Lista de chequeo m-lc-aut-001 constitución de entidades vigiladas



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LISTA DE CHEQUEO

M-LC-AUT-001


CONSTITUCIÓN DE ENTIDADES VIGILADAS

Versión 9.0




Requisito

Descripción

Observaciones

Chequeo



Carta de solicitud

Debe estar suscrita por cada uno de los futuros accionistas o asociados (por el representante legal si se trata de una persona jurídica), o por su apoderado. En este último caso, se debe anexar el poder otorgado, el cual debe cumplir los requisitos del artículo 74 del Código General del Proceso.

Para efectos de radicación de la solicitud inicial en la Superintendencia Financiera de Colombia (en adelante SFC), en la carta se debe mencionar, como referencia, el trámite "147 Constitución de entidades vigiladas". Adicionalmente, toda la documentación debe estar foliada bajo el formato página "x de y".

Si la solicitud se presenta a través de apoderado, se debe anexar el poder otorgado por el futuro socio para efectos de adelantar el trámite ante la SFC.

Los documentos otorgados en el exterior deben presentarse debidamente traducidos y legalizados.





En la carta de solicitud se debe informar:

a) Nombre y documento de identidad de los futuros accionistas o asociados, directores o miembros del consejo de administración y del representante(s) legal(es) o gerente(s). Si alguno o algunos de los otorgantes es una persona jurídica debe identificarse con el NIT. .



b) Si entre los aspirantes hay personas jurídicas deberá indicarse el nombre de sus administradores, de sus representantes legales y de las personas naturales o jurídicas que, directa o indirectamente, posean el 5% o más del capital social. Para la aplicación del porcentaje señalado, se acumularán las participaciones de personas vinculadas entre sí por matrimonio, parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, o las que posean personas jurídicas en las que los socios referidos o cualquiera de las personas anteriormente mencionadas cuenten con el 20% o más del capital social.



Proyecto de estatutos sociales de la sociedad a constituir.

Respecto de Gobierno Corporativo de la entidad, los estatutos deberán contener como mínimo:

- Los órganos que conforman el gobierno corporativo, los niveles de responsabilidad de cada uno de ellos y los mecanismos de seguimiento y control a su cargo.

- Mecanismos que prevean el control mutuo entre los órganos que conforman el gobierno corporativo y la rendición de cuentas, indicando los destinatarios y periodicidad de las mismas.

- La inclusión de la figura de miembros independientes en la Junta Directiva u órgano que haga sus veces, indicando sus requisitos y porcentaje de participación de acuerdo con el artículo 73 numeral 8 del EOSF y/o artículo 44 de la Ley 964 de 2005, según apliquen, o de acuerdo con lo que adopte voluntariamente la entidad en caso de no estar obligada a cumplir las normas antes citadas.

- El régimen de inhabilidades e incompatibilidades que adoptará la entidad en adición a lo previsto en la ley, de considerarlo pertinente.


Como práctica de buen gobierno se debe tener en cuenta que los representantes legales de las entidades no deben hacer parte de la junta directiva de las mismas.






Monto de capital

Indicar el monto de capital que se aportará para la constitución, el cual no podrá ser inferior al requerido por la ley y forma de pago, indicando la cuantía de las suscripciones de los asociados.

Para las compañías de seguros, se debe tener en cuenta lo definido en el Decreto 2555 de 2010, Art. 2.31.1.1.1, en relación con los montos que debe mantener la compañía por los ramos a comercializar.







Origen de los recursos

Justificación detallada del origen de los recursos que se utilizarán en la operación.

El origen de los recursos debe estar debidamente justificado mediante instrumentos tales como, declaración de renta, estados financieros, certificado de ingresos y retenciones, declaraciones juramentadas del origen de los recursos, carta de aprobación del endeudamiento, etc.

Para los futuros accionistas o asociados que pretendan ser beneficiarios reales del 10% o más del capital de la entidad, el patrimonio que acrediten debe ser equivalente a por lo menos 1.3 veces el valor del aporte. Adicionalmente, deberán acreditar que por lo menos una tercera parte de los recursos a aportar son propios y no producto de operaciones de endeudamiento u otras análogas.



Si para el pago de la operación se van a utilizar recursos provenientes de un préstamo, se debe indicar: el valor de la operación que se piensa pagar con el producto del préstamo; las condiciones de éste; las relaciones económicas y financieras que se tengan con el prestamista.






Inversiones de Capital

Indicar las inversiones de capital que los potenciales constituyentes posean en otras sociedades, tanto del sector real como financiero, ya sea directamente o por conducto de su matriz o de las subordinadas de ésta. Así:

1) Directamente o por conducto de sus cónyuges o parientes dentro del 4o. grado de consanguinidad, 2o. de afinidad o único civil;

2) A través de personas jurídicas en las que los suscriptores del acta, directamente o por intermedio de las personas a ellos relacionadas según los términos del literal precedente, posean el 20% o más del capital social, o cuando dicho porcentaje sea poseído por conducto de sociedades matrices o subordinadas de éstas o de aquellas que participarían en la constitución.

3) Tratándose de personas jurídicas, las que posean éstas directamente o por intermedio de su matriz o de sus subordinadas o de las subordinadas de éstas.



Se debe señalar el nombre completo de la entidad en la cual se tiene la inversión, el Número de Identificación, el tipo de inversión, el porcentaje de participación y el valor total.






Endeudamiento de los otorgantes y de los potenciales constituyentes con el sector financiero.

Indicar si el (los) potencial constituyente (s), tiene o no endeudamiento con entidades del sector financiero. En caso de que así sea, debe señalar el nombre completo de la entidad vigilada, valor adeudado e indicación de si el pago se encuentra al día o en caso de que no sea así, las razones de ello.









Certificado de existencia y representación legal del futuro accionista persona jurídica

Persona jurídica colombiana: Debe remitir certificado de existencia y representación legal actualizado expedido por la Cámara de Comercio.

Persona jurídica extranjera: Se debe remitir documento equivalente, actualizado, expedido por la entidad competente para ello, en donde conste la existencia de la sociedad, su objeto social y el nombre y cargo de las personas que hacen parte de la Junta Directiva u órgano equivalente y de aquellas que ejercen la representación legal de la compañía.











Hoja de Vida accionistas o asociados y administradores

Futuro accionista Persona Natural: Hoja de vida en la proforma M-PI-AUT-001 establecida por la SFC, debidamente diligenciada y suscrita.

Futuro accionista Persona Jurídica: Hoja de vida en la proforma M-PI-AUT-001 debidamente diligenciada y suscrita por cada una de las personas que hacen parte de la Junta Directiva (u órgano equivalente) y por las que tienen la representación legal de la sociedad.

Igualmente la hoja de vida de las personas naturales que son socios del futuro accionista con participación en su capital del 5% o más. Si tales socios son personas jurídicas, se deben remitir las hojas de vida de los administradores (representantes legales y Miembros de Junta Directiva u órgano equivalente).



Futuros administradores (representantes legales y Miembros de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces) de la entidad a constituir: hoja de vida en la proforma M-PI-AUT-001, debidamente diligenciada y suscrita.

En todo caso la hoja de vida se debe acompañar de fotocopia del documento de identificación, cédula de extranjería o pasaporte para extranjeros.
No son necesarias aquellas hojas de vida que ya reposan en la SFC y se encuentran debidamente actualizadas. En este caso, se debe informar de tal situación.






Autorización para investigar antecedentes

La autorización debe estar suscrita por el representante legal de cada una de las entidades que deban remitir información, para que la SFC investigue antecedentes ante otras autoridades y/o centrales de riesgos que estime pertinentes.









Estados financieros y Declaración de Renta de los futuros accionistas o asociados.

Se debe remitir la siguiente información:

a) Los futuros accionistas o asociados: Estados financieros individuales y declaración de renta correspondientes a los 3(tres) últimos ejercicios anuales.

b) Los socios de los futuros accionistas o asociados (cuando éstos son personas jurídicas) que posean el 5% o más del capital del futuro accionista: Estados financieros del último ejercicio anual y declaración de renta.

c) La sociedad matriz o controlante del grupo / conglomerado: Información consolidada del último período anual, acompañado de sus notas y del dictamen del revisor fiscal y declaración de renta.

d) La (s) persona (s) natural (es), beneficiaria (s) real (es): Estados financieros y declaración de renta de los tres últimos ejercicios anuales.

e) Para los beneficiarios reales en caso de ser persona jurídica: Estados financieros auditados y sus notas correspondientes a los tres últimos ejercicios anuales, individuales y/o consolidados, según aplique de acuerdo con la normatividad del país de origen y declaración de renta para los mismos periodos.



En caso de entidades vigiladas por la SFC este documento no se requiere.

No será necesario para la matriz o controlante del grupo/conglomerado cuando ésta cotice en bolsas de valores reconocidas o se encuentre supervisada por una Superintendencia para el caso de Colombia, o quien haga sus veces si se trata de una sociedad extranjera. En este caso bastará con la indicación del lugar donde se encuentran a disposición del público los estados financieros.

Para personas jurídicas: los estados financieros deben ser certificados y acompañados de sus notas y del dictamen del revisor fiscal.

Para personas naturales obligadas a llevar contabilidad: los estados financieros deben estar firmados por la persona y por el contador que los haya preparado.

Para personas naturales no obligadas a llevar contabilidad: se deben anexar declaraciones de renta, o una declaración jurada en caso de no estar obligada a declarar y certificación de contador público sobre sus activos, pasivos, ingresos y egresos.

Para personas extranjeras los requisitos relativos a dictamen del revisor fiscal, declaración de renta, obligación o no de presentar declaración de renta, certificación del contador, etc., se exigirán conforme sea la legislación aplicable en el país de origen de la respectiva persona.








Capacidad legal para realizar la inversión por parte del futuro accionista persona jurídica

Se debe remitir carta suscrita por el representante legal del futuro accionista, persona jurídica, en la cual manifieste que la sociedad cuenta con la capacidad jurídica para efectuar la inversión que pretende realizar, indicando si la sociedad requiere o no autorización de alguna autoridad o de algún órgano interno de la compañía para efectuar la inversión.

Si para llevar a cabo la inversión se requiere alguna de las precitadas autorizaciones, se debe acreditar lo pertinente mediante copia del acta respectiva o del documento que haga sus veces.



Para personas jurídicas extranjeras, autorización para realizar la inversión emitida por la autoridad competente del respectivo país, cuando la misma se requiera, de acuerdo con las normas a las que se encuentre sujeta la futura accionista. En caso de que tal autorización no se requiera, se debe adjuntar carta suscrita por el representante legal en la que informe sobre tal situación.









Estudio de Factibilidad, el cual deberá contener al menos lo siguiente:

- Estudio de mercado que contenga: análisis del entorno económico de Colombia, análisis del sector correspondiente a la clase de entidad a constituir, mercado objetivo que se atenderá y tipo de productos o servicios a ofrecer (activos, pasivos, ramos, carteras colectivas, etc., de acuerdo con el tipo de entidad), estrategias de comercialización y penetración del mercado.







- Justificación: las razones que argumentan la creación de la entidad.







- Deberá realizarse una evaluación y descripción de los riesgos inherentes y determinar los sistemas de administración de riesgo que le cobijan de acuerdo a la normatividad vigente.







- Deberá realizarse una descripción de las medidas para administrar y controlar los riesgos inherentes a que se verá expuesta la entidad con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o impacto en caso de que se materialicen.







- Organigrama detallado de la entidad, diferenciando entre las áreas que atenderán las actividades misionales de aquellas que servirán de apoyo; indicación del número de las sucursales y oficinas que se planea abrir, número de empleados por áreas para iniciar.







- Descripción de la estructura de control interno, con énfasis en el oficial de cumplimiento o contralor normativo, así como la Unidad de Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.







- Descripción de la plataforma tecnológica sobre la cual operará la entidad, considerando elementos tales como: centros de cómputo, equipos centrales, red de comunicaciones, canales de servicio, seguridad tanto física como de las aplicaciones y manejo de la información. Medidas para la continuidad del negocio que contendrán los planes de contingencia.







- Se debe agregar un informe acerca del recurso humano que utilizará la nueva entidad, el cual debe incluir funciones y perfiles requeridos para los cargos principales.







Remitir información de aquellas actividades que serán contratadas con terceros, indicando el objeto de la respectiva contratación, los requisitos a exigir a la firma a contratar, el detalle de las funciones que se contratarán externamente, los controles y áreas encargadas del seguimiento a dichos contratos.







- Proyecciones financieras anuales mínimo a 5 años de: Balance General, Estado de Resultados, Cambios en el Patrimonio, Indicadores Financieros (los fundamentales para cada tipo de negocio); Relación de Solvencia, detalle del Patrimonio Técnico, Capital Mínimo y, para aseguradoras y sociedades de capitalización, Inversión de las Reservas Técnicas.







En las proyecciones deben estar claramente diferenciados los gastos pre operativos previstos, con indicación de los conceptos específicos asociados a los mismos.







Las proyecciones se deben acompañar de los supuestos macroeconómicos y su fuente; los supuestos internos deben estar explicados (tasas de crecimiento, tasas activas, tasas pasivas, porcentaje de reaseguro, etc., de acuerdo con cada tipo de negocio)

La construcción de los escenarios de estrés deben tomar como base las proyecciones financieras




Proyecciones del Indicador de Riesgo de Liquidez para los primeros 6 meses de operación de la nueva entidad, tomando como base lo establecido en el Capítulo VI de la Circular Básica Contable y Financiera, Circular Externa 100 de 1995, indicando los supuestos utilizados.









Proyectos de los Manuales de los Sistemas de Administración de Riesgos

En concordancia con lo presentado en el Estudio de Factibilidad, relacionado con la descripción de los riesgos inherentes y las medidas para administrar y controlar dichos riesgos, la nueva entidad debe presentar los proyectos de los Manuales de los Sistemas de Administración de Riesgos de: Crédito (SARC), Mercado (SARM), Liquidez (SARL), Operativo (SARO), Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) y los Técnicos de Seguros (SEARS), cuando apliquen, los cuales deben contener cada uno de los componentes para la adecuada gestión de estos riesgos, de conformidad con el perfil de riesgo definido y con las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.









Conglomerados

- En el caso de que los constituyentes o adquirentes de la entidad vigilada sean personas jurídicas se deberá adjuntar:







a. La composición accionaria de éstas y de las personas jurídicas que a su vez son socias de ellas, indicando para cada una de ellas: nacionalidad, domicilio, tipo de negocio que desarrollan y porcentajes de participación, con el fin de determinar la estructura integral de propiedad.







b. Se requiere identificar su (s) beneficiario (s) real(es); tal identificación comprende tanto las personas y sus participaciones accionarias como las formas jurídicas a través de las cuales se ostenta dicha calidad.







c. En caso de que estas sean entidades financieras del exterior, deberán indicarse las normas de supervisión del país en que desarrollan sus operaciones y acreditar que la entidad será objeto, directa o indirectamente, de supervisión consolidada por parte de la autoridad extranjera competente, conforme a los estándares internacionales en esta materia. Se deberá explicar el tipo de supervisión y el alcance que tienen las autoridades financieras sobre la sociedad que eventualmente será la matriz o accionista mayoritario de la sociedad a adquirir o constituir.







d. Tratándose de personas jurídicas extranjeras, deberá anexarse copia de la autorización expedida por el organismo competente del exterior respecto de la entidad que va a participar en la institución financiera en Colombia, cuando dicha autorización se requiera conforme con la ley aplicable







e. Respecto de las personas extranjeras que vayan a ostentar la calidad de matriz deberá, de acuerdo con la regulación que les aplique, indicarse el nivel de responsabilidad y las obligaciones que asumirían con la constitución o adquisición de la sociedad en Colombia, así como remitir una reseña del régimen aplicable en el país de origen respecto de la constitución de filiales en otras jurisdicciones.







f. Si en la constitución participan, bajo cualquier figura, beneficiarios localizados en jurisdicciones en que no existan autoridades de supervisión o países con los cuales la SFC no haya celebrado convenios para la supervisión comprensiva y consolidada, se deberá explicar el fundamento para proponer dicha participación; la SFC podrá pedir en esta materia la información que se requiera para el análisis de la operación y requerir la suscripción de compromisos de obligatorio cumplimiento para el adquirente o constituyente.







g. Tratándose de solicitantes que pertenezcan a conglomerados internacionales deberá indicarse la composición del grupo por países y suministrarse información financiera consolidada de la matriz o controlante del grupo así como últimos informes del auditor externo. Deberán relacionarse las entidades, por tipo de negocio, que integran el grupo y señalar, en caso de presentarse, aquellas compañías con las cuales la entidad a constituir o adquirir en Colombia desarrollaría operaciones sean propias o no del negocio. Deben revelarse los acuerdos que existirán entre las entidades del grupo o sus accionistas y la filial colombiana, de darse el caso.







h. Identificar, de ser pertinente, la estructura corporativa que a nivel del conglomerado realiza la detección, administración y control de los riesgos globales del grupo, explicando de qué forma tales controles serán desarrollados para la nueva entidad.







i. Acreditar el tipo de acciones de la sociedad, nominales o al portador, si cotizan en bolsas de valores y cualquier información relevante respecto a restricciones sobre su negociabilidad.







- En caso de que los solicitantes sean personas naturales o estructuras distintas a sociedades, como fideicomisos, fundaciones, fondos de inversión o cualquier otro vehículo, deberá indicarse claramente los beneficiarios reales aportando la información financiera que resulte pertinente a las circunstancias.







- La información que permita conocer la fuente última de los recursos que se utilizarán en la operación incluyendo la que sea necesaria respecto de los accionistas indirectos de ser pertinente, inversiones en otras sociedades colombianas, tanto del sector real como financiero.







- Tratándose de personas jurídicas extranjeras, copia de sus estatutos sociales.









Gobierno Corporativo

La identificación de las personas que integrarán los órganos que conforman el gobierno corporativo.







Remitir los códigos de buen gobierno y de conducta o documentos que serán presentados a los órganos de administración para su aprobación en los cuales se incluya entre otros aspectos:







a. Los comités que se conformarán para apoyar la gestión de control de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces, su composición y funcionamiento.







b. Los mecanismos que utilizará la entidad para permitir el acceso y/o suministro de información a los grupos de interés,







c. La reglamentación que implementará la entidad en materia de conflictos de interés que eventualmente se presenten en el desarrollo de las operaciones







d. La reglamentación que se aplicará para el tratamiento de las operaciones activas, pasivas y neutras que se realicen con los vinculados.







e. Las medidas que se implementaran para verificar el cumplimiento de la reglamentación adoptada por la entidad, el órgano u órganos encargados de verificar dicho cumplimiento y el régimen interno sancionatorio aplicable.







f. Las políticas definidas por la junta directiva u órgano competente para determinar la remuneración de miembros de junta directiva, presidente y ejecutivos de primera y segunda línea de dirección.







g. Adicionalmente, si la entidad desea inscribirse como emisor de valores, deberá indicar las medidas que adoptará respecto del Código de Mejores Prácticas Corporativas, Código País.









Proyecto de aviso de intención

Anexar el texto del aviso sobre la intención de constituir la sociedad, a publicar en un diario nacional. Como mínimo el texto debe incluir: el nombre de los potenciales socios, el nombre de la sociedad que se pretende constituir, su capital suscrito y la ciudad en donde estará su domicilio principal.


Este requisito no aplica para la constitución de intermediarios de reaseguros.







Requisitos adicionales para las Compañías de Seguros, Sociedades de Capitalización y Sociedades de Intermediación de Seguros y Reaseguros



Estudio de factibilidad

Para entidades aseguradoras, dentro del estudio de factibilidad para la autorización de una Entidad Aseguradora, además de los requisitos mencionados anteriormente se deben señalar los ramos que serán comercializados al iniciar operaciones, e igualmente se debe hacer referencia a los aspectos técnicos de seguros (p. e.: suscripción, resultado técnico, manejo de reaseguros, constitución de reservas, manejo de cartera de primas, comercialización, etc.), bajo los cuales se proyecta la viabilidad de la sociedad.







Para entidades aseguradoras, los principales procesos propios de la actividad aseguradora (suscripción, siniestros, recaudo de primas, etc.) se deben presentar los flujogramas que permitan conocer el detalle de las actividades a realizar y el responsable de la actividad.







Si resulta aplicable, debe haber clara referencia a aquellas actividades que serán objeto de contratación externa, indicando los objetivos de la respectiva contratación, los requisitos a exigir a la firma a contratar, el detalle de las funciones que se contratarán externamente, los controles y áreas encargadas del seguimiento a dichos contratos, y la forma como encaja el desarrollo de la actividades objeto de contratación externa con las actividades propias de la entidad.







Las proyecciones financieras se deben presentar para el total de la compañía y por ramo; así mismo deben permitir diferenciar claramente el impacto de las actividades de reaseguro tanto proporcional como no proporcional, al igual que el impacto financiero de los contratos a realizar con firmas externas.







Así mismo las proyecciones financieras deben presentar el saldo al final de cada período proyectado de cada una de las reservas técnicas por cada ramo, incluido la reserva a cargo de reaseguradores.







Como parte del capítulo en donde se trate el tema relativo a la evaluación y descripción de los riesgos inherentes, se debe incluir lo referente al sistema de administración de riesgos particulares de la actividad aseguradora.







Para las sociedades intermediarias de reaseguro se debe informar, con base en las proyecciones financieras, las cifras que se tomarán en cuenta para contratar las pólizas de seguro a las cuales se refiere el artículo 2.30.1.4.4 del decreto 2555 del 2010.









Cartas de intención de reaseguradores.

Para compañías aseguradoras, se deben remitir cartas emitidas por entidades reaseguradoras, en las cuales se manifieste de manera inequívoca el interés en ofrecer respaldo en reaseguro a la futura compañía, indicando el tipo de contrato y los ramos respectivos.










Respecto del régimen patrimonial de las Sociedades de Intermediación Cambiaria se deberá tener en cuenta lo establecido en los artículos 2.7.1.1.1. a 2.7.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010, en armonía con lo siguiente:

1.Patrimonio Mínimo: Las casas de cambio deben cumplir de manera permanente el monto mínimo de patrimonio previsto en el literal b) del artículo 64 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, suma que se ajustará anualmente en la forma que indica dicha disposición.

2. Cálculo: El patrimonio mínimo que deben cumplir las casas de cambio, resulta de la suma de las cuentas previstas en la Circular Reglamentaria Externa DODM022 del 25 de junio de 2003 del Banco de la República o las que la modifiquen o sustituyan, deducidas las pérdidas acumuladas.

Nota: Las casillas de color gris son para uso exclusivo de la Superintendencia Financiera



Dependencia responsable del trámite

Solicitante

Nº de Radicación













OBSERVACIONES GENERALES:




Funcionario que revisó:




Fecha (dd/mm/aaaa):




* Convenciones de la columna de chequeo:

SI Si se allegó la documentación y/o información



NO No se remitió la información y/o documentación.

NA No aplica

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