atender a un usuario.
No. horas laborales diarias

-------------------------------------------------------

No. usuarios atendidos diariamente
Porcentaje de quejas recibidas que le competen a la Procuraduría.
No. quejas recibidas diariamente

---------------------------------------------------------

No. usuarios atendidos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL GRUPO DE CESANTIAS
Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reconocimiento y pago de cesantías

Procedimiento: Reconocimiento y Pago de Cesantías.

Código: RP-DGCAP-01

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001

1. OBJETIVO

Efectuar el reconocimiento y ordenar el pago de las cesantías de

aquellos servidores de la entidad, pertenecientes al Régimen

Retroactivo, destinadas a la adquisición de vivienda, liberación de

gravamen, dotación de vivienda, educación o reconocimiento

definitivo; de manera ordenada, ágil y confiable.



2. CLIENTES

Los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación y del

Ministerio Público pertenecientes al Régimen Retroactivo, ex

servidores o beneficiarios.



3. ALCANCE

El procedimiento involucra a las Divisiones de Gestión Humana,

Administrativa, Financiera, Secretaría General y Coordinadores

Administrativos.



4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de

Cesantías; el Jefe y la Secretaria de la División de Gestión Humana; la

División Administrativa, el Técnico Administrativo y el asesor de

ejecución presupuestal, el Jefe de la División Financiera, los

Coordinadores Administrativos, el Oficinista de la Secretaría General y el Secretario General.



5. REFERENCIAS

Decreto 1848 de 1969

Decreto 546 de 1971

Decreto 1726 de 1973

Decreto 1045 de 1978

Ley 33 de 1985

Ley 62 de 1985

Resoluciones 17 y 18 de 1986.



6. DEFINICIONES

N. A.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de solicitud

Modelo liquidación

Formulario información beneficiario cuenta.

Autorización contratante (servidor)

Libros radicadores

Libro de control.

8. CONDICIONES GENERALES

Las cesantías retroactivas se reconocen a los servidores de la Entidad y

del Ministerio Público que hayan ingresado hasta el 29 de 1985

inclusive, y ex servidores bajo las mismas condiciones.



9. SALIDAS

Resolución emitida por el Secretario General que reconoce y ordena el

pago de las cesantías retroactivas parciales y/o definitivas. Orden de pago

10. REGISTROS

Datos de ley

Datos de liquidación

Fecha de solicitud

Trámite y registro presupuestal

11. BASES DE AUTOCONTROL

Verifica que los documentos aportados por el solicitante cumplan con

los requisitos exigidos en la normatividad aplicable para el caso.

Correcta liquidación de las Cesantías Retroactivas Parciales y/ o definitivas.

Correcta elaboración de la Resolución que reconoce y ordena el pago

de Cesantías Retroactivas Parciales y/o definitivas y la de Orden de

pago.

12. ANEXOS

Contratos de compraventa.

Hipoteca

Certificado de estudio

Certificado de deuda de impuestos

Cuando se trate de un servidor fallecido

Registro Civil de Nacimiento de los beneficiarios

Fotocopia del documento de identidad de los beneficiarios

Registro Civil de matrimonio

Registro Civil de Defunción

Dos declaraciones extrajuicio

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE (Servidor Público, ex servidor o Beneficiario del causante)

13.1 Diligencia el formato o la solicitud y la radica en la División de Registro y Control y Correspondencia de la entidad, para el reconocimiento y pago de cesantías retroactivas destinadas a la adquisición de vivienda, liberación de gravamen, dotación de vivienda, educación y pago de impuestos o

reconocimiento definitivo. El servidor público, ex servidor o beneficiarios del causante, debe aportar los documentos exigidos mediante Resoluciones Internas 17 y 18 de 1986; Decretos 2755 de 1966, 1726 de 1973, 1848 de 1969 artículo 58; Leyes 33 y 62 de 1985 y demás normas vigentes.

GRUPO DE CESANTIAS

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERLES GRADO 03



    1. Corrobora la existencia de reconocimientos anteriores; si los

hubiere, ubica la correspondiente carpeta, de lo contrario; abre una

nueva, radica la solicitud y luego la graba en el sistema.

GRUPO DE CESANTIAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15 (Abogado)



    1. Verifica que los documentos aportados por parte de los servidores

de l la Procuraduría General de la Nación y del Ministerio Público

cumplan con los requisitos exigidos en las normas para el caso.



    1. Elabora avisos emplazatorios cuando el servidor ha fallecido, en

cumplimiento de los Decretos 1848 de 1969 y 1726 de 1973.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS



    1. Envía oficio firmado por el Jefe de la División de Gestión Humana a la

División de Servicios Administrativos, con dos (2) avisos emplazatorios para su publicación en un periódico de amplia circulación.

GRUPO DE CESANTIAS

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12

13.6 Elabora la liquidación correspondiente, con base en los factores salariales establecidos en el Decreto 1045 de 1978, datos del SIAF y verifica si existen embargos por alimentos o cooperativas. De ser así, este descuento incidirá en la liquidación; en la Resolución y en la Orden de Pago, se mencionará el Juzgado y la cantidad para que por intermedio de la Tesorería se efectúe el descuento correspondiente y los ponga a disposición del juzgado.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09 (Contadores)

13.7 Revisan la liquidación y corrigen si Mes el caso.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 11

13.8.Transcribe el proyecto de Resolución que reconoce cesantías y ordena el pago de las mismas.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.9 Revisa el procedimiento y coloca el respectivo Vo. Bo.

13.10 Oficia a la División Financiera y envía el proyecto de Resolución para efectos de la disponibilidad e imputación presupuestal.

DIVISION FINANCIERA

ASESOR DE LA DIVISION FINANCIERA


    1. Coloca su firma en el sello de registro presupuestal colocado en

el proyecto de Resolución y expide el certificando de

disponibilidad presupuestal y la regresa al Grupo de Cesantías

GRUPO DE CESANTIAS

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12



    1. Registra el proyecto de Resolución con imputación presupuestal

en el libro de control para pasarlo a la Secretaria General.

Secretaria General - Asesor.



    1. Coloca Vo. Bo. al proyecto de Resolución.

SECRETARIO GENERAL

13.15 Firma la Resolución como ordenador del gasto.

13.16 Radica la Resolución en el sistema, la enumera y regresa al

GRUPO DE CESANTÍAS.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS


    1. Notifica al solicitante la Resolución que reconoce y ordena el

pago de las cesantías; para Bogotá, D. C., envía la Resolución al

Coordinador Administrativo de la respectiva regional para que por su

intermedio se realice diligencia de notificación

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

13.17 Notifica la Resolución y la devuelve al Grupo de Cesantías.

SOLICITANTE



    1. Si no está de acuerdo con la liquidación, interpone recurso de

reposición contra el acto administrativo.

GRUPO DE CESANTÍAS



    1. TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR

GRADO 09 y/o PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 (Contadores)

Revisan la liquidación, respecto al punto o puntos objetados en el recurso

13.20 COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS CON PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15, Analizan los motivos de inconformidad expresados por el recurrente, proyecta acto administrativo confirmando, aclarando o adicionando para firma del ordenador del gasto, en cuanto a la parte jurídica

13.21 COORDINADOR Revisa y aprueba con su Vo. Bo. la Resolución.

13.22 Oficia a la División Financiera y envía la Resolución para efectos de modificar la imputación presupuestal. Si se confirma el acto se envía a la Secretaría General

SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE LOS NUMERALES 13.10 a 13.26

TECNICO ADMINISTRATIVO G-11

13.23 Elabora la Orden de Pago.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09

13.24 Organizan los anexos para la Orden de Pago, según sea del nivel central o fuera de Bogotá, D. C.

SECRETARIO GENERAL


    1. Firma la Orden de Pago como ordenador del gasto, una vez haya sido revisada.

GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.26 Remite mediante oficio la Orden de Pago, con sus respectivos anexos a la División Financiera.

14. INDICADORES

Solicitudes tramitadas


_______________________ x 100

Solicitudes recibidas

 

Total de días


________________________ x 100

Número de solicitudes


Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reconocimiento de cesantías

Procedimiento: Reconocimiento de Cesantías de Fallecidos

Afiliados.

Código: RC-DGCAP-02

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001

1. OBJETIVO

Reconocer y ordenar pagar a los beneficiarios del servidor fallecido a través del Fondo Nacional de Ahorro, los valores de las cesantías definitivas.



2. CLIENTES

Los beneficiarios del causante, afiliado al Fondo Nacional de Ahorro.



3. ALCANCE

El procedimiento involucra a las Divisiones de Gestión Humana, Secretaría General, Coordinadores Administrativos y Fondo Nacional de Ahorro.



4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de Cesantías; el Jefe y la Secretaria de la División de Gestión Humana; la División Administrativa, los Coordinadores Administrativos, el Oficinista de la Secretaría General y el Secretario General.




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