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Documental

Código: ED-GAC-14

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Eliminar los documentos que pierden todo valor para la Entidad de acuerdo con los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental y las normas técnicas definidas para tal fin.


2. CLIENTES

Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos.


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores del Grupo de Archivo Central.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Resolución 264 de 2000/ Procurador General de la Nación

Resolución 265 de 2000 / Procurador General de la Nación

Acuerdo 007 de 1994 / Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Normas concomitantes


6. DEFINICIONES

Eliminación documental: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Acta de Eliminación Documental


8. CONDICIONES GENERALES

Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que no poseen valor para la Entidad.


9. SALIDAS

Documentos a eliminar



10. REGISTROS

Acta de eliminación: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas y datos de los responsables.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de documentos relacionados con las unidades de conservación seleccionadas estableciendo Serie, subserie, tipos documentales y disposición final.

Verificación que documentos que debieron microfilmarse en forma previa se hallan microfilmado antes de destruir.

Supervisión del proceso por Técnico Administrativo




  1. ANEXOS

Anexo 6. Acta de eliminación documental
13. ACTIVIDADES

SERVIDOR ASIGNADO

13.1. Verifica el acta aprobada contra unidades de conservación, TRD

13.2. Selecciona el medio más eficiente que garantice la destrucción de los documentos.



    1. Delega a dos funcionarios para que atestigüen la destrucción de los documentos

FUNCIONARIO ASIGNADOS

    1. Atestiguan destrucción y elaboran y firman Acta de Destrucción de documentos

SECRETARIA

    1. Archiva el acta de destrucción en la respectiva carpeta


14. INDICADORES

Vol. Documentos eliminados

-----------------------------------------

Años
Verificación entre fecha de aprobación y fecha de eliminación


Dependencia: Grupo de Archivo Central

Proceso: Selección de Documentos

Procedimiento: Actualización de la Tabla de Retención

Documental

Código: ATR-GAC-15

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Actualizar oportunamente la Tabla de Retención Documental cada vez que las modificaciones en la estructura orgánica de la entidad lo amerite o la generación de nuevos documentos y trámites administrativos.


2. CLIENTES

Dependencias de la Entidad.


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todas las dependencias a las que se modifique mediante acto administrativo su organización o funciones.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Viceprocurador General de la Nación, Jefe de Dependencia Coordinador del Grupo de Archivo y Comité de Archivo.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación

Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES

Producción documental: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Entrevista a productores de documentos


8. CONDICIONES GENERALES

La Ley 594/2000 establece la obligatoriedad para las Entidades del Estado de elaborar, mantener actualizadas y aplicar sus tablas de retención documental. Dado que las tablas son una herramienta administrativa que permite identificar los documentos que genera cada unidad administrativa en razón de las funciones y, por tanto, cualquier modificación de la estructura administrativa se reflejará en ella.


9. SALIDAS

Tabla de Retención Documental actualizada


10. REGISTROS

Entrevistas: registra: datos de la dependencia, funciones, normatividad que regula la producción documental, trámite documental y valoración.

Tabla de Retención Documental: datos de la dependencia productora, series y tipos documentales, tiempo de retención, disposición final y procedimiento.

Acta de aprobación del Comité de Archivo

Resolución de adopción del Procurador General de la Nación
11. BASES DE AUTOCONTROL

Identificación de cada nueva unidad administrativa

Ajustar la valoración documental a las normas legales

Verificación por parte de los jefes de las dependencias de que las series, subserie, tipos documentales y disposición final concuerde con los documentos que genera.

Supervisión del proceso Coordinador de Grupo de Archivo y Comité de Archivo


  1. ANEXOS

Anexo 7. Entrevista a productores de documentos

Anexo 8. Tabla de Retención Documental


13. ACTIVIDADES

COORDINADOR GRUPO DE ARCHIVO



    1. Recibe informes sobre los cambios administrativos en una o varias dependencias, estudia la nueva normatividad y como afecta la estructura administrativa de la Entidad, identificando los cambios en el ámbito de dependencias y funciones.

    2. Confronta con la Tabla de Retención para establecer como es afectada, en series, tipos documentales o nueva tabla.

    3. De acuerdo con la información establecida se programa las entrevistas con el jefe de la dependencia sobre sus funciones y el trámite legal, administrativo o fiscal de los documentos que genera.

FUNCIONARIO ASIGNADO

    1. Entrevista al servidor designado con el objeto de identificar el trámite, el valor y los soportes de los documentos.

COORDINADOR GRUPO

    1. Analiza la información recolectada con el objeto de definir las series documentales o su traslado a otras dependencias y sus tipos documentales.

COORDINADOR GRUPO/ ABOGADO ASESOR

    1. Valora los documentos de acuerdo con su valor administrativo, legal, fiscal o histórico,

    2. Presenta proyecto de Tabla de Retención Documental al (los) jefe (s) de (las) dependencia (s) para su revisión y aprobación.

COMITÉ DE ARCHIVO

    1. Aprueba Tabla de Retención Documental y la hace llegar al Procurador General de la Nación para su adopción.

JEFE DEPENDENCIA

    1. Aplica la Tabla de Retención Documental actualizada en su dependencia, es decir, los archivos de gestión deben organizarse de acuerdo con sus criterios y debe fijar el tiempo de retención documental de acuerdo con el dado en la TRD.




  1. INDICADORES

Verificación entre fecha de iniciación y de aprobación

Total de modificaciones
Dependencia: Grupo de Archivo Central

Proceso: Servicios de Archivo

Procedimiento: Consulta y Préstamo de Documentos

Código: SPD-GAC-16

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Prestar los servicios de información de manera eficiente y oportuna a los servidores de la Procuraduría y los ciudadanos que lo soliciten dé acuerdo con las normatividad vigente.


2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación, del Archivo Central y ciudadanos que soliciten servicios.



3. ALCANCE

Todos los servidores de la Procuraduría que requieran acceder a los documentos de archivo.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores del Grupo del Archivo Central, Jefes de dependencias y los usuarios de la dependencia.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Normas concomitantes


6. DEFINICIONES

Documento de archivo: Registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal.

Servicios de archivo: proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de la entidad, con fines de información.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Solicitud de Documentos

Libro Registro de préstamo

Control de consulta


8. CONDICIONES GENERALES

El archivo prestará sus servicios de información ajustándose a las normas legales vigentes que regulan el acceso a los documentos de las entidades públicas, la reserva legal y el derecho de petición.

Cuando se trata de la consulta y el préstamo de documentos debe entenderse por este, el préstamo de unidades de conservación (carpetas o expedientes completos), en ningún caso se prestará una pieza documental separada de su unidad de conservación.

9. SALIDAS

Control de la consulta y préstamo de documentos


10. REGISTROS

Registro de préstamo documentos: fecha, datos del documento solicitado (serie, unidad de conservación, número, fechas y localización), datos de los usuarios (nombre, cargo, dependencia, autorización de consulta, autorización para retirarlo del archivo)

Control de consulta documentos: fecha, datos del documento solicitado (serie, unidad de conservación, número, fechas y localización), datos de los usuarios (nombre, cargo, dependencia, autorización de consulta)
11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de autorización del usuario para acceder a los documentos que solicitan.

Firma del usuario que retira documentos

Supervisión del proceso por Sustanciador




  1. ANEXOS

Anexo 4. Tarjeta AFUERA

Anexo 9. Control de Consulta

Anexo 10. Libro de Registro de préstamo de documentos
13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIO ASIGNADO

13.1. Recibe solicitud de consulta o de documentos en forma verbal y/o escrita y la registra en el control de consultas.

13.2. Realiza la búsqueda documentos solicitados en el sistema, por serie, nombre de unidad de conservación, palabra clave o dependencia.

13.3. Verifica que el usuario se encuentre autorizado por el jefe de la dependencia para consultar o retirar el documento del Archivo Central-


    1. Verifica que el usuario se encuentre autorizado por el jefe de la dependencia para consultar o retirar el documento del Archivo Central.

USUARIO

    1. Sí así lo requiere consulta los documentos en las instalaciones del Grupo de archivo Central dispuestas para tal fin. Si requiere fotocopia de los documentos, el servidor responsable procederá a obtener las fotocopias en las condiciones fijadas por la reglamentación interna.

FUNCIONARIO ASIGNADO

    1. Cuando el usuario requiere el documento en calidad de préstamo, el funcionario asignado registra los datos del documento y del usuario en el Libro de Registro de Préstamo.

Si el funcionario solicitante requiere que se le haga entrega de los documentos en su oficina el citador del Grupo de Archivo Central lo trasladará hasta la respectiva dependencia, acompañado del Registro de préstamo documental.

USUARIO



    1. Firma Libro Registro de Préstamo antes de retirar el documento de las instalaciones del Grupo de Archivo Central.

Si el documento es entregado por el Citador del Grupo de Archivo Central en la dependencia, éste deberá verificar que el funcionario solicitante escriba su nombre y firmé el Registro de Control Documental. El documento trasladado permanecerá a cargo del citador, hasta cuando devuelva el registro de préstamo debidamente tramitado.

OFICINISTA



    1. Registra en la base de datos la salida de los documentos y la fecha en que recibió debidamente diligenciado el Registro de Control de Préstamo.

USUARIO

    1. Concluida la consulta devuelve documentos al Grupo de Archivo Central, personalmente o mediante un servidor de su dependencia.

Si lo requiere puede solicitar al citador del Grupo de Archivo Central que lo reciba los documentos que va ha entregar en su dependencia.

FUNCIONARIO ASIGNADO



    1. Recibe documentos, verifica el contenido de la unidad de conservación con los datos del registro.

    2. Registra devolución de documentos en el Libro de Préstamo y en el sistema.

    3. Reubica la unidad de conservación en el lugar que le corresponde dentro del fondo documental.

    4. Descarga la tarjeta Afuera

14. INDICADORES

Total de préstamos

---------------------------

No. dependencias
Préstamo por dependencia

Identificación de tiempo de respuesta:

Fecha y hora de solicitud vs. fecha y hora de respuesta

Identificación de nivel de satisfacción de usuarios en aspectos como:

Origen del usuario

Oportunidad de la respuesta

Efectividad de la respuesta

Calidad de la atención (trato, área, comodidad)


Dependencia: Grupo de Archivo Central

Proceso: Servicios de Archivo

Procedimiento: Generación de Listado de Documentos

Código: GLD-GAC-16

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proporcionar a las dependencias información sobre los documentos que trasladaron al Archivo Central con el objeto de facilitarles su control y consulta.


2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación.




3. ALCANCE

Todos los servidores de la Procuraduría que requieran acceder a los documentos de archivo.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Jefes de dependencias y los usuarios de la dependencia y los servidores del Archivo Central.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Normas concomitantes


6. DEFINICIONES

Servicios de archivo: proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de la entidad, con fines de información.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Inventario documental


8. CONDICIONES GENERALES

El archivo prestará sus servicios de información ajustándose a las normas legales vigentes que regulan el acceso a los documentos de las entidades administrativas y el derecho de petición.


9. SALIDAS

Inventario documental por dependencia


10. REGISTROS

Inventario Documental: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación, datos de aplicación de TRD y localización en el archivo central.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de que el Índice corresponda a la dependencia que se envía

Control de las actualizaciones por dependencia

Supervisión del proceso Coordinador de Grupo




  1. ANEXOS

Anexo 2. Inventario documental
13. ACTIVIDADES

OFICINISTAS

13.1. Genera Listado de Documentos Registrados en el Archivo por Dependencia

COORDINADOR GRUPO

13.2. Envía oficio de entrega de Listados dirigido a cada Jefe de dependencia.

OFICINISTA



    1. Confirma la recepción de los listados y responde dudas de las dependencias.

SECRETARIA

    1. Archiva los Listados de Documentos para control y consulta.


14. INDICADORES

Número de listados generados


Dependencia: Grupo de Archivo Central

Proceso: Servicios de Archivo

Procedimiento: Asesoría técnica

Código: AT-GAC-17

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proporcionar a las dependencias asesoría técnica para que se administren y organicen los documentos de acuerdo con las normas legales y técnicas establecidas para tal fin.


2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación.


3. ALCANCE

Todos los servidores de la Procuraduría responsables por los archivos de gestión.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Jefes de dependencias y los servidores del Archivo Central.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

cuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Normas concomitantes


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica


8. CONDICIONES GENERALES

El archivo prestará las asesorías técnicas cuando el Comité de Archivo lo ordene. Esta actividad se encaminará a darle instrucciones a los servidores a cargo de los archivos de gestión en su organización, aplicación de la TRD y transferencia documental.


9. SALIDAS

Instrucciones a servidores a cargo de los archivos de gestión


10. REGISTROS

Programación de asesorías: Dependencia, funcionario, fecha de solicitud, tipo de solicitud, solución propuesta, tipo de asesoría, responsable.

Registro de usuarios; Dependencia, funcionario, fecha de asesoría, asesor responsable, observaciones.

Informe: tipo de asesoría, resultado esperado, logrado, fechas.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación periódica de la solución de los problemas presentados en las dependencias

Supervisión del proceso por Coordinador de Archivo


  1. ANEXOS

No aplica
13. ACTIVIDADES

COORDINADOR GRUPO

13.1. Estudia solicitudes, evaluaciones e informes de asesorías y problemas reportados por las Dependencia para establecer áreas de las asesorías.

13.2. Elabora programación de talleres, visitas y asesorías telefónicas.

SECRETARIA

13.3. Comunica a las dependencias el programa.

COORDINADOR GRUPO


    1. Designa los servidores del archivo que prestarán las asesorías indicándoles las áreas en las que harán énfasis.

SERVIDORES DESIGNADOS

    1. Preparan documentos que apoyaran la prestación de la asesoría, como fotocopia de instructivos, transparencias, etc.

USUARIOS

    1. Evalúan la asesoría recibida indicando si esta respondió a sus necesidades o no.

SERVIDORES DESIGNADOS

    1. Presenta el informe de la asesoría dada indicando los resultados obtenidos y los problemas presentados.


14. INDICADORES

Identificación de asesoría




TIPO DE ASESORÍA

NO. USUARIOS

DEPENDENCIAS



















Concepto usuario

(Comprensión de la información, aplicación de lo informado, problemas relacionados con:)

Impacto : revisión periódica de la continuidad a las soluciones contempladas
Dependencia: Todas

PROCESO: Recepción de Documentos (Estándar para

todas las Dependencias)

Procedimiento: Recepción de Documentos

Código: RDE -18

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Registrar los documentos recibidos en cumplimiento de las funciones o competencias de cada dependencia.




  1. CLIENTES

Jefes de las dependencias y servidores responsables de la recepción y trámite de los documentos.
3. ALCANCE

El procedimiento aplica a los documentos recibidos en cada dependencia en cumplimiento de las funciones o competencias asignadas.


4. RESPONSABILIDADES

Procuradores o jefes de cada dependencia y servidores encargados de generar, tramitar y conservar documentos.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000)

Resolución 264 de 2000 / Procurador General de la Nación

Reglamento General de Archivos

Acuerdo 060 de 2001 / Archivo General de la Nación

Normas concomitantes




  1. DEFINICIONES

Producción documental: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Registro de documentos: Es el procedimiento mediante el cual las entidades, ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Radicador de correspondencia


8. CONDICIONES GENERALES

No se reservarán ni repetirán números de radicación, se asignará la numeración en estricto orden de recepción de los documentos

Todos los documentos que ingresan a la entidad, en cualquier soporte o medio (correspondencia, fax o correo electrónico, disquete, etc.) deben registrarse.



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