Ompi-informe del Auditor Externo Ejercicio financiero 2013



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S

a/54/4

ORIGINAL: INGLÉS

fecha: 27 DE AGOSTO DE 2014


Asambleas de los Estados miembros de la OMPI

Quincuagésima cuarta serie de reuniones

Ginebra, 22 a 30 de septiembre de 2014

INFORME DEL AUDITOR EXTERNO


preparado por la Secretaría


  1. El presente documento contiene el Informe del Auditor Externo (documento WO/PBC/22/3), que se presentará en la vigésima segunda sesión del Comité del Programa y Presupuesto (PBC) de la OMPI (1 a 5 de septiembre de 2014).




  1. Las decisiones que tome el PBC con respecto a dicho documento constan en la lista de decisiones adoptadas por el Comité del Programa y Presupuesto en su vigésima segunda sesión (1 a 5 de septiembre de 2014) (documento A/54/5).

[Sigue el documento WO/PBC/22/3]








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S

WO/PBC/22/3

ORIGINAL: INGLÉS

fecha: 26 DE AGOSTO DE 2014


Comité del Programa y Presupuesto

Vigésima segunda sesión

Ginebra, 1 a 5 de septiembre de 2014


INFORME DEL AUDITOR EXTERNO
preparado por la Secretaría

  1. El presente documento comprende los siguientes elementos:




  1. El informe del Auditor Independiente, que contiene el dictamen del Auditor Externo acerca de los estados financieros de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI) correspondientes al ejercicio concluido el 31 de diciembre de 2013;




  1. El informe del Auditor Externo sobre el ejercicio de 2013 que se presenta a la quincuagésima cuarta serie de reuniones de las Asambleas de los Estados miembros de la OMPI (también llamado “informe extenso”). Dicho informe contiene las principales recomendaciones del Auditor Externo dimanantes de las tres auditorías realizadas en el bienio 2013/14;




  1. Las respuestas de la Secretaría de la OMPI a las recomendaciones del Auditor Externo; y



  1. La Declaración sobre el control interno, firmada por el Director General de la OMPI.




  1. Se propone el siguiente párrafo de decisión.




  1. El Comité del Programa y Presupuesto recomendó a la Asamblea General y demás Asambleas de los Estados miembros de la OMPI que tomen nota del Informe del Auditor Externo (documento WO/PBC/22/3).

[Siguen los informes del Auditor Externo y las respuestas de la Secretaría]



INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE

dirigido a

LA ASAMBLEA GENERAL DE
LA ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL


Informe sobre los estados financieros

Hemos realizado una auditoria de los estados financieros adjuntos de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI), que comprende el estado de la situación financiera al 31 de diciembre de 2013, el estado de rendimiento financiero correspondiente al ejercicio concluido en 2013, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de flujos de efectivo, el estado comparativo de importes presupuestados y reales, las notas relativas a los estados financieros, correspondientes al ejercicio financiero finalizado el 31 de diciembre de 2013, y otras notas explicativas.



Responsabilidad de la Administración de la OMPI respecto de los estados financieros

Según se establece en las Notas sobre los estados financieros, los estados financieros, así como los cuadros y notas que los acompañan se preparan sobre la base contable de acumulación (o devengo) de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS). La Administración tiene la responsabilidad de preparar y presentar con imparcialidad los estados financieros. Dicha responsabilidad entraña la elaboración, la ejecución y el mantenimiento del control interno necesario para preparar y presentar con imparcialidad unos estados financieros sin inexactitudes significativas, sea por fraude o error, la selección y aplicación de políticas de contabilidad apropiadas, y la formulación de estimaciones contables razonables dadas las circunstancias.


Responsabilidad de los auditores

Nuestra responsabilidad consiste en emitir un dictamen acerca de los estados financieros, a partir de nuestra auditoría. Hemos llevado a cabo dicha auditoría ciñéndonos a las Normas Internacionales de Auditoría, con arreglo a las cuales debemos cumplir los requisitos éticos y planificar y realizar la auditoría de manera que ofrezca garantías razonables de que los estados financieros no contienen inexactitudes significativas.

Una auditoria conlleva aplicar los procedimientos pertinentes para obtener comprobantes de las sumas y los datos consignados en los estados financieros. Los procedimientos elegidos dependen del criterio del auditor, en particular, la evaluación de los riesgos de inexactitudes significativas en los estados financieros, sea por fraude o error. Al evaluar los riesgos, el auditor examina el sistema de control interno pertinente para la preparación y correcta presentación de los estados financieros por la entidad, a fin de diseñar unos procedimientos de auditoría que sean adecuados a las circunstancias, pero no con el propósito de expresar su opinión acerca de la eficacia de los controles internos de la entidad. La auditoría incluye una evaluación para determinar si las normas contables empleadas son idóneas y si las estimaciones contables de la Administración son razonables; además, se evalúa la presentación general de los estados financieros.

Consideramos que las pruebas obtenidas son suficientes y adecuadas para fundamentar nuestra opinión en ellas.



Dictamen

A nuestro juicio, los estados financieros presentan adecuadamente, en lo esencial, la situación financiera de la OMPI al 31 de diciembre de 2013 y su rendimiento financiero y flujos de efectivo en el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2013.



Informe sobre otros requisitos jurídicos y normativos

A nuestro juicio, además, las transacciones de la OMPI que se nos han presentado o que hemos comprobado como parte de nuestra auditoría se ajustan en lo sustancial al Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera de la OMPI.

De conformidad con el artículo 8.10 del Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera de la OMPI hemos publicado asimismo un informe extenso sobre nuestra auditoría de la OMPI.

Shashi Kant Sharma

Contralor y Auditor General de la India

Auditor Externo

[Nueva Delhi, India]

agosto de 2014

INFORME DEL AUDITOR EXTERNO

SOBRE EL EJERCICIO DE 2013

DIRIGIDO A LA 54ª SERIE DE REUNIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL DE LA

ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL

Oficina del Contralor y Auditor General de la India

Resumen general

En el presente informe se recogen las conclusiones principales de la auditoría de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI) correspondiente al ejercicio de 2013 llevada a cabo por el Contralor y Auditor General de la India. En dicha auditoria se incluye la auditoría de los estados financieros de la OMPI; la auditoría del programa 9 de la OMPI, “Países de África, América Latina y el Caribe, Asia y el Pacífico, Países Menos Adelantados”; y la auditoría del “proyecto de construcción de la nueva sala de conferencias”.

Tras haber llevado a cabo nuestra auditoría, soy de la opinión de que en los estados financieros del ejercicio concluido el 31 de diciembre de 2013 se presenta de manera fidedigna la situación financiera de la OMPI al 31 de diciembre de 2013 y su rendimiento financiero durante el período comprendido entre el 1 de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2013. Por ende, emitimos un dictamen sin reservas acerca de los estados financieros de la OMPI para el ejercicio financiero concluido el 31 de diciembre de 2013.
Gestión financiera

Para la preparación de los estados financieros de 2013, se modificó la política contable relativa al reconocimiento de los ingresos procedentes de la presentación de solicitudes internacionales de patente; el efecto de esa modificación en la política contable se reconoció retrospectivamente y se reexpresaron las cifras financieras de 2012. En consecuencia, el superávit de 2012 aumentó, pasando de 15,7 millones de francos suizos a 19,5 millones de francos suizos. El superávit del año 2013 fue de 15,1 millones de francos suizos, lo que representó una disminución del 22,56% en comparación con el del año 2012.

Para el año 2013 el total de ingresos de la OMPI, de 351,6 millones de francos suizos, aumentó del 3,1% en comparación con el total de ingresos de 2012 reexpresado, es decir, 341,0 millones de francos suizos. La principal fuente de ingresos en 2013 fueron las tasas del Sistema del PCT, a las que correspondió el 73,2% del total de ingresos. En el año 2013, los ingresos procedentes de las tasas del Sistema del PCT aumentaron del 2,2% en comparación con el año 2012.

En 2013, los gastos de la OMPI se situaron en 336,5 millones de francos suizos, observándose un aumento del 4,7% en comparación con el total de gastos de 2012, es decir, 321,5 millones de francos suizos. Reflejando la naturaleza de la labor realizada por la Organización, la porción mayor de gastos de la Organización está constituida por los gastos de personal, que totalizaron 214,4 millones de francos suizos, lo que equivale al 63,7% del total de gastos.

En los gastos de personal se observa un aumento del 0,8% en comparación con 2012.

Al 31 de diciembre de 2013, la Organización poseía unos activos netos de 208,8 millones de francos suizos, cifra que cabe comparar con el balance reexpresado de 193,7 millones de francos suizos a finales de 2012.

La OMPI prepara un presupuesto bienal. Las Asambleas de los Estados miembros de la OMPI aprobaron el presupuesto bienal de 647,4 millones de francos suizos el 29 de septiembre de 2011. En 2012/13, el total de ingresos de la OMPI para el bienio ascendía a 680,73 millones de francos suizos, cifra que superó en 33,3 millones de francos suizos la estimación presupuestaria. El total de gastos para el bienio ascendió a 611,81 millones de francos suizos, cifra inferior en 36,6 millones de francos suizos a la estimación presupuestaria.
Cuestiones financieras

En nuestro informe correspondiente al ejercicio financiero 2012, recomendamos a la OMPI que estudie la creación de una reserva específica para la financiación de sus proyectos. Sin embargo, en los estados financieros de la OMPI del año 2013 no se indica reserva específica alguna para la financiación de proyectos.

Las cuantías que figuran en Otros pasivos - Cuentas corrientes del PCT, que representan las tasas recibidas y que han de asignarse a solicitudes ya presentadas, no han sido ajustadas con respecto al rubro Deudores del Sistema del PCT.

Las ganancias y pérdidas no realizadas que derivan de la evaluación de las transacciones del rubro Deudores del Sistema del PCT en monedas distintas de la moneda funcional de la OMPI no han sido reconocidas en el informe de rendimiento financiero, lo que no se conforma a los requisitos de la Norma IPSAS 4 ni a la política contable establecida por la Organización.

El perfil demográfico de los miembros es uno de los elementos críticos en la evaluación del pasivo por beneficios posteriores al empleo de una organización, en particular en el caso del caso del seguro médico después de la separación del servicio, en el que el perfil de edad de un miembro del personal que se jubila incide significativamente en la duración y los plazos del pasivo por la prima mensual de seguro médico que recae en la Organización. Se observó que las presunciones respecto del perfil demográfico en lo que atañe a las jubilaciones y la rotación del personal tomadas en consideración para elaborar la evaluación actuarial de los pasivos y los beneficios de primas de repatriación y gastos de viaje y el seguro médico después de la separación del servicio no se basaron en los datos actuales sobre tendencias demográficas en lo relativo a jubilación/rotación del personal.

Programa 9 – Países africanos, árabes, de América Latina y el Caribe, de Asia y el Pacífico y países menos adelantados

Conforme al documento del presupuesto por programas, se observa desde 2008 una tendencia decreciente en las partidas presupuestarias para el programa 9. En ese período, disminuyó del 52,11% la partida de recursos no relativos al personal, que es la principal fuente de financiación para la realización de actividades de desarrollo, y abarca misiones del personal, viajes de terceros, conferencias, honorarios de expertos, publicaciones y gastos de operación.

Las recomendaciones de la Agenda para el Desarrollo (A.D.) constituyen objetivos amplios, dinámicos y fundamentales que seguirán siendo los principios que rigen la realización de actividades de asistencia técnica en los PMA y los países en desarrollo. Sin embargo, conforme al documento del presupuesto por programas propuesto para 2014/15, tan solo cinco recomendaciones de la A.D. se incluyeron para guiar el programa 9, a diferencia de las 22 y 27 recomendaciones de la A.D. incluidas en 2010/11 y 2012/13, respectivamente.

El plan de país se plasma en un documento acordado entre el país de que se trate y la OMPI y consta de un marco adaptado e integral para la planificación y prestación de asistencia técnica de la OMPI a un país en un bienio. A pesar de la importancia capital de ese documento, notamos que se prepararon planes en tan solo 60 países, contra un total de 138 países.

El plan de trabajo anual es un instrumento de planificación y ejecución que indica las actividades que han de realizarse para lograr los resultados previstos mencionados en el documento del presupuesto por programas de la OMPI. Hemos observado la falta de un mecanismo formal para informar a los países miembros acerca del plan de trabajo aprobado y que las actividades de desarrollo indicadas en el plan de trabajo anual no se vincularon a los indicadores de rendimiento del presupuesto por programas.
No existía una definición de “gastos destinados a desarrollo” que sirviera para describir su alcance y sus componentes. Cabe destacar que en la actual definición de gastos destinados a desarrollo no se hace referencia a la naturaleza de las actividades de desarrollo que abarca ni a su pretendida incidencia en el desarrollo de los países mediante la utilización de instrumentos de P.I. Al evaluar la cuota asignada al desarrollo en los programas sustantivos, hemos observado que gastos ordinarios, como los gastos de viaje y dietas, también formaban parte de la cuota asignada al desarrollo.

Conforme a la Cláusula 2.1 del Estatuto y Reglamento del Personal de la OMPI, todos los puestos contarán con una descripción exacta y actualizada; sin embargo, hemos observado la falta de descripción de puesto en el 25% de los puestos aprobados del programa 9.

El Marco de gestión de riesgos de la OMPI es una iniciativa valiosa de la OMPI para mejorar el mecanismo de control interno; sin embargo, el registro de riesgos del programa 9 no se había actualizado y la División de PMA y la División de Proyectos Especiales no habían identificado riesgos.

El Informe sobre el rendimiento de los programas de la OMPI (PPR) es un importante instrumento de gestión que garantiza la asimilación de las lecciones que se desprenden del rendimiento logrado en el pasado y su debida incorporación a la aplicación futura de las actividades de la OMPI. Hemos observado que el componente principal del documento del presupuesto por programas, es decir, los objetivos fijados, no quedan reflejados en el documento del PPR. Puesto que esa información no está disponible en el PPR, el lector o la parte interesada no han podido comparar los logros con los objetivos, debiendo forzosamente remitirse cada vez al documento del presupuesto por programas para verificar el avance en el rendimiento.

Hemos observado que la “Base de datos de asistencia técnica” no presentaba información alguna sobre cuestiones técnicas del ámbito de la P.I. a las que se haya hecho referencia o que se hayan examinado durante una reunión, ni sobre el contenido de las ponencias o las distintas cuestiones planteadas por los participantes, además de las actas de los debates.

El informe sobre una reunión realizado por el consultor se presenta al Director General Adjunto encargado del Sector de Desarrollo únicamente por conducto del Director de la Oficina Regional, pero no se incorpora en IP-TAD, por lo cual los países miembros no pueden beneficiarse de las actividades de desarrollo o las reuniones realizadas en otros países.


El proyecto de construcción de la nueva sala de conferencias

De la propuesta detallada sobre la fase dos del proyecto de construcción de la nueva sala de conferencias, presentada para su aprobación, se desprendía que la propuesta de proyecto no daba a los Estados miembros información esencial que les permitiera tomar una decisión fundamentada.

A pesar del hecho de que la Secretaría tenía conocimiento de las dificultades que planteó el trabajo del contratista general en el proyecto de construcción del nuevo edificio, el contrato se firmó con la empresa Implenia. Asimismo, la División de Auditoría y Supervisión Internas (véase el informe IAOD/02/2011 publicado en mayo de 2011) recomendó que el contrato relativo al proyecto de construcción de la nueva sala de conferencias no se firmara con el contratista general (Implenia) de no entregarse el nuevo edificio conforme a lo pactado y no recibirse del contratista general una compensación por la entrega tardía, conforme a las cláusulas del contrato relativo a la construcción del nuevo edificio.

Las obras de construcción de la nueva sala de conferencias comenzaron en agosto de 2011 y debían finalizar en abril de 2013. Sin embargo, debido a los retrasos registrados en la realización de las obras y a problemas relativos a la calidad, la OMPI puso fin a las obras del proyecto en julio de 2012 mediante rescisión amistosa y convenida mutuamente. Hemos observado que en el “contrato de precio fijo” no se prefijaron hitos específicos del proyecto en relación con los pagos mensuales y que los pagos se realizaron sin verificar el avance de la obra realizada por el contratista general. Debido a ello, a la fecha de rescisión del contrato, se había producido un excedente en los pagos al contratista general de 13,48 millones de francos suizos. Además, no se indicaron los motivos por los que no se impuso una penalización de 1.200.000 francos suizos al contratista general. De manera similar, en relación con el proyecto de construcción del nuevo edificio, la penalización por demora en la construcción se redujo a 2,225 millones de francos suizos, contra una penalización aplicable de 5,8 millones de francos suizos, contraviniendo las cláusulas contractuales. El importe final recuperable de 3,32 millones de francos suizos calculado por la OMPI no había sido aceptado por el antiguo contratista general por no existir un documento firmado por ambas partes, a pesar de haber transcurrido 20 meses desde la terminación del contrato.

Tras la rescisión del contrato con el contratista general el 23 de julio de 2012, se introdujo en marzo de 2013 la adición 37 en el contrato con el arquitecto, ampliando las funciones de éste como director de obra. Hemos observado que para calcular los honorarios del arquitecto por la prestación de servicios adicionales, se calculó en 10,632 millones de francos suizos el trabajo realizado por el antiguo contratista general, en lugar de los 14,22 millones de francos suizos respecto de los cuales la OMPI había pagado honorarios al antiguo contratista general. Además, en la adición 37 no se incluye una cláusula punitiva para el caso de mora en la ejecución de la obra por el arquitecto.

Si bien el contrato detalla las especificaciones relativas a la calidad, no formaron parte de los contratos la inspección y el protocolo de prueba con miras a velar por el cumplimiento de las condiciones contractuales.

Un importe de 4,5 millones de francos suizos se transfirió de los ahorros realizados en el proyecto de construcción del nuevo edificio, según lo aprobaran las Asambleas en su 49ª serie de reuniones celebrada del 26 de septiembre al 5 de octubre de 2011. Habida cuenta de que la obra del proyecto de construcción del nuevo edificio había quedado incompleta, es decir, quedaba por acabar la obra relativa al túnel que comunica el edificio AB con el nuevo edificio, y la cubierta vegetal del techo del nuevo edificio, los ahorros de 4,5 millones de francos suizos resultaron ser una cifra poco realista.

Observamos que el gasto de la totalidad del proyecto, de 69,12 millones de francos suizos (al 31 de diciembre de 2013) se cubrió a partir de las “reservas de la Organización” a pesar de que se pagaron comisiones por inmovilización de fondos de 170.000 francos suizos sobre el importe no extraído del préstamo de 40 millones de francos suizos.



Hemos observado que al 31 de diciembre de 2013 se ha gastado la cuantía de 69,12 millones de francos suizos, cifra que cabe comparar con el presupuesto aprobado de 68,2 millones de francos suizos. Ello indica que, al 31 de diciembre de 2013, hubo sobrecostos por aproximadamente un millón de francos suizos. Además, hubo costos (870.000 francos suizos) que formaban parte integrante de la obra destinada a realizar el proyecto de construcción de la nueva sala de conferencias que se financiaron con cargo al presupuesto ordinario. Teniendo este hecho en cuenta, el sobrecosto total se elevaba a 1.790.000 francos suizos al 31 de diciembre de 2013. También observamos que, teniendo en cuenta el calendario revisado de junio de 2014, el retraso fue de aproximadamente 14 meses.

Resumen de las recomendaciones
Cuestiones financieras
Recomendación Nº 1

Se recomienda que la OMPI vele por que se cree una reserva específica para la financiación de proyectos y la presente por separado en los estados financieros a fin de facilitar la comprensión de las transacciones relativas a la utilización de los excedentes / las reservas acumulados.

Recomendación Nº 2

Se recomienda que la OMPI examine la situación de las solicitudes sin pagar de las Oficinas receptoras y ajuste las tasas de las solicitudes presentadas que constan en las cuentas corrientes del PCT, correspondientes a los deudores del Sistema del PCT, a fin de reflejar los importes reales pendientes de pago con respecto a las solicitudes del PCT

Recomendación Nº 3

Se recomienda que la OMPI mantenga el registro de los datos contables relativos a las tasas percibidas y por cobrar de las solicitudes PCT en las monedas correspondientes, por cada solicitud / Oficina receptora

Recomendación Nº 4

Se recomienda que la OMPI examine y actualice los supuestos demográficos sobre jubilaciones y rotaciones del personal adoptados en la evaluación actuarial de los beneficios posteriores al empleo.

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