Introduccion a los costos



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Departamentos de Servicios Indirectos
Recordemos lo que se dijo cuando hablamos de clasificar a los costos por función. En ese momento se apuntó respecto de los Departamentos de Servicios Indirectos, que son aquellos sectores de servicios que se asignan a los usuarios no en forma precisa sino en forma razonable.
Este es el momento de analizar cómo se hace esa razonable asignación. Para ello la propuesta consiste analizar primero cuáles son los criterios de distribución razonables, para luego entrar en el procedimiento de distribución.
Enumeremos y analicemos los criterios de asignación más comunes, y que de ahora en mas llamaremos bases de distribución.

  • Base espacio ocupado

  • La idea es contar con un sector de servicios indirectos que llamaremos Edificios. En este centro contabilizaremos los importes de amortizaciones, seguros, mantenimiento, tasas municipales correspondientes al edificio, etc. La propuesta consiste en agrupar en un solo centro todos los consumos en que se incurre para el funcionamiento del edificio. El total es lógico distribuirlo de acuerdo a la superficie que ocupa cada sector que utiliza el edificio. Para ello se determina en base a los planos de la empresa, cuantos m2 corresponden a cada centro y en función de esos m2 se distribuye el importe total.

  • Seguramente nos vamos a encontrar con espacios que son comunes a dos o más centros de costos, caso de escaleras, vestuarios, etc. En este caso hay que prorratear esos m2 en función de algún criterio que sea representativo del uso de los mismos-

  • Al establecer la superficie ocupada por cada centro es precisar determinar y no considerar a los espacios no utilizados, cuyos importes no deben asignarse a los costos unitarios, sino que deben cancelarse contra ganancias y pérdidas.

  • Base cantidad de personas

  • Esta base se utiliza cuando nos encontramos con un sector de servicios indirectos cuya tarea depende de la cantidad de personal de los sectores a los cuáles les presta servicios. Ejemplo de estos es Relaciones Industriales, Personal, Servicio Médico, etc. Puede ocurrir que en empresas muy grandes se deba dividir a la base cantidad de personas entre personal jornalizado y personal mensualizado. . Debe existir entonces un sector que se encarga de liquidar los jornales de los operarios y otro sector distinto que se dedica a liquidar los sueldos. Entonces cuando se distribuye el centro Liquidación de Jornales se hará en base a la cantidad de personal jornalizado de cada sector, y al distribuir el sector Liquidación de Sueldos se hará en base a la cantidad de personal mensualizado. Y cuando se distribuya Servicio Médico, dado que atiende tanto al personal jornalizado como al mensualizado, se asignará por el total de personal. Un último comentario referido a esta base. Imaginemos que una empresa utópica esté compuesta por la siguiente dotación

  • Centro A 70 personas; Centro B 30 personas y Oficina de Personal 5 personas. El total de personal del ejemplo es 105 personas. Estableciendo los porcentajes resulta que el Centro A tiene el 68%; el Centro B el 28% y la Oficina de Personal el 4%. Si el total a distribuir entre A y B es de $ 100, de la misma resulta que el Centro A recibe $68 y B 28, quedando $4 sin distribuir. Esto es consecuencia de haber considerado en el cálculo de la cantidad de personal de la Oficina de Personal. Como corolario debemos señalar que cuando se distribuye un sector de servicios indirectos por la base cantidad de personas al establecer los porcentajes no hay que considerar al personal del sector que se distribuye.

  • Base espacio ocupado en depósitos

  • Suelen existir Almacenes de Materias Primas de estas características



A B
C D



Imaginemos que las materias primas que utilizan los centros productivos son de uso exclusivo de cada uno de ellos. Es decir que las materias primas que utiliza el centro A solo son utilizadas por este sector, y lo mismo para B, C y D. En estas circunstancias se puede distribuir los importes incurridos por el Almacén en su funcionamiento a través de la base espacio ocupado en depósitos. Para ello se determina el espacio ocupado o el volumen (en vaso de existir estibas) por las materias primas de cada centro y los porcentajes obtenidos se aplican al total para determinar los importes que le toca soportar a cada sector usuario del Almacén.

  • Base cantidad de vales despachados

  • Cuando los Almacenes de Materias Primas no tienen las características de los anteriores, es decir que las materias primas se consumen en varios sectores no queda otra alternativa que aplicar la base mencionada. Es decir que los importes totales se asignan a los usuarios de acuerdo a la cantidad de requisiciones que se hayan hecho de materiales o materias primas por los usuarios de las mismas.

  • Base kilaje o tonelaje transportado

  • Cuando es las empresas existen vehículos que se dedican a realizar transporte dentro de los sectores de la misma, creemos conveniente habilitar un centro de costos Transporte Interno, para poder centralizar los insumos incurridos por este tipo de tareas. El total agrupado en este centro de costos se distribuye entre los sectores de la empresa que utilizan sus servicios a través de la base del título. Cuando se crea necesario es conveniente aplicar al kilaje transportado un coeficiente para ajustar los mismos por la distancia recorrida.

  • Costos directos de ensayos

  • Suele existir un sector que se denomina usualmente Laboratorio. Este sector se dedica al estudio de nuevas técnicas de producción o a la experimentación de nuevas materias primas, etc. Cuando llega el momento de distribuir el importe de este sector entre los centros que utilizan los servicios del Laboratorio, se debe revisar como está conformado el importe a distribuir. Imaginemos que el mismo es así

Sueldos $ 100

Cs Sociales $ 50

Materiales p/análisis $ 850

Total $ 1.000

En estas condiciones, el importe relevante dentro del total es el de materiales. Si se determina para esos materiales en cuáles sectores fueron utilizados en los estudios, se consigue una adecuada distribución.
Taxi de tiempo

  • Hagamos el supuesto que el sector Laboratorio tiene los mismos $ 1.000 a distribuir conformados de esta forma

Sueldos $ 600

Cs Sociales $ 300

Materiales p/análisis $ 100

Total $ 1.000

Ahora la preponderancia de los importes pasa por lo relacionado con el personal, Lo que vale la utilización de la base taxi de tiempo. Esta base consiste en saber cómo distribuye el tiempo de trabajo el personal del sector, y en base a esta dedicación distribuir el importe total.

Esta base, taxi de tiempo es aconsejable utilizarla para la distribución de aquellos servicios indirectos donde dentro del total a distribuir, predominan las remuneraciones del personal que trabaja en dichos centros indirectos.


Estas son las bases más comunes a utilizar para la distribución de los Servicios Indirectos, y ahora viene definir los mecanismos de distribución.
Distribución de los Departamentos de Servicios Indirectos
Pensemos en un ejemplo donde una empresa está compuesta por los siguientes sectores

  • Centro A

  • Centro B

  • Oficina de Personal

  • Compras

  • Servicio Médico

Que los importes a distribuir en concepto de Servicios Indirectos son



Oficina de personal

$ 200

Compras

$ 100

Servicio Médico

$ 50

Una alternativa de distribución consiste en asignar los importes de los Servicios Indirectos a los Centros A y B sin considerar las posibles prestaciones que realizan entre sí los sectores indirectos.

En este caso la distribución sería
Oficina de Personal Centro A

Compras Centro B

Servicio Médico
Este criterio de distribución es el más simple ya que no considera las prestaciones que entre sí se realizan los sectores indirectos.
Si les prestamos atención a los servicios entre estos sectores se caen en una serie de círculos viciosos imposibles de resolver en forma práctica. El ejemplo es


  • El importe de Personal se distribuye entre los otros sectores incluidos Compras y Servicio Médico, quedando Personal en cero. Luego supongamos que distribuimos Compras, y como Personal recibe servicios de Compras, parte del total de Compras debe ser asignado a Personal, cuando este ya estaba íntegramente distribuido y entonces volver a empezar hasta que quede en cada Servicio Indirecto un importe que se considere despreciable. Este criterio parece impracticable cuando la cantidad de servicios a distribuir es numeroso.

Entonces el mecanismo conveniente consiste en



  • Definir las bases de distribución

  • Elegir un orden de distribución comenzando por aquellos sectores que menos servicios reciben y más prestan

  • Sector indirecto que fue distribuido no participa de posteriores distribuciones

Un ejemplo numérico es el que sigue


DISTRIBUCION DE DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS INDIRECTOS


Dtos de Servicios

Importes a distribuir

Bases de distribución

Almacén de Materiales

$ 2.010

Cantidad de vales

Oficina Técnica

$ 3.350

Taxi de tiempo

Edificios

$ 8.000

Espacio ocupado

Oficina de Personal

$ 5.760

Cantidad de personas

Administración

$ 7.600

Taxi de tiempo

Total

$ 26.720










Vales almac

Taxi Of Tec

Superficie

Personal

Taxi Admin

Centro Productivo A

12

60 %

2.000 m2

60

25 %

Centro Productivo B

8

20 %

1.000 m2

60

25 %

Comercialización

16

10 %

1.000 m2

36

20 %

Mantenimiento

4

5 %

200 m2

14

20 %

Almacén Materiales

-

5 %

100 m2

6

5 %

Oficina Técnica

5

-

50 m2

4

5 %

Oficina Personal

-

-

150 m2

5

-

Administración

-

-

500 m2

20

-

Total

45

100 %

5.000 m2

205

100 %

En este caso los dos primeros cuadros surgen en el momento de definir las bases de distribución, para eso debemos analizar las características de cada servicio para determinar cuales son las bases más razonables para cada uno.

Una vez seleccionadas las bases para cada uno pasamos a armar el segundo cuadro, donde volcamos los datos de cada base, en este caso la cantidad de vales mensuales que entrega el Almacén de Materiales a cada centro de costos, la superficie ocupada por cada centro de costos, la cantidad de personal empleado en cada centro de costos y los taxis de tiempo confeccionados por los departamentos Oficina Técnica y Administración.
El paso siguiente que enunciamos es el de asignarles un orden de distribución para simplificar el trabajo de distribución de costos. Al establecer el orden de distribución la problemática se dá con los departamentos que se brindan servicios entre sí, ya que si no se brindaran servicios sería indistinto cualquier orden de cierre, o si uno le presta servicios al otro pero no recibe el orden lógico es cerrar primero el que presta servicio y no recibe servicio del otro. En el caso de que se brinden servicios mutuamente deberemos cerrar primero el que tenga mayor importe de costos a distribuir ( es el que va a tener una distribución más precisa ). Este análisis, donde comparamos los departamentos uno a uno es válido cuando son pocos departamentos de servicios, pero se complica cuando su número crece. Por eso si entendemos que en realidad al cerrar un departamento de servicios lo que podemos estar haciendo es disminuir la calidad de las distribuciones posteriores, lo más indicado es cerrar primero los que reciben servicios de menos cantidad de departamentos, y dejar para el final los que reciben servicios de más departamentos.

Aquí es necesario aclarar que en la medida que dispongamos de herramientas de cálculo como las que nos brindan las computadoras este problema desaparece. Por ejemplo con la simple utilización de una planilla de cálculo donde podremos repetir la distribución todas las veces que sean necesarias hasta que los saldos tiendan a cero habremos superado esta dificultad.

Es decir que la necesidad de recurrir a este paso lo encontramos cuando no contamos con softwares específicos de costos o con la ayuda de una computadora.

En nuestro ejemplo el cuadro final de distribución es el que sigue:







Edificios

Personal

Administración

Oficina técnica

Almacén Materiales

Total




% $

$ $

% $

% $

% $

$

Centro Productivo A

40 3.200

30 1.800

25 2.250

60 2.400

30 900

10.550

Centro Productivo B

20 1.600

30 1.800

25 2.250

20 800

20 600

7.050

Comercialización

20 1.600

18 1.080

20 1.800

10 400

40 1.200

6.080

Mantenimiento

4 320

7 420

20 1.800

5 200

10 300

3.040

Almacén Materiales

2 160

3 180

5 450

5 200

-- --

--

Oficina Técnica

1 80

2 120

5 450

-- --

-- --.

--

Oficina Personal

3 240

-- --

-- --

-- --

-- --

--

Administración

10 800

10 600

-- --

-- --

-- --

--

Total

100 8.000

100 6.000

100 9.000

100 4.000

100 3.000

26.720

Este cuadro nos muestra como queda asignado el importe total de los departamentos de servicios indirectos :



  • $ 3.040 en el departamento de servicio directo Mantenimiento ( a distribuir entre los sectores productivos )

  • $ 6.080 asignados al costo del sector Comercial

  • $ 10.550 y $ 7.050 asignados como costo de Carga Fabril de los sectores Productivos



Utilización de presupuestos
Es fácil advertir que los costos unitarios se pueden ver modificados por los cargos que los sectores productivos reciben de los sectores indirectos. Un ejemplo absurdo pero que muestra lo dicho es el caso de una empresa que a raíz de una tormenta se le vuela el techo de la planta. Dado que es imposible funcionar sin techo no tendrá otra alternativa que repararlo. Luego los costos de este mes serán más altos que en el mes anterior, dado que lo incurrido en la reparación influye en los costos unitarios.
Por otra parte no es lógico pensar que los costos unitarios de un producto sea distinto porque el techo se vuela o no. Con el fin de darle razonabilidad a los costos unitarios y evitar este tipo de distorsiones, proponemos calcular los costos unitarios considerando importes presupuestados para los Departamentos de Servicios Indirectos.
Teniendo siempre presente que solo incorporamos importes contabilizados en el cálculo de los costos, estos presupuestos deben contabilizarse. Los pasos a dar para la contabilización consiste en

  • Presupuestar individualmente a cada sector de Servicios Indirectos

  • De acuerdo a lo antes dicho distribuir esos importes presupuestados

  • Contabilizar los importes que recibe cada sector productivo

  • Contabilizar los consumos de cada Servicio Indirectos

  • Las diferencias entre los importes reales y los presupuestados se pueden cancelar contra resultados en cada mes, o intentar el diferimiento de los saldos mensuales a la espera de una compensación de saldos negativos y positivos.

El comentario que queda por hacer es que si se contabilizan presupuestos de Departamentos de Servicios Indirectos se puede convertir el cargo en una carga fabril fija, ya que si el presupuesto mensual no se modifica mensualmente termina siendo fijo.


En realidad solo algunos cargos de los Servicios Indirectos se comportan como semifijos, es decir que son proporcionales al tiempo de trabajo, como es el caso de los jornales, las cargas sociales derivadas de esos jornales, papelería, etc.; pero hay otros cargos que son fijos como es el caso de las amortizaciones, los seguros, sueldos y cargas sociales derivadas de esos sueldos, etc.
Entonces se puede decir que algunos rubros son fijos y otros semifijos, pero estamos incluyendo a los Servicios Indirectos como parte de la carga fabril semifija. Aunque los cargos sean presupuestados vamos a darle la categoría de semifijos, aplicando a los presupuestos que se contabilizan el coeficiente corrector de días que se utilizó en el caso de los presupuestos de Mantenimiento.

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