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UNIDAD DE INFORMACIÓN PRESTATARIA


    1. La persona designada por la unidad de información prestataria tramita ante la Biblioteca la solicitud, siguiendo las instrucciones contenidas en el Reglamento de Préstamo Interbibliotecario.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

    1. Verifica la información contenida en el formato de solicitud, la identificación de quien lo está tramitando y la disponibilidad del documento.

    2. Localiza el documento y le retira la Tarjeta de Préstamo

    3. Registra la fecha de devolución en los formatos del Préstamo Interbibliotecario y en la Papeleta de vencimiento.

UNIDAD DE INFORMACIÓN PRESTATARIA

    1. La persona que está efectuando el trámite firma el recibido en el formato del Préstamo Interbibliotecario.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

    1. Efectúa la entrega de la segunda del formato de Préstamo Interbibliotecario junto con el documento.

    2. Consigna en la tarjeta de Préstamo del documento la fecha del préstamo y la unidad de información prestataria y la organiza, en el mismo orden de los préstamos externos, en el mueble destinado para tal fin.

    3. Contabiliza el préstamo en la estadística diaria.

    4. Registra el préstamo en la base de datos de Control de Préstamos Externos a nombre de la unidad de información.

    5. Archiva los formatos de préstamo interbibliotecario.

UNIDAD DE INFORMACIÓN PRESTATARIA

    1. Efectúa la devolución del documento.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Sigue el procedimiento establecido para la cancelación de préstamos externos. Adicionalmente:



    1. Localiza los formatos del préstamo interbibliotecario, consigna su devolución, entrega a la persona que tramita el préstamo la primera copia del formato y archiva el original.

14. INDICADORES

Análisis de estadísticas de préstamos interbibliotecarios, en calidad de prestataria y prestamista (por áreas temáticas, colecciones, tipo de usuarios, dependencias de la Entidad)
N° Documentos solicitados

---------------------------------- = % préstamos interbibliotecarios atend.

N° Documentos prestados
N° Documentos prestados

---------------------------------------- = %eficiencia de los controles

N° Inconsistencias en los controles de préstamo
N° consultas no atendidas

------------------------------------ = % causas

Causas

Nivel de satisfacción de usuarios en aspectos tales como:



Calidad de la atención.

Efectividad de la consulta, en cuanto a su correspondencia con el requerimiento (oportunidad, actualización de la información, cubrimiento).

Medio ambiente (comodidad, iluminación).
Dependencia: Grupo de Biblioteca

Proceso: Inventario de Bienes

Procedimiento: Inventario Documental

Código: ID-GAC-04

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Mantener actualizado el inventario de bienes, con el fin de facilitar la evaluación de colecciones, su conservación preventiva, la verificación de existencias, la corrección de inconsistencias, y la producción de informes de ley.


2. CLIENTES

Servidores del Grupo de Biblioteca.


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a los documentos que conforman el acervo bibliográfico del Grupo de Biblioteca.


4. RESPONSABILIDADES

Servidores del Grupo de Biblioteca y el Grupo de Almacén e Inventarios.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000

Resolución 353 de 2000 / Procurador General de la Nación

Resolución 380 de 2000 / Procurador General de la Nación

Normas concomitantes
6. DEFINICIONES

Inconsistencias de inventario. Se refiere a información errónea u omitida respecto de la descripción de la unidad documental, la signatura topográfica, o error de digitación, que pueden presentarse en los datos consignados en los registros (Módulo de Inventarios del SIAF, en el catálogo topográfico o base de datos de la dependencia) o en los accesorios de los documentos (rótulo, tarjeta de préstamo, bolsillo); cuya corrección o adición no implica modificación sustancial al registro.

Involucra también las omisiones en el Reporte de Inventarios de actualizaciones correspondientes a bajas o altas de Almacén y correcciones tramitadas.



Faltantes de inventario. Se identifica como faltante la unidad documental cuya existencia no pudo ser comprobada, no encontrándose físicamente en la colección ni en préstamo debidamente diligenciado.

Las documentales que en el momento de la revisión de inventarios se encuentran en préstamo externo debidamente tramitado, a cargo de un usuario autorizado, se visan como unidades existentes. Cabe considerarlas faltantes de inventario cuando por grave error de trámite se imposibilitara la identificación del usuario, su carácter de prestatario, o no fuera usuario autorizado de préstamos externos.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Registro de inconsistencias


8. CONDICIONES GENERALES

Corresponde al Grupo de Almacén e Inventarios manejar los inventarios de la Entidad y llevar el control de los mismos, para lo cual incluye, entre otras, el registro en el Módulo de Inventarios del programa SIAF de la descripción de cada unidad y la asignación del identificador único o placa distintiva para cada bien unitario.

El Grupo de Biblioteca, como cuentadante, debe velar por la conservación de los bienes bajo su cuidado y rendir informe anual, basado en la verificación de existencias, para lo cual requiere disponer de los soportes e información actualizada, en forma permanentemente, suministrada por el Grupo de Almacén e Inventarios.

Los registros del Módulo de Inventarios del SIAF, en lo que respecta a material documental deben contener la información descriptiva mínima indispensable para lograr la identificación unívoca de cada unidad documental, que permita su identificación y por ende su control; de donde es indispensable que los Grupos de Almacén e Inventarios y el de Biblioteca trabajen armónicamente para lograr tal objetivo.

En tanto se produce la modernización de inventario mediante la identificación con código de barras y el acceso a la consulta en línea del Módulo de Inventarios, es preciso realizar la verificación de existencias en dos fases, la primera a partir del Catálogo Topográfico y la revisión de éste contra los reportes de Inventario ordenados por número de placa.

Dado lo dispendioso del proceso, la actividad debe realizarse trimestralmente por muestreo, ampliando la muestra en la medida en que se detecten inconsistencias.

La revisión de existencias se realiza para todo el acervo documental; el material libro (devolutivos) tiene como soporte el Informe de Inventarios producido por el Grupo de Almacén e Inventarios, la colección de publicaciones periódicas (consumo) el Catálogo respectivo, y la colección de folletos (consumo) el catálogo topográfico.

El procedimiento para revisión de existencias de los documentos clasificados como de consumo contempla todos los pasos de verificación, excluyéndose solamente los trámites ante el Grupo de Almacén e Inventarios.


9. SALIDAS

Inventario documental revisado contra las existencias reales

10. REGISTROS

Catálogo topográfico

Reporte de Inventario de Bienes: existencias y faltantes.

Informe al jefe inmediato


11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de cada unidad documental contra el catálogo topográfico.

Confrontación de números de placa contra el Reporte del Inventario.

Verificación de órdenes de baja y alta del Grupo de Almacén e Inventarios.

Verificación del Control de préstamos externos.

Revisión del cuentadante o Coordinador del Grupo de Biblioteca.

Revisión del Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios.


  1. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES


AUXILIAR ADMINISTRATIVO


    1. Confronta uno a uno, los documentos contra el Catálogo Topográfico, verificando el número de placa, la descripción bibliográfica y la signatura topográfica.

    2. Informa al Profesional Universitario las inconsistencias detectadas para su corrección.

    3. Elabora listado preliminar de las unidades no existentes en la colección (posibles faltantes).

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

    1. Analiza las inconsistencias encontradas en la revisión, frente al Catálogo topográfico, y ejecuta las correcciones de carácter descriptivo y de signatura topográfica pertinentes.

    2. Prepara con destino al Grupo de Almacén e Inventarios las comunicaciones relativas a “correcciones de inconsistencias” para su incorporación al Módulo de Inventarios del programa SIAF.

    3. Verifica el listado preliminar de las unidades documentales no existentes en la colección (posibles faltantes), en el Control de Préstamo, obras en empaste, obras dadas de baja, etc.

    4. Prepara el Listado de Faltantes de Inventario, registrando los datos completos de cada unidad documental, ordenada por número de placa.
COORDINADOR DE GRUPO

    1. Efectúa seguimiento a la verificación de existencias, reporte de inconsistencias, así como a las correcciones efectuadas; y a los listados preliminares de unidades no localizadas (posibles faltantes de inventario).
GRUPO DE ALMACÉN DE INVENTARIOS

    1. Remite el Reporte de Inventarios de material bibliográfico, ordenado por número de placa.
COORDINADOR DE GRUPO

    1. Efectúa la verificación del Reporte de Inventario, por número de placa, a partir de las existencias visadas del catálogo topográfico.

    2. Tramita al Grupo de Almacén e Inventarios las “correcciones de inconsistencias” para su incorporación al Módulo de Inventarios del programa SIAF.

    3. Verifica y tramita al Grupo de Almacén e Inventarios el “Listado de Faltantes de Inventario”.
COORDINADOR DE GRUPO O CUENTADANTE

    1. Anualmente, concluida la revisión de inventario y la incorporación de correcciones al Reporte de Inventario, lo tramita al Grupo de Almacén e Inventarios debidamente legalizado.

Trimestralmente informa al jefe inmediato sobre el desarrollo y los resultados del proceso.
14. INDICADORES


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