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AUXILIAR ADMINISTRATIVO
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Análisis de las estadísticas: unidades recibidas / unidades enviadas. Dependencia: Grupo de Archivo Central Proceso: Recepción de Documentos Procedimiento: Recepción de documentos Código: RD-GAC-08 Reviso: Jefe Inmediato Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau Fecha: 2 Agosto 2001 1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Recibir los documentos que finalizaron su retención en las dependencias de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de forma eficaz y oportuna. 2. CLIENTES Dependencias de la Procuraduría General de la Nación 3. ALCANCE El procedimiento aplica a todas las dependencias que deban transferir sus documentos al Archivo Central. 4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo, técnico administrativo y oficinistas del Archivo Central, Jefes de dependencia y responsables de los archivos de gestión. 5. REFERENCIAS Ley General de Archivos (Ley 594/2000) Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo Normas concomitantes
Inventario de transferencia documental. Acta de Entrega de Documentos
El Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo establece que los documentos deben entregarse o recibirse debidamente inventariados. 9. SALIDAS Transferencia documental 10. REGISTROS Inventario de Transferencia Documental: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de los responsables Acta de entrega; nombre de dependencia, volumen documental, herramientas e inconsistencias.
Confrontación de Inventario con documentos y la TRD de la dependencia Revisión de Técnico Administrativo
Anexo 1. Inventario de Transferencia Documental Anexo 3. Acta de entrega de documentos
OFICINISTA
2 Confronta el Inventario con cada una de las unidades de conservación (carpetas o expedientes) contenidas en las respectivas cajas, identificando series, fechas extremas, foliación y aplicación de la TRD. 3 Elabora acta de recepción de documentos, registrando las novedades e inconsistencias y la firma junto con el servidor de la dependencia que hace la transferencia. SECRETARIA 4. Archiva los originales del Inventario documental y el Acta de recepción en la carpeta de la dependencia. 14. INDICADORES Total de transferencias ---------------------------------------- x 100 Dependencias programadas
De identificación dependencia o serie De almacenamiento Registro de información Dependencia: Grupo de Archivo Central Proceso: Almacenamiento de Documentos Procedimiento: Clasificación y Registro Documental Código: CR-GAC-9 Reviso: Jefe Inmediato Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau Fecha: 2 Agosto 2001 1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Identificar y agrupar los documentos de acuerdo con su procedencia y las series a las que pertenecen garantizando su posterior recuperación. 2. CLIENTES Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos. 3. ALCANCE El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central. 4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los servidores del Grupo de Archivo Central. 5. REFERENCIAS Ley General de Archivos (Ley 594/2000) Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo Normas concomitantes
Inventario documental 8. CONDICIONES GENERALES Agrupar los documentos respetando su procedencia y las series definidas en la Tabla de Retención Documental. 9. SALIDAS Organización del Fondo Documental 10. REGISTROS Inventario Documental: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de los responsables 11. BASES DE AUTOCONTROL Confrontación de Inventario Documental con documentos y la TRD de la dependencia Identificación de las series y su valoración Control periódico de los datos digitados Revisión de información registrada Técnico Administrativo
No aplica 13. ACTIVIDADES SERVIDOR ASIGNADO 13.1. Verifica que los documentos se encuentren agrupados bajo la respectiva serie y el tiempo de retención en la TRD.
SECRETARIA
Código de la dependencia Nombre de la dependencia Código de la serie documental Nombre de la serie documental Nombre u numero de la unidad de conservación Fechas extremas Datos de localización: sala, estante, entrepaño y caja Fecha final de conservación Disposición final
14. INDICADORES Promedio
No. Días ------------------------ No. Registros Calidad de trabajo Total de registros frente al número de inconsistencias .............................................................. ………………………….X 100 Total de registros
Horas funcionamiento de equipos Dependencia: Grupo de Archivo Central Proceso: Selección de Documentos Procedimiento: Ordenación de documentos Código: SD-GAC-10 Reviso: Jefe Inmediato Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau Fecha: 2 Agosto 2001 1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Ubicar los documentos en el lugar que les corresponde dentro del fondo documental en forma adecuada para garantizar su conservación y su posterior localización y recuperación. 2. CLIENTES Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos. 3. ALCANCE El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central 4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los servidores del Grupo de Archivo Central. 5. REFERENCIAS Ley General de Archivos (Ley 594/2000) Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo Normas concomitantes
No aplica 7. FORMATOS A UTILIZAR No aplica 8. CONDICIONES GENERALES Los documentos deben almacenarse en unidades de conservación apropiadas que permitan su conservación. 9. SALIDAS Organización del Fondo Documental
No aplica 11. BASES DE AUTOCONTROL Confrontación de Listados de Registros con las cajas almacenadas estableciendo número de caja, contenido y ubicación correcta. Verificación periódica de las cajas, contenido, número y ubicación dentro del fondo documental Revisión de áreas de almacenamiento Técnico Administrativo
No aplica 13. ACTIVIDADES FUNCIONARIO ASIGNADO
Que las unidades de conservación dentro de las cajas se encuentren en orden numérico ascendente de izquierda a derecha La caja debe abrirse de abajo hacia arriba Que el número asignado en el sistema corresponda a la caja
En los estantes, las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en orden numérico ascendente. 14. INDICADORES Promedio
No. Días -------------------------------- No. cajas Calidad de trabajo Total de inconsistencias halladas .............................................................. X 100 Total de cajas almacenadas
Áreas ocupadas Dependencia: Grupo de Archivo Central Proceso: Selección de Documentos Procedimiento: Selección Documental Código: SD-GAC-11 Reviso: Jefe Inmediato Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau Fecha: 2 Agosto 2001 1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Elegir con precisión los documentos que por su valor y de acuerdo con los criterios de la Tabla de Retención Documental deba conservar la Entidad. 2. CLIENTES Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos. 3. ALCANCE El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central 4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo, técnico administrativo, auxiliar administrativo, sustanciador y oficinistas de Archivo Central. 5. REFERENCIAS Ley General de Archivos (Ley 594/2000) Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo Normas concomitantes
Listado de Selección Documental 8. CONDICIONES GENERALES La selección se impone cuando la serie documental no se va a conservar totalmente, en este evento debe adoptarse los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental para cada serie. 9. SALIDAS Documentos a conservarse. 10. REGISTROS Listado de selección documental: datos de identificación de la dependencia productora, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y la disposición final. Acta de aprobación del Comité de Archivo
Confrontación de Listados con los documentos seleccionados estableciendo Serie, subserie, tipos documentales y disposición final Verificación de series a eliminar y tiempo de retención Revisión de listados por Técnico Administrativo
Anexo 5. Listado de selección documental
FUNCIONARIOS ASIGNADOS
COORDINADOR DE GRUPO
COMITÉ DE ARCHIVO 13.4 Emite Acta de aprobando la disposición final de los documentos. 14. INDICADORES Calidad de trabajo Total de inconsistencias halladas .............................................................. X 100 Total de cajas almacenadas Verificación entre fecha de selección y fecha de aprobación Dependencia: Grupo de Archivo Central Proceso: Selección de Documentos Procedimiento: Preparación de Documentos para Microfilmar Código: SD-GAC-12 Reviso: Jefe Inmediato Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau Fecha: 2 Agosto 2001 1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Preparar en forma técnica y de conformidad con la ley los documentos que deban someterse al proceso de reproducción en microfilme. 2. CLIENTES Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos. 3. ALCANCE El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central 4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los funcionarios del Archivo Central. 5. REFERENCIAS Ley General de Archivos (Ley 594/2000) Resolución 264 de 2000 / Procurador General de la Nación Acuerdo 007 de 1994 /l Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo Normas concomitantes
Listado de Selección Documental 8. CONDICIONES GENERALES Se refiere a la preparación de la documentación que se considera pertinente proteger para efectos de su conservación. La microfilmación no limita ni excluye la utilización de otro tipo de tecnología aplicable a la reproducción de documentos. 9. SALIDAS Copias en microfilme de los documentos a conservar 10. REGISTROS Listados de selección documental: datos de identificación de la dependencia productora, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y la disposición final. Acta de aprobación del Comité de Archivo
Confrontación de Listados con los documentos seleccionados estableciendo Serie, subserie, tipos documentales y disposición final Pruebas a las cintas para microfilmación Supervisión del proceso por Técnico Administrativo
Anexo 5. Listado de selección documental 13. ACTIVIDADES FUNCIONARIOS ASIGNADOS
14. INDICADORES Total fondo documental --------------------------------------------- X100 No. Documentos microfilmados
Total de cintas generadas Dependencia: Grupo de Archivo Central Proceso: Selección de Documentos Procedimiento: Conservación de documentos Código: SD-GAC-13 Reviso: Jefe Inmediato Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau Fecha: 2 Agosto 2001 1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Preparar los documentos de acuerdo con las normas legales y técnicas que pasarán a conformar el archivo histórico de la Entidad. 2. CLIENTES Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos. 3. ALCANCE El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central 4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los servidores del Grupo de Archivo Central. 5. REFERENCIAS Ley General de Archivos (Ley 594/2000) Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo Normas concomitantes
Inventario Documental 8. CONDICIONES GENERALES Se refiere a la conservación total de los documentos que tienen valor científico, cultural o histórico para la nación y, por tanto, pasan a ser parte del archivo histórico de la Entidad. 9. SALIDAS Archivo histórico de la Entidad 10. REGISTROS Inventario Documental: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de localización de los documentos. 11. BASES DE AUTOCONTROL Confrontación de Listados con los documentos seleccionados estableciendo Serie, subserie, tipos documentales y disposición final Verificar que todos los documentos hallan sido sometidos al proceso de microfilmación. Supervisión del proceso por Técnico Administrativo
Anexo 2. Inventario Documental 13. ACTIVIDADES FUNCIONARIOS ASIGNADOS 13.1. Confronta Listado de Conservación contra documentos y las series de la TRD.
14. INDICADORES Volumen y área de Archivo Histórico No. Unidades de conservación --------------------------------------------- X 100 Total Fondo Documental Verificación entre fecha de aprobación y fecha de conformación del archivo histórico microfilmación Dependencia: Grupo de Archivo Central Proceso: Selección de Documentos Procedimiento: Eliminación Documental Compartir con tus amigos: |