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9. SALIDAS

Respuesta o trámite surtido.



10. REGISTROS

Radicación: Número de radicación, fecha y hora de ingreso, nombre del remitente, cargo y entidad o dependencia, anexos, fecha de reparto y nombre del servidor encargado de tramitarlo y tiempo de respuesta.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de competencia de la dependencia, anexos del documento y los datos de origen del remitente.

Control de fecha de reparto y término fijado por el jefe de la oficina para adelantar el trámite respectivo.
12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

SERVIDOR RESPONSABLE DE RECIBIR DOCUMENTOS

13.1. Recibe los documentos y verifica a que dependencia son dirigidos.


    1. Firma planilla de correspondencia que relaciona el documento recibido.

    2. Clasifica los documentos identificando prioridad. Es decir, urgencia y términos para adelantar trámite.

    3. Registra en el Módulo del SIAF o GEDIS o el medio con que cuenta la dependencia radicando el ingreso del documento.

JEFE DE DEPENDENCIA

Revisa documento y designa al servidor encargado de adelantar este trámite.

SERVIDOR RESPONSABLE


    1. Registra en el Módulo de SIAF o GEDIS el nombre del servidor designado para adelantar el trámite que requiere el documento.

RESPONSABLE DEL TRÁMITE DEL DOCUMENTO

13.7. Recibe la documentación e inicia el trámite requerido.


14. INDICADORES

No aplica.


Dependencia: Todas

Proceso: Producción de Documentos (Estándar

para todas las Dependencias)

Procedimiento: Elaboración de documentos

Código: PDE-19

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Normalizar los criterios técnicos para la elaboración de los documentos originados como consecuencia del cumplimiento de las funciones de cada dependencia.




2. CLIENTES

Jefes de las dependencias y servidores responsables del trámite de los documentos y particulares que tramitan asuntos ante la Entidad.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los documentos generados por las dependencias en el cumplimiento de sus funciones.



4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al jefe de la dependencia y a los servidores encargados de tramitar documentos.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000)

Resolución 264 de 2000 / Procurador General de la Nación

Resolución 323 de 2001 / Procurador General de la Nación

Reglamento General de Archivos

Acuerdo 060 de 2001 / Archivo General de la Nación

Normas concomitantes
6 DEFINICIONES

Imagen Corporativa: Es cada una de las normas dirigidas al reconocimiento visual de una empresa o institución. (Resolución 323 de 2001 / Procurador General de la Nación)

Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. (Acuerdo 060 de 2001/ AGN)

Acto administrativo: Documento público que expresa la voluntad de la administración y produce efecto jurídico cuando llena los requisitos de validez y eficacia.

Firmas responsables: Son las firmas de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno o externo que genere la institución.

Registro de documentos: Es el procedimiento mediante el cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Radicador de correspondencia


8. CONDICIONES GENERALES

No se reservarán ni repetirán números de radicación, asignando la numeración en estricto orden de producción de los documentos

Los documentos con destino interno o externo solo serán firmados por quienes sean autorizados.

Los documentos generados por las dependencias cumplirán con los lineamientos adoptados en el Manual de Identidad Visual para la Procuraduría General de la Nación. (Resolución 323 de 2001)


9. SALIDAS

Respuesta o trámite adelantado


10. REGISTROS

Radicación: Número de radicación, fecha y hora de ingreso, nombre del remitente, cargo y entidad o dependencia, anexos, fecha de reparto y nombre del servidor encargado de tramitarlo y tiempo de respuesta, fecha y hora de salida.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Control de término para dar respuesta o para adelantar el trámite respectivo.

Verificar que el trámite haya concluido en su totalidad.

Verificación del registro del documento antes de su salida de la dependencia.


12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

RESPONSABLE DEL TRÁMITE DEL DOCUMENTO

13.1. Recibe documento y estudia para adelantar el trámite requerido.


    1. Elabora proyecto de documento y lo entrega con los anexos que lo soportan, cuando así se requiera, para la consideración del jefe de la dependencia.

JEFE DE DEPENDENCIA

Revisa el documento proyectado y lo firma

SECRETARIA


    1. Recibe el documento y lo registra en el Módulo de SIAF o GEDIS o el medio con que cuenta la dependencia para radicar los documentos que tramita.

    2. Envía el documento al destinatario.

    3. Recibe copia de la respuesta, revisa y confirmada la finalización del trámite procede a archivarlo en la carpeta o expediente correspondiente.




  1. INDICADORES

Número de documentos elaborados

—--———————————————X 100
Número de solicitudes recibidas
Dependencia: Todas

Proceso: Almacenamiento de Documentos

(Estándar)

Procedimiento: Almacenamiento de documentos

Código: ADE- 20

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Almacenar los documentos de acuerdo con los criterios de organización establecidos por la Tabla de Retención Documental (TRD) y las normas técnicas de archivo.


2. CLIENTES

Jefes de las dependencias y servidores responsables de los archivos de gestión.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los documentos recibidos o generados en el cumplimiento de las funciones de cada dependencia.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al jefe de la dependencia y a los servidores encargados de generar, tramitar y conservar documentos.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000)

Resolución 264 de 2000 / Procurador General de la Nación

Reglamento General de Archivos

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES

Archivo de gestión: En este archivo se reúne la documentación en trámite producto de la gestión sometida a continua utilización y consulta administrativa por la misma oficina u otras que la soliciten.

Serie documental: Conjunto documentos de contenido y estructura homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones especificas. Ejemplo: Actas, contratos, procesos disciplinarios.

Tabla de retención documental (TRD): Listado de series y subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Unidades de conservación: se refiere a la unidad de almacenamiento de los documentos, carpetas o expedientes.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de Inventario documental.

(Disponible en medio magnético)
8. CONDICIONES GENERALES

Los archivos de gestión deben organizarse de acuerdo con los parámetros establecidos por la Tabla de Retención Documental (TRD) de la dependencia, es decir, los documentos deben agruparse bajo las respectivas series o subseries y dentro de las series, las unidades de conservación (expedientes o carpetas) se ordenarán según su orden de producción.

La responsabilidad por el funcionamiento del archivo es del jefe de la dependencia (Resolución 264 de 2000 / Procurador General de la Nación).
9. SALIDAS

Archivo de gestión


10. REGISTROS

Inventario Documental: Datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de aplicación de TRD.



11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Inventario Documental con los documentos archivados y la TRD de la dependencia

Identificación de las series y su valoración

Revisión periódica de organización del archivo


12. ANEXOS

Anexo 1. Formato de Inventario documental


13. ACTIVIDADES

RESPONSABLE ARCHIVO DE GESTIÓN

13.1. Verifica que el documento haya cumplido el trámite administrativo para el cual fue creado o recibido en la dependencia.

13.2 Revisa la Tabla de Retención Documental (TRD) de la dependencia e identifica las series, subseries y tipos documentales que la conforman.



    1. Identifica el asunto del documento para lo cual establece su procedencia y/o destinatario, ciudad, fecha y asunto o tema tratado y lo confronta con las series establecidas en la TRD.

    2. Identifica la unidad de conservación correspondiente (carpeta o expediente) y ordena los documentos así:

Ordena según su orden de producción, primero se coloca el documento más antiguo y como último el más reciente.

Coloca la petición o consulta y a continuación la respuesta

Retira ganchos y grapas


    1. Folia los documentos con cada uno de sus anexos empleando esfero de tinta negra. Si el documento se encuentra doblado, se folia una sola vez.


14. INDICADORES
Volumen de unidades de conservación por serie
Dependencia: Todas

Proceso: Almacenamiento de Documentos

(ESTÁNDAR)

Procedimiento: Apertura de Unidades de Conservación

Código: AD-AUC-21

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Almacenar los documentos en unidades de conservación adecuadas que permitan su protección y faciliten su consulta.


2. CLIENTES

Jefes de dependencias y servidores responsables de los archivos de gestión o de oficina.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los documentos tramitados en las dependencias.



4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Jefe de la dependencia y a los servidores responsables de los archivos de gestión.
5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000)

Resolución 264 de 2000 / Procurador General de la Nación

Reglamento General de Archivos

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada un conjunto de documentos. Puede ser entre otras, una carpeta, una caja o un libro o tomo.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Libro Radicador

Módulo de Correspondencia del SIAF.
8. CONDICIONES GENERALES

Todos los servidores públicos de la Procuraduría General de la Nación tienen el deber de velar por la integridad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos bajo su responsabilidad; además, son responsables por su conservación y organización.

Los documentos que ingresan a la dependencia serán registrados en el Módulo de Correspondencia del SIAF o en el medio disponible en la dependencia.

La numeración de los actos administrativos es consecutiva y se asignará en su orden de producción, es decir, no se dejaran números sin utilizar.


9. SALIDAS

Registro de los documentos que ingresan



10. REGISTROS

Registro de documentos: Número de radicación, fecha y hora de ingreso a la dependencia, datos de identificación del remitente: (nombre, cargo, dependencia y entidad) y nombre o número de la unidad de conservación (carpeta, libro o expediente), fechas extremas, foliación y datos de los responsables.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Inventario Documental con las unidades de conservación

Revisión periódica de área de almacenamiento y el ordenamiento de los documentos

Supervisión del jefe de la dependencia


12 ANEXOS

No aplica




  1. ACTIVIDADES

SERVIDOR ASIGNADO PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

    1. Identifica las series bajo los cuales se abrirán unidades de conservación (carpetas o expedientes). Cada unidad de conservación corresponderá a una serie o subserie.

No se abrirán carpetas de oficios enviados o recibidos, correspondencia o varios. Cada oficio o documento trata de un asunto especifico (serie) bajo el cual debe ser conservado.

    1. Elabora etiqueta de identificación para carpetas con los siguientes datos:




NOMBRE SERIE:


NOMBRE DE LA CARPETA:



FECHA INICIAL:

FECHA FINAL:




FOLIO INICIAL

FOLIO FINAL

NÚMERO DE CAJA NÚMERO DE LA CARPETA

(Para transferencias)




Para la serie HISTORIAS LABORALES el número del documento de identidad del servidor se empleará como nombre de la carpeta.

    1. Para la serie PROCESOS DISCIPLINARIOS cada cuaderno tendrá una carátula en donde se registran los datos de identificación establecidos. (Consúltese el procedimiento específico)

    2. Registra los datos de identificación y TRD de las unidades de conservación en el inventario documental con el objeto de emplearlo como herramienta de consulta y recuperación de documentos.

Los servidores asignados en cada dependencia son responsables de mantener actualizado el registro de documentos en el medio dispuesto para ello. En el caso de los procesos disciplinarios será el Sistema de Gestión Disciplinaria, GEDIS.

    1. En cada unidad de conservación (carpeta o cada cuaderno que conforma un expediente) se archivarán máximo 200 folios.

    2. Las unidades de conservación (carpetas o expedientes) se ordenan agrupándolas por serie y dentro de cada serie en orden numérico, alfabético, cronológico o geográfico, según convenga.

En archivadores de gavetas las unidades de conservación se colocan dentro de carpetas colgantes debidamente identificadas, iniciando del frente hacia el fondo.

En archivadores verticales (estantería o archivo rodante) las unidades de conservación se colocan de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo.


14. INDICADORES

No aplica.



Dependencia: Todas

Proceso: Transferencia de Documentos

(Estándar)

Procedimiento: Transferencia de documentos al Archivo

Central

Código: TDE-22

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Trasladar al Archivo Central los documentos que han concluido su tiempo de retención en el archivo de gestión, debidamente organizados.



2. CLIENTES

Jefes de dependencias y servidores responsables de los archivos de gestión o de oficina.


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos tramitados en las dependencias.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al jefe de la dependencia y a los servidores responsables de los archivos de gestión.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000)

Resolución 264 de 2000 / Procurador General de la Nación

Reglamento General de Archivos

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES

Transferencias documentales: Remisión de los documentos del archivo de gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato Inventario de Transferencia documental



(Disponible en medio magnético)
8. CONDICIONES GENERALES

Los servidores públicos tienen la responsabilidad administrativa y legal de conservar y garantizar la protección los documentos que generan o tramitan, por este motivo siempre que se traslade la custodia documental debe acompañarse del inventario respectivo.


9. SALIDAS

Transferencia documental


10. REGISTROS

Inventario Documental: Datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de los responsables de entregar y recibir.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Inventario documental con las unidades de conservación y la TRD..

Verificación del contenido de las unidades conservación.

Supervisión del jefe de la dependencia.




  1. ANEXOS

Anexo 1. Formato Inventario de Transferencia Documental.


  1. ACTIVIDADES

SERVIDOR RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

    1. Revisa en la TRD las instrucciones y el tiempo de retención definidos para cada serie. Se debe tener en cuenta que:

El tiempo retención se cuenta para toda la serie y no para cada uno de los documentos que la conforman.

El tiempo de retención se da en años.

El tiempo de retención se empieza a contar a partir de la fecha en que culminó el trámite, es decir, la fecha de la última actuación.


    1. Identifica los documentos que deben ser transferidos al Archivo Central y los selecciona.

Si la TRD indica que es necesario realizar el proceso de depuración se procede a extraer aquellos documentos que no deben enviarse al Archivo Central.

    1. Verifica el contenido y la foliación de cada unidad de conservación. Si es necesario foliar nuevamente, se tacha el número anterior y se escribe el nuevo.

Si los documentos se encuentran en A-Zs o carpetas multiservicio se trasladan a carpetas conservando el orden original.

    1. Agrupa las unidades de conservación de acuerdo con su serie y dentro de cada serie según su orden de producción (cronológico o numérico).

    2. Relaciona las unidades de conservación en el formato de Inventario Documental, registrando los datos solicitados.

    3. Se almacenan las unidades de conservación en cajas de archivo, conservando el orden en que se relacionaron. En cada unidad de conservación se anota el número de la respectiva caja.

    4. Las cajas se identifican con un número consecutivo ascendente, comenzando en 1, escrito con lápiz de mina negra.

JEFE DE LA DEPENDENCIA

    1. Firma el Inventario de Transferencia Documental autorizando la transferencia de los documentos al Archivo Central.

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

    1. Realiza entrega de los documentos verificando el Inventario de Transferencia Documental junto con el servidor del Archivo Central que le recibe.

    2. Elaboran el Acta de Recepción de documentos y la firman el funcionario que entrega y el que recibe.


14. INDICADORES

Evaluar la aplicación del tiempo de retención definido por la TRD para cada una de las series.


Dependencia: Todas

Proceso: Selección de Documentos (Estándar)

Procedimiento: Selección de Documentos

Código: SD-23

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Eliminar los documentos que pierden todo valor para la Entidad de acuerdo con los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental y las normas técnicas definidas para tal fin.
2. CLIENTES

Jefes de dependencias y servidores responsables de los archivos de gestión o de oficina.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los documentos tramitados en las dependencias y que pierden valor para la administración una vez concluyen su trámite.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Jefe de la dependencia, a los servidores responsables de los archivos de gestión y al Comité de Archivo.



5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000)

Resolución 264 de 2000 /l Procurador General de la Nación

Reglamento General de Archivos

Acuerdo No. 46 de 2000 / Archivo General de la Nación

Normas concomitantes


6. DEFINICIONES

Selección documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación, conservación total o parcial.

Depuración documental: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.

Eliminación documental: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato Acta de depuración documental

(Disponible en medio magnético)
8. CONDICIONES GENERALES

De acuerdo con la reglamentación expedida por el Archivo General de la Nación, en las dependencias deben eliminarse los documentos después de concluido el tiempo de retención fijado por la TRD.


9. SALIDAS

Listados de documentos a eliminar


10. REGISTROS

Acta de depuración: Datos de dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación, fechas y solicitud de aprobación al Comité de Archivo.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Inventario documental y TRD con las unidades de conservación que deban eliminarse.

Verificación del contenido de las unidades de conservación

Supervisión Jefe de la dependencia





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