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Facultad de Ciencias Económicas – U.N.L.

Cátedra AUDITORIA

Bienes de Uso – Guía Práctica


Caso Nº 1: TODOMÁQUINA S.A.
Ud. es el auditor externo por primera vez de la empresa “TODOMAQUINA S.A.”, empresa dedicada a la fabricación de maquinarias e implementos agrícolas. En estos momentos se encuentra desarrollando las distintas tareas planificadas para auditar los diferentes rubros que componen el balance que cierra en fecha 31/07/2005.
Con respecto al rubro BIENES DE USO, se ha relevado la siguiente información relativa al control interno de la sociedad.
En la empresa, para adquirir bienes de uso los distintos jefes de cada sector deben llenar el formulario de “Solicitud de Adquisición de Bienes de Uso” en el cual deben justificar la necesidad del nuevo activo fijo.

Anualmente, el Gerente Financiero elabora un Presupuesto para las distintas adquisiciones de los Bienes de Uso en base a las necesidades de las distintas áreas de la empresa y a los recursos disponibles estableciendo un orden de prioridad en las compras. Dicho presupuesto es aprobado por el Directorio quien define al comienzo del ejercicio los montos máximos a invertir en los distintos bienes de uso. Todas las compras están a cargo de la Gerencia General, el Directorio interviene sólo cuando se debe modificar el Presupuesto Anual.

Durante el último año hubo varias quejas de algunos sectores como el de Producción que argumentan que no se les atiende sus pedidos de compras porque las consideran irrelevantes y que el sector Administración se vio altamente favorecido con compras de distintos muebles de oficina ya que el Gerente de Administración es el cuñado del Gerente Financiero.
El procedimiento de compra de los bienes de uso se inicia con la presentación del formulario “Solicitud de Adquisición de Bienes de Uso” que debe indicar: características del bien que se solicita, fundamento de la compra, destino, si se reemplaza a otro bien debe indicarse y dar el motivo; valor probable y otros datos complementarios. Este formulario es presentado a la Gerencia General que decide la compra previa consulta al Gerente Financiero para determinar si se cuentan con los recursos necesarios en ese momento.

Resuelta la adquisición se solicitan presupuestos a distintos proveedores. Una vez recibidos se confecciona una planilla de datos comparativos y si los precios se encuentran dentro de los límites autorizados, la gerencia resuelve su adquisición. De todos modos durante los últimos años se efectuaron compras que superaban los montos autorizados sin justificación alguna y Ud. ha detectado que en el último año no siempre se ha elegido al proveedor que haya presupuestado el mejor precio o condiciones de financiación.


Emitida la orden de compra (original al proveedor, duplicado a Recepción y triplicado a la Gerencia General) cuando el bien es recibido debe ser supervisado por personal de recepción o en su caso personal técnico y debe confeccionarse un Informe de Recepción detallando cualquier anormalidad observada.

Una copia del Informe de Recepción es enviada a Contabilidad para que proceda a la registración de la compra del bien. El valor de ingreso es el que figura en la factura de compra y en el caso de los Inmuebles el que figura en el Boleto de compraventa o en la escritura.

No hay una política definida en cuanto a cuando un gasto debe considerarse una reparación o una mejora, por lo que queda a criterio del encargado de las registraciones el tratamiento a darle a cada erogación. Estos gastos deben ser aprobados por el Jefe de cada área y sólo si superan el monto de $10.000 deben ser aprobados por algún superior.

Las tasas de amortización son determinadas por el Gerente General con la consulta a personal técnico adecuado de tratarse de máquinas especializadas.

Cada Sector que incorpora un bien elabora una ficha en la que se individualiza cada bien con los siguientes datos: número de código, detalle del bien, valor de compra, proveedor, ubicación, traslado, mejoras, reparaciones, amortizaciones, actualizaciones, baja y motivo de la misma, en caso de venta: valor de la misma e identificación del comprador. Una copia de estas fichas queda en Contabilidad donde se arma el legajo de compra de los bienes, junto con la factura de compra y los distintos gastos relacionados a dicho bien, ya sea que se activen o no. Periódicamente estas fichas son actualizadas por el sector que está a cargo enviándole las modificaciones a Contabilidad para que registre las actualizaciones correspondientes (incluidas las amortizaciones).

Los Rodados están controlados por el encargado de los mismos quien lleva una planilla para el uso de cada uno, en ella debe detallar diariamente el kilometraje a la iniciación y al término de la actividad laboral. Asimismo debe dejar constancia del combustible y lubricante utilizado, de los repuestos adquiridos y de las reparaciones efectuadas. Estas planillas semanalmente se las envían al Gerente de Comercialización para aprobar los gastos relacionados con los rodados y que no se superen los límites establecidos. Luego, es enviada a Contabilidad para su registración.

Además, hay designado un responsable de cada área para controlar los movimientos de los bienes asignados a su sector dentro y fuera de la empresa y controlar que se respeten las condiciones de funcionamiento de las máquinas especificadas en los manuales de uso. Igualmente se han detectado faltantes de algunos bienes de uso menores debido a que no hay un formulario formal en el cual asentar las salidas.

Sólo los bienes de uso del sector Producción están asegurados contra robo e incendio.


Desde hace un par de años no se realiza un inventario de los bienes de uso existentes de la empresa. Ud. ha hecho una inspección ocular y ha detectado que varios bienes se encuentran muy deteriorados y hasta obsoletos.
Anualmente Contabilidad hace una conciliación entre las fichas de cada bien llevadas por cada sector y el Mayor General de cada Cuenta. Si encuentra alguna diferencia, hace el ajuste respectivo sin determinar la causa.
Las bajas de los bienes de uso ya sea por venta, obsolescencia o rotura, deben ser aprobadas por el Gerente General. Si el bien se destina a la venta, el encargado de efectuar la operación es el Gerente de Comercialización quien informa a Contabilidad para proceder a su registración y reconocer el resultado correspondiente. Si el bien queda en desuso, se registra la baja como una pérdida y el bien es almacenado en un depósito. Ud. ha podido observar que varios bienes en desuso han sido vendidos y no se han efectuado las registraciones contables correspondientes.
Por otra parte, Ud. ha tomado conocimiento que la gerencia está evaluando la posibilidad de tercerizar toda la distribución de las mercaderías de la empresa, lo que conllevaría a que no se necesiten más los utilitarios en existencia. Además, actualmente en otras empresas del ramo se está implementando un nuevo proceso productivo que permite una mayor producción a un menor costo por lo que las maquinarias que posee la empresa quedarían totalmente obsoletas.
Con respecto a la composición del rubro, Ud. ha obtenido la siguiente información:


  1. El Directorio junto con las gerencias de la empresa, han decidido hace 5 años que el criterio para la contabilización de las depreciaciones debe ser mensual, a los fines de contar con la información adecuada en los balances trimestrales, los que son utilizados para evaluar la ejecución de los presupuestos y sirven de base para la toma de decisiones de las distintas gerencias.

  2. Composición de la cuenta Inmuebles al 31/07/2005:

Vida útil: 50 años. Sin valor de recupero. Edificio: 75% y Terreno: 25%


Concepto

Fecha de compra

Valor de Origen

Inmueble- Blas Parera 9100

01/02/1993

110.000

Mejoras- Blas Parera 9100

01/09/2004

25.000




  • Revisando la documentación respectiva, Ud. ha podido comprobar que el valor de compra del inmueble es de $110.000. A su vez, ha encontrado una factura del escribano por gastos de escrituración de $1.000 que la empresa la había registrado utilizando una cuenta de Resultado.

  • Además, consultando con el arquitecto encargado de efectuar la mejora sobre el edificio le confirman que por la realización de esta obra, la vida útil del inmueble se extiende en 5 años más. La empresa no ha tomado este dato para calcular la amortización del ejercicio.




  1. Composición de la cuenta Rodados al 31/07/2005:

Vida útil: 5 años. Valor de recupero: 15% (en todos los rodados).


Concepto

Fecha de compra

Valor de Origen

Camioneta Ford F-100

01/03/2002

30.000

Pick Up Toyota Hi Lux

01/12/2004

35.000




    • Para la compra de la Pick Up, TODOMAQUINA entregó como forma de pago una Pick Up Fiat Fiorino comprada el 01/10/2000, cuyo valor de ingreso fue de $25.000. El valor que le asignó la concesionaria fue de $10.000. El asiento contable que hizo la empresa para registrar la compra y la venta es el siguiente:




Rodados (Hi Lux)

35.000




Amort. acum. Rodados

17.000




a Rodados (Fiorino)




25.000

a Acreedores varios




27.000




  1. Composición de la cuenta Muebles y Útiles al 31/07/2005:

Vida útil: 10 años. (Para los Eq. de Comp. es de 5 años). Sin valor de recupero.


Concepto

Fecha de compra

Valor de Origen

Equipos de computación

01/01/2003

6.450

Muebles de oficina

01/04/1998

10.600

Equipo integral de oficina

01/11/2004

7.650




  • Cotejando los papeles pertinentes detecta que uno de los equipos de computación no es propiedad de la empresa, ya que la factura de compra está a nombre de uno de los socios. El mismo nos ha confirmado que lo ha llevado a la empresa para su uso personal. El bien fue comprado por un valor de $1.650.

  • Para la instalación del equipo integral de oficina se ha efectuado una erogación de $300 para que un carpintero armara y colocara todos los muebles. La misma fue imputada a la cuentas “Gastos de Mantenimiento”. Además, este trabajo demoró 3 meses en realizarse por lo que estos bienes recién estuvieron disponibles para su uso el 01/02/2005.




  1. Composición de la cuenta MAQUINARIAS al 31/07/2005.

Vida Útil: 10 años. Valor de Recupero: 15 %.

Concepto

Fecha de compra

Valor de Origen

Máquina

01/08/1999

63.600

Máquina

01/05/2000

6.750

Máquina

01/03/2002

33.200




  • A la máquina comprada en 1999 se le cambió un repuesto en fecha 04/04/2005 por un valor de $ 5.780, en consecuencia según nos informa el técnico esta máquina podrá utilizarse por 3 años más a las previsiones iniciales. La empresa registró el gasto en la cuenta “Gastos de mantenimiento”.

  • La máquina comprada en el año 2000 se ha incendiado los últimos días de julio de 2005. La empresa ha decidido no realizar ningún ajuste porque estima que con lo que cobre del seguro podrá volver a ponerla en funcionamiento a la perfección. Consultando a la aseguradora, ésta estima que le reconocerá el 70 % del valor de compra de la máquina y según la opinión de un especialista va a ser dificultoso que vuelva a funcionar por lo que recomienda que se venda como chatarra.


Datos del Balance de Sumas y Saldos suministrados por la empresa:


Cuenta

Saldo al 31/07/2004

Saldo al 31/07/2005

Inmuebles

110.000,00

135.000,00

Amort. acum.- Inmuebles

(19.800,00)

(22.107,90)

Rodados

55.000,00

65.000,00

Amort. acum. – Rodados

(32.300,00)

(26.350,00)

Muebles y útiles

17.050,00

24.700,00

Amort. acum. – M. y útiles

(10.000,00)

(13.115,00)

Maquinarias

103.550,00

103.550,00

Amort. acum.- Maquinarias

(38.364,75)

(47.166,50)

Total Rubro

185.135,25

219.510,60


Tarea a realizar:


      1. Detectar factores de Riesgo Inherentes y de Control y las implicancias de cada uno de ellos en los procedimientos de auditoria

      2. Indicar puntos fuertes del sistema de control interno de la empresa. Identificar los que resultan claves para su auditoria.

      3. En base a los 2 puntos anteriores, definir el enfoque de auditoria a aplicar.

      4. Armar el programa de trabajo del rubro Bienes de Uso, en base al enfoque propuesto.

      5. Realizar los asientos de ajustes que considere necesarios para valuar y exponer el rubro Bienes de Uso de acuerdo a normas contables profesionales vigentes.

      6. Armar la hoja llave con los saldos del rubro al 31-07-2005.


Caso Nº 2: Procedimientos sustantivos
Ud. Como auditor realiza los siguientes procedimientos sustantivos para la revisión de bienes de uso para cubrir diversos objetivos de auditoria (existencia, pertenencia, integridad, valuación y exposición):

1. Verificar las facturas de los proveedores con los informes de recepción.

2. Examinar facturas de proveedores de la cuenta de reparaciones y mantenimiento.

3. Examinar facturas de proveedores.

4. Examinar facturas de proveedores en la cuenta en la cuenta equipo de fabricación para detectar partidas que deben estar clasificadas en otras cuentas de bienes de uso.
Tarea a realizar:

Indicar con cuál objetivo de auditoria (sólo uno, el más relevante) se relaciona con cada procedimiento descrito. Justifique su respuesta.


Caso Nº 3: Selección de alternativas
Seleccione la mejor de las alternativas propuestas para cada una de las afirmaciones a) y b) y explique la razón de su elección.


  1. Los auditores pueden concluir que los cargos por depreciación son insuficientes al notar:

1.- Valores asegurados muy por encima de los valores en libros.

2.- Grandes cantidades de activos totalmente depreciados.

3.- Cambio continuo de activos relativamente nuevos.

4.- Pérdidas recurrentes excesivas sobre los activos retirados.




  1. La Empresa que Vd. audita ha efectuado varias transacciones de edificios y equipamiento durante el año; Vd. ya evaluó el riesgo inherente como bajo y está estudiando el riesgo de control, para lo cual va a analizar y comprender las actividades de control interno y realizar:

1.- Pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas sobre edificios y equipamientos al final del año (ambas con alcance extenso).

2.- Pruebas sustantivas con alcance extenso sobre las transacciones de edificios y equipamientos en el transcurso del año.

3.- Procedimientos analíticos para los saldos de edificios y equipamientos al final del año.

4.- Pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas sobre transacciones de edificios y equipamientos en el transcurso del año (ambas con alcance reducido).


Caso Nº 4: Verdadero o Falso.
Para cada uno de los planteos, indicar si son Verdaderos o Falsos. Justificar en ambos casos. Para que una afirmación sea verdadera, debe serlo en su totalidad.


      1. La persona encargada de la custodia de los activos fijos puede, a su vez, estar a cargo de registrar los movimientos de altas y bajas de los mismos y registrar en los Mayores Generales de las cuentas del rubro Bienes de Uso.

      2. Revisar la documentación de respaldo de los gastos de reparación y mantenimiento y determinar la correcta imputación contable de cada tipo de erogación es una prueba de cumplimiento de controles de la empresa auditada.

      3. En el caso de una primera auditoria es necesario revisar cada uno de los legajos de los bienes de uso de la empresa para verificar la razonabilidad de los saldos al inicio de cada una de las cuentas componentes del rubro.

      4. Tanto las adquisiciones como los retiros de los bienes de uso deben ser aprobados sólo por el Jefe o Gerente de cada área.

      5. Si estamos en una auditoria recurrente no es necesario realizar un recuento físico de los bines de uso ni presenciar el que realiza la empresa, ya que con los papeles de trabajo anteriores y los movimientos del año podemos tener suficiente confianza sobre los saldos de las cuentas componentes del rubro.

      6. Solamente con la revisión de los listados de amortizaciones de cada uno de los bienes de uso con los saldos del Mayor General de las cuentas Amortizaciones Acumuladas, el auditor puede asegurar que las amortizaciones del ejercicio están bien calculadas.

      7. El hecho que en la empresa auditada el volumen y el monto de las adquisiciones y retiros sean significativos y variable en relación a años anteriores y que los gastos de reparación y mantenimiento también sean significativos son ambos factores de riesgo inherente que tiene que tener en cuenta el auditor a la hora de planificar su trabajo.

      8. En una empresa el acceso a las funciones de procesamiento de activos fijos y datos relacionados siempre debe estar restringido. Esta es una función de control que permite asegurarse la correcta valuación del rubro.


Caso Nº 5: BAUZA ANDATE DE NUEVO SA”
Su nuevo cliente “BAUZA ANDATE DE NUEVO SA ” , terminó su primer ejercicio económico el 31 de diciembre. Durante el curso de su auditoria usted releva el siguiente asiento del diario general fechado el 30 de diciembre:
Edificio 2.400.-

a Hipotecas a pagar 1.400.-

a Acciones comunes 1.000.-
Para registrar:


  1. la adquisición de un edificio construido por Bauza, Edgardo y otros (sociedad de hecho);

  2. la obtención de un préstamo hipotecario de Bauza, Edgardo y otros (sociedad de hecho);

  3. la entrega de 10 acciones de $ 1.000.- c/u a Edgardo Bauza.


Tarea a realizar.

Bajo estas circunstancias, indique los procedimientos de auditoria que debe aplicar el auditor para satisfacer sus objetivos en relación a las cuentas involucradas en el asiento.


Caso Nº 6: COMPLICADO S.A.
Ud. es contratado por la empresa COMPLICADO S.A. para realizar por primera vez la auditoria de sus Estados Contables cuyo cierre de ejercicio es el 30/06/2006.

En estos momentos se encuentra evaluando el rubro Bienes de Uso y debido a la importancia del mismo dentro del Activo decide realizar una prueba global de valores residuales y de amortizaciones para comprobar que los saldos del las cuentas del rubro son correctos.



Ud. ha presenciado el inventario de bienes de uso que realizó la empresa el día 29/09/2006 y además, cuenta con toda la documentación de respaldo de las adquisiciones y bajas de estos bienes. Del análisis de toda esta documental Ud. ha extraído la siguiente información:

  • La empresa realiza las amortizaciones del ejercicio calculándolas en forma mensual.

  • Ninguno de los bienes tiene valor de recupero.

  • Los rodados se amortizan en 5 años y los Muebles y Útiles en 10 años.

  • En la cuenta de pérdida Amortizaciones se incluye el valor correspondiente a la depreciación anual de Rodados y Muebles y Útiles.




CUENTA

Saldo al 30/06/05

Saldo al 30/06/06

Rodados

148.000,00

142.000,00

Amort. Acum. Rodados

(104.183,33)

(90.516,67)

Muebles u Útiles

8.800,00

9.070,00

Amort. Acum. M y Útiles

(5.312,08)

(5.602,08)

TOTAL__148.000,00'>TOTALES__47.304,59__54.951,25'>TOTALES

47.304,59

54.951,25

Amortizaciones

28.057,50

21.904,33



Composición de cada rubro al 30/06/2005:


RODADOS

Valor de origen

Fec. Adquisic.




Fiat Fiorino

25.000,00

01/02/2002




Ford F 100 XLT

50.000,00

01/08/2003




Peugeot Boxer

35.000,00

01/03/2000




Ford F 100 XL

38.000,00

01/03/2001




TOTAL

148.000,00








MUEBLES Y UTILES

Valor de origen

Fec. Adquiscic.

Central telefónica

5.320,00

01/04/2000

biblioteca

550,00

01/05/1995

4 escritorios

1.200,00

01/12/1994

4 sillas

240,00

01/02/1995

1 escritorio c/silla

360,00

01/05/2003

Fax

450,00

01/06/2004

Estantería p/pared

680,00

01/08/1999

TOTAL

8.800,00














Movimientos durante el ejercicio 2005-2006:

Altas:

  • Compra de una Renaut Kangoo el 01/11/05 por un valor de $32.000,00.

  • Compra de un escritorio con 2 sillas el 01/11/05 por un valor de $470,00.

  • Compra de un armario de dos puertas el 01/07/05 por $480,00.


Bajas:

  • El 31/10/05 se vende la Ford Pick Up F 100 XL de $38.000,00.

  • El 28/03/06 se vende la estantería para pared de $680,00.


Tarea a realizar:

Con los datos suministrados realice la prueba global de valores residuales para corroborar el saldo de las cuentas representativas del rubro, y la prueba global de amortizaciones para determinar si la empresa realizó correctamente el cargo por amortizaciones al 30/06/05 y al 30/06/06.






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