Área de Producción



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Áreas Funcionales

Administración I - Año 2006



INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Y a LAS CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

U.N.L.P.
CICLO LECTIVO 2006



Primer año de las carreras de Contador Público, Lic. en Administración, Lic. en Economía y Tco. en Cooperativas


ADMINISTRACIÓN I
FICHA DE CATRDRA




Lic. Nicolás Di Giován

digio@way.com.ar

nicodgb@ec.gba.gov.ar



Año 2006

Tabla de Contenidos



INTRODUCCION 3

DESARROLLO 4

ORGANIGRAMA TEORICO DE LA GRAN EMPRESA 12

Gerencia de Producción 13

Gerencia de Comercialización: 18

Gerencia de Administración de Recursos Humanos. 24

Gerencia de Finanzas y Control 33

Gerencia de Administración de los Recursos Informáticos (RRII): 39

BIBLIOGRAFIA 46


INTRODUCCION


La presente Ficha de Cátedra tiene por objetivo:

  • Que los alumnos comprendan la importancia, funcionamiento y contribución a los fines organizacionales y de las áreas funcionales, pudiéndolas identificar en organizaciones típicas y no tan típicas.

    • Presentar a los alumnos una descripción general de las áreas funcionales que se presentan en la mayoría de las empresas productivo/comerciales de gran tamaño. Es tarea para el alumno adaptar las presentes descripciones a una organización en particular, ya que las mismas por su capacidad de diferenciarse internamente pueden adoptar diferentes procesos de trabajo, departamentalización y por lo tanto estructura.

Es necesario destacar ciertos aspectos:

  • La descripción de las áreas será en términospuros” para una gran empresa productiva/comercial, es decir una descripción independientemente de la forma específica que pueda adoptar una organización en particular. Pueden existir y de hecho existen otras áreas funcionales (básicas y de apoyo) en otros tipos de organizaciones).

  • El presente material, cuenta con una pequeña guía de trabajos prácticos, que tienen como objetivo verificar la comprensión de los temas desarrollados.

Agradecimientos especiales:

Estas personas han contribuido en la presente realización de la Ficha de Cátedra:



Nombre

Currículo Resumido

Área Funcional

Ing. José A. Paris

Profesor Titular de administración de la Comercialización II

Comercialización

Ing. José Luis Infante

Profesor Titular de Administración de la Producción.

Producción

Lic. Ercilia Olivera

Profesora Adjunta de Administración de RRHH, UNLP.

Personal

Lic. Castrto

Lic Anibal Alvares

Profeso Titular de Administración de los Recursos Informáticos. UNLP

Sistemas de Información

Cr. Gustavo Muñoz

Profesor Titular de

Finanzas y Control

DESARROLLO


Para el desarrollo en detalle de las áreas funcionales es importante presentar una metodología de descripción de las mismas, de manera tal de homogenizar los contenidos. Asimismo es necesario destacar que si bien no se mencionan específicamente, este tema guarda estrecha relación con el resto de los contenidos del programa.

Descripción del Área

  • Función o Misión: es la razón se ser del área, lo que justifica su existencia dentro de la organización, asimismo esta alineada con el cumplimiento de los fines organizacionales.

  • Características del Área: indica si es básica o de apoyo y en que tipo de organizaciones lo es.

  • Dependencia: hace referencia a la jerarquía de autoridad, la cadena de mando a quien debe reportar el responsable del área

  • Tipo de Autoridad en la estructura: hace referencia a la composición de autoridad del responsable del área, e indica sobre quien tienen autoridad lineal y en que casos tienen autoridad funcional y sobre que aspectos. Pudiendo en ciertos casos combinarse la lineal con la funcional en un mismo responsable Aunque no implica que puedan o no estar presente las tres al mismo tiempo.

    • Autoridad Lineal: aquella que está vinculada directamente con la finalidad de la organización. Fluye del máximo nivel hacia los inferiores, siguiendo la dimensión vertical. Este tipo de autoridad deriva del principio de Unidad de Mando establecido por Fayol

Ejemplo el gerente general tiene autoridad de línea sobre los gerentes de Producción, Comercialización, Finanzas y Control, Personal y Recursos Informáticos

    • Autoridad de Staff: son organismos asesores, que colaboran con funcionarios de línea. Brinda conocimientos vinculados con un tema específico, pero no adopta decisiones (por lo tanto, no tiene responsabilidad). Alguien que tenga autoridad lineal en la organización pide asesoría a la de staff, para la posterior toma de decisiones. Generalmente no pertenecen a la organización, son externos, no poseen relación de dependencia con la misma. No toma decisiones ni da órdenes. Solo asesora.

Ejemplo el Asesor Letrado que aconseja sobre contratos, relaciones laborales a los máximos niveles de la organización

    • Autoridad Funcional: Está vinculado con el conocimiento derivado de la especialización o competencias adquiridas en la realización de una función ( razón de ser del área) específica. Alguien tiene autoridad según la función que está desarrollando. Es una derivación de los capataces funcionales propuestos por Taylor. Hoy se aplica solo combinada con otro tipo de autoridad. La persona que tiene autoridad funcional, en algunos casos, tiene que consultar con otras áreas en algún tipo de decisión.

Ejemplo la incorporación de personal de ventas para el área de Comercialización es competencia del Gerente de Personal

  • Objetivos típicos del Área: es por lo que se los responsabiliza a los diferentes gerentes y se mide la eficacia y la eficiencia de su gestión.

  • Departamentalización: identificar los criterios de departamentalización más utilizados, los mismos pueden estar en forma “pura” o mixta.

  • Descripción del área:

    • Funciones:

    • Subfuciones:

  • Sistema de Información: ejemplo de un sistema de información para el área en cuestión

Contenidos teóricos vinculados con las áreas funcionales:

  • Tipos de Funciones en la Estructura.

  1. Funciones básicas: relacionadas directamente con el cumplimiento de los fines organizacionales, independientemente del tipo o tamaño de la organización. Se hace referencia a la función que permite cumplir con la finalidad, aunque no necesariamente sean las mas importantes en tamaño (cantidad de empleados del sector), complejidad / tecnología / etc.

  2. Funciones de apoyo: colaboran con las funciones básicas sirviendo de soporte y ayuda, de manera que las básicas se concentren específicamente en el logro de su función o misión, y por lo tanto de la finalidad de la organización.

  • Función: son las actividades entendidas, no como proceso de obrar, sino como contribución a un todo. La función es lo que justifica la existencia de una parte de la organización (área funcional), el fin justifica el todo.

  • Actividad: Proviene de actis / activas y significa facultad de obrar. Se define como un conjunto de operaciones o tareas (acciones en sentido de proceso) propias de un área, departamento o gerencia, etc, que le sirven para cumplir una función. Cuando se refiere a la organización generalmente se utiliza como “la actividad principal”, es decir como el conjunto de operaciones y procesos por los cuales se presta el fin que justifica su existencia.

  • Tarea: Acción que implica esfuerzo físico o mental. Se denota con verbos en infinitivo (pintar, sellar, imputar, contabilizar, etc). En esencia son las operaciones que impone el uso de los medios para cumplir con las responsabilidades del componente de un puesto (tareas + responsabilidades + requisitos = puesto).

  • Puesto: el trabajo ejecutado, por y por ende, relacionado con un empleado, obrero o trabajador particular. Cada empleado ocupa un puesto, pero puede haber muchos empleados con el mismo puesto, que implica la misma responsabilidades y deberes. También se define como: la sumatoria de tareas asignadas a uno o varios individuos en una situación de trabajo dada.

  • Proceso: secuencia de actividades o acciones que conduce a una meta, objetivo o fin. Se trata de las fases o etapas en la evolución de un objeto.

  • Procedimiento: son los pasos para realizar una o varias tareas o el trabajo. El significado es muy parecido al de proceso pero se utiliza para denominar actividades administrativas.

  • Tipos de Departamentalización:

  1. Por funciones: agrupa las actividades de acuerdo con las funciones principales que se desarrolla en la organización. Se realiza en caso de similitud de tareas, trascendencia de una actividad, brindando como beneficio la especialización. Se trata de homogeneizar las habilidades de las personas que llevan a cabo la tarea y las técnicas a utilizar.

    1. Ventajas:

      1. Permite un seguimiento intenso de las tareas especializadas bajo una misma jefatura.

      2. Las funciones se mantienen identificadas e independientes.

      3. Se simplifica la capacitación del personal.

      4. Facilita la determinación de objetivos y el control.

    2. Desventaja:

      1. La capacidad del personal se sobre especializa y estrecha.

      2. Se complica la coordinación entre áreas.

      3. Genera una gran competitividad entre áreas, en principio buena, que al llegar a los extremos se torna mala.

      4. Cada área actúa como sistema cerrado, con límites relativamente impermeables.

      5. La responsabilidad de las utilidades se concentra en la cima.

      6. Lenta adaptación a las nuevas condiciones.

  2. Por producto: se agrupan todas las actividades necesarias para realizar un producto o prestar un servicio. Sirve para tener en un mismo sector máquinas y herramientas. Fija responsabilidad por la salida del sistema. Tiene un cierto retraso por la agrupación de diferentes especialistas. Generalmente aparece en áreas de producción o comercial. Se utiliza el gerente de producto, el que realiza todas las actividades de comercialización salvo la venta.

    1. Ventajas

      1. Se concentran los esfuerzos en la línea de productos.

      2. Facilita de determinación de objetivos y la identificación de responsables.

      3. Mejora la coordinación de actividades necesarias para realizar el “producto”.

      4. La responsabilidad de las utilidades recae en las divisiones.

    2. Desventajas:

      1. Se requiere de más personal y con capacidades de administrar.

      2. Se eleva el costo de servicios centrales.

      3. Se aumenta la inversión en bienes de capital.

      4. Se dificulta el problema de control por parte de la lata dirección.

  3. Por área geográfica: se descentraliza la estructura en amplias zonas geográficas para una mayor supervisión. Se dividen las actividades teniendo en cuenta el lugar en que se van a desarrollar (Ej. un banco con sus sucursales).

    1. Ventajas:

      1. Se delega responsabilidad en niveles inferiores.

      2. Se hace énfasis en mercados y problemas locales o regionales.

      3. Se mejora la coordinación en la misma región.

    2. Desventajas:

      1. Se requiere con más personal con capacidades de gerente general.

      2. Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos, ya que pueden requiere a nivel local lo que genera duplicación de áreas y tareas.

      3. Se dificulta el control en la alta dirección.

  4. Por procesos: de trabajo en las áreas de producción y en los niveles inferiores de la organización. Cada función consiste en el desarrollo de un proceso. Son típicas de fábricas. Divide la producción en subconjuntos estructurales.

    1. Ventajas:

      1. Se obtiene ventaja económica por la superespecialización.

      2. Se utiliza tecnología especializada.

      3. Se utilizan habilidades y capacidades específicas.

      4. Se simplifica la capacitación.

      5. Se simplifica la determinación de objetivos, la determinación de responsabilidades y el control.

    2. Desventajas:

      1. Se dificulta la coordinación entre departamentos.

      2. La responsabilidad por las utilidades recae en la alta gerencia.

      3. No es un ámbito de desarrollo de gerentes con conocimientos generales.

  5. Por clientes: tiene en cuenta las personas a las que se va a atender. Por ejemplo en un Banco habrá diferentes tratos y atenciones para diferentes tipos de clientes: para sector de grandes clientes, para sector intermedio, para sector de operaciones comunes.

    1. Ventajas:

      1. Se especializa en las necesidades de los clientes.

      2. Se desarrolla una interrelación fuerte con los clientes.

    2. Desventajas:

      1. Puede dificultar la coordinación de operaciones o servicios cuando los clientes no responden a los parámetros establecidos.

      2. Se requiere de mucho personal y especializado en la problemática específica de los clientes a los cuales atienden.

      3. No siempre se pude definir u homogenizar en grupos a los clientes.

  6. Por tiempo: implica agrupar las actividades según el tiempo necesario para desarrollarlas. Por ejemplo mañana, tarde y noche.

    1. Ventajas:

      1. Posibilita terminar procesos que no pueden interrumpirse (producciones continuas).

      2. Se logran economías de escala en la utilización de los bienes de capital, ya que las maquinas no se paran y no tienen tiempo improductivo.

    2. Desventajas:

      1. Puede haber diferentes criterio/supervisión en los diferentes turnos.

      2. De debe contemplar perfectamente la fatiga de las personas (en horarios no habituales de trabajo, por ejemplo la noche) y de las maquinarias que no “descansan” nunca.

      3. La existencia de varios turnos puede dificultar la coordinación y la comunicación entre los turnos.

      4. El pago de horas nocturnas puede elevar los costos de la mano de obra.

  7. Por proyecto: agrupar habilidades teniendo en cuenta cual va a ser la salida que queremos tener. Se asume el proceso con fecha de finalización. Surgen problemas con empleados sobre cuál va a ser su futuro. Generalmente la departamentalización principal va a se funcional, y en niveles intermedios se va a combinar los distintos criterios, apuntando todo a la eficiencia.

    1. Ventajas:

      1. Se facilita la comunicación y el control.

      2. Se utiliza tecnología especializada.

      3. Se simplifica la capacitación.

    2. Desventajas:

      1. Se dificulta la coordinación entre proyectos.

      2. Es difícil la coordinación entre proyectos.

      3. Eleva la inversión en personal y bienes de capital.

  8. Por “numero puros” es para indicar diferentes unidades que no tienen jerarquía o supremacía unas con otras, realizando las mismas tareas y responsabilidades, pero se necesita una diferenciación entre ellas. Por Ejemplo Comisión 1, Comisión 2, Comisión nn.

    1. Ventajas:

      1. Permite coordinar las tareas cuando alguna de las variables como la capacidad física o la tecnología no permite tratar a todos por igual.

    2. Desventajas.

      1. Solo se utiliza en los niveles más bajos de la organización.

      2. Se dificulta la coordinación y la comunicación cuando la cantidad de unidades crece demasiado.

  • Principios rectores del diseño.

  1. Toda estructura se realiza para alinear políticas y objetivos que contribuyan a la prestación del FIN / MISIÓN y es el resultado de la organización del trabajo y de la delegación. Tales objetivos y políticas deben determinarse previamente.

  2. Toda estructura tiene carácter específico y Humano; es un medio y debe adaptarse todas las veces que sea necesario (posee carácter dinámico). Debiendo contemplar la posibilidad de promoción o ascenso interno del personal.

  3. Toda estructura debe ser lógica y puede definirse combinando distintos criterios y tipos.

  4. Del FIN / MISIÓN de la organización deben deducirse objetivos y metas claras de cada función conformando una unidad con vida propia.

  5. Cada Función o conjunto de funciones menores que agrupadas conformen un proceso o función compatible y congruente con los Fines, debe asignarse a un Área con unidad de mando, unidad de dirección y autoridad / responsabilidad.

  6. Debe evitarse complejidad estructural, reduciendo los niveles jerárquicos al mínimo para favorecer la coordinación, comunicación y control (Economía de Niveles). Dividiendo y agrupando el trabajo sólo en cuanto sea posible. Dispersando áreas en el espacio conforme lo exija la satisfacción de las necesidades de la organización, sus clientes o beneficiarios conforme sea la modalidad de prestación del producto o servicio.

  7. El número de personas que dependen de un determinado nivel (Ámbito de Control) debe ser compatibles con las posibilidades reales de dirigirlas con Eficacia, Eficiencia, Efectividad y Relevancia, procurando respetar las exigencias del sistema de planificación, coordinación y control.

  8. En cada Área las funciones deben combinarse Lógicamente y con Homogeneidad y las funciones y roles comunes de cada nivel de administración / gestión / conducción deben distinguirse de los específicos.

  9. La clara distinción entre Áreas de autoridad Lineal de las áreas que, demás, poseen autoridad funcional y/o Staff evita problemas graves de funcionamiento y conclusión respecto a decisiones y responsabilidades.

  10. Debe diferenciarse las funciones Básicas de las de Apoyo considerando: Naturaleza de la función o área, Tipo de actividad, Autoridad / Responsabilidad / Decisiones, Relaciones con el medio, Recursos, Repercusión en los resultados.

  11. La estructura debe equilibrar:

  1. Nivel Superior Decisiones Político / Estratégicas

  2. Niveles Medios Decisiones Tácticas / Logísticas

  3. Niveles Operativos Decisiones Operativas

  1. La concentración de Funciones no debe implicar aumento en los niveles Jerárquicos. Toda Función y Área debe estudiarse detenidamente procurando eliminar, simplificar, fusionar, redefinir, desconcentrar, descentralizar, etc.

  2. El tamaño, tipo de personal, las relaciones y exigencias del medio, los fines, la formalización, la tecnología, aparecen como elementos que definen la complejidad de la estructura.

  3. Como principio general deben agruparse las funciones normativas; en especial las inherentes a la operatoria y al enlace y coordinación con las áreas dispersas.

  4. La estructura deberá acompañarse con un cuaderno demostrativo sobre el número de cargos, relaciones jerárquicas, interrelaciones Funcionales, etc. También los aspectos de naturaleza estructural distinta al resto de la organización.

  5. Deberá usarse la información referente a los distintos servicios, tipo de clientes, tecnología en uso, tamaño de la unidad, centralización / descentralización, etc. para categorizar las distintas áreas dispersas y a las distintas áreas de nivel central y diseñar estructuras tipo para aquellas que presenten características similares.

  6. Todas las definiciones vinculadas a la definición de objetivos, metas, normas, modalidades de operación, rendimientos, planes, programas, proyectos, etc. debe compadecerse del modelo de gestión que procure instalar o desarrollar el nivel superior.

  7. Las acciones que se definan deberán contener la elaboración de información que permita planificar acciones futuras. Mejorar los rendimientos actuales para mejorar el cumplimiento del Fin o Misión y con acciones de control, auditoria y realimentación del modelo de gestión imperante.

  • Principios Rectores del la graficación de Organigramas:

    • Horizontalmente: describen el grado de División de Trabajo y Departamentalización de la Organización.

    • Verticalmente: describen la estructura jerárquica de la organización y los niveles de autoridad. Los puestos que se encuentran dispuestos a la misma “altura” poseen los mismos niveles de responsabilidad.

    • La dispersión espacial, se muestra en el organigrama como así es recomendable mencionar los entes descentralizados, aunque no exista una vinculación directa con el organigrama.

    • Las líneas completas: unen los distintos puestos en la organización las mismas muestran la autoridad lineal, y los canales de comunicación.

    • Las líneas punteadas muestran la autoridad de staff, la cual generalmente depende de los máximos niveles jerárquicos.

    • La autoridad funcional no se dibuja, la misma se muestra en los manuales de misiones y funciones.

    • Los puestos se muestran en un cuadrado

    • Las líneas no deben cruzarse, ya que modifican la lectura del organigrama.

    • Las Actividades básicas muestran a la izquierda y las actividades de apoyo a la derecha del organigrama.

    • Se debe poner: en la parte superior el Nombre de la Organización y en el pie de página la fecha a la cual esta confeccionado el organigrama.



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