Proceso de Gestión Documental Código gdo-tic-ma-003 Manual Programa de Gestión Documental Versión



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Proceso de Gestión Documental

Código

GDO-TIC-MA-003






Manual Programa de Gestión Documental

Versión

2.0






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MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD


APROBADO: Comité Modelo Integrado de Gestión MIG, Acta No. 16 del 29 de agosto de 2017

ÁREA RESPONSABLE: Grupo de Gestión de la Información


Contenido




1. ASPECTOS GENERALES 4

a. Introducción. 4

b. Alcance 6

c. Objetivos 19

d. Público al cual está dirigido. 21

e. Requerimientos para el desarrollo del PGD: 23

1.1. Política de Gestión Documental MINTIC 35

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 37

a. Planeación. 39

b. Producción. 41

c. Gestión y Trámite. 43

d. Organización. 47

e. Transferencia. 50

f. Disposición de Documentos. 52

g. Preservación a Largo Plazo. 54

h. Valoración. 56

3. Fases de Implementación del PGD. 57

4. Programas Específicos 61

a. Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos. 63

b. Programa de Documentos Vitales o Esenciales. 63

c. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. 65

d. Programa de Archivos Descentralizados. 65

e. Programa de Reprografía. 66

f. Programa de Documentos Especiales. 67

g. Plan Institucional de Capacitación. 67

h. Programa de Auditoría y Control. 69

5. Armonización del PGD con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP1000 (MECI – SGC - PGD) 70

Bibliografía 75

ANEXOS 76

a. Diagnóstico de Gestión Documental. 76

b. Cronograma de Implementación del PGD. 76

c. Mapa de Procesos de la Entidad. 76

e. Referentes Normativos. 76


1. ASPECTOS GENERALES

El Grupo de Gestión Documental del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones realiza el presente documento, en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 1080 de 2015, con base en la metodología descrita Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD elaborado por el Archivo General de la Nación (AGN); teniendo como propósito fundamental el establecimiento de un marco de referencia institucional para el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), lo que servirá como base para el desarrollo de la función archivística al interior de la entidad, abarcando desde la generalidad de los aspectos estratégicos de planeación hasta la especificidad de la aplicación técnica y desarrollo operativo de las actividades de archivo.


Lo anterior, dentro del marco de las funciones legalmente asignadas al Grupo de Gestión de la Información y las obligaciones legales a las que se sujeta el MINTIC para el cumplimiento de su misión y desarrollo de su razón social de cara al Estado en su conjunto.


a. Introducción.

Existe un amplio marco legal y jurídico sobre el que se desarrollan la gestión documental y el archivo, de todas estas normas es fundamental destacar: la Ley 80 de 1989, que contempla la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardando el patrimonio documental del País para ponerlo al servicio de la comunidad; así como la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y determinó como obligación para las Entidades Públicas, el elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos Archivísticos.

Adicionalmente, es importante destacar el alcance del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, consolidado en el Decreto 1080 de 2015, por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, en el cual se define el Programa de Gestión Documental como uno de los instrumentos archivísticos a partir de los que se desarrollará la materia en las entidades públicas y cuya formulación es de carácter obligatorio.
En este sentido, atendiendo los requerimientos legales, el Grupo de Gestión de la Información del MINTIC procedió con la estructuración del presente documento, con el fin de constituir un plan, en el que se consideran medidas a corto, mediano y largo plazo que ayuden a identificar, gestionar, clasificar, organizar, conservar y disponer la información pública durante todo su ciclo vital. La metodología utilizada fue la recomendada por el AGN en su Manual de Implementación de un PGD, teniendo como insumo básico el Diagnóstico Integral de Archivos del MINTIC realizado en 2016 y las decisiones presupuestales y administrativas proyectadas para el 2017.
Adicionalmente, se debe resaltar que otro de los aspectos en los que radica la importancia del Programa de Gestión Documental es que permite la formulación de políticas internas, definir estrategias, procedimientos, formatos y programas específicos para el desarrollo de la función archivística de la Entidad, así como el aporte de herramientas para su propia implementación y seguimiento, de acuerdo con las normas vigentes y la adopción de estándares y mejores prácticas institucionales que redundan en la eficiencia, eficacia y efectividad de la función administrativa pública así como en la satisfacción de los requerimientos y expectativas de los distintos grupos de interés.


b. Alcance

El Programa de Gestión Documental considera y acoge toda la función archivística institucional, proporcionando las directrices generales necesarias para su aplicación particular dentro del ciclo vital de los documentos, por medio de la formulación de planes y programas específicos e instrumentos archivísticos que son complementarios y hacen parte sustantiva del PGD del MINTIC. Estas consideraciones hallan su sustento no solo en el contexto de la entidad, sino también en las esferas sectoriales y de ámbito nacional.


En este sentido, El Plan Vive Digital como plan estratégico institucional del MINTIC, está articulado con el Plan Nacional de Desarrollo para los años 2014 - 2018, “Todos por un nuevo país”. Las TIC son un apoyo transversal a las seis locomotoras del Plan de Gobierno.
Uno de los propósitos con los que cumplen las TIC en el Plan Nacional de Desarrollo es ser una herramienta de Buen Gobierno para el fortalecimiento institucional, transparencia, rendición de cuentas entre otros, asegurando la sostenibilidad del programa Gobierno en Línea, el cual pretende que el Estado preste mejores servicios eficientes y de calidad, con la colaboración de los ciudadanos, las empresas y la administración pública, mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y las Comunicaciones (TIC). Esta política ha permitido posicionar a Colombia como líder en Gobierno Electrónico en América Latina y el Caribe. Teniendo en cuenta los importantes logros obtenidos y las diferencias de su implementación a nivel territorial, resulta relevante dar sostenibilidad a la estrategia y actualizar las metas para cada fase. Para ello, se apoyará de manera prioritaria a las entidades territoriales en el avance de la estrategia, procurando un avance homogéneo a nivel nacional. Se dará prioridad a las siguientes acciones:


  • Crear un espacio seguro en la nube para cada ciudadano, que sirva para: Almacenar y organizar documentos de importancia en trámites públicos y privados. Recibir y compartir documentos relacionados con trámites públicos y privados.




  • Garantizar a las entidades que tenga uso y acceso a la Plataforma de Intercambio de Información del Estado (PDI).

  • Fortalecer las competencias de los servidores del Estado.




  • Formular Política Pública, lineamientos y estándares de la Gestión, Seguridad y Privacidad de TI en el Estado.




  • Fortalecimiento de las tecnologías de la información en la gestión del Estado y la información pública.




  • Lograr que las tecnologías de la información generen valor a la estrategia tanto de los sectores como de las entidades del sector público y que la gestión de la tecnología de la información sea coordinada y eficiente.




  • Fortalecimiento de las tecnologías de la información en la gestión del Estado y la información pública.




  • Lograr que las tecnologías de la información generen valor a la estrategia tanto de los sectores como de las entidades del sector público y que la gestión de la tecnología de la información sea coordinada y eficiente.




  • Impulsar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir con la construcción de un Estado abierto, más eficiente, transparente y participativo y que preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad.

Además, dentro de este plan, también está contemplado la creación del Consejo Nacional Digital que se encargara de fijar la visión estratégica de la GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN en la administración pública y establecer los lineamientos de política respecto de la gestión de la infraestructura tecnológica (hardware, software y comunicaciones) por parte de la administración pública.
De otro lado, el Archivo General de la Nación que es el encargado de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad, ha definido sus Ejes y Objetivos, igualmente ha definido sus Estrategias mediante las cuales se propone lograr estos objetivos. Por la tanto el despliegue estratégico se da de la siguiente manera:
Eje Estratégico 1: Modernización de los Archivos Públicos
Objetivos Estratégicos:


  1. Modernizar y adecuar la política archivística a las exigencias de la sociedad actual ya los avances de las tecnologías de la información.

  2. Apoyar la modernización de los archivos públicos del país y la gestión documental a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

  3. Fomentar la adopción de estándares de gobierno para metadatos e interoperabilidad que permitan una mayor convergencia y trabajo interinstitucional en documento electrónico y gestión de archivos y en la distribución y el intercambio de documentos electrónicos entre los sistemas de gobierno.

  4. Desarrollar proyectos relacionados con el portafolio de servicios



Eje Estratégico 2: Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos
Objetivos Estratégicos


  1. Fortalecer el Sistema Nacional de Archivos para el desarrollo de la política pública de archivos.

  2. Establecer y desarrollar el sistema de información del Sistema Nacional de Archivos- SISNA



Eje Estratégico 3: Recuperación y Conservación del Patrimonio Documental del País
Objetivos Estratégicos


  1. Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio documental de la nación, con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro.



Eje Estratégico 4: Fortalecimiento Institucional
Objetivos Estratégicos


  1. Desarrollar una política de gestión del conocimiento para el crecimiento y compromiso del talento humano en el AGN que impulse la adecuada gestión documental.

  2. Adecuar estructuralmente al AGN con el marco normativo vigente.

  3. Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión

  4. Fortalecer la Infraestructura tecnológica y física de la entidad.

  5. Fortalecer la gestión sostenible.

Mediante la ejecución de estas estrategias, el AGN debe adoptar las tecnologías de la información y comunicaciones como parte de una estrategia integral de gobierno electrónico que le permita responder de manera oportuna al ciudadano y a las entidades del gobierno, tener información de calidad y ayudar en la toma de decisiones. Además, de convertir la cultura digital en el instrumento para aprovechar los recursos tecnológicos a favor de la comunidad, intensificando las labores de digitalización del material disponible en archivos, en la construcción y evaluación de los mismos.


Específicamente en lo relativo al Plan Vive Digital (plan estratégico institucional del MINTIC), tiene como objetivo principal impulsar la masificación del uso de Internet; a través de la masificación del uso de Internet, de la apropiación de la tecnología y de la creación de empleos TIC directos e indirectos, lograremos reducir el desempleo, reducir la pobreza, aumentar la competitividad del país y dar un salto hacia la prosperidad democrática. Para alcanzar esto, el Plan Vive Digital ha desarrollado el Ecosistema Digital del país.
El Ecosistema Digital es un modelo desarrollado por el Banco Mundial para visualizar los distintos componentes que permiten la masificación del uso de Internet en una sociedad y sus interacciones. Al hacer esto, se puede analizar cuál es el estado de cada uno de estos componentes en el país y diseñar estrategias para incentivarlos. Además, el ecosistema Digital permite ver de una manera más completa el panorama, sin concentrarse exclusivamente en el desarrollo de aplicaciones y contenidos locales y la apropiación por parte de los usuarios, para estimular la demanda. Los cuatro componentes del Ecosistema Digital son:


  • Infraestructura: corresponde a los elementos físicos que proveen la conectividad digital.

  • Servicios: permiten desarrollar la conectividad digital.

  • Aplicaciones: generan demanda en el ecosistema.

  • Usuarios: hacen uso de las aplicaciones e, indirectamente, de los servicios e infraestructura para consumir y producir información digital.

El Ecosistema Digital ofrece un modelo de Oferta y demanda para el mercado digital. La Oferta está compuesta por la infraestructura y los Servicios que son ofrecidos por los operadores, mientras que la Demanda se genera por parte de los Usuarios que usan las Aplicaciones.


Todo lo anterior, tiene un tratamiento especial dentro del Plan de Acción Anual 2016 del MINTIC, ya que dentro del Mapa Estratégico Institucional, se muestra de forma específica la participación del Grupo de Gestión de la Información como parte de la instrumentalización organizacional que participará en la aplicación de iniciativas y directrices para la consecución de gran parte de los objetivos estratégicos planteados, incluyéndolo dentro de la estrategia “Consolidar al MINTIC como una organización centrada en la innovación, basada en procesos transversales y orientada al desarrollo del potencial de las personas” que tiene como iniciativa el Servicio al Ciudadano y preservación de la memoria institucional del MINTIC cuya ficha técnica es la siguiente:


NOMBRE

SERVICIO AL CIUDADANO Y PRESERVACIÓN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL DEL MIN TIC

CÓDIGO (D#-O#-####-t)

D2-O5-8000-O

OBJETIVO GENERAL

Preservar la memoria institucional del Min TIC y fortalecer los mecanismos de participación y control social y el servicio al ciudadano

ALCANCE

Consiste en la administración y custodia de los archivos de gestión y Central y fortalecer la participación, el servicio al ciudadano y la presencia de la oferta institucional a nivel nacional

INDICADOR

Metros lineales custodiados y administrados

PRESUPUESTO 2016

De Inversión:

Los recursos asignados a esta coordinación por parte del proyecto Fortalecer la Gestión Documental de la entidad para el apoyo en el servicio a los Grupos de Interés, para el 2016 fue de $ 708.125.000.oo

De Funcionamiento:

Por funcionamiento se asignaron $ 1.304.353.335.oo



FECHA DE INICIO / FIN

Enero 1° a 31 de Diciembre de 2016

PROYECTO(S) DE INVERSIÓN RELACIONADO(s)

Adecuación, ampliación y mejoramiento del archivo central e histórico del ministerio y fondo de comunicaciones nacional.

ENTREGABLES

Metros lineales custodiados y administrados y reportes en la oportunidad de respuesta

CRITERIOS DE EXITO

La custodia y administración y la atención oportuna a los ciudadanos

LÍDER / LÍDER ALTERNO

Subdirector Administrativo y de Gestión Humana - Coordinación del GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

PADRINO

Secretaria General

ASESOR / OFICINA DE PLANEACÍON E INFORMACIÓN

Santiago Briñez - Roberto Carroll

META SISMEG

N/A

PROCESOS MIG

Comunicación estratégica

Direccionamiento Estratégico

Gestión de compras y contratación

Gestión de atención a grupos de interés

Gestión documental


De esta iniciativa se desprenden tres grandes hitos que son:




  1. Administración y custodia del archivo central del Min TIC.

  2. Administración del archivo de gestión del Min TIC.

  3. Servicio con Sentido.

Para el cumplimiento de esta estrategia se establecieron las siguientes necesidades de contratación:




  1. Alquiler de una bodega para la custodia, conservación y preservación del archivo central del Min TIC, en las condiciones medioambientales requeridas por la ley.

  2. Contratar los servicios profesionales para la administración y custodia del archivo de gestión y central del Min TIC.

  3. Contratar el servicio de admisión, curso y entrega de correspondencia y demás envíos postales que requiera el Ministerio.

  4. Contratar los servicios profesionales y de apoyo a la gestión documental.

Es en esta instancia es cuando se da la relación directa de todas las iniciativas ya mencionadas con el Plan Institucional de Archivos (PINAR) del MINTIC, pues en éste se establecen los Aspectos Críticos de la Gestión Documental en la Entidad, se priorizan, se consideran las asignaciones presupuestales para el desarrollo de las actividades y se presenta la generalidad de los planes de trabajo y proyectos a corto, mediano y largo plazo en la materia.


Para el MINTIC, los planes y proyectos para el desarrollo de la Gestión Documental se clasifican en dos tipos: Planes Permanentes y Proyectos de Desarrollo Archivístico. Los primeros se refieren a los planes de trabajo recurrentes para cada vigencia, derivados de la ejecución diaria de las actividades de archivo para la recepción de documentos, consolidación y actualización de expedientes, la atención de consultas, su disposición, transferencia, conservación a largo plazo y disposición final; los segundos, comportan proyectos para la implementación o atención de iniciativas que, una vez culminadas y apropiadas institucionalmente, conllevan al desarrollo de la función archivística en la entidad para luego incorporarse a los Planes Permanentes.
Bajo esta premisa, los planes y proyectos en Gestión Documental para el MINTIC son:
Planes Permanentes (Corto Plazo)

  • Administración de Archivo de Gestión

  • Administración de Archivo de Central

  • Gestión Electrónica de Documentos

  • Gestión Administrativa del Proceso de Gestión Documental

Proyectos de Desarrollo Archivístico (Mediano y Largo Plazo)



  • Creación e Implementación de Programas Específicos del PGD

Dichos planes y proyectos, tienen alcances, metas, actividades e indicadores y responsables definidos, correspondientes para cada etapa de su desarrollo, en las que se incluyen los responsables de la ejecución, informes y auditoría; todo incluido en el PINAR, lo cual se espera alcanzar de acuerdo con el siguiente cronograma general establecido por vigencias:




MAPA DE RUTA - PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS MINTIC

PLAN, PROGRAMA O PROYECTO

AÑOS DE EJECUCIÓN

CORTO PLAZO

MEDIANO PLAZO

LARGO PLAZO

2017

2018

2019

2020

2021

Administración del Archivo de Gestión
















Administración del Archivo Central
















Gestión Electrónica de Documentos
















Gestión Administrativa del Proceso de Gestión Documental
















Creación e Implementación de Programas Específicos del PGD



















CONVENCIONES




Etapa Única




Etapa 1




Etapa 2

Por otra parte, todo lo definido en el presente documento se aplicará a la información producida o recibida por la Entidad, sin distingo del soporte y medio de registro (análogo o digital) como se genere y conserve; para lo cual se debe tener en cuenta que el Ministerio cuenta una multiplicidad de manifestaciones de su producción informacional, caracterizada por los siguientes tipos, soportes y/o medios en los que se manifiesta:




  • Documentos de archivos físicos y electrónicos.

  • Archivos institucionales.

  • Sistemas de información corporativos.

  • Sistemas de trabajo colaborativo.

  • Sistemas de administración de documentos.

  • Sistemas de mensajería electrónica.

  • Portales web.

  • Intranet y extranet.

  • Sistema de Bases de Datos.

  • Discos duros.

  • Servidores.

  • Discos o medios portales.

  • Cintas o medios de video y audio (análogo o digital).

  • Backups o contingencia.

  • Sistemas de almacenamiento en la nube (Sharepoint).

Para lograr la correcta intervención de todo este compendio informacional, el MINTIC se acogerá a todos los estándares que en gestión de la información se generen o apropien por el Archivo General de la Nación o las instancias pertinentes del Estado Colombiano, a los cuales se está dando cumplimiento a través de los programas específicos que desarrollan e instrumentalizan la Política y el Programa de Gestión Documental; así como mediante la implementación continua de los procesos desarrollados en la materia en la Institución; lo que no se puede llevar a cabo sin la utilización de un mecanismo de dirección, gestión, control, evaluación y mejora de los procesos, que en al interior del Ministerio se concibe dentro de los Planes de Mejoramiento, que cuentan con una herramienta llamada Carpeta de Mejora; ésta última es específica para cada proceso y en ella se controlan las actividades, las acciones de mejora, los indicadores, controles, riesgos del proceso de gestión documental, los riesgos de corrupción y el control de auditorías internas y externas, manteniendo sus contenidos en constante revisión, modificación y actualización.




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