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USUARIO


    1. Dispone de treinta (30) días calendario para localizar, adquirir y entregar al Coordinador del Grupo de Biblioteca el documento seleccionado para la reposición o compensación.

Si antes de vencerse el término, el documento seleccionado se agotara en el mercado, procede a informar al Coordinador del Grupo de Biblioteca, quien una vez verificada la justificación, reinicia el trámite en el paso 13.2; disponiendo la segunda vez, de veinte (20) días calendario para su entrega.

COORDINADOR DE GRUPO


    1. Recibe del usuario el documento, verifica que corresponde a las características del documento seleccionado y que se encuentra en óptimo estado físico. Autoriza su recepción e inicio del trámite para el procesamiento técnico y reporte de novedades al Grupo de Almacén e Inventarios, en caso de compensación.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

    1. Si se trata de una reposición, ejecuta el trámite administrativo interno para acondicionar el documento para préstamo, con la misma placa del ejemplar reemplazado, y ponerlo en servicio.

El procedimiento anterior es válido también tratándose de publicaciones periódicas, ya sean reposiciones o compensaciones, en virtud a que su control se ejecuta en la dependencia con el procedimiento “Catálogo de publicaciones periódicas”.

Si se trata de una compensación, reporta la novedad al Grupo de Almacén e Inventarios para su legalización y actualización de inventarios; y la consigna en el catálogo topográfico “reposición o compensación en proceso” y la fecha del trámite.


RUPO DE ALMACÉN E INVENTARIOS


13.7 Efectúa el trámite correspondiente para dar de baja el documento reemplazado e ingresar a inventarios el nuevo documento, incluida la asignación de la nueva placa –si es del caso -, y produce el reporte respectivo para el Grupo de Biblioteca.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO


    1. Recibe el reporte del Grupo de Almacén e Inventarios, y procede a adicionar al procesamiento completo de la nueva unidad documental la información alusiva a la placa, precio, fuente de adquisición, incluida la anotación completa cruzada en el catálogo topográfico (documento reemplazado y el que lo reemplazó).

    2. Contabiliza en la estadística mensual de procesamiento técnico los documentos ingresados y los puestos al servicio, por concepto de reposición o compensación.

COORDINADOR


    1. Mensualmente verifica los trámites en curso y pendientes de compensación o reposición.

En caso de haberse cumplido los términos establecidos sin haberse dado cumplimiento al procedimiento, sin justificación razonable del usuario, se procederá a presentar la queja disciplinaria a la Veeduría o entidad competente tratándose de servidores del Estado, o la autoridad competente en el caso de particulares.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO



    1. Archiva los soportes del procedimiento seguido. (Tales como: correspondencia de y para el usuario, dependencias, librerías, etc., formato de selección del documento, ordenes de alta y baja del Grupo de Almacén e Inventarios).

14. INDICADORES

N° de documentos extraviados, deteriorados


-------- -------------------------------------------------- % Efectividad recuperación

N° de documentos ingresados por compensación o reposición


Dependencia: Grupo de Biblioteca

Proceso: Inventario de Bienes

Procedimiento: Catálogo de Publicaciones Periódicas

Código: ICP-GAC-06

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Registrar y controlar la recepción de las publicaciones periódicas que ingresan a la colección de Hemeroteca del Grupo de Biblioteca, por concepto de compra, canje y donación, a través del catálogo respectivo, para uso administrativo y fuente de información al público.


2. CLIENTES

Grupo de Biblioteca y usuarios de la dependencia.



3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todas las publicaciones periódicas que ingresan a la Hemeroteca del Grupo de Biblioteca.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Grupo de Biblioteca



5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000.

Resolución 380 de 2000 / Procurador General de la Nación.

Resolución 124 de 1999 / Procurador General de la Nación.

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES

Catálogo: Lista de materiales de biblioteca, que forman parte de una colección, de una biblioteca, o de u grupo de bibliotecas, ordenada de acuerdo a un plan determinado.

Hemeroteca: colección de publicaciones periódicas.

Publicación periódica: Publicación identificada por un título común, constituida por artículos de diferentes autores, que aparece en partes sucesivas cada una de las cuales presenta designaciones numéricas o cronológicas, y que pretende editarse indefinidamente.


  1. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de ingreso a la base de datos.

8. CONDICIONES GENERALES

En aplicación de la Resolución 124 de 1999 del Procurador General de la Nación, se reclasificaron en el grupo de elementos de consumo algunos títulos de publicaciones periódicas, concepto que para efectos de facilitar la organización de colecciones se hizo extensivo a todas las publicaciones periódicas.

En consecuencia, es preciso que de las existencias de la colección de Publicaciones Periódicas, también conocida como Hemeroteca, se lleve un registro completo y actualizado con fines de organización, control y prestación de servicios bibliotecarios.
9. SALIDAS

Catálogo sistematizado de Publicaciones Periódicas.

Catálogo impreso para organización y control; subproducto del anterior.
10. REGISTROS

Hoja de entrada a la base de datos, cuyo contenido básico está constituido por: descripción bibliográfica; existencias; información sobre la forma de adquisición, fecha de vencimiento de suscripciones; y descriptores temáticos de carácter general.

Catálogo impreso, subproducto del Catálogo sistematizado de publicaciones periódicas.

Estadística de recepción de publicaciones periódicas.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación del registro de novedades del Catálogo de Publicaciones Periódicas impreso y la actualización correspondiente en la base de datos.

Confrontación del registro sistematizado de cada título contra las existencias en la Hemeroteca.

Supervisión del Profesional Universitario


12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES


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