Plan de acciones correctivas/ acciones preventivas



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DIRECCIÓN GENERAL

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08/12/10


Código:

SENASA-PG-002-RE-010

PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS

Versión 04

Página de 3




DATOS GENERALES

Instancia:

Planificación y Control Interno

Dirección:

Dirección General

Dependencia:

SENASA

Actividad:

Autoevaluación

Fecha de realización:

30/11/2012


PLAN DE ACCIONES

Hallazgo

Descripción de la No Conformidad u Observación

Análisis de Causa

Acción (es) Correctiva (s) y/o Preventiva (s)

Responsable

Fecha de Cumplimiento

Aprobación o Rechazo del Equipo Auditor o Director

Situación




NC

Ob

1.8

1




La institución no cuenta con un procedimiento de supervisión del personal

Falta fortalecimiento de la Unidad de Gestión de Calidad.

Elaborar el procedimiento de Supervisión de personal del SENASA

Jefe Departamento de Recursos Humanos, Jefe Planificación y Control Interno y Jefe Unidad de Gestión de Calidad

Diciembre 2014

Aprobado__En_trámite__1.23__4'>Aprobado__En_trámite__1.20__3'>Aprobado__En_trámite__1.13__2'>Aprobado

En trámite

1.13

2




La institución no cuenta con un registro para la programación de la inducción del personal de la institución

La Institución no ha construido el Departamento de Recursos Humanos con todos sus componentes y en esta función depende del MAG

Elaborar, difundir y aplicar el registro para la programación de la inducción del personal del SENASA

Dirección Administrativa Financiera

Diciembre 2014

Aprobado

En trámite

1.20

3




La institución no tiene sustitutos de trabajo en los diversos puestos.

No se cuenta con un sistema de gestión de calidad homologado en toda la institución lo que permite que algunas instancias lo tengan y otras no, además de no contar con el departamento de recursos humanos implementado en todos sus alcances

Dar el lineamiento a las Direcciones Nacionales y Regionales sobre el nombramiento de los sustitutos de cada uno de los puestos y el registro de estos ser orientado por el sistema de gestión de calidad

Jefe Departamento de Recursos Humanos, Jefe Planificación y Control Interno y Jefe Unidad de Gestión de Calidad

Diciembre 2014

Aprobado

En trámite

1.23

4




La institución no cuenta con una política para la rotación sistemática de aquellos funcionarios que realizan labores o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita aplicar esta medida

Falta un departamento de recursos humanos y un sistema de calidad integrado

Crear la política y los instrumentos de operacionalización de la rotación de personal

Jefe Departamento de Recursos Humanos, Jefe Planificación y Control Interno y Jefe Unidad de Gestión de Calidad

Julio 2015

Aprobado

En trámite

3.10

5




Las Directores Nacionales no están presentado a la Dirección General el informe de Revisión por la Dirección, de acuerdo al registro SENASA-PG-004-RE-002

Falta de fortalecimiento de la Reunión de las Direcciones Nacionales en cuento a la composición la agenda

La Unidad de Gestión de Calidad propone y fortalece la reunión de la Dirección General con las Direcciones Nacionales en la composición de la agenda

Jefe Unidad de Gestión de Calidad, Jefe Unidad de Comunicación y Notificación y Jefe Planificación y Control Interno

Julio 2014

Aprobado

En trámite

5.1

6




En Revisión por la Dirección se incluye informes de: actividades de capacitación, sistema de gestión de la calidad, quejas, sugerencias, identificación de oportunidades de mejora, presentación de planes futuros y estimaciones de trabajo, equipos, roles de trabajo, faltando incorporar índice de gestión institucional, clima organizacional y servicio al cliente

Falta revisión de procedimiento SENSA-PG-004 y sus registros. La Unidad de Gestión de Calidad está concentrada y centralizada con la Unidad de Planificación y Control Interno.

Separación de la Unidad de Gestión de Calidad de la Unidad de Planificación y Control Interno.

Revisión del Procedimiento e SENSA-PG-004 y sus registros por parte de la Unidad de Gestión de Calidad.



Jefe Unidad de Gestión de Calidad, y Jefe Planificación y Control Interno

Julio 2014

Aprobado

En trámite

































Elaborado por:

Unidad de Planificación y Control Interno

Firma:




Fecha:

30/11/2012

Aprobado por:

Dirección General

Firma:




Fecha:

30/11/2012

INSTRUCTIVO

1- Instancia: nombre de Quien realizo la actividad (Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros).

2- Dirección: nombre de la instancia responsable del Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas, es el mismo nombre de la Dirección que recibió la actividad.

3- Dependencia: Instancia de la Dirección involucrada en el Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas.

4- Actividad: se refiere al nombre y número, si corresponde, de la actividad que da origen al Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas. Tenemos tipos de actividades: __ Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros.

5- Fecha de realización: Se anota la fecha de realización de la actividad; __ Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros

6- Hallazgo: resultados de la evaluación de la evidencia de la actividad (Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros) recopilada frente a los criterios de la actividad (Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros). Los hallazgos pueden indicar no conformidad u observaciones, u oportunidades de mejora.

7- Nº: Corresponde a número. En la casilla de número cuando la actividad es Autoevaluación se hace referente al ítem del SENASA-MC-001-RE-001 y si detecta más de una No conformidad u observación se numera consecutivamente, ejemplo: 1.1.1, 1.1.2, etc. Cuando la actividad es auditoría se numera conforme al consecutivo dado por el Auditor y si es evaluación se coloca el número que asigne el informe de la evaluación.

8- NC: No Conformidad. Incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

9- Ob: Observación. Falta menor o no conformidad potencial encontrada en una auditoría u autoevaluación. La observación debe tener un Plan de acciones preventivas.

10- Descripción de la No Conformidad u Observación: Aquí se describe la No conformidad o la Observación según corresponda.

11- Análisis de causa: En SENASA-PG-002-RE-009, se realizó el análisis de causa donde se expuso todas las ideas que explican la situación. Por lo general para realizar el análisis se involucro varios participantes relacionados con la situación; puesto que ellos son los que conocen el problema o situación relacionada con el hallazgo. Seleccionadas las causas potenciales, se enumeraron. En este apartado se coloca la causa potencial con su numeral correspondiente.
12- Acción (es) Correctiva(s)/ Acción (es) Preventiva (s): Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad u Observación, detectada u otra situación no deseable. La acción correctiva se toma para evitar que una situación vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

13- Fecha de Cumplimiento: fecha de ejecución de la acción establecida.

14- Responsable: cargo del funcionario encargado de llevar a cabo la acción.

15- Aprobación o rechazo del Equipo auditor o Director: cuando no se acepta una acción correctiva o acción preventiva debe indicarse el motivo del rechazo. El tiempo para el análisis es de 10 días hábiles. Se guarda el registro con la última aprobación.

16- Situación: Corregida: Cuando la No conformidad u Observación está levantada. Cierre de las acciones. En Trámite: Cuando las acciones aún no se han terminado de ejecutar, es decir; se encuentran en proceso de ejecución.

17- Elaborado por: funcionario que prepara el Plan de Acciones Correctivas y/o Preventivas.

18- Aprobado: En una Auditoría Interna, el Auditor Líder aprueba el de Plan de Acciones Correctivas y/o Preventivas, y en una Autoevaluación, el Director correspondiente.

Importante: El Plan de Acciones Correctivas y /o Preventivas, tiene como fecha límite de entrega 20 días hábiles a partir de la recepción del Informe de auditoría o en su defecto de la Autoevaluación SENASA-MC-001-RE-001. Cuando se trate de una Auditoría Interna, el Plan de acciones correctivas se debe presentar al Auditor Líder para su revisión y aprobación y cuando se trate de la Autoevaluación se debe presentar al Director que corresponda.


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