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REVOCADA POR LA RESOLUCION

41 DE 2007





RESOLUCIÓN NÚMERO 0197

(25 Julio 2003)


Por medio de la cual se modifica y adiciona la resolución 041 del 2 de marzo de 2001.
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las consagradas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000 y la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, mediante la cual el Procurador General de la Nación, delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7° del Decreto 262 de 2000, respecto a la expedición de los Manuales de Procedimientos de la entidad y su mejoramiento continuo, Resolución 176 del 15 de diciembre de 2000 y
CONSIDERANDO:
Que el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000, establece que corresponde al Viceprocurador General de la Nación “Coordinar el cumplimiento de las funciones administrativas de las diferentes dependencias de la entidad”.
Que mediante Resolución 420 del 21 de noviembre del 2000, se delega en el Viceprocurador General de la Nación, la expedición de los manuales de procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de Mejoramiento continúo aplicables a dichos manuales.
Que la Resolución 176 del 15 de diciembre de 2000, adoptó el mejoramiento continúo en los procedimiento de la Procuraduría General de la Nación, en el numeral 6º. del artículo 1°, estableció las directrices y mecanismos para realizarlo.
Que la Resolución 041 de 2 de marzo del 2001, adoptó los procedimientos aplicables en las diferentes dependencias de la Procuraduría General de la Nación.
RESUELVE:
Artículo 1. Incorporar a la Resolución 041 del 2001 los siguientes procedimientos:


  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO DE ALMACÉN E INVENTARIOS.

DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Ingreso

PROCEDIMIENTO: Ingreso por compras

CODIGO: IGAI-01

REVISO: Jefe de Oficina



APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Hacer cumplir los términos contemplados en la Orden de Compra o Contrato, en cuanto a cantidades, características de los bienes, marcas, procedencia, estado de los elementos y compromisos de entrega y recibo.


2. CLIENTES

Almacén General de la Entidad


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la Administración Pública, en este caso la Entidad, que actúa en función de Contratación Administrativa siendo competente, de otro lado están los particulares que como persona natural o jurídica tienen competencia para actuar en la Contratación Administrativa.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Jefe de la División Administrativa, al Almacenista General y a los funcionarios de la Bodega.


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343

Ley 80 de 1993, sobre Contratación Estatal


6. DEFINICIONES

ORDEN DE COMPRA O DE PEDIDO: Pacto de la Entidad con terceros, para la adquisición o suministro de bienes devolutivos o de consumo, con plazo de entrega determinado y garantías expresas.

ORDEN DE TRABAJO O DE SERVICIO: Pacto de la Entidad con terceros, para la prestación de un servicio, con plazo de cumplimiento determinado y garantías expresas.


  1. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Compra o Pedido, referencia PGN 229

Comprobante de Orden de Trabajo o de Servicio, referencia PGN 229

Comprobante de Alta o Ingreso a Almacén, referencia PGN 1150

Factura de Compra Contrato.


8. CONDICIONES GENERALES

Es necesario que el Comité de Compras haya efectuado los estudios y proyecciones necesarias, así como el lleno de los requisitos de Contratación, Presentación de Ofertas, Selección del Contratista, licitaciones, Registro de Proponentes, Pliegos de Condiciones y Términos de Referencia.


9. SALIDAS

Perfeccionamiento formal de la Entrega y Recibo físico de Bienes



10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Ingresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de registros con bienes físicos

Verificación de seriales y demás características

Codificación de bienes

Pruebas selectivas
12. ANEXOS

Recibos


Constancias de Entrega

Actas de Entrega y Recibo de Bienes

Certificaciones. Cotizaciones
13. ACTIVIDADES

GRUPO DE COMPRAS

Cotiza y busca las mejores opciones de compra

Presenta al Comité de Compras sus estudios y proyecciones

ASESORES DEL ALMACEN

Revisan los Contratos en detalle y aclaran inconsistencias

ALMACENISTA GENERAL

Programa el día de entrega y recibo de los bienes

Coordina el personal de Bodega

Efectúa el recibo formal de los bienes

Refrenda los documentos a que haya lugar

En caso de inconsistencias al momento de la entrega, reporta los informes del caso Certifica el recibo a satisfacción.

GRUPO DE BODEGA

Coordina los espacios físicos

Programa al personal para efectos del recibo. Efectúa el recibo físico

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

Realiza los asientos contables del Ingreso

Consigna en libros la novedad

Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

KARDISTA


Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

Consigna los datos referentes a los bienes

Lleva un consecutivo alfabético de bienes

GRUPO DE INVENTARIOS

Actualiza registros de bienes devolutivos de la Bodega Nuevos

Consigna en el sistema Administrativo y Financiero los elementos

Inicia el Proceso de Ajustes por Inflación

Asigna número de placas o identificación alfanumérica


14. INDICADORES

Valor del Ingreso de bienes por Compras en el Período


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Ingreso

PROCEDIMIENTO: Ingreso por Caja Menor

CODIGO: ICM-GAI-02

REVISO: Jefe de Oficina



APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Atender necesidades urgentes de menor cuantía a través de rubros específicos asignados mediante resolución del Ordenador del Gasto



2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Entidad que en cualquier tiempo requieran atender necesidades urgentes


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la Administración Pública, en este caso la Entidad que actúa en función de Contratación Administrativa siendo competente; de otro lado están los particulares que como persona natural o jurídica tienen competencia para actuar en la venta de bienes y servicios.


4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al responsable asignado mediante resolución para el manejo de Caja Menor


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343

Ley 80 de 1993, sobre Contratación Estatal


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica


8. CONDICIONES GENERALES

Tiene que presentarse la necesidad inmediata, con la aplicación de criterios del Ordenador del Gasto y autorización de éste.


9. SALIDAS

Ingreso por Caja Menor, de bienes o servicios


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Ingresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos

11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación contable

Constatación de términos en cuanto a fechas, corresponsabilidad de Grupos, cantidades, cuantías

Legalización de Caja Menor por reembolso

Revisión de soportes y documentos originales debidamente autorizados
12. ANEXOS

Factura Original


13. ACTIVIDADES

RESPONSABLE DE CAJA MENOR

Cotiza y busca las mejores opciones de compra

Solicita aprobación del Ordenador del Gasto

Revisa cuantías

Efectúa la compra

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

Realiza los asientos contables del Ingreso

Consigna en libros la novedad

Elabora el Comprobante de Ingreso por Caja Menor

Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

KARDISTA


Registra las contrapartidas de acuerdo con las agrupaciones contables

Consigna los datos referentes a los bienes

Lleva un consecutivo alfabético de bienes

GRUPO DE INVENTARIOS

Actualiza registros de bienes devolutivos de la Bodega Nuevos

Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero los elementos

Inicia el proceso de Ajustes por Inflación

Asigna número de placas o identificación alfanumérica


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Ingreso

PROCEDIMIENTO: Ingreso por Elementos Sobrantes

CODIGO: IES-GNI-03

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Incorporar al Patrimonio de la Entidad bienes que por uno u otro motivo no aparecen el Registro de Bienes de la Procuraduría General de la Nación.


2. CLIENTES

Almacén General de la Entidad y Cuentadantes o Responsables de Bienes de las Dependencias


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a la Entidad: División Administrativa, Almacén General y Grupo de Inventarios




4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la División Administrativa, Almacén General, Grupo de Inventarios y Cuentadantes responsables de bienes.


5. REFERENCIAS

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Doctrina Contable Publica, Contaduría General de la Nación

Normas de la Contraloría General de la República


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Alta de Bienes por Sobrantes de Inventarios, PGN 1150


8. CONDICIONES GENERALES

Se presenta cuando se realiza un conteo o prueba selectiva de elementos en Stock de Inventarios o elementos devolutivos en servicio, y se determina que el número de existencias es superior al que se refleja en los registros.


9. SALIDAS

Ingreso por sobrante de Inventarios


10. REGISTROS

Tarjeta de Kárdex

Registro de Movimiento Diario de Bienes

Libro de Ingresos

Boletín Diario de Ingresos y Egresos
11. BASES DE AUTOCONTROL

Pruebas Selectivas

Confrontación de Registros con Bienes Físicos
12. ANEXOS

Acta de Ingreso por Sobrantes de Inventario

Informe del Grupo de Inventarios

Oficios y demás correspondencia


13 ACTIVIDADES

GRUPO DE INVENTARIOS:

Realiza la visita selectiva o programada y, una vez determinado el sobrante, procede a diligenciar el Informe y Acta respectivas

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

Consigna en libros la novedad. Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos. Si se decide que el elemento queda en servicio, elabora el Comprobante de Salida simultáneo

KARDISTA

Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables

Consigna los datos referentes a los bienes

Lleva un consecutivo alfabético de los elementos

GRUPO DE BODEGA

Recibe el bien o bienes sobrantes

GRUPO DE INVENTARIOS

Actualiza los registros de bienes devolutivos

Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero los elementos

Inicia el proceso de Ajustes por Inflación

Asigna número de placas o identificación alfanumérico
14. INDICADORES

Valor del Ingreso por Elementos Sobrantes en el Período


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Ingreso

PROCEDIMIENTO: Ajuste a los Registro

CODIGO: IICM-GAI-04

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Permitir que se ajusten a la realidad los registros con los bienes físicos


2. CLIENTES

Almacén General de la Entidad y Cuentadantes o Responsables de Bienes de las Dependencias


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todas las Dependencias, el Almacén General y Grupo de Inventarios


4. RESPONSABILIDADES

Grupo de Inventarios


5. REFERENCIAS

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Normas de la Contraloría General de la República


6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica


8. CONDICIONES GENERALES

Se presenta cuando se realiza un conteo o prueba selectiva de elementos en Stock de Inventarios o elementos devolutivos en servicio, y se determine que las descripciones de las existencias no concuerdan con los registros, pero que se asemejan en sus características, estado y uso.


9. SALIDAS

Una homologación



10. REGISTROS

Inventario Individual

Inventario General
11. BASES DE AUTOCONTROL

Pruebas selectivas

Confrontación de registros con bienes físicos

Actualización de Inventarios


12. ANEXOS

Acta de Compensación

Informe del Grupo de Inventarios

Oficios y demás correspondencia


13. ACTIVIDADES

GRUPO DE INVENTARIOS

Realiza la prueba selectiva o programada y, una vez determinado el hecho, procede a diligenciar el Informe y acta respectivos

Se actualizan los registros en el Sistema Administrativo y Financiero

Se deja constancia en la Carpeta de la Dependencia

Se allega un inventario actualizado al Jefe de la Dependencia


14. INDICADORES

Valor de la Compensación de los Bienes en el Período


DEPENDENCIA: Grupo de Almacén e Inventarios

PROCESO: Ingreso

PROCEDIMIENTO: Ingreso por Traspaso de Bienes de Otras Entidades

CODIGO: ITB-GAI-05

REVISO: Jefe de Oficina

APROBO: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

FECHA: Febrero de 2002
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Permitir que entidades del Estado que tengan elementos que no requieran o subutilice, sean empleados por la Procuraduría General de la Nación


2. CLIENTES

Todas las Entidades del Estado


3. ALCANCE

El procedimiento aplica a la Administración de todas las Entidades del Estado.


4. RESPONSABILIDADES

Ordenadores del Gasto de todas las Entidades del Estado y responsables del manejo de bienes de cada una de ellas.


5. REFERENCIAS

Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

Doctrina Contable Pública, Contaduría General de la Nación

Ley 87 de 1993, sobre Control Interno

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343
6. DEFINICIONES

No aplica


7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de Alta o Entrada a Almacén, referencia PGN 1150

Comprobante de Baja o Salida de Almacén, referencia PGN 1150

Tarjeta de Kárdex


8. CONDICIONES GENERALES

Es necesario que exista consenso y manifestación escrita entre las partes para que se pueda llevar a cabo el procedimiento


9. SALIDAS

Traspaso de bienes


10. REGISTROS

Acta de Traspaso de Bienes


11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de relación de bienes, estado y características


12. ANEXOS

No aplica


13 ACTIVIDADES

Almacén general de las dependencias implicadas que intervienen en el proceso. Diligencian cada una, según el procedimiento que le corresponda Entrada y Salida – el Comprobante de Baja definitiva y de Alta, respectivamente.

Programa el día de entrega y recibo de bienes

Coordina el Personal de Bodega

Efectúa la entrega o recibo formal de los bienes según corresponda

Refrenda los documentos a que haya lugar

Certifica el recibo o la entrega a satisfacción

GRUPO DE BODEGA

Recibe los bienes

Verifica el estado de los elementos y demás características

GRUPO DE CONTABILIDAD DEL ALMACEN

Realiza los asientos contables del ingreso o egreso, según corresponda

Consigna en libros la novedad

Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos

KARDEX

Registra las partidas de acuerdo con las agrupaciones contables



Consigna los datos referentes a los bienes

Lleva un consecutivo alfabético de bienes

GRUPO DE INVENTARIOS

Actualiza los registros de bienes devolutivos de la Bodega

Consigna en el Sistema Administrativo y Financiero los elementos

Inicia el Proceso de Ajustes por Inflación

Asigna número de placas o identificación alfanumérica
14. INDICADORES

Valor del Traspaso de los Bienes en el Período





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