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ANEXOS

Anexo 3. Formato de Acta de depuración documental


  1. ACTIVIDADES

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

    1. Selecciona los documentos que de acuerdo con las indicaciones contenidas en la TRD han cumplido su tiempo de retención y no pasarán al Archivo Central. También aquellos que son de carácter facilitativo o de consulta, razón por la que no están contemplados en la TRD.

    2. Los documentos se agrupan según las series documentales o asuntos y se registran en el acta de depuración documental y contendrá la siguiente información:

Código y Nombre de la dependencia

Número consecutivo en el orden que registra las unidades de conservación

Nombre de la carpeta o número del expediente

Original o copia

Volumen Nombre del servidor que elabora la relación

Nombre y firma de Jefe de la dependencia aprobando la eliminación



    1. Concluido el registro firma el Acta de Depuración

JEFE DE LA DEPENDENCIA

    1. Aprueba la selección de los documentos depurados mediante la firma del Acta de depuración.

    2. Solicita la autorización para la destrucción de los documentos al Comité de Archivo de la Entidad, a través del secretario del Comité.

SECRETARIO DEL COMITÉ DE ARCHIVO

    1. Confronta el Acta de depuración y la TRD verificando que los documentos y las series seleccionadas se pueden eliminar.

COMITÉ DE ARCHIVO

    1. Evalúa el Acta de depuración y autoriza la destrucción de los documentos.



14. INDICADORES

Conclusión del periodo de retención según TRD y la fecha de selección para eliminar.



Dependencia: Todas

Proceso: Eliminación de Documentos (Estándar)

Procedimiento: Destrucción de Documentos

Código: EDE-24

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Destruir los documentos cuya eliminación fue debidamente aprobada por el Jefe de la Dependencia y el Comité de Archivo, buscando la protección del medio ambiente.


2. CLIENTES

Jefes de dependencias y servidores responsables de los archivos de gestión o de oficina.


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos tramitados en las dependencias y que pierden valor para la administración una vez concluyen su trámite.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Jefe de la dependencia, a los servidores responsables de los archivos de gestión y al Comité de Archivo.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 5947 de 200)

Resolución 264 de 2000/Procurador General de la Nación

Resolución 265 de 2000/Procurador General de la Nación

Acuerdo No. 46 de 2000/Archivo General de la Nación

Normas concomitantes


6. DEFINICIONES

Eliminación de documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Acta de destrucción de documentos

(Disponible en medio magnético)
8. CONDICIONES GENERALES

La destrucción de documentos debe realizarse mediante un medio que no afecte el medio ambiente.

Una vez haya concluido el tiempo de conservación en la dependencia no deben conservarse los documentos a depurar. Acuerdo 46 de 2000 / Archivo General de la Nación)
9. SALIDAS

Acta de Destrucción de documentos



10. REGISTROS

Acta de destrucción: Fecha de destrucción, lugar, verificación y nombre y firmas de los testigos.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Acta de depuración con las unidades de conservación que deban destruirse.

Supervisión del proceso por un delegado de Control Interno.


  1. ANEXOS

Anexo 4. Acta de Destrucción de Documentos
13. ACTIVIDADES

JEFE DE LA DEPENDENCIA



    1. Elige el medio más eficiente para destruir los documentos seleccionados, sin que afecté el medio ambiente.

13.2. Delega a dos funcionarios para que se encarguen de verificar la destrucción de los documentos.

DELEGADOS DE LA DEPENDENCIA / DELEGADO CONTROL INTERNO

13.3. Una vez han sido destruidos los documentos se levanta un acta de destrucción, indicando que los documentos fueron sometidos al proceso de destrucción, lugar, fecha y hora establecido para ello y la firman.

JEFE DE LA DEPENDENCIA



    1. Verifica el Acta de destrucción y la entrega al responsable del archivo de gestión para que sea archivada.


14. INDICADORES

Volumen de documentos destruidos por dependencia

Fecha de eliminación documental frene a fechas de retención- cumplimiento criterios de TRD.
Dependencia: Todas

Proceso: Recuperación y Consulta de

Documentos ( Estándar)

Procedimiento: Consulta y Préstamo de Documento

Código: RCPD-25

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Prestar los servicios de información de manera eficiente y oportuna a los servidores de la Procuraduría y los ciudadanos que lo soliciten de acuerdo con las normatividad vigente.


2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación y ciudadanos que requieran acceder a los documentos.



3. ALCANCE

El acceso a los documentos en los archivos de gestión involucra a los servidores de la dependencia, a servidores de otras dependencias autorizados para acceder a la información contenida en ellos y los ciudadanos en las condiciones establecidas por la Ley.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Jefe de la dependencia, funcionario responsable por el archivo de gestión, servidores de la dependencia responsables por la producción o trámite de los documentos.


5. REFERENCIAS

Constitución Nacional

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Resolución R-023 de 1992 / Procurador General de la Nación. Reglamenta el tramite interno del derecho de petición.

Resolución 264 de 2000 / Procurador General de la Nación

Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Y demás normas concomitantes
6. DEFINICIONES

GEDIS : Sistema de Gestión disciplinaria

SIAF : Sistema de Información Administrativa y Financiera
7. FORMATOS A UTILIZAR

Registro de préstamo

Tarjeta “AFUERA”

(Disponibles en medio magnético)


8. CONDICIONES GENERALES

Las dependencias permitirán la consulta de los documentos bajo su responsabilidad, acogiéndose a las normas legales vigentes que regulan el acceso a los documentos de las entidades públicas, la reserva legal y el derecho de petición.

Los documentos de los archivos de gestión sólo serán prestados a los servidores de la Entidad en las condiciones que fije la normatividad vigente.

Se prestarán unidades de conservación, es decir, carpetas o expedientes, y en lo posible se evitará la salida de folios sueltos.

Los particulares tendrán acceso a los documentos para consulta en la dependencia y solicitud de fotocopias en las condiciones fijadas por la reglamentación vigente.
9. SALIDAS

Control de la consulta y préstamo de documentos


10. REGISTROS

Tarjeta “AFUERA”: Nombre de unidad de conservación, fecha de préstamo, nombres y cargo de quién retira el documento.

Registro de préstamo: Nombres completos de quién solicita el préstamo, firma, fecha de préstamo, cargo, nombre del funcionario que autoriza consulta, fecha de devolución, nombre de funcionario que recibe documento.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de autorización del usuario para acceder a los documentos que solicita.

Firma del usuario que retira documentos

Supervisión del proceso por el funcionario responsable del archivo de gestión.

Verificación periódica del inventario documental de la dependencia
12 Anexos

Anexo 5. Tarjeta AFUERA

Anexo 6. Libro de Registro de préstamo
13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

13.1. Recibe solicitud de consulta o de préstamo de documentos en forma verbal y/o escrita.

13.2. Verifica que el usuario se encuentre autorizado para consultar o retirar el documento solicitado.

13.3. Realiza la búsqueda documentos solicitados en el sistema de información empleado en la dependencia (GEDIS o SIAF) o en el inventario documental, empleando la serie, nombre de unidad de conservación o palabra clave.


    1. Informa resultado de búsqueda al usuario que hace la solicitud en forma verbal, telefónica o escrita.

    2. Si la consulta realizada se puede resolver con la información registrada en el GEDIS o el SIAF, se remite al operador del sistema.

    3. En caso contrario, localiza la unidad de conservación, la extrae de su lugar de almacenamiento y en su lugar coloca tarjeta AFUERA.

USUARIO

    1. Consulta documentos en la dependencia y si requiere fotocopia o el préstamo lo informa al servidor responsable del archivo de gestión.

    2. Si el usuario es un particular, debe cancelar el valor de las fotocopias en la cuenta destinada para este fin.

    3. Posteriormente, entrega el recibo de consignación al responsable del archivo de gestión y retira las fotocopias solicitadas.

FUNCIONARIO RESPONSABLE ARCHIVO DE GESTIÓN

    1. Registra los datos de los documentos y del usuario en el Registro de Préstamo.

USUARIO

    1. Firma Registro de Préstamo antes de retirar el documento de la dependencia.


14. INDICADORES

Medición del volumen de préstamos


Total de documentos prestados

Total de documentos que conforman el archivo de gestión

Identificación del tiempo de respuesta

Fecha y hora de la solicitud frente a Fecha y hora de respuesta



Dependencia: Todas

Proceso: Recuperación y Consulta de

Documentos Estándar

Procedimiento: Devolución de Documentos

Código: RCDE-26

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Recibir los documentos que han sido retirados en calidad de préstamo del archivo de gestión de la dependencia por parte de los servidores de la Procuraduría General.



2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación y ciudadanos que soliciten servicios.



3. ALCANCE

Todos los servidores de la Procuraduría que requieran acceder a los documentos de los archivos de gestión de las dependencias de la Entidad.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Jefes de dependencias, funcionarios responsables por los archivos de gestión y funcionarios de las dependencias con autorización para consultar estos documentos.


5. REFERENCIAS

Constitución Política

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Resolución 264 de 2002 / Procurador General de la Nación

Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Y demás normas concomitantes


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Registro de préstamo

Oficio solicitando devolución a usuarios morosos

(Disponible en medio magnético)


8. CONDICIONES GENERALES

El acceso a los documentos de los archivos de gestión debe ajustarse a las normas legales vigentes que regulan el acceso a los documentos de unidades administrativas, la reserva legal y el derecho de petición.

A los expedientes de procesos disciplinarios solo de podrá acceder en los términos que fija la Ley 734 de 2002.
9. SALIDAS

Control devolución de documentos


10. REGISTROS

Registro de préstamos: fecha de devolución, datos del documento solicitado (serie, unidad de conservación, número, fechas y localización), datos del usuario (nombre, cargo, dependencia, autorización de consulta, autorización para retirarlo del archivo)

Oficio solicitando al Jefe de la Dependencia solicitante la devolución del documento prestado a esa dependencia.

Tarjeta “AFUERA”: Nombre de unidad de conservación, fecha de préstamo, nombres y cargo de quién retira el documento, fecha de devolución y nombre de quién recibe el documento.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificar que los documentos sean devueltos en las condiciones que se prestó

Revisión periódica del vencimiento de los plazos de préstamo de documentos

Registro de la devolución de los documentos prestados

Verificación mensual de la localización de los documentos dentro del fondo documental.


  1. ANEXOS

Anexo 5. Tarjeta AFUERA

Anexo 6. Libro de Registro de préstamo de documentos


13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN



    1. Recibe documentos, verifica el contenido de la unidad de conservación con los datos del registro.

    2. Registra devolución de documentos en el Registro de Préstamo y en el sistema.

    3. Reubica la unidad de conservación en el lugar que le corresponde en el archivo de gestión de la dependencia.

    4. Descarga tarjeta AFUERA


14. INDICADORES
Identificar problemas en los documentos devueltos (contenido, estado, cumplimiento de la fecha de devolución)
Dependencia: Todas

Proceso: Modificación Tabla de Retención

Documental

Procedimiento: Elaboración Propuesta Actualización de Tabla

De Retención Documental

Código: MTR- 27

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Actualizar oportunamente la tabla de retención documental cuando la modificación de la estructura orgánica o las funciones de la dependencia; la generación de nuevos documentos y trámites administrativos lo ameriten.


2. CLIENTES

Dependencias de la Entidad


3. ALCANCE

Aplica a todas las dependencias cuya estructura o funciones sean modificadas mediante acto administrativo.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Jefe de dependencia, Coordinador del Grupo de Archivo Central y Comité de Archivo.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Resolución 264 de 2002 / Procurador General de la Nación

Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Y demás normas concomitantes


  1. DEFINICIONES

Producción documental: Recepción o generación de documentos de una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Entrevista a productores de documentos

(Disponible en medio magnético)
8. CONDICIONES GENERALES

La Ley 594 /2000 establece la obligatoriedad para las Entidades del Estado de elaborar, mantener actualizadas y aplicar sus tablas de retención documental. Dado que las tablas son una herramienta administrativa que permiten identificar los documentos que genera cada unidad administrativa en razón de las funciones y, por tanto, cualquier modificación de la estructura administrativa se reflejará en ella.


9. SALIDAS

Información de los nuevos documentos generados en la dependencia


10. REGISTROS

Entrevistas: registra datos de la dependencia, funciones, normatividad que regula la producción documental, trámite documental y valoración.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Identificación de los nuevos documentos que genera la dependencia cuyas series no aparecen registradas en la Tabla de Retención Documental.

Verificación por parte de los jefes de las dependencias de que las series, subseries, tipos documentales y disposición final concuerden con los documentos que genera.


  1. ANEXOS

No aplica
13. ACTIVIDADES

JEFE DEPENDENCIA



    1. Identifica las nuevas funciones o trámites que afectan la producción de documentos en la dependencia, consultando el o los actos administrativos que los generaron.

    2. Designa a un funcionario de su dependencia que conozca la normatividad que regula la producción, trámite y conservación de la documentación para que elabore la propuesta de serie documental.

FUNCIONARIO DESIGNADO

    1. Informa al Coordinador del Grupo de Archivo Central sobre las novedades presentadas

COORDINADOR GRUPO ARCHIVO CENTRAL

    1. Analiza la información recolectada con el objeto de definir series documentales o su traslado a otras dependencias y sus tipos documentales.

    2. Estudia en coordinación con el funcionario de la dependencia los documentos de acuerdo con su valora administrativo, legal, fiscal o histórico.

    3. Adelanta proceso de aprobación de la actualización de la tabla de retención documental.

JEFE DE LA DEPENDENCIA

    1. Aplica la Tabla de Retención Documental actualizada en su dependencia, es decir, los archivos de gestión deben organizarse de acuerdo con sus criterios y los documento se conservarán de acuerdo con el tiempo de retención fijado en la TRD.


14. INDICADORES
Tiempos de ajuste de la TRD

Fechas de producidas las modificaciones vs. Fechas de ajuste


MANUAL DE PROCEDIMIENTO DIVISION CENTRO DE ATENCIÓN AL PUBLICO
Dependencia: División Centro de Atención al Público

Proceso: Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Procedimiento: Expedición Certificado Antecedentes

Disciplinarios

Código: EA-DCAP-01

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Expedir los certificados de antecedentes disciplinarios requeridos para incorporar a las investigaciones disciplinarias, nombramientos, posesión, adelantar estudios en el exterior ( miembros de fuerzas militares), viajar al exterior y contratación pública, mediante la prestación de un servicio oportuno y ágil orientado a la satisfacción del usuario.
2. CLIENTES

Toda persona mayor o menor de edad, colombiana o extranjera que se encuentre en el territorio nacional tiene derecho a solicitar y a que se le expida su certificado de antecedentes disciplinarios, previa consignación de la suma fijada para cada año en el banco respectivo.

Toda entidad de Gobierno Nacional o de carácter privado que requiera el certificado de antecedentes disciplinarios para anexarlo a investigaciones o para fines informativos institucionales.
3. ALCANCE

Se involucran a todos los ciudadanos que soliciten personalmente o por correo el certificado de antecedentes disciplinarios a nivel nacional y a las dependencias de la Procuraduría que lo requieran.


4. RESPONSABLES

De la expedición del certificado de antecedentes disciplinarios: Jefe División CAP, oficinista y secretaria.

De la información contenida en el certificado de antecedentes disciplinarios: División de Registro y Control y Correspondencia.
5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia de 1.991

Ley 734 de 2.002 – Código Unico Disciplinario

Decreto 262 de 2.000 - Estructura de la Procuraduría

Resolución No. 143 del 27 de mayo 2002

Demás normas concordantes


6. DEFINICIONES

N. A.
7. FORMATOS UTILIZADOS

Existe un formato preimpreso que contiene el texto de los certificados de antecedentes disciplinarios que expide la Procuraduría General de la Nación.


CODIGOS INTERNOS DEL CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS


CODIGO

MOTIVO

01

INVESTIGACIÓN

02

NOMBRAMIENTO

03

POSESION (SIMPLE)

08

ADELANTAR ESTUDIOS EN EL EXTERIOR

09

POSESION (AUSENCIA TOTAL DE SANCIONES)

10

VIAJAR AL EXTERIOR

13

CONTRATACIÓN PUBLICA

9. SALIDAS

Certificado de antecedentes disciplinarios impreso en papel membreteado, tamaño carta, indicando el nombre del usuario, número de cédula e información sobre los antecedentes disciplinarios que registre, según el artículo 174 de la ley 734 del 5 de febrero de 2.002 y los Artículos 5,6,7,8,9,10,11 y 12 de la Resolución No. 143 de 2002.



10. REGISTROS

Recibo de consignación

Listado diario de expedición de antecedentes disciplinarios

Oficio remisorio al Instituto de Estudios del Ministerio Público


11. BASES DE AUTOCONTROL

Recibo de consignación por la suma fijada anualmente y expedida por el banco correspondiente.

Ficha de turno (tomada del dispensador de turnos o “Digiturno”)

Tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía o cédula de extranjería, según sea el caso.

Cotejo de la información contenida en el documento de identificación con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Código del antecedente disciplinario.

Cédula de ciudadanía

Tarjeta de identidad

Cédula de extranjería

Registro civil


12. ANEXOS

Copia del recibo de consignación

Documento de identidad o fotocopia del mismo

Ficha del dispensador de turnos



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