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DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios


PROCESO: Ingreso

PROCEDIMIENTO: Ingreso por Reintegro o Devolución

CODIGO: IRD-GAI-06

REVISO. Jefe de Oficina



APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Permitir la evacuación de bienes que por razones de espacio, actualización tecnológica, obsolescencia o imperfecciones por el uso no se requieren en las oficinas.


2. CLIENTES

Todos los servidores públicos de la Procuraduría General de la Nación responsables de bienes


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los funcionarios de la Entidad que tienen que ver con el manejo , uso y responsabilidad de bienes propiedad del Estado.


4. RESPONSABILIDADES

Jefes de Dependencias o Titulares de Oficina, o denominados Cuentadantes, Jefe del Almacén General y responsables de la Bodega.


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

CUENTADANTE: Jefe de Oficina o Titular de Dependencia responsable de bienes que le son entregados para su uso, custodia y responsabilidad


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Traslado entre Dependencias, referencia PGN 02


8. CONDICIONES GENERALES

Solicitud formal escrita del Titular de la Dependencia, relacionando los bienes y las razones por las que decide reintegrar los elementos, con descripción detallada de cada uno de ellos. Dicha comunicación debe ser dirigida al Grupo de Almacén e Inventarios.


9. SALIDAS

Reintegro de bienes a Almacén


10. REGISTROS

Libro de Movimiento Diario

Registro de Remisiones y Devoluciones

Carpeta Dependencia


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de bienes a reintegrar con registros

Confirmación que los elementos correspondan a los entregados a la dependencia

Revisión del Inventario y Comprobantes de salida de Almacén


12. ANEXOS

No aplica



13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA

Solicita por escrito al Grupo de Almacén e Inventarios el reintegro de los bienes, detallando cada uno de ellos

Organiza en grupo físico los bienes para el retiro

GRUPO DE INVENTARIOS

Verifica que los bienes a devolver correspondan a los entregados a la oficina en cualquier tiempo

Certifica el costo histórico de los bienes y los consigna en el oficio

Si los elementos no corresponden a los del registro de la dependencia, trata de establecer a cuál pertenecen o determina que son sobrantes por causa no establecida

JEFE GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

Ordena el reintegro

Programa el día y hora de recogida

Programa los vehículos y conductor

Programa los espacios donde reposarán los bienes

GRUPO DE BODEGA

Se desplaza al lugar en el vehículo y retira los bienes

Verifica que los bienes concuerden con los consignados en el Oficio

Firma el recibo a satisfacción, al titular de la dependencia que entrega

Retorna los bienes al Almacén y los organiza por agrupación y estado

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

Produce el Comprobante de Traslado entre Dependencias

Realiza los asientos contables del Ingreso

Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

GRUPO DE INVENTARIOS

Actualiza los registros de bienes devolutivos de la Bodega Recuperables, Inservibles o Innecesarios

Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero el movimiento

Registra en el Libro de Movimiento Diario la Novedad

KARDISTA

Registra el ingreso de acuerdo con las agrupaciones contables

Consigna los datos referentes a los bienes
14. INDICADORES

Valor y cantidad de Reintegros en el Período


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Ingreso

PROCEDIMIENTO: Ingreso por Reposición

CODIGO: IR-GAI-07

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Rescatar del daño, la pérdida, la depreciación, el hurto, el extravío, etc., de bienes propiedad del estado, y permitir que los funcionarios responsables del uso y custodia que no se quieran ver envueltos en investigaciones los repongan por similares.



2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, Oficina de Control Interno, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al Grupo de Inventarios, oficina encargada de velar por los bienes de la Entidad


4. RESPONSABILIDADES

Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, Oficina de Control Interno, División Administrativa y Grupo de Inventarios


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Inventario Individual

Inventario General
8. CONDICIONES GENERALES

Manifestación expresa del responsable del bien de reponerlo por uno de similares características, estado y uso, dirigida al Grupo de Inventarios y aprobación de esta última.


9. SALIDAS

Reposición del bien


10. REGISTROS

Oficio de solicitud

Oficio de aprobación

11. BASES DE AUTOCONTROL

Visitas selectivas

Confrontación física de bienes con registros de Inventarios
12. ANEXOS

No aplica


13.1 ACTIVIDADES

GRUPO DE INVENTARIOS

Determina si es viable y conveniente para la Entidad la reposición

Aprueba o rechaza la solicitud

Actualiza registros
14. INDICADORES
Valor de Ingresos por reposición en el Período
DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Ingreso

PROCEDIMIENTO: Ingreso por Recuperación

CODIGO: IR-GAI-08

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Recuperar bienes siniestrados, de propiedad de la Procuraduría General de la Nación


2. CLIENTES

Procuraduría General de la Nación, División Administrativa, Grupo de Inventarios


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la Administración Pública, en este caso la Entidad que se beneficia con la recuperación y el amparo del Patrimonio, y el Grupo de Inventarios, Oficina encargada de proteger los bienes de la Procuraduría General de la Nación


4. RESPONSABILIDADES

Grupo de Inventarios, División Jurídica, División Administrativa, Empresa Aseguradora


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343

Ley 80 de 1993, sobre Contratación Estatal. Manual de Seguros l



6. DEFINICIONES

No aplica



7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Alta o Ingreso a Almacén, referencia PGN 1150


8. CONDICIONES GENERALES

Es necesario que todos los bienes de propiedad de la Procuraduría estén amparados con Pólizas de Seguros


9. SALIDAS

Recuperación del bien


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Ingresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos


11. BASES DE AUTOCONTROL

Seguimiento a los trámites de los bienes siniestrados

Exigencia a la Empresa Aseguradora

Revisión, por parte de la División Jurídica, de las condiciones de Protección


12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

GRUPO DE INVENTARIOS

Mediante informe oficial, o visita programada o selectiva, el Grupo de

Inventarios reporta a la Empresa Aseguradora el siniestro, a efectos

de procurar la recuperación del bien y allega la documentación pertinente

Una vez repuesto el bien, actualiza registros de Inventarios de elementos devolutivos de la Bodega Nuevos

Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero la novedad

Asigna número de placa o identificación alfanumérica

DIVISION JURIDICA

Revisa la documentación e intercede normativamente para que se efectúe la recuperación

Constata que se cumpla la entrega, de acuerdo con sus criterios jurídicos y legales

GRUPO DE BODEGA DEL ALMACEN

Recibe oficialmente los bienes

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

Realiza los asientos contables del Ingreso

Consigna en libros la novedad

Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos
14. INDICADORES

Valor de Ingresos por Recuperación en el Período

DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Ingreso

PROCEDIMIENTO: Ingreso por Permuta

CODIGO: IP-GAI-09

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Evitar el desgaste económico y administrativo de la Entidad, procurando el ingreso de bienes de otra Institución a cambio de otros que no utilice o no requiera, a través de la figura de Permuta.


2. CLIENTES

Entidades particulares y del Estado


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la Administración Pública, en este caso la Entidad, que realiza convenios, siendo competente, con particulares o entes del Estado para el Ingreso Definitivo de bienes a cambio de otros que no utilice o no requiera.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento aplica al Ordenador del Gasto de la Procuraduría General de la Nación, Secretaría General, División Administrativa, División Jurídica y Grupo de Almacén e Inventarios


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

.Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343

Ley 80 de 1993, sobre Contratación Estatal


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Alta o Ingreso a Almacén, referencia PGN 1150


8. CONDICIONES GENERALES

Consenso de las dos Entidades para la suscripción del Contrato de Permuta


9. SALIDAS

El cambio o la permuta


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario

Libro de Ingresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación del estado de los bienes a entregar y recibir

Evaluación de las conveniencias de la permuta

Constatación de la procedencia de los bienes y certificación de propiedad


12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

DIVISION JURIDICA



  1. Establece la necesidad del cambio de bienes y los contactos con la

entidad a negociar

  1. Revisa las conveniencias de la permuta

  2. Constata el estado de los bienes

  3. Solicita relación de bienes a cambiar, estado y cantidades

  4. Elabora el Contrato de Permuta

  5. Revisa las partes contractuales

  6. Procede al trámite de entrega y recibo

GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

  1. Programa el día y hora de entrega y recibo de bienes

  2. Elabora un Acta de Revalidación de Entrega y Recibo de Bienes

  3. Programa los vehículos

  4. Programa los espacios físicos de la Bodega

  5. Entrega y recibe los bienes de acuerdo con lo estipulado en el Contrato

de Permuta

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN



  1. Realiza los asientos contables y Comprobantes de Ingreso y Egreso

  2. Consigna en libros las novedades

  3. Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

GRUPO DE INVENTARIOS

  1. Actualiza los registros de bienes devolutivos de la Bodega

  2. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero los elementos

de entrada y salida

  1. Ejecuta el proceso de ajustes por inflación y depreciación de los bienes

recibidos

  1. Asigna número de placas o identificación alfanumérica


14. INDICADORES

Valor del Ingreso por Permuta en el Periodo


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Egreso

PROCEDIMIENTO: Egreso de Bienes con base en el plan de Compras

CODIGO: EBPC-GAI-10

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Ajustar las necesidades a los requerimientos, de manera racional y objetiva


2. CLIENTES

Cuentadantes o Responsables de bienes de las Dependencias


3. ALCANCE

Secretaría General, División Administrativa, Almacén General y Cuentadantes o Responsables de bienes de las Dependencias


4. RESPONSABILIDADES

Grupo de Compras, Comité de Compras, División Administrativa y Almacén General


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia, Artículos 209, 269 y 343

Ley 80 de 1993, sobre Contratación Estatal.


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Orden de Compra o de Pedido, referencia PGN 229

Comprobante de Alta o Ingreso a Almacén, referencia PGN 1150

Tarjeta de Kárdex


8. CONDICIONES GENERALES

Es imprescindible que exista una proyección de los requerimientos, y un estudio de las necesidades más apremiantes de la Entidad, sobre elementos físicos para su funcionamiento.


9. SALIDAS

Comprobante de Baja o salida de Almacén


10. REGISTROS

Acta de revalidación de recibo bienes

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Ingresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos


11. BASES DE AUTOCONTROL

Estadísticas sobre requerimientos

Estudios, análisis y proyección sobre necesidades

Banco de datos


12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

COMITÉ DE COMPRAS



  1. Con base en los requerimientos de las Dependencias, al inicio de cada vigencia fiscal evalúa y realiza un estudio de necesidades y disponibilidad presupuestal

  2. Presenta el proyecto a Secretaría General quien a su vez lo pone a consideración del Procurador General de la Nación

GRUPO DE COMPRAS

  1. Cotiza

  2. Presenta propuestas al Jefe de la División Administrativa

DIVISION ADMINISTRATIVA

  1. Adelanta los trámites para la adquisición de los bienes y ordena la

Distribución.

ALMACEN GENERAL



  1. Efectúa el recibo Oficial de los bienes y procede a despacharlos de

acuerdo con base en lo ordenado por la División Administrativa

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN GENERAL



  1. Elabora el Comprobante de Baja o Salida de Almacén

  2. Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

  3. Consigna en libros la novedad

  4. Elabora el Boletín diario de Ingresos y Egresos

KARDISTA

  1. Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

  2. Consigna los datos referentes a los bienes

  3. Lleva un consecutivo alfabético de los elementos

GURPO DE INVENTARIOS

  1. Actualiza los registros de bienes devolutivos

  2. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero los elementos

  3. Ejecuta el proceso de deprecación mes a mes

GRUPO DE BODEGA

  1. Realiza la entrega física de los bienes

  2. Hace firmar el Comprobante de Salida por parte del Titular de la

Dependencia
14. INDICADORES

Valor del Egreso de bienes con base en el Plan de Compras, en el Período


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Egreso

PROCEDIMIENTO: Egreso con Requerimiento Eventual

CODIGO: ERE-GAI-11

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Suplir necesidades de los cuentadantes, que sin un informe previo requiere la utilización de bienes


2. CLIENTES

Cuentadantes o Responsables de bienes de las Dependencias


3. ALCANCE

Cuentadantes o Responsables de bienes de las Dependencias


4. RESPONSABILIDADES

Secretaría General, División Administrativa, Grupo de Almacén e Inventarios


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la República

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Baja o Salida de Almacén, referencia PGN 1150


8. CONDICIONES GENERALES

Se requiere que la necesidad sea de relevante importancia.

Queda totalmente prohibido al Almacenista entregar elementos sin la firma del Comprobante por parte de la persona que recibe el bien.

Si la persona responsable del bien, o bienes, no se encuentra a la hora de recibir el elemento, o elementos, los funcionarios de bodega se negarán a la entrega, a menos que otra persona de la Dependencia destino los reciba, pero quedará bajo su entera responsabilidad.



9. SALIDAS

Comprobante de Salida de Almacén


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento de Bienes

Libro de Egresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Registros con Bienes Físicos

Verificación de Seriales y demás características

Codificación de bienes

Pruebas selectivas
12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

DIVISION ADMINISTRATIVA



  1. Ordena la salida del elemento

GRUPO DE BODEGA

  1. Realiza la entrega física

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

  1. Realiza los asientos contables del Egreso

  2. Consigna en libros la novedad

  3. Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

KARDEX

  1. Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

  2. Consigna los datos referentes a los bienes

  3. Lleva un consecutivo alfabético de bienes

GRUPO DE INVENTARIOS

  1. Actualiza registros de bienes devolutivos de la Bodega

  2. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero los elementos

  3. Corre ajustes por inflación y depreciación de bienes mes a mes

CUENTADANTE

  1. Actualiza el Inventario Individual y asigna responsabilidades


14. INDICADORES
Valor del Egreso con requerimiento eventual, en el Período
DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Envíos fuera de Bogotá

PROCEDIMIENTO: Remesas de Bienes

CODIGO: RB-GAI-12

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Suministrar elementos a Oficinas de todo el País


2. CLIENTES

Coordinadores Administrativos, Procuradores Regionales, Empresa Transportadora


3. ALCANCE

Coordinadores Administrativos y Procuradores Regionales


4. RESPONSABILIDADES

Secretaría General, División Administrativa, Coordinaciones Administrativas, Procuradurías Regionales, Grupo de Almacén e Inventarios


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Ingreso y Egreso, referencia PGN 1150


8. CONDICIONES GENERALES

Autorización de Secretaría General o División Administrativa



9. SALIDAS

Egreso por Remesa de Bienes


10. REGISTROS

Libro de Remesa de Bienes

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Boletín Diario de Ingresos y Egresos


11. BASES DE AUTOCONTROL

Reportes periódicos de los Coordinadores Administrativos

Seguimiento a Planillas de la Transportadora
12. ANEXOS


  1. Planilla Transportadora


13. ACTIVIDADES

COORDINADOR ADMINISTRATIVO



  1. Solicitud formal a la División Administrativa

DIVISION ADMINISTRATIVA

  1. Autoriza o deniega la solicitud

GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

  1. Elabora una estadística de los últimos consumos o envíos

  2. Ordena la salida de los bienes del Almacén General

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN GENERAL

  1. Elabora el Comprobante de Egreso

  2. Realiza los asientos contables del Ingreso

  3. Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

GRUPO DE BODEGA DEL ALMACEN GENERAL

  1. Embala y entrega los elementos a la Empresa Transportadora

GRUPO DE INVENTARIOS

  1. Actualiza registros de bienes devolutivos de la Bodega

  2. Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero los elementos

  3. Transfiere saldos de ajustes por inflación y depreciación


14. INDICADORES

Valor de las Remesas de Bienes en el Período


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Egreso

PROCEDIMIENTO: Egreso por Traspaso de Bienes otras Entidades

CODIGO: EETB-GAI-13

REVISO: Jefe de Oficina



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