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Medición de gestión: trimestral


Documentos inventariados

------------------------------------------- = promedio diario unidades inventariadas.

Días empleados X N° de servidores
Documentos inventariados

---------------------------------------------------- = avance en normalización.


Registros o unidades documentales corregidas
Dependencia: Grupo de Biblioteca

Proceso: Inventario de Bienes

Procedimiento: Ingreso de Documentos por

Reposición o Compensación

Código: IDR-GAC-05

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proteger la integridad del acervo documental del Grupo de Biblioteca, en tanto bien público, mediante la reposición o compensación del material documental extraviado o deteriorado en forma irreversible por los usuarios de los servicios bibliotecarios, y mantener actualizado el inventario de bienes.


2. CLIENTES

Usuarios de la dependencia.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos que conforman el acervo bibliográfico del Grupo de Biblioteca, editados en cualquier medio, suministrados en préstamo interno, externo o interbibliotecario.


4. RESPONSABILIDADES

Usuarios de la dependencia, Grupo de Biblioteca y Grupo de Almacén e Inventarios.


5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000

Resolución 380 de 2000 / Procuraduría General de la Nación

Normas concomitantes


6. DEFINICIONES

Compensación. Consiste en la sustitución o reemplazo del documento obtenido en préstamo por otro documento. Se considera compensación la sustitución de un documento por otro del mismo autor y título pero de diferente edición o calidad de empaste.

Reposición. Consiste en la sustitución del documento obtenido en préstamo por un ejemplar de la misma edición, es decir, con idénticas características físicas al documento tomado en préstamo: del mismo título, autor/editor, edición, año de publicación, y tipo de empaste (idéntico ISBN).

Edición. Todos los ejemplares producidos esencialmente a partir de una misma imagen y editado por la misma entidad. Las nuevas ediciones presuponen cambios sustanciales del contenido del documento, que actualizan o complementan un documento del mismo título y autor.

Reimpresión. Nueva publicación de un ítem hecha a partir de la imagen de la plancha original (nueva tirada), puede introducir pequeñas variantes, por ejemplo en el diseño de la portada.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato para descripción del documento seleccionado.



8. CONDICIONES GENERALES

Los servidores del Grupo de Biblioteca tienen el deber de velar por la conservación e integridad física de los bienes bajo su cuidado y custodia; y los usuarios de la dependencia tienen el deber de dar buen uso a los bienes dispuestos a su servicio.

En caso de extravío o deterioro irreversible de los bienes puestos a su servicio, el prestatario está obligado a efectuar la correspondiente reposición o compensación del bien obtenido en préstamo; y los servidores a velar porque en el proceso no se cause detrimento al patrimonio de la Entidad. En consecuencia, la selección del documento objeto del trámite de reposición o compensación debe contar con el visto bueno del Coordinador del Grupo de Biblioteca o el cuentadante del material bibliográfico.

Los criterios a considerar se orientan a garantizar la preservación del acervo documental, en cuanto a contenido, características de las publicaciones y valor para efectos de consulta e investigación, de donde las compensaciones o reposiciones deben efectuase por documentos de iguales o superiores características, por ningún motivo inferiores.

Se optará por la reposición cuando no estén disponibles en el mercado ediciones posteriores a la suministrada en préstamo; de estarlo, se preferirá la compensación por la última edición en pasta dura; a menos que, en concepto justificado del Coordinador de la Biblioteca, la edición objeto de reposición tuviera especial valor para la consulta e investigación de los servidores institucionales. (Es el caso de ediciones especiales, por sus prologuistas, traductores, tipo de papel o empaste de lujo).

En el caso de compensaciones, en orden de preferencia: 1) se seleccionará preferiblemente la última edición del documento suministrado en préstamo, en pasta dura. 2) Se considerará la sustitución por otro título del mismo tema, edición actualizada y autor reconocido, no existente en la Biblioteca, cuyo costo en el mercado sea equivalente al de la opción 1). 3) Se tomarán en consideración los mismos elementos citados opción anterior, pero referido a un título de diferente tema.


9. SALIDAS

Formato u oficio con la descripción del documento seleccionado para compensar o reponer.

Documento objeto de la compensación o reposición.
10. REGISTROS

No aplica



11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación del nuevo documento contra las características del documento seleccionado para compensación o reposición.

Anotación en el catálogo topográfico.

Visto bueno y supervisión del Coordinador del Grupo o cuentadante.


12. ANEXOS

No aplica



13. ACTIVIDADES

    1. USUARIO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Informa al Coordinador del Grupo de Biblioteca la novedad: perdida, mutilación o deterioro irreversible de un documento a cargo de un usuario.

COORDINADOR DE GRUPO


    1. Recibe informe y en el término de los cinco (5) días hábiles siguientes se comunica con el usuario (personalmente, vía telefónica o por escrito), con el fin de ponerlo en conocimiento del tramite a seguir, incluida la selección del documento por el que debe reponer o compensar la unidad documental bajo su responsabilidad.

    2. Entrega al usuario la descripción completa del documento seleccionado para reponer o compensar, e información sobre su disponibilidad en el mercado.


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