Revocada por la resolucion



Descargar 2.5 Mb.
Página16/35
Fecha de conversión24.05.2018
Tamaño2.5 Mb.
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   ...   35

AUXILIAR ADMINISTRATIVO


    1. Organiza las publicaciones recibidas por orden alfabético de título y dentro de cada uno en orden secuencial.

    2. Contabiliza en la estadística diaria las unidades recibidas.

    3. En el catálogo impreso registra, en forma manuscrita, las novedades.

    4. Identifica cada entrega con el sello de propiedad institucional, elabora e incorpora los accesorios de préstamo

    5. Identifica el remitente y la forma de adquisición de la publicación: compra, canje o donación; para efectos de reclamación de entregas dejadas de recibir para las adquiridas por compra –si fuere del caso -, o acuse de recibo y eventual solicitud de entregas faltantes para los títulos adquiridos por canje o donación; y proyecta los oficios respectivos para la firma del Coordinador del Grupo.

    6. En el caso de recibir entregas duplicadas de títulos existentes en la colección en buen estado físico, o entregas de títulos no pertinentes para la Hemeroteca (tema no pertinente, desactualización, muestras de nuevos títulos, etc.), se organizan en el lugar especificado, para su eventual utilización para nutrir los convenios de canje interbibliotecario.

    7. Fotocopia la tabla de contenido, la identifica (título, número, mes, año) y la archiva alfabéticamente por título y secuencia cronológica.

    8. Localiza las publicaciones en el lugar previsto para nuevas adquisiciones, para efectos de difusión de la información a los usuarios.

    9. Actualiza el catálogo sistematizado con las novedades, semanalmente o antes si el volumen de información lo amerita, e imprime los registros modificados para efectuar la sustitución correspondiente en el Catálogo impreso.

    10. Archiva las comunicaciones producidas en desarrollo de la actividad 13.5, reclamaciones, acuses de recibo y solicitud de publicaciones.

    11. Consolida las estadísticas de entregas recibidas para el informe mensual.


14. INDICADORES

Análisis de las estadísticas trimestrales con fines de evaluación de crecimiento, fortalecimiento y actualización de la colección; así como la distribución de carga de trabajo.


Títulos de los que se recibieron entregas

--------------------------------------------------------% Actualización catálogo

Registros actualizados

Confrontación de existencias (por muestreo)


--------------------------------------------------------------- Títulos consistentes

Catálogo de Publicaciones Periódicas


Dependencia: Grupo de Biblioteca

Proceso: Convenios de Intercambio Documental

Procedimiento: Envío de Documentos por Canje

Código: CID-GAC-07

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Establecer mecanismos de control y medición sobre el envío de documentos a unidades de información, entidades o empresas, sobre bases de reciprocidad y cooperación, sustentado en convenios de intercambio documental.


2. CLIENTES

Unidades de información, entidades o empresas.


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos que envía el Grupo de Biblioteca a unidades de información, entidades o empresas con las que tiene establecidos convenios de canje documental.


4. RESPONSABLES

Grupo de Biblioteca y el Instituto de Estudios del Ministerio Público


5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000

Resolución 380 de 2000 / Procurador General de la Nación

Normas concomitantes


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Control de publicaciones enviadas / recibidas

Listados de material documental ofrecido en canje
8. CONDICIONES GENERALES

Constituye una tradición bibliotecaria el enriquecimiento del acervo bibliográfico institucional mediante el intercambio de material documental, especialmente el editado por las respectivas entidades. Este medio de adquisición documental constituye un valioso aporte por cuanto es frecuente que no estén disponibles en el mercado y porque se constituye, a la vez, en un medio de divulgación de la producción bibliográfica institucional.

Consecuentemente, el Instituto de Estudios del Ministerio Público pone a disposición del Grupo de Biblioteca determinado número de ejemplares de cada título publicado, con destino al canje, en concordancia con los convenios de intercambio establecidos por ésta.

También forman parte del material bibliográfico destinado al canje las entregas duplicadas de publicaciones periódicas, las unidades documentales recibidas en donación no seleccionadas para integrar la colección de la Biblioteca, y las publicaciones objeto de descarte documental, previa autorización, siempre y cuando se encuentren en buen estado y se consideren de eventual utilidad en otra unidad de información.

Los convenios de intercambio con unidades de información se establecen, según costumbre, mediante la sola formulación de voluntad manifestada en el ejercicio mismo del intercambio. En el caso de entidades que requieren la formalización de convenios interadministrativos la Biblioteca efectúa el trámite para ser suscritos por el competente.

Las donaciones procederán en casos especiales, siempre que no se afecte el cumplimiento de los convenios de canje establecidos.


9. SALIDAS

Listados de material documental ofrecido en canje.

Oficios remisorios y las publicaciones anexas.
10. REGISTROS

Formato de control manuscrito legible, de publicaciones enviadas recibidas, anexo a la carpeta abierta para cada entidad administrativa con la que se tiene establecido convenio de intercambio documental.

Listado de entidades unidades administrativas con las que se tienen establecidos convenios de intercambio documental y publicaciones que se reciben en forma regular (títulos de publicaciones periódicas, libros, folletos, otros).

Estadísticas mensuales de envío / recepción de unidades.

Control de existencias disponibles para canje: formato para cada título, cantidad de ejemplares recibidos o dispuestos para canje y entidades a las que se efectúo su envío.
11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de existencias por título: ejemplares recibidos, ejemplares enviados, y las existencias.

Verificación de reciprocidad en el intercambio.

Análisis de estadísticas de envío / recepción.




  1. ANEXOS

No aplica


  1. ACTIVIDADES

COORDINADOR DEL GRUPO

    1. Establece o tramita los convenios de canje con unidades de información, entidades o empresas que ofrezcan material documental de interés institucional.

    2. Tramita ante el Instituto de Estudios del Ministerio Público las necesidades de ejemplares de los títulos editados por el Instituto con fines de canje.

INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO

    1. Remite al Grupo de Biblioteca la cantidad de ejemplares acordada, de cada título editado por el Instituto.


Compartir con tus amigos:
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   ...   35


La base de datos está protegida por derechos de autor ©composi.info 2017
enviar mensaje

    Página principal