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AUXILIAR ADMINISTRATIVO


    1. Verifica los envíos procedentes del IEMP y registra su ingreso en el control de existencias disponibles para canje.

    2. Incorpora en el Listado de material disponible en canje, el nuevo título disponible en canje.

    3. Prepara las comunicaciones remisorias del canje y requiere simultáneamente las publicaciones no recibidas de acuerdo con el convenio, faltantes en la colección o nuevos títulos identificados de interés para adquisición.
COORDINADOR DEL GRUPO

    1. Revisa y suscribe las comunicaciones de envío de publicaciones.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

    1. Actualiza el control individual anexo a la carpeta de cada entidad.

    2. Actualiza el control de existencias de títulos disponibles en canje.

    3. Archiva las comunicaciones enviadas y recibidas en la carpeta individual de las entidades con las que se tienen establecidos convenios de intercambio.

    4. Actualiza, de ser necesario, el listado de entidades con las que se tienen establecidos convenios de canje.

    5. Contabiliza diariamente los envíos efectuados para efectos de la estadística mensual respectiva.

COORDINADOR DEL GRUPO


    1. Verifica periódicamente la reciprocidad de los convenios de intercambio vigentes, y establece comunicación con las entidades respectivas con el fin de corregir las desviaciones detectadas.




  1. INDICADORES

Análisis de las estadísticas: unidades recibidas / unidades enviadas.
Dependencia: Grupo de Archivo Central

Proceso: Recepción de Documentos

Procedimiento: Recepción de documentos

Código: RD-GAC-08

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Recibir los documentos que finalizaron su retención en las dependencias de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de forma eficaz y oportuna.


2. CLIENTES

Dependencias de la Procuraduría General de la Nación


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todas las dependencias que deban transferir sus documentos al Archivo Central.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo, técnico administrativo y oficinistas del Archivo Central, Jefes de dependencia y responsables de los archivos de gestión.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación

Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES

Tabla de Retención documental (TRD): Listado de series y subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de éste al histórico de conformidad con las tablas de retención documental.

Inventario documental: Relación que describe de forma sistemática las unidades de un fondo documental siguiendo la organización de las series documentales.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Inventario de transferencia documental.

Acta de Entrega de Documentos
8. CONDICIONES GENERALES

El Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo establece que los documentos deben entregarse o recibirse debidamente inventariados.


9. SALIDAS

Transferencia documental


10. REGISTROS

Inventario de Transferencia Documental: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de los responsables

Acta de entrega; nombre de dependencia, volumen documental, herramientas e inconsistencias.
11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Inventario con documentos y la TRD de la dependencia

Revisión de Técnico Administrativo
12. ANEXOS

Anexo 1. Inventario de Transferencia Documental

Anexo 3. Acta de entrega de documentos
13. ACTIVIDADES

OFICINISTA



  1. Recibe los documentos verificando que el Inventario se encuentre debidamente diligenciado y firmado por el jefe de la dependencia que hace el traslado.

2 Confronta el Inventario con cada una de las unidades de conservación (carpetas o expedientes) contenidas en las respectivas cajas, identificando series, fechas extremas, foliación y aplicación de la TRD.

3 Elabora acta de recepción de documentos, registrando las novedades e inconsistencias y la firma junto con el servidor de la dependencia que hace la transferencia.


SECRETARIA

4. Archiva los originales del Inventario documental y el Acta de recepción en la carpeta de la dependencia.


14. INDICADORES
Total de transferencias

---------------------------------------- x 100

Dependencias programadas
Tipo de inconsistencias halladas:

De identificación dependencia o serie

De almacenamiento

Registro de información


Dependencia: Grupo de Archivo Central

Proceso: Almacenamiento de Documentos

Procedimiento: Clasificación y Registro Documental

Código: CR-GAC-9

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Identificar y agrupar los documentos de acuerdo con su procedencia y las series a las que pertenecen garantizando su posterior recuperación.
2. CLIENTES

Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos.


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores del Grupo de Archivo Central.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación

Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES
Clasificación documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que compone cada agrupación documental según la estructura orgánico-funcional de la Entidad.

Organización documental: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar e identificar los documentos de la Entidad.

Registro documental: anotación de los datos del documento en los modelos de control.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Inventario documental


8. CONDICIONES GENERALES

Agrupar los documentos respetando su procedencia y las series definidas en la Tabla de Retención Documental.


9. SALIDAS

Organización del Fondo Documental


10. REGISTROS

Inventario Documental: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de los responsables


11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Inventario Documental con documentos y la TRD de la dependencia

Identificación de las series y su valoración

Control periódico de los datos digitados

Revisión de información registrada Técnico Administrativo
12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

SERVIDOR ASIGNADO

13.1. Verifica que los documentos se encuentren agrupados bajo la respectiva serie y el tiempo de retención en la TRD.


    1. Identifica cada caja con un número consecutivo asignado en forma ascendente, de acuerdo con el orden que le corresponde dentro del fondo documental del Archivo Central.

SECRETARIA


    1. Digita los siguientes datos de identificación, valoración y localización de los documentos:

Código de la dependencia

Nombre de la dependencia

Código de la serie documental

Nombre de la serie documental

Nombre u numero de la unidad de conservación

Fechas extremas

Datos de localización: sala, estante, entrepaño y caja

Fecha final de conservación

Disposición final


    1. Una vez verificada la información registrada se genera copia de respaldo y se archiva


14. INDICADORES

Promedio


No. Días

------------------------

No. Registros

Calidad de trabajo


Total de registros frente al número de inconsistencias

.............................................................. ………………………….X 100

Total de registros
Tipo de inconsistencias

Horas funcionamiento de equipos


Dependencia: Grupo de Archivo Central

Proceso: Selección de Documentos

Procedimiento: Ordenación de documentos

Código: SD-GAC-10

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Ubicar los documentos en el lugar que les corresponde dentro del fondo documental en forma adecuada para garantizar su conservación y su posterior localización y recuperación.


2. CLIENTES

Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos.



3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores del Grupo de Archivo Central.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación

Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica


8. CONDICIONES GENERALES

Los documentos deben almacenarse en unidades de conservación apropiadas que permitan su conservación.


9. SALIDAS

Organización del Fondo Documental




  1. REGISTROS

No aplica
11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Listados de Registros con las cajas almacenadas estableciendo número de caja, contenido y ubicación correcta.

Verificación periódica de las cajas, contenido, número y ubicación dentro del fondo documental

Revisión de áreas de almacenamiento Técnico Administrativo




  1. ANEXOS

No aplica
13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIO ASIGNADO



    1. Verifica número de la caja y su contenido examinando:

Que las unidades de conservación dentro de las cajas se encuentren en orden numérico ascendente de izquierda a derecha

La caja debe abrirse de abajo hacia arriba

Que el número asignado en el sistema corresponda a la caja


    1. Coloca la tarjeta AFUERA dentro de cada caja.

    2. Ubica la caja en el lugar correspondiente de acuerdo con número consecutivo asignado y la Sala que le corresponde.

En los estantes, las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en orden numérico ascendente.
14. INDICADORES

Promedio


No. Días

--------------------------------

No. cajas

Calidad de trabajo

Total de inconsistencias halladas

.............................................................. X 100

Total de cajas almacenadas
Tipo de inconsistencias (registros, identificación de documentos o lugar de almacenamiento)

Áreas ocupadas


Dependencia: Grupo de Archivo Central

Proceso: Selección de Documentos

Procedimiento: Selección Documental

Código: SD-GAC-11

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Elegir con precisión los documentos que por su valor y de acuerdo con los criterios de la Tabla de Retención Documental deba conservar la Entidad.


2. CLIENTES

Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos.


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo, técnico administrativo, auxiliar administrativo, sustanciador y oficinistas de Archivo Central.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación

Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES

Selección documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación, conservación total o parcial.

Eliminación documental: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Listado de Selección Documental


8. CONDICIONES GENERALES

La selección se impone cuando la serie documental no se va a conservar totalmente, en este evento debe adoptarse los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental para cada serie.


9. SALIDAS

Documentos a conservarse.


10. REGISTROS

Listado de selección documental: datos de identificación de la dependencia productora, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y la disposición final.

Acta de aprobación del Comité de Archivo
11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Listados con los documentos seleccionados estableciendo Serie, subserie, tipos documentales y disposición final

Verificación de series a eliminar y tiempo de retención

Revisión de listados por Técnico Administrativo




  1. ANEXOS

Anexo 5. Listado de selección documental


  1. ACTIVIDADES

FUNCIONARIOS ASIGNADOS


    1. Genera de las bases de datos los Listados de Documentos a seleccionar de acuerdo con datos de retención y valoración de la Tabla de Retención Documental.

    2. Extrae los documentos del archivo, agrupándolos de acuerdo con las indicaciones de los Listados; la disposición final y las indicaciones dadas en el procedimiento.

COORDINADOR DE GRUPO

    1. Presenta Listados de Conservación, Microfilmación y Eliminación al Comité de Archivo para que sean sometidos a evaluación y se aprueben.

COMITÉ DE ARCHIVO

13.4 Emite Acta de aprobando la disposición final de los documentos.


14. INDICADORES

Calidad de trabajo

Total de inconsistencias halladas

.............................................................. X 100

Total de cajas almacenadas

Verificación entre fecha de selección y fecha de aprobación


Dependencia: Grupo de Archivo Central

Proceso: Selección de Documentos

Procedimiento: Preparación de Documentos para

Microfilmar

Código: SD-GAC-12

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Preparar en forma técnica y de conformidad con la ley los documentos que deban someterse al proceso de reproducción en microfilme.


2. CLIENTES

Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos.


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los funcionarios del Archivo Central.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Resolución 264 de 2000 / Procurador General de la Nación

Acuerdo 007 de 1994 /l Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES

Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes de película.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Listado de Selección Documental


8. CONDICIONES GENERALES

Se refiere a la preparación de la documentación que se considera pertinente proteger para efectos de su conservación. La microfilmación no limita ni excluye la utilización de otro tipo de tecnología aplicable a la reproducción de documentos.


9. SALIDAS

Copias en microfilme de los documentos a conservar


10. REGISTROS

Listados de selección documental: datos de identificación de la dependencia productora, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y la disposición final.

Acta de aprobación del Comité de Archivo
11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Listados con los documentos seleccionados estableciendo Serie, subserie, tipos documentales y disposición final

Pruebas a las cintas para microfilmación

Supervisión del proceso por Técnico Administrativo




  1. ANEXOS

Anexo 5. Listado de selección documental
13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIOS ASIGNADOS



    1. Confronta listado de Microfilmación contra las unidades de conservación seleccionadas, verificando que corresponda la serie.

    2. Verifica que los documentos conserven su orden natural o de producción dentro de la unidad de conservación, retira ganchos y legajadores y quita dobleces.

    3. Ordena las unidades de conservación de acuerdo con el orden que establecen los listados de microfilmación.

    4. Elabora acta de iniciación de microfilmación y procede a microfilmar los documentos.

    5. Una vez los documentos han sido sometidos a la microfilmación se procede a separar las unidades de conservación de acuerdo con su disposición final: Conservación o Eliminación

    6. Registra datos identificación y ubicación de la cinta maestra y la de consulta y se procede a ubicarla dentro del fondo documental.

    7. Una vez verificados los registros se genera la respectiva copia de respaldo.


14. INDICADORES
Total fondo documental

--------------------------------------------- X100

No. Documentos microfilmados
Verificación entre fecha de aprobación y fecha de microfilmación

Total de cintas generadas


Dependencia: Grupo de Archivo Central

Proceso: Selección de Documentos

Procedimiento: Conservación de documentos

Código: SD-GAC-13

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Preparar los documentos de acuerdo con las normas legales y técnicas que pasarán a conformar el archivo histórico de la Entidad.


2. CLIENTES

Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos.


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores del Grupo de Archivo Central.


5. REFERENCIAS

Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación

Acuerdo 007/1994 del Archivo General de la Nación - Reglamento General de Archivo

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES

Conservación de documentos: conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos.

Documento histórico: documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Inventario Documental


8. CONDICIONES GENERALES

Se refiere a la conservación total de los documentos que tienen valor científico, cultural o histórico para la nación y, por tanto, pasan a ser parte del archivo histórico de la Entidad.


9. SALIDAS

Archivo histórico de la Entidad


10. REGISTROS

Inventario Documental: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de localización de los documentos.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de Listados con los documentos seleccionados estableciendo Serie, subserie, tipos documentales y disposición final

Verificar que todos los documentos hallan sido sometidos al proceso de microfilmación.

Supervisión del proceso por Técnico Administrativo




  1. ANEXOS

Anexo 2. Inventario Documental


13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIOS ASIGNADOS

13.1. Confronta Listado de Conservación contra documentos y las series de la TRD.


    1. Registra los datos de localización de los documentos dentro de la Sala de Archivo Histórico

    2. Genera Inventario de Documentos Históricos

    3. Ordena las unidades de conservación en cajas y las identifica con la etiqueta generada por la base de datos.

    4. Traslada las cajas al área de Archivo Histórico y las ordena en forma numérica ascendente, colocándolas en los estantes de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

14. INDICADORES

Volumen y área de Archivo Histórico

No. Unidades de conservación

--------------------------------------------- X 100

Total Fondo Documental


Verificación entre fecha de aprobación y fecha de conformación del archivo histórico microfilmación
Dependencia: Grupo de Archivo Central

Proceso: Selección de Documentos

Procedimiento: Eliminación Documental


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