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12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

OFICINA DE PLANEACION, DE SISTEMAS Y USUARIO

13.1. Estudio preliminar: Corresponde a la Oficina de Planeación, a la Oficina de Sistemas y al usuario líder del sistema, llevar a cabo un estudio que tiene como objetivo la justificación a la administración de la necesidad del Sistema, comprobar que se trata de un sistema que soporta la funcionalidad de la entidad y que no existe mejor manera de hacer más eficientes sus tareas que con el apoyo de un sistema diseñado para tal fin. Este estudio será presentado al Comité de Desarrollo Tecnológico de la entidad por parte del usuario líder y la decisión final será adoptada mediante acta que deberá ser firmada por todos los integrantes del citado Comité. Si no es aceptado el estudio, el Comité dará por archivado el caso o, en su defecto, solicitará al usuario líder una nueva sustentación del proyecto.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO

13.2. Definición de Requerimientos: Una vez aprobado el estudio por parte del Comité de Desarrollo Tecnológico, el usuario líder del proyecto, el Jefe de la Oficina de Planeación y el Jefe de la Oficina de Sistemas, integrarán el equipo responsable de la dirección del proyecto cuya dedicación debe ser preferiblemente exclusiva y tendrán la responsabilidad de llevar adelante el proyecto, estableciendo el cronograma por fases y los controles del caso para evitar que el proyecto fracase o se obtengan resultados no esperados. La definición de requerimientos deberá hacerse de acuerdo con la metodología acorde para proyectos informáticos cuya efectividad debe estar debidamente probada. Esta tarea debe estar apoyada por un grupo de analistas quienes se encargarán de analizar las normas aplicables, los procedimientos que se van a sistematizar y su grado de actualización. Es de suma importancia establecer el grado de capacitación de los futuros usuarios y sus aportes deberán tenerse en cuenta en forma preferente, pero valorados bajo el conocimiento del grupo de analistas, quienes los orientarán para hacer los requerimientos en los mejores términos. El éxito de esta fase consiste en el grado de conocimiento que tengan los usuarios y el análisis aportado por el grupo del proyecto, pues si se deja la responsabilidad de los requerimientos a los usuarios, estos sólo ven las cosas como las vienen realizando y probablemente sugerirán la copia del sistema manual a un sistema automatizado. Por esta razón, el grupo de analistas deberá tener la capacidad de dilucidar cuáles requerimientos deben quedar como lo plantea el usuario y cuáles deberán ser modificados a la luz de sus conocimientos y en aras de hacer la actividad menos costosa, desde el punto de recursos, para la entidad. En esta fase se puede solicitar la colaboración de otras entidades de similares características funcionales e inclusive invitar futuros proponentes de la solución.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO

13.3. Términos de Referencia: Una vez elaborado el documento de requerimientos que debe estar dividido por áreas, el grupo de gerencia del proyecto elaborará el respectivo documento de términos de referencia que deberá contener todas las especificaciones técnicas y funcionales que permitan a los proponentes hacer sus respectivas ofertas.

SECRETARIA GENERAL, FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y SISTEMAS

13.4. Proceso de contratación: En este momento se toma como base el documento de términos de referencia que le sirve a la administración para proyectar los pliegos de condiciones y de esta manera establecer qué modalidad de contratación aplica. Se deberán seguir los pasos establecidos en el procedimiento señalado para estos casos con las interrelaciones que tiene con la Oficina de Sistemas. La terminación de esta etapa se perfecciona cuando existe el contrato debidamente firmado y soportado.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO Y CONTRATISTA

13.5 Acta de inicio: Una vez culmine el proceso de selección del contratista y se tenga el contrato debidamente firmado, el equipo responsable de la dirección del proyecto junto con el contratista escogido, elaborarán un acta de inicio del contrato. En este momento la dirección del proyecto deberá establecer canales precisos de comunicación entre el usuario, el contratista y la Oficina de Sistemas, a fin de garantizar un óptimo entendimiento para alcanzar el objetivo de una manera eficaz. El nombramiento del interventor se debe producir antes de firmar el contrato, atendiendo principios de objetividad y transparencia a fin de salvaguardar la inversión de la entidad y la obtención de un producto final acorde con lo que requiere la entidad.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO Y USUARIO

13.6 Control de avances: De acuerdo con la organización del proyecto que haya acordado el grupo de dirección del proyecto, se establecerán controles periódicos del avance del proyecto de tal manera que se garantice la ejecución de cada una de las etapas y la consecución de los objetivos planteados. Cualquier incumplimiento de parte del contratista debe informarse de inmediato a la Oficina Jurídica para que proceda en lo de su competencia. El usuario respectivo deberá estar presente para aportar modificaciones o dar su aceptación.

OFICINA DE SISTEMAS, USUARIO Y CONTRATISTA

13.7 Pruebas del Sistema: Es recomendable la ejecución del proyecto por fases, de tal manera que se puedan tener avances intermedios y se puedan establecer pruebas para cada uno de los módulos y evitar que las pruebas del Sistema se hagan de una sola vez. Esta técnica de dividir por módulos la entrega se recomienda en proyectos de gran escala y facilita hacer las pruebas en el tiempo. De cada prueba se dejará constancia en un acta en donde necesariamente el usuario del módulo debe manifestar su aceptación o su rechazo con la asesoría del funcionario encargado de la Oficina de Sistemas.

USUARIO, OFICINA DE SISTEMAS Y CONTRATISTA

13.8 Paralelo del Sistema: Cuando el contrato del desarrollo del sistema se circunscriba al diseño de uno ya existente en la entidad, se debe someter el nuevo sistema a la ejecución en paralelo con el sistema actual de la entidad. De esta forma se establecen resultados en los dos sistemas, los cuales deben coincidir. Si esto no ocurre, el sistema debe ser devuelto para que se ajuste y se someta nuevamente a la etapa de pruebas de software.

OFICINA DE SISTEMAS, CONTRATISTA Y USUARIO

13.9 Acta de entrega: La entrega se efectúa solamente cuando el usuario ha usado el sistema por lo menos un lapso igual a un (1) mes meses o un término proporcional establecido por el equipo de dirección del proyecto, y ha manifestado su aceptación definitiva. Esta entrega también puede hacerse por fases o módulos, de acuerdo con la organización que haya acordado el grupo de gerencia del proyecto con el contratista.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO Y CONTRATISTA

13.10 Finalización del contrato: Una vez se haya hecho entrega total del sistema a los usuarios y a la Oficina de Sistemas y transcurrido el término de uso por parte de la dependencia responsable del uso del sistema, en los términos que establece la ley de contratación, se procederá a dar por finalizado el contrato y a expedir su correspondiente liquidación.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO Y CONTRATISTA

13.11 Seguimiento y control de garantía: Los productos de software deben tener una garantía de acuerdo con el pliego de condiciones y acorde con la póliza exigida. Por lo tanto, el equipo responsable de la dirección del proyecto deberá establecer un plan de seguimiento para detectar posibles fallas en el software que no fueron previstas en la etapa de pruebas pero que son responsabilidad del contratista.
14. INDICADORES


  1. Grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios

  2. Grado de aceptación del sistema

  3. Número de usuarios finales involucrados en el sistema

  4. Población de usuarios externos que atiende el sistema

  5. Costo real del sistema

  6. Costo – beneficio



Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Desarrollo de Sistemas de

Información

Procedimiento: Desarrollo interno de Sistemas de

Información

Código: 0S- 012

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001
1. OBJETIVO

Facilitar el desarrollo de las aplicaciones que por sus características particulares deban ser diseñadas por personal de la Oficina de Sistemas, con el fin de garantizar productos eficientes y económicos para la entidad.


2. CLIENTES

Las dependencias de la entidad que requieren el nuevo Sistema, l


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias que actuarán como usuarias del nuevo Sistema de Información, y es válido para el Comité de Desarrollo Tecnológico de la entidad, la Oficina de Sistemas, la Oficina de Planeación y la Oficina de Control Interno.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Comité de Desarrollo Tecnológico, a la Oficina de Sistemas, a la Oficina de Planeación y a la Oficina de Control Interno.


5. REFERENCIAS

Leyes que reglamentan el proceso a sistematizar, resoluciones del señor Procurador General de la Nación y normas que le sean aplicables.



6. DEFINICIONES

No aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de solicitud de nuevo Sistema de Información

Metodología para el desarrollo de proyectos de Sistemas de Información e ingeniería de software

Modelo de formatos internos del área de desarrollo


8. CONDICIONES GENERALES

Desarrollar un nuevo Sistema de Información para la entidad depara de un enorme compromiso de parte de las directivas, de la Oficina de Planeación, de la Oficina de Sistemas y de los usuarios del sistema.

Antes de iniciarse esta vía, se debe agotar el estudio de soluciones en el mercado y se debe haber desechado la opción de efectuar un contrato con una firma externa.

Por lo anterior, llevar a cabo el desarrollo de un Sistema es de por sí una tarea bastante compleja y requiere los mejores estudios para dar con la solución deseada en el menor tiempo posible.

El tiempo de las personas que participen en la ejecución del proyecto debe ser estrictamente programado y se deben adelantar controles paso a paso con la mayor rigurosidad.

La conformación del equipo de gerencia del proyecto debe estar en cabeza de las directivas de la entidad y sus requisitos deben ser los establecidos y seleccionar a sus integrantes atendiendo principios de objetividad, celeridad e imparcialidad.


9. SALIDAS

Documento en cada fase del desarrollo

Documento final de requerimientos

Interfases del Sistema de Información

Reportes del Sistema

Manual de Instalación del Sistema

Manual Técnico del Sistema

Manual del usuario


10. REGISTROS

Registro de la solicitud en el libro de correspondencia si ésta surge de un planteamiento expreso de alguna dependencia, Plan de Desarrollo Informático.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Concepto del documento de análisis de requerimientos por un experto en el tema

Concepto de la Oficina de Control Interno sobre el sistema

Seguimiento al desarrollo del Sistema

Satisfacción o rechazo del usuario

Productividad de la entidad con el nuevo sistema

Opinión pública
12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA QUE REQUIERE EL SISTEMA

13.1 Conocimiento de la necesidad: El conocimiento de la necesidad puede darse por varias vías: puede ser manifestada por el usuario interno de un servicio, por las directivas de la entidad, por el Comité de Desarrollo Tecnológico, por la Oficina de Planeación o por la Oficina de Sistemas. Una vez conocida la necesidad se plantea ante el Comité de Desarrollo Tecnológico mediante el envío de un documento que contiene una descripción general del problema y la forma de solucionarlo. Dicho comité evalúa la necesidad, determina cuál es el usuario líder del sistema, conforma el equipo coordinador del proyecto y autoriza el estudio preliminar.

OFICINA DE PLANEACION

13.2 Estudio preliminar: Este estudio debe ser adelantado en un término no superior a noventa (90) días calendario y dará como resultado el planteamiento del proyecto, el estudio de factibilidad, demostrar la población que se beneficiará y los beneficios para la entidad y sus usuarios tanto internos como externos. Este estudio deberá ser presentado ante el Comité de Desarrollo Tecnológico quien autorizará su ejecución. Si es rechazado el proyecto se informará al usuario que lo solicitó manifestando las objeciones y con este trámite se dará por archivado el caso. Si es aprobado, se continuará con el siguiente paso.

EQUIPO DE GERENCIA DEL PROYECTO

13.3 Organización del proyecto: Está a cargo del equipo de gerencia del proyecto en quienes recae toda la responsabilidad de la ejecución del mismo. Ellos deberán conformar los grupos integrantes del proyecto que serán quienes ejecutarán cada una de las fases establecidas para el desarrollo del sistema. Serán los responsables del control del cronograma y de los respectivos avances y entregas parciales que se determinen.

OFICINA DE SISTEMAS Y USUARIO

13.4 Definición de requerimientos: Estará a cargo del grupo que designe el equipo de gerencia del proyecto que en todo caso deberá ser integrado por la Oficina de Sistemas, los representantes de los usuarios y la Oficina de Planeación. De esta etapa deberá plasmarse el documento de requerimientos que dará inicio formal al desarrollo del sistema. En este punto se deben definir herramientas de desarrollo del sistema, infraestructura lógica y física.

OFICINA DE SISTEMA Y USUARIO

13.5 Análisis del sistema actual: Esta fase consiste en determinar si existe un sistema computarizado en la actualidad, sus aciertos y debilidades, tomar las cosas buenas y desechar las erradas. Lo bueno que tenga el sistema debe ser tenido en cuenta y mejorarlo en el nuevo sistema que será implantado. Si no existe un sistema computarizado, se deberá evaluar la forma manual y mecánica como se está manejando la información y los procedimientos respectivos.

GRUPO DE DISEÑO

13.6 Diseño del sistema: Una vez se tengan los documentos de requerimientos y de análisis del sistema actual, se da por terminada la fase de análisis de acuerdo con la metodología de desarrollo de sistemas y se pasa a la fase de diseño. El diseño tiene a su vez tres fases: diseño conceptual, diseño lógico y diseño físico del sistema.

GRUPO DE IMPLEMENTACION

13.7 Implementación del sistema: La fase anterior debe dar necesariamente un documento detallado del diseño del sistema que se constituye en el mapa de navegación o la maqueta del proyecto para que el grupo implementador inicie su respectiva tarea. A estas alturas del proyecto, las adiciones deben tender a cero, pues cualquier cambio no previsto en el sistema puede llevar al traste el cronograma establecido pues se tendría que regresar a la fase de análisis de requerimientos para diseñar nuevamente el sistema.

GRUPO DE PRUEBAS

13.8 Pruebas del sistema: De acuerdo con la organización del proyecto, pueden darse escalonadamente las pruebas del sistema por módulos o submódulos. Adelantarán las pruebas en ambiente de desarrollo, un equipo integrado por la Oficina de Control Interno, el usuario respectivo, un representante del equipo de gerencia del proyecto y el grupo de implementación.

GRUPO DE MIGRACION

13.9 Plan de Migración del Sistema: Si existe un sistema anterior al que se está desarrollando, se debe programar la migración de los datos y el cargue del nuevo sistema con los datos que vienen del anterior. Si el sistema es absolutamente nuevo se pasa directamente al acta final de entrega del sistema.

USUARIO Y GRUPO DE IMPLEMENTACION

13.10 Paralelo del sistema: Si existe un sistema viejo, se deben poner en ejecución paralelamente el sistema nuevo con el existente anteriormente. Los resultados que arrojen deben ser comparados para comprobar de una parte que la migración fue exitosa y, de otra, que los resultados operacionales del sistema son consistentes.

EQUIPO DE GERENCIA DEL PROYECTO Y USUARIO

13.11 Acta final de entrega del sistema: Realizados los pasos anteriores, y puesto a prueba el sistema por lo menos dos (2) meses o un tiempo proporcional definido, se hace entrega final del sistema al usuario quien deberá manifestar su aceptación y el compromiso de usarlo.

GRUPO DE IMPLEMENTACION

13.12 Ajustes finales: Posterior a la entrega definitiva del sistema se pueden solicitar ajustes de forma mas no de fondo. Estos ajustes en ningún caso pueden hacerse a los programas, formatos de pantalla, estructuras de la base de datos. Se circunscriben a arreglos menores que no requieren un tiempo considerable pues de lo contrario, se deben solicitar como modificaciones del software y seguirán el procedimiento establecido en el presente manual para esos casos.
14. INDICADORES

Grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios

Grado de aceptación del sistema

Número de usuarios finales involucrados en el sistema

Población de usuarios externos que atiende el sistema

Costo – beneficio



Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Seguridad y Administración

Procedimiento: Asignación de usuario de red

Código: 0S- 013

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001
1. OBJETIVO

Permitir la conectividad de los funcionarios a la red de la Procuraduría General de la Nación para consulta de información jurídica o acceso a los Sistemas de Información SIAF, GEDIS o SIIF.


2. CLIENTES

Jefes de dependencias, administradores de Sistemas de información.


3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los servidores de la Red e involucra a los Administradores de la Red.


4. RESPONSABILIDADES

Este procedimiento aplica a los administradores de Red, responsables de la seguridad de la información de la entidad.


5. REFERENCIAS

Decreto que fija las funciones de la dependencia, indicando que ésta es responsable del diseño, mantenimiento y aplicación de políticas de seguridad, integridad y acceso a la información sistematizada de la Procuraduría General de la Nación.


6. DEFINICIONES

No Aplica.


7. FORMATOS A UTILIZAR

Listado de usuarios de la Red.


8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento debe ser llevado a cabo por los Administradores de la red y de los servidores de red.


9. SALIDAS
Cuenta de usuario.

10. REGISTROS

Solicitud de asignación de claves


11. BASES DE AUTOCONTROL

Listado de usuarios de la Red NT para determinar que el usuario no ha sido creado.


12. ANEXOS

No aplica


13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA QUE SOLICITA LA CREACION DE USUARIO

13.1 Elabora un memorando para solicitar la creación del usuario indicando las actividades que va a desarrollar en la Red, las consultas que va a adelantar, nombres y apellidos del usuario, su identificación y cargo; así como los tipos de consultas que va a desarrollar.

ADMINISTRADOR DEL SERVIDOR DE LA RED

13.2. Verifica que el usuario no exista y procede a crear la cuenta correspondiente (Login).

13.3. Cita al usuario para la creación de la clave secreta de acceso (Password).

13.4. Reporta al Jefe de la Oficina la creación del usuario.

13.5. Incluye al usuario en la lista de usuarios activos.

SECRETARIA DE LA OFICINA DE SISTEMAS

13.6 Archiva la documentación correspondiente.


14. INDICADORES

Tiempos de respuesta.


Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Seguridad y Administración

Procedimiento: Asignación de usuario de software aplicativo

Código: 0S- 014

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001
1. OBJETIVO

Permitir a los usuarios de la red de la Procuraduría General de la Nación para trabajar en los Sistemas de Información SIAF y GEDIS.


2. CLIENTES

Dependencias que trabajan en los Servidores de Red de la entidad.


3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los servidores de los Sistemas de Información SIAF y GEDIS e involucra a los Administradores de la Red.


4. RESPONSABILIDADES

Este procedimiento aplica a los Administradores de los Servidores de Sistemas de Información GEDIS y SIAF.


5. REFERENCIAS

Decreto que fija las funciones de la dependencia, indicando que ésta es responsable del diseño, mantenimiento y aplicación de políticas de seguridad, integridad y acceso a la información sistematizada de la Procuraduría General de la Nación.


6. DEFINICIONES

No Aplica.




7. FORMATOS A UTILIZAR

Listado de usuarios de los Sistemas de Información GEDIS, SIAF y aplicativos.


8. CONDICIONES GENERALES:

Este procedimiento debe ser llevado a cabo por los Administradores de los Servidores de Sistemas de Información GEDIS, SIAF y aplicativos.


9. SALIDAS

Cuenta de usuario.


10. REGISTROS

No aplica.


11. BASES DE AUTOCONTROL

Listado de usuarios de los servidores de Sistemas de Información y aplicativos.


12. ANEXOS

No aplica.


13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA QUE SOLICITA LA CREACION DE USUARIO

13.1 Elabora un memorando para solicitar la creación del usuario indicando el servidor/sistema al que va a acceder, las actividades que va a desarrollar en la Red, las consultas que va a adelantar, nombres y apellidos del usuario, su identificación y cargo; así como los tipos de consultas que va a desarrollar.

ADMINISTRADOR DEL SERVIDOR DE LA RED

13.2 Verifica que el usuario no exista y procede a crear la cuenta correspondiente (Login).

13.3 Cita al usuario para la creación de la clave secreta de acceso (Password).

13.4 Reporta al Jefe de la Oficina la creación del usuario.

13.5 Incluye al usuario en la lista de usuarios activos.

SECRETARIA DE LA OFICINA DE SISTEMAS

13.6 Archiva la documentación correspondiente.


14. INDICADORES

Tiempo de respuesta

Número de usuarios asignados


Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Seguridad y Administración

Procedimiento: Cancelación de usuario

Código: 0S- 015

Reviso: Jefe Inmediato

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 2 Marzo 2001
1. OBJETIVO

Retirar los usuarios de la red de la Procuraduría General de la Nación que ya no cumplirán ninguna función en ella.



2. CLIENTES

Dependencias que necesiten retirar los permisos de acceso a la red o a los sistemas de información de la Entidad.


3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los servidores de la red y de los Sistemas de Información SIAF y GEDIS e involucra a los Administradores de la Red y de los servidores de los Sistemas de Información.


4. RESPONSABILIDADES

Este procedimiento aplica a los Administradores de los Servidores de Sistemas de Información GEDIS y SIAF y a los Administradores de la Red.


5. REFERENCIAS

Decreto que fija las funciones de la dependencia, indicando que ésta es responsable del diseño, mantenimiento y aplicación de políticas de seguridad, integridad y acceso a la información sistematizada de la Procuraduría General de la Nación.



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