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14. INDICADORES

Número de modificaciones en un tiempo predeterminado

Tiempos de respuesta
Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de Bases de Datos

Procedimiento: Restauración de las Bases de datos

Código: 0S- 022

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001
1. OBJETIVO

Este procedimiento se debe realizar ante una situación fortuita y excepcional que amerite la restauración de bases de datos por efecto de corrupción irrecuperable en sus datos.


2. CLIENTES

Usuarios de los sistemas en red de la Procuraduría General de la Nación.


3. ALCANCE

Toda la población de usuarios que en ejercicio de sus labores cotidianas tengan que utilizar la información de los sistemas informáticos existentes en la entidad.


4. RESPONSABILIDADES

Administrador de la base de datos

Usuarios causantes del percance

Usuarios responsables de digitar información perdida y no recuperable.


5. REFERENCIAS

Manual de administración de Informix.


6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.


8. CONDICIONES GENERALES

El sistema manejador de bases de datos (MBDS, sigla en inglés) debe permanecer en modo mantenimiento para ejecutar estas actividades y además el servidor permanecerá en modo monousuario para poder realizarlas. Esto quiere decir que ningún usuario estará utilizando el sistema mientras se efectúan las actividades pertinentes a este procedimiento.


9. SALIDAS

Prueba de base de datos restaurada.


10. REGISTROS

Acta de restauración, firmada por los involucrados, es decir, usuarios responsables, administrador de la base de datos y el jefe de la oficina de sistemas.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Acta firmada por el jefe de la Oficina de Sistemas y un funcionario de la Oficina de Control Interno.


12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR BASE DE DATOS

13.1 El administrador de la base de datos ubicará la cinta que se va a restaurar, ésta puede estar en el loocker en la bóveda de seguridad o bajo el resguardo de la firma contratada para este servicio.

13.2 Una vez ubicada la cinta se procede a realizar dos copias de seguridad (dbexport) de la base de datos actual.

13.3 Se pasa a restaurar la copia de la base de datos en el ambiente de producción.

13.4 se realizan las pruebas pertinentes que certifiquen el resultado esperado.

DEPENDENCIAS USUARIAS

13.5 Es necesario volver a digitar la información que se digitó el día que se presentó la falla.


14. INDICADORES

Número de restauraciones efectuadas en un lapso de tiempo.




Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de servidores

Procedimiento: Copia de Seguridad

Código: 0S- 024

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001
1. OBJETIVO

Resguardar la información de la Procuraduría General de la Nación, esto comprende datos tanto de sistemas operativos y bases de datos


2. CLIENTES

Todas las dependencias de la entidad que tienen información en forma digital.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los equipos que tengan información importante para la entidad.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a todas las dependencias de la Procuraduría que manejan información en forma digital y principalmente a la oficina de sistemas que realiza las copias de seguridad de todos los servidores de la entidad. La firma externa encargada de la seguridad de las cintas por fuera de la entidad.


5. REFERENCIAS

No aplica.


6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de la firma encargada de la seguridad de las cintas.


8. CONDICIONES GENERALES

La copia se realiza automáticamente en las horas de la noche, para esto es necesario que el administrador realice la salida de los usuarios que quedan inactivos en el sistema y que no permiten que las copias se realicen.


9. SALIDAS

Archivo de log de la copia de las bases de datos

Archivo de log de la copia a cinta.
10. REGISTROS

Se registra en la bitácora del servidor de producción, la fecha de la copia y el número de cinta.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de las copias el mismo día en horas de la mañana.

Restauración de la cinta en un servidor alterno.
12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

13.1 Verifica los archivos de log de las copias de seguridad.

13.2 Escoge la nueva cinta para la copia del día siguiente, rotula con la fecha del día siguiente la nueva cinta.

13.3. Realiza la anotación de los datos de las cintas en la bitácora del servidor correspondiente.

13.4 Dos veces por semana entrega las cintas a la firma externa que se encarga de la seguridad de las cintas.

13.5 Realiza el pedido de los contenedores con las cintas para las copias de seguridad, de acuerdo al cronograma de copias
14. INDICADORES

Número de copias realizadas en un período de tiempo (nCP).


Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de servidores

Procedimiento: Resguardo de Información

Código: 0S- 025

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001
1. OBJETIVO

Resguardar la información de la Procuraduría General de la Nación, esto comprende datos tanto de sistemas operativos y bases de datos


2. CLIENTES

Todas las dependencias de la entidad que tienen información en forma digital.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los equipos que se utilizan como servidores de bases de datos.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la oficina de sistemas que se encarga de administrar los diferentes servidores de la entidad y resguardar la información contenida en los mismos.


5. REFERENCIAS

No aplica.


6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.


8. CONDICIONES GENERALES

Se debe establecer un estricto control de los usuarios que entran y además están autorizados para el ingreso a los diferentes aplicativos.


9. SALIDAS

Archivo de log de acceso de usuarios

Tablas de auditoría de las bases de datos de la entidad
10. REGISTROS

Se registra en la bitácora del servidor de producción, los accesos tanto a las bases de datos y sistemas operativos que no estén autorizados.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Oficio a la oficina de Control Interno con los detalles de las anomalías


12. ANEXOS

No aplica.



13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

13.1 Revisión de los archivos de log del sistema operativo.

13.2 Revisión de las tablas de auditoría de la base de datos.

13.3 Eliminación del sistema de usuarios inactivos o temporales

13.4 Copia de seguridad de las tablas de auditoría y borrado de las mismas.


14. INDICADORES

Número de accesos no autorizados al sistema (nIN).

Número de ingresos no autorizados al sistema reportados y controlados (nIR).

Promedio de accesos : está dado por la sumatoria de Número de accesos no autorizados al sistema (nIN) sobre la sumatoria Número de ingresos no autorizados al sistema reportados y controlados (nIR).


Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de servidores

Procedimiento: Bitácora de Sistemas

Código: 0S- 026

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001
1. OBJETIVO

Mantener el control e historia de los sucesos ocurridos en el servidor y mantener un monitoreo sobre el funcionamiento de los mismos.


2. CLIENTES

Todas las dependencias de la entidad que tienen información en forma digital.




3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los equipos que se utilizan como servidores de bases de datos.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la oficina de sistemas que se encarga de administrar los diferentes servidores de la entidad y resguardar la información contenida en los mismos.



5. REFERENCIAS

Manuales de administración de Informix.

Circular sobre el manejo de la bitácora en la Oficina de Sistemas
6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Las hojas de bitácora de cada servidor.


8. CONDICIONES GENERALES

Se debe establecer un estricto control sobre el registro de los eventos ocurridos en el servidor.


9. SALIDAS

Reporte de configuración del servidor

Reporte de eventos en el servidor
10. REGISTROS

Se registra en la bitácora del servidor de producción.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Archivos que se ejecutan automáticamente y despliegan en pantalla parte de los archivos de log, una vez el administrador del sistema ingrese al mismo.


12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

13.1 Ingreso por el usuario administrador.

13.2 Revisión de los archivos de log del sistema.

13.3 Anotaciones de los sucesos ocurridos con el servidor.
14. INDICADORES

Número de registros realizados en la bitácora


Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de servidores

Procedimiento: Restablecimiento de servidores

Código: 0S 027

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001

1. OBJETIVO

Mantener los servidores activos todo el tiempo, las 24 horas al día.


2. CLIENTES

Todas las dependencias de la entidad que tienen información en forma digital.


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los equipos que se utilizan como servidores de bases de datos.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la oficina de sistemas que se encarga de administrar los diferentes servidores de la entidad y mantener activos durante todo el tiempo.


5. REFERENCIAS

Manuales de administración de informix


6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Lista de chequeo para restaurar los servidores


8. CONDICIONES GENERALES

Es necesario tener las copias de seguridad de sistemas operativos y de las bases de datos diarias, con esto garantizamos que en un momento determinado podemos restaurar nuevamente el sistema en el menor tiempo posible.


9. SALIDAS

Registro en el archivo de log del sistema


10. REGISTROS

Se registra en la bitácora del servidor de producción.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Archivos que se ejecutan automáticamente y despliegan en pantalla parte de los archivos de log, una vez el administrador del sistema ingrese al mismo.


12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

13.1 Revisar el estado del servidor.

13.2 Determinar que se va a restaurar el sistema operativo y/o la base a tos.

13.3 Preparar las cintas que se van a restaurar.

13.4 Estos pasos se hacen en modo mantenimiento y monousuario.

13.5 Pruebas del sistema operativo

13.6 Pruebas de las conexiones a red

13.7 Pruebas de las bases de datos

13.8 Prueba de los aplicativos


14. INDICADORES

Número de fallas en sistema con pérdida de datos (nFP).

Número de restauraciones realizadas (nFR).

Promedio de restauraciones: está dado por Número de fallas en sistema con pérdida de datos (nFP) sobre la sumatoria del número de restauraciones realizadas (nFR).


. MANUAL DE PROCEDIMIENTO DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN


  1. Procedimiento estándar para los archivos de gestión de las dependencias de la entidad.

  2. Procedimiento grupo de archivo central.

  3. Procedimiento grupo de biblioteca


Dependencia: Grupo de Biblioteca

Proceso: Servicios Bibliotecarios

Procedimiento: Préstamo Interno

Código: SB-GB-01

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Facilitar la consulta de las colecciones disponibles en el Grupo de Biblioteca a los servidores de la Entidad y a todos los ciudadanos que lo requieran, dentro de las instalaciones de la dependencia; y establecer los controles requeridos para la conservación, preservación y uso adecuado del acervo documental.


2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación en calidad de usuarios internos, y ciudadanos en general en calidad de usuarios externos.


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a los usuarios internos, los externos y a los servidores del Grupo de Biblioteca.


4. RESPONSABILIDADES

Servidores del Grupo de Biblioteca y usuarios del servicio.


5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000.

Resolución 380 de 2000 / Procurador General de la Nación.

Y demás normas concomitantes


6. DEFINICIONES

Documento. Cualquier tipo de material integrado a la colección bibliotecaria para consulta y divulgación de información; editado en cualquier medio, ya sea impreso, magnético, audiovisual, gráfico, etc.

Estantería abierta. Consiste en el acceso directo por parte del usuario a las colecciones dispuestas a su servicio. La disposición de estanterías abiertas presupone la existencia de facilidades que permitan al usuario orientarse fácilmente para la localización de los documentos, así como de controles orientados a garantizar la organización documental y su custodia.

Estantería cerrada. El usuario no accede directamente a las colecciones, lo hace a través del funcionario que presta el servicio.

Préstamo interno o consulta en la sala de lectura. Consiste en la utilización de los documentos dentro de las instalaciones de la dependencia, es decir, en la sala de lectura de la Biblioteca.

Usuarios internos. Alude a los servidores de la Procuraduría General de la Nación.

Usuarios externos. Se refiere a las personas no vinculadas laboralmente a la Procuraduría General de la Nación, que requieran hacer uso de los servicios bibliotecarios.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Carné institucional para servidores de la Entidad; documento de identificación vigente para los usuarios externos (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, carné que acredite vinculación laboral o académica).


Papeleta de Solicitud de préstamos.

Tarjeta de Préstamo del documento.


8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento tiene plena aplicación para las colecciones que se administran con estantería cerrada, cuyo acceso se realiza a través de los servidores de la dependencia.

Para las colecciones abiertas al público el trámite se aplica en lo concerniente a la identificación del usuario y los documentos que consulta; información que se utiliza como soporte para el desarrollo de colecciones y mejoramiento en la prestación de servicios bibliotecarios.

Los documentos suministrados en préstamo deben estar en buen estado, en el caso excepcional de que no lo estén y el usuario desee consultarlos en el estado en que se encuentran, debe registrarse el la Tarjeta de Préstamo las novedades que se observen.


9. SALIDAS

Estadísticas diarias de préstamos internos.


10. REGISTROS

Papeleta de Solicitud.

Identificación del documento. Obras de referencia, monografías, folletos, audiovisuales: signatura topográfica, volumen o parte, si es del caso; título y autor. Publicación periódica: título de la publicación, volumen y/o número y año. Identificación del usuario. Institucional: nombres y apellidos, dependencia, cargo, teléfono de la oficina y firma. Externos: nombres y apellidos, documento de identidad, ocupación, dirección, teléfono de residencia y firma. Fecha de la solicitud. Tarjeta de Préstamo del documento. Estadística diaria de préstamos internos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de la calidad de usuario, interno o externo, mediante Verificación de los datos consignados en la Papeleta de Solicitud.

Verificación de la Tarjeta de Préstamo y su correspondencia con el documento objeto de préstamo.

Verificación de la integridad del documento, al prestarlo y cuando se efectúa su devolución.

Supervisión del proceso por parte del Coordinador del Grupo de Biblioteca.
12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

USUARIO


13.1. Efectúa la búsqueda documental en las fuentes de información sobre colecciones disponibles que posea la Biblioteca, catálogos impresos o bases de datos.

13.2. Diligencia la Papeleta de Solicitud de préstamos, una papeleta por cada título.



    1. Tratándose de colecciones de estantería abierta, procede directamente a la localización del documento. Si se trata de colecciones de estantería cerrada entrega la Papeleta de Solicitud de préstamos al servidor de la dependencia.

Durante el proceso el usuario cuenta con la orientación y apoyo de los servidores de la Biblioteca.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO



    1. Recibe la Papeleta de solicitud de préstamo de los documentos y los localiza en la colección.

En caso de que la localización del documento sea fallida, consulta si está prestado y la fecha de vencimiento del préstamo, e informa al usuario al respecto.

USUARIO


    1. Entrega al servidor de la Biblioteca el documento de identificación.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

    1. Verifica el diligenciamiento de los datos del usuario en la Papeleta de Solicitud de Préstamo, y la identificación del usuario contra el documento de identificación.

    2. Retira la Tarjeta de Préstamo del documento.

    3. Entrega el documento al usuario.

    4. En la Tarjeta de Préstamo consigna la fecha del día y la leyenda “Consulta Sala de Lectura”; consigna la leyenda antes citada en la Papeleta de Solicitud y el número total de unidades documentales suministradas; y les anexa el documento de identificación del usuario.

    5. Dispone los soportes del préstamo en el mueble destinado para tal fin, ordenados alfabéticamente por apellidos, nombres del usuario.

    6. Las Papeletas de solicitud que no fueron atendidas favorablemente, al verso se les consigna la leyenda “No Atendido” y el motivo (Ejemplo, En préstamo en la sala de lectura, En préstamo domiciliario, No localizado, Perdido, En empaste).

USUARIO

    1. Efectúa la devolución del documento en préstamo. Si ha tomado el documento directamente de la estantería, lo deja sobre la mesa de lectura.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

    1. Verifica la integridad del documento y le incorpora la Tarjeta de Préstamo.

    2. Devuelve al usuario el documento de identificación.

    3. Clasifica las Papeletas de Solicitud para el registro de las estadísticas diarias. Si el usuario ha consultado el documento perteneciente a una colección de estantería abierta, lo contabiliza en la estadística diaria de préstamos internos.

14. INDICADORES

Análisis de estadísticas de préstamos internos (por áreas temáticas, colecciones, tipo de usuarios, dependencias de la Entidad)

N° Documentos solicitados = % solicitudes atendidas

N° Documentos consultados


N° consultas no atendidas

------------------------------------ = % causas

Causas

. MANUAL DE PROCEDIMIENTO DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN




  1. Procedimiento estándar para los archivos de gestión de las dependencias de la entidad.

  2. Procedimiento grupo de archivo central.

  3. Procedimiento grupo de biblioteca


Dependencia: Grupo de Biblioteca

Proceso: Servicios Bibliotecarios

Procedimiento: Préstamo Interno

Código: SB-GB-01

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Facilitar la consulta de las colecciones disponibles en el Grupo de Biblioteca a los servidores de la Entidad y a todos los ciudadanos que lo requieran, dentro de las instalaciones de la dependencia; y establecer los controles requeridos para la conservación, preservación y uso adecuado del acervo documental.
2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación en calidad de usuarios internos, y ciudadanos en general en calidad de usuarios externos.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a los usuarios internos, los externos y a los servidores del Grupo de Biblioteca.


4. RESPONSABILIDADES

Servidores del Grupo de Biblioteca y usuarios del servicio.


5. REFERENCIAS

  • Decreto 262 de 2000.

  • Resolución 380 de 2000 / Procurador General de la Nación.

  • Y demás normas concomitantes

6. DEFINICIONES



  • Documento. Cualquier tipo de material integrado a la colección bibliotecaria para consulta y divulgación de información; editado en cualquier medio, ya sea impreso, magnético, audiovisual, gráfico, etc.

  • Estantería abierta. Consiste en el acceso directo por parte del usuario a las colecciones dispuestas a su servicio. La disposición de estanterías abiertas presupone la existencia de facilidades que permitan al usuario orientarse fácilmente para la localización de los documentos, así como de controles orientados a garantizar la organización documental y su custodia.

  • Estantería cerrada. El usuario no accede directamente a las colecciones, lo hace a través del funcionario que presta el servicio.

  • Préstamo interno o consulta en la sala de lectura. Consiste en la utilización de los documentos dentro de las instalaciones de la dependencia, es decir, en la sala de lectura de la Biblioteca.

  • Usuarios internos. Alude a los servidores de la Procuraduría General de la Nación.

  • Usuarios externos. Se refiere a las personas no vinculadas laboralmente a la Procuraduría General de la Nación, que requieran hacer uso de los servicios bibliotecarios.

7. FORMATOS A UTILIZAR



  • Carné institucional para servidores de la Entidad; documento de identificación vigente para los usuarios externos (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, carné que acredite vinculación laboral o académica).




  • Papeleta de Solicitud de préstamos.

  • Tarjeta de Préstamo del documento.

8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento tiene plena aplicación para las colecciones que se administran con estantería cerrada, cuyo acceso se realiza a través de los servidores de la dependencia.

Para las colecciones abiertas al público el trámite se aplica en lo concerniente a la identificación del usuario y los documentos que consulta; información que se utiliza como soporte para el desarrollo de colecciones y mejoramiento en la prestación de servicios bibliotecarios.

Los documentos suministrados en préstamo deben estar en buen estado, en el caso excepcional de que no lo estén y el usuario desee consultarlos en el estado en que se encuentran, debe registrarse el la Tarjeta de Préstamo las novedades que se observen.
9. SALIDAS


  • Estadísticas diarias de préstamos internos.

10. REGISTROS



  • Papeleta de Solicitud.

  • Identificación del documento. Obras de referencia, monografías, folletos, audiovisuales: signatura topográfica, volumen o parte, si es del caso; título y autor. Publicación periódica: título de la publicación, volumen y/o número y año.

  • Identificación del usuario. Institucional: nombres y apellidos, dependencia, cargo, teléfono de la oficina y firma. Externos: nombres y apellidos, documento de identidad, ocupación, dirección, teléfono de residencia y firma.

  • Fecha de la solicitud.

  • Tarjeta de Préstamo del documento.

  • Estadística diaria de préstamos internos.


11. BASES DE AUTOCONTROL

  • Verificación de la calidad de usuario, interno o externo, mediante Verificación de los datos consignados en la Papeleta de Solicitud.

  • Verificación de la Tarjeta de Préstamo y su correspondencia con el documento objeto de préstamo.




  • Verificación de la integridad del documento, al prestarlo y cuando se efectúa su devolución.

  • Supervisión del proceso por parte del Coordinador del Grupo de Biblioteca.

12. ANEXOS

No aplica
13. ACTIVIDADES

USUARIO


13.1. Efectúa la búsqueda documental en las fuentes de información sobre colecciones disponibles que posea la Biblioteca, catálogos impresos o bases de datos.

13.2. Diligencia la Papeleta de Solicitud de préstamos, una papeleta por cada título.



    1. Tratándose de colecciones de estantería abierta, procede directamente a la localización del documento. Si se trata de colecciones de estantería cerrada entrega la Papeleta de Solicitud de préstamos al servidor de la dependencia.

Durante el proceso el usuario cuenta con la orientación y apoyo de los servidores de la Biblioteca.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO



    1. Recibe la Papeleta de solicitud de préstamo de los documentos y los localiza en la colección.

En caso de que la localización del documento sea fallida, consulta si está prestado y la fecha de vencimiento del préstamo, e informa al usuario al respecto.

USUARIO


    1. Entrega al servidor de la Biblioteca el documento de identificación.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

    1. Verifica el diligenciamiento de los datos del usuario en la Papeleta de Solicitud de Préstamo, y la identificación del usuario contra el documento de identificación.

    2. Retira la Tarjeta de Préstamo del documento.

    3. Entrega el documento al usuario.

    4. En la Tarjeta de Préstamo consigna la fecha del día y la leyenda “Consulta Sala de Lectura”; consigna la leyenda antes citada en la Papeleta de Solicitud y el número total de unidades documentales suministradas; y les anexa el documento de identificación del usuario.

    5. Dispone los soportes del préstamo en el mueble destinado para tal fin, ordenados alfabéticamente por apellidos, nombres del usuario.

    6. Las Papeletas de solicitud que no fueron atendidas favorablemente, al verso se les consigna la leyenda “No Atendido” y el motivo (Ejemplo, En préstamo en la sala de lectura, En préstamo domiciliario, No localizado, Perdido, En empaste).

USUARIO

    1. Efectúa la devolución del documento en préstamo. Si ha tomado el documento directamente de la estantería, lo deja sobre la mesa de lectura.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

    1. Verifica la integridad del documento y le incorpora la Tarjeta de Préstamo.

    2. Devuelve al usuario el documento de identificación.

    3. Clasifica las Papeletas de Solicitud para el registro de las estadísticas diarias. Si el usuario ha consultado el documento perteneciente a una colección de estantería abierta, lo contabiliza en la estadística diaria de préstamos internos.

14. INDICADORES

Análisis de estadísticas de préstamos internos (por áreas temáticas, colecciones, tipo de usuarios, dependencias de la Entidad)
N° Documentos solicitados

--------------------------------------- = % solicitudes atendidas

N° Documentos consultados
N° consultas no atendidas

------------------------------------ = % causas

Causas


Dependencia: Grupo de Biblioteca

Proceso: Servicios Bibliotecarios

Procedimiento: Préstamo Externo

Código: PE-GB-02

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Facilitar la consulta de las colecciones disponibles en el Grupo de Biblioteca a los servidores de la Entidad, fuera de las instalaciones de la dependencia; y establecer los controles requeridos para la conservación, preservación y uso adecuado del acervo documental.


2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación, en su calidad de usuarios internos. Los usuarios externos pueden acceder al servicio mediante Préstamos interbibliotecarios, exclusivamente.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a los usuarios internos y a los servidores del Grupo de Biblioteca.


4. RESPONSABILIDADES

Servidores del Grupo de Biblioteca y usuarios del servicio.


5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000.

Resolución 380 de 2000 / Procurador General de la Nación.

Y demás normas concomitantes

6. DEFINICIONES

Documento. Cualquier tipo de material integrado a la colección bibliotecaria para consulta y divulgación de información; editado en cualquier medio, ya sea impreso, magnético, audiovisual, gráfico, etc.

Estantería abierta. Consiste en el acceso directo por parte del usuario a las colecciones dispuestas a su servicio. La disposición de estanterías abiertas presupone la existencia de facilidades que permitan al usuario orientarse fácilmente para la localización de los documentos, así como de controles orientados a garantizar la organización documental y su custodia.

Estantería cerrada. El usuario no accede directamente a las colecciones, lo hace a través del funcionario que presta el servicio.

Préstamo interno o consulta en la sala de lectura. Consiste en la utilización de los documentos dentro de las instalaciones de la dependencia, es decir, en la sala de lectura de la Biblioteca.

Préstamo externo o domiciliario. Consiste en la autorización para retirar de las dependencias de la Biblioteca los documentos requeridos con fines de consulta.

Prestatario. Que toma a préstamo.

Usuarios internos. Alude a los servidores de la Procuraduría General de la Nación.

Usuarios externos. Se refiere a las personas no vinculadas laboralmente a la Procuraduría General de la Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR

Carné laboral de la Procuraduría General de la Nación.


Papeleta de Solicitud de préstamos.

Papeleta de vencimiento del préstamo.

Tarjeta de Préstamo del documento (soporte del préstamo).
8. CONDICIONES GENERALES

Para efectos de la localización de los documentos aplica el procedimiento para Servicios bibliotecarios – Préstamos internos, numerales 13.1 a 13.7.

Los préstamos externos se rigen por las normas del Organismo referidas a la prestación del servicio: colecciones a las que está dirigido y los plazos establecidos para su devolución.

Los documentos suministrados en préstamo deben estar en buen estado, en el caso excepcional de que no lo estén y el usuario desee consultarlos en el estado en que se encuentran, debe registrarse el la Tarjeta de Préstamo las novedades que se observen, en la línea previa a la firma del usuario.

9. SALIDAS

Registro de préstamos externos en la base de datos y los respectivos soportes.

Estadísticas diarias de préstamos externos.

Requisitorios telefónicos y escritos sobre devolución de préstamos con fecha de devolución en mora.


10. REGISTROS

Carné de vinculación laboral con la Procuraduría General de la Nación.

Papeleta de Solicitud de préstamos

Identificación del documento. Obras de referencia, monografías, folletos, audiovisuales: signatura topográfica, volumen o parte, si es del caso; título y autor. Publicación periódica: título de la publicación, volumen y/o número y año. Identificación del usuario. Institucional: nombres y apellidos, dependencia, cargo, teléfono de la oficina y firma. Fecha de la solicitud.

Papeleta de Vencimiento del préstamo.

Registro de Préstamos externos en la Base de datos de Control de Préstamos Externos.

Tarjeta de Préstamo del documento.

Estadística diaria de préstamos externos.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de la calidad de usuario interno mediante el carné institucional.

Verificación de los datos consignados en la Papeleta de Solicitud.

Verificación de la Tarjeta de Préstamo, su correspondencia con el documento objeto de préstamo y los datos en ella consignados por el usuario.

Verificación de la integridad del documento, al prestarlo y cuando se efectúa su devolución.

Verificación diaria de documentos con fechas de devolución en mora.

Supervisión del proceso por parte del Coordinador del Grupo de Biblioteca.
12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

Se repiten las actividades 13.1 a 13.6 del procedimiento para Préstamos Internos.

USUARIO

13.1. Efectúa la búsqueda documental en las fuentes de información sobre colecciones disponibles que posea la Biblioteca, catálogos impresos o bases de datos.



13.2. Diligencia la Papeleta de Solicitud de préstamos, una papeleta por cada título.

13.3. Tratándose de colecciones de estantería abierta, procede directamente a la localización del documento. Si se trata de colecciones de estantería cerrada entrega la Papeleta de Solicitud de préstamos al servidor de la dependencia.

Durante el proceso el usuario cuenta con la orientación y apoyo de los servidores de la Biblioteca.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.4 Recibe la Papeleta de solicitud de préstamo de los documentos y los localiza en la colección.

En caso de que la localización del documento sea fallida, consulta si está prestado y la fecha de vencimiento del préstamo, e informa al usuario al respecto.

USUARIO

13.5 Entrega al servidor de la Biblioteca el documento de identificación.



AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.6 Verifica el diligenciamiento de los datos del usuario en la Papeleta de Solicitud de Préstamo, y la identificación del usuario contra el documento de identificación.



    1. En la base de datos de Control de Préstamos Externos verifica la identificación del usuario, de ser necesario actualiza sus datos; y si está habilitado para tramitar nuevos préstamos. En caso afirmativo, continúa el proceso.

Retira la Tarjeta de Préstamo del documento y la entrega al usuario para su diligenciamiento.

USUARIO


13.9. Diligencia la Tarjeta de Préstamo del documento.

La actividad es personal e intransferible. En el caso de directivos de la Entidad que se les imposibilite asistir personalmente a la Biblioteca se facilitará que el servidor en quien han delegado el trámite les lleve la Tarjeta de Préstamo para su firma y la presentación del carné del prestatario.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.10 Consigna en la Papeleta de Vencimiento la fecha de devolución del préstamo.

13.11 Verifica el diligenciamiento de la Tarjeta de Préstamo.

13.12 Entrega al usuario el documento en préstamo y le devuelve el carné.



    1. Registra el nuevo préstamo en Base de datos de Control de Préstamos Externos.

    2. Contabiliza el préstamo en la Estadística diaria de Préstamos Externos.

    3. Incorpora la Tarjeta de Préstamo en el mueble destinado para tal fin, ordenada bajo colecciones, topográficamente.

    4. La Papeleta de Solicitud se organiza y conserva para fines de control.

13.17 En las Papeletas de solicitud que no fueron atendidas favorablemente, al verso se les consigna la leyenda “No Atendido” y el motivo (Ejemplo, En préstamo en la sala de lectura, En préstamo domiciliario, No localizado, Perdido, En empaste).

USUARIO


13.18 Efectúa la devolución del documento en préstamo.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.19 Verifica la integridad del documento.

13.20 Localiza la Tarjeta de Préstamo, verifica su correspondencia con el documento y consigna el “Devuelto”, en la misma línea en que firmó el usuario.

USUARIO

13.21 El usuario tiene el deber y el derecho de presenciar la cancelación del préstamo, la cual culmina para él con el registro del “Devuelto” en la Tarjeta de Préstamo del documento, en la misma línea en la que firmó en calidad de prestatario.



La devolución de los documentos en préstamo no requiere la presencia del prestatario, quien puede delegarla bajo su responsabilidad.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.22 Actualiza la base de datos de Control de Préstamos Externos e incorpora la Tarjeta de Préstamo al documento.

13.23 Informa al usuario sobre los documentos que tiene registrados en préstamo externo y las correspondientes fechas de devolución.


14. INDICADORES

Análisis de estadísticas de préstamos internos (por áreas temáticas, colecciones, tipo de usuarios, dependencias de la Entidad)


N° Documentos solicitados

--------------------------------------- = % préstamos externos atendidos.

N° Documentos prestados
N° Documentos prestados

-------------------------------------------------- = %eficiencia de los controles

N° Inconsistencias en los controles de préstamo
N° consultas no atendidas

------------------------------------ = % causas

Causas

Nivel de satisfacción de usuarios en aspectos tales como:



Calidad de la atención.

Efectividad de la consulta, en cuanto a su correspondencia con el requerimiento (oportunidad, actualización de la información, cubrimiento).

Medio ambiente (comodidad, iluminación)
Dependencia: Grupo de Biblioteca

Proceso: Servicios Bibliotecarios

Procedimiento: Préstamo Interbibliotecario

Código: SB-GAC-03

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Agosto 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Facilitar a los servidores de la Entidad el acceso a documentos no disponibles en la Biblioteca tramitando su préstamo con otras unidades de información, brindar a éstas el servicio recíproco y establecer los controles requeridos para la preservación de los documentos y el adecuado uso del servicio.


2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación en calidad de usuarios internos prestamistas, y unidades de información en calidad de prestatarias y prestamistas.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a los servidores de la Procuraduría General de la Nación que requieran del servicio, a los servidores del Grupo de Biblioteca y a las unidades de información prestatarias o prestamistas.


4. RESPONSABILIDADES

Usuarios internos, unidades de información prestatarias y el Grupo de Biblioteca.


5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000.

Resolución 380 de 2000 / Procurador General de la Nación.

Reglamento Nacional de préstamo interbibliotecario / Colciencias.

Y demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES

Documento. Cualquier tipo de material integrado a la colección bibliotecaria para consulta y divulgación de información; editado en cualquier medio, ya sea impreso, magnético, audiovisual, gráfico, etc.

Préstamo interbibliotecario. Es un servicio recíproco entre unidades de información, establecido mediante convenio tácito de cooperación que se rige por el Reglamento Nacional de Préstamo Interbibliotecario, tomando en consideración que ninguna unidad de información es autosuficiente en recursos de información de donde se requiere facilitar a los usuarios internos el acceso a otros acervos documentales.

Prestamista. Que da a préstamo.

Prestatario. Que toma a préstamo.

Préstamo externo o domiciliario. Consiste en la autorización para retirar de las dependencias de la Biblioteca los documentos requeridos con fines de consulta.

Unidades de información. Está referido a entidades o dependencias de instituciones, públicas o privadas, cuya misión está encaminada a la prestación de servicios de información documental, bajo la denominación de biblioteca, centro de documentación, o afines.

Usuarios internos. Alude a los servidores de la Procuraduría General de la Nación.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Carné institucional para servidores de la Entidad; documento de identificación vigente para quienes tramiten préstamos interbibliotecarios a nombre de unidades de información (documento de identidad o carné que acredite vinculación laboral o académica).

Formato de Préstamo interbibliotecario.

Papeleta de vencimiento del préstamo.

Tarjeta de Préstamo del documento.
8. CONDICIONES GENERALES

El servicio de préstamo interbibliotecario se sustenta sobre la responsabilidad de la unidad de información prestataria respecto de los documentos obtenidos en préstamo; los usuarios internos responden ante la unidad de información en la que tienen tal carácter.

Los documentos disponibles en préstamo interbibliotecario y los lapsos de los préstamos se rigen por los reglamentos de servicios al público de cada unidad de información.

Los pasos a seguir para localización, el préstamo, renovación y devolución son los consignados en el Préstamo Externo; en cuanto al procedimiento para el diligenciamiento del formato y trámite del Préstamo es el que está consignado en el Reglamento de Préstamo Interbibliotecario, de donde en este documento se entiende conocido por los servidores e integrado al presente procedimiento.

Los documentos suministrados en préstamo deben estar en buen estado, en el caso excepcional de que no lo estén y el usuario desee consultarlos en el estado en que se encuentran, debe registrarse en el formato de Préstamo Interbibliotecario las novedades que se observen, así como en la Tarjeta de Préstamo del documento, en la línea previa a la utilizada para la identificación del usuario.
9. SALIDAS

Registro de préstamos interbibliotecarios en la base de datos y los respectivos soportes.

Estadísticas diarias de préstamos interbibliotecarios.

Requisitorios telefónicos y escritos sobre préstamos con fecha de devolución en mora.


10. REGISTROS

Formato diligenciado de Préstamo Interbibliotecario

Papeleta de Vencimiento del préstamo.

Registro de préstamo interbibliotecario en la Base de Datos de Control de Préstamos Externos.

Tarjeta de Préstamo del documento.

Estadística diaria de préstamos interbibliotecarios.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de la calidad de usuario interno mediante el carné institucional, o identificación de la persona que tramita el préstamo requerido por la unidad de información en calidad de prestataria (documento de identificación, carné laboral o académico).

Verificación de los datos consignados en el formato de Préstamo Interbibliotecario.

Verificación de la tarjeta de préstamo, su correspondencia con el documento objeto del préstamo.

Verificación de la integridad del documento, al prestarlo y cuando se efectúa su devolución.

Registro de préstamos externos en la Base de Datos de Control de Préstamos Externos.

Revisión diaria de las fechas de devolución.

Supervisión del proceso por parte del Coordinador del Grupo.



  1. ANEXOS

No aplica


  1. ACTIVIDADES

USUARIO INTERNO

    1. Localiza el documento en una unidad de información, toma los datos relacionados con la descripción del documento, la signatura topográfica, disponibilidad en préstamo interbibliotecario y el funcionario a quien debe dirigirse la solicitud.

    2. Presenta la solicitud en la Biblioteca de la Entidad, identificándose como usuario interno (Carné PGN).

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

    1. Tratándose de personal directivo, los servidores de la Biblioteca localizan el documento en la unidad de información más cercana a la sede de la dependencia y participan del trámite asumiendo los pasos que deben efectuase ante la unidad de información prestamista.

13.4 En la Base de Datos de Control de Préstamos Externos verifica la identificación del usuario, de ser necesario actualiza sus datos, y constata que esté habilitado para tramitar nuevos préstamos. En caso afirmativo continúa el proceso.Verifica la inexistencia del documento solicitado en la colección institucional.

    1. Diligencia el formato de préstamo interbibliotecario, original y tres (3) copias, dirigido a la unidad de información que posee el documento. Registra en la casilla de observaciones que el servidor institucional (nombres y apellidos), identificado con carné de la Entidad está autorizado para diligenciar el préstamo.

COORDINADOR DE GRUPO

13.6. Autoriza y firma la solicitud de préstamo interbibliotecario.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.7 Entrega al usuario interno el formulario diligenciado en original y dos (2) copias, y lo instruye sobre el trámite a seguir al obtener el documento, al renovar el préstamo y al efectuar su devolución.

USUARIO INTERNO


    1. Firma como constancia de recibido la tercera copia, que entrega al servidor de la Biblioteca (soporte del préstamo).

    2. Registra el préstamo interbibliotecario en la base de datos de Control de Préstamos Externos a cargo del usuario solicitante, la unidad de información ante la que se tramitó y posible fecha de vencimiento, la cual actualiza cuando el usuario entregue la segunda copia del formato, una vez la unidad de información prestamista le haya suministrado el documento.

    3. Archiva el soporte del préstamo.

    4. Contabiliza el préstamo en la estadística diaria.

13.11. Efectúa la devolución del documento en la unidad de información prestamista, reclama la primera copia del formato en el que conste la devolución y la entrega al servidor de la Biblioteca.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO



    1. Actualiza el registro de préstamos en la base de datos de Control de Préstamos Externos.

    2. Archiva el soporte del préstamo con el registro de su devolución.


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