Emergency Procurement Procedures



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UNFPA

Manual de políticas y procedimientos Procedimientos de Adquisición en Emergencias



PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN EN EMERGENCIAS

LISTA DE SIGLAS 2

1. INTRODUCCIÓN Y DEFINICIONES 3

0.1 Introducción 3

0.2 El uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias 3

0.3 Proceso de obtención de aprobación para el uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias 5

1 PROCESO DE adquisición 7

1.1 Planificación de la adquisición 7

1.2 Identificación de proveedores 7

1.3 Métodos de adquisición 7

1.3.1 Adquisiciones valoradas por debajo de los 5000 dólares estadounidenses 8

1.3.2 Adquisiciones valoradas entre 5000 y 249 999 dólares estadounidenses 8

1.3.3 Adquisiciones valoradas en más de 250 000 dólares estadounidenses 9

1.4 Evaluación 10

1.5 Adjudicación de contratos 10

1.5.1 Contratos inferiores a 5000 dólares estadounidenses 10

1.5.2 Contratos entre 5000 y 99 999 dólares estadounidenses 10

1.5.3 Contratos entre 100 000 y 499 999 dólares estadounidenses 10

1.5.4 Contratos por encima de los 500 000 dólares estadounidenses 10

1.5.5 Otras situaciones 11

1.6 Proceso de Adquisición de Emergencia: cuadro resumen 11

2 Comité de Revisión de Contratos de Emergencia (ECRC) 12

2.1 Ámbito de autoridad del ECRC 12

2.2 Composición, quórum y decisiones del ECRC 13

2.3 Presentación ante el ECRC 13

2.4 Aprobación retroactiva de contratos 14

3 ÓrdenES de compra Y PAGOS 14

4 DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO 14

5 APLICACIÓN SUPLEMENTARIA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE adquisición 15

6 DONACIONES EN ESPECIE 16

7 GRÁFICA DE LOS procedimientoS de adquisiciÓN en emergencias 17




LISTA DE SIGLAS


DHR

División de Recursos Humanos

ECRC

Comité de Revisión de Contratos de Emergencia

HRB

Subdivisión de Respuesta Humanitaria

LTA

Acuerdo a largo plazo

PMA

Programa Mundial de Alimentos

PSB

Subdivisión de Servicios de Adquisición

RMB

Subdivisión de Movilización de Recursos

UNFPA

Fondo de Población de las Naciones Unidas

UNGM

Portal mundial para los proveedores de las Naciones Unidas

UNHRD

Depósito de Suministros Humanitarios de las Naciones Unidas


  1. INTRODUCCIÓN Y DEFINICIONES



0.1Introducción


Las adquisiciones de emergencia en el UNFPA deben realizarse en cumplimiento del Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada, la política del UNFPA, todos los procedimientos incluidos en este manual y cualquier otra directiva e instrucción administrativa del UNFPA relativa a las operaciones de adquisición.

Con estos procedimientos se pretende dar una respuesta más oportuna a las necesidades apremiantes de ayuda en situaciones de emergencia y garantizar al mismo tiempo el cumplimiento de los principios generales de adquisición, de conformidad con la norma 14.7 del Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada:

(a) Mayor rentabilidad habida cuenta de todos los factores de peso, incluidos los costos y los beneficios para el UNFPA.

(b) Equidad, integridad y transparencia.

(c) Competencia internacional abierta y efectiva.

(d) El interés del UNFPA.

Estos procedimientos deben utilizarse junto con otros componentes de las políticas y procedimientos rápidos que, en caso de situaciones especiales, delegan en las oficinas de país del UNFPA una mayor autoridad y flexibilidad en áreas específicas programáticas y operativas durante un periodo limitado de tiempo.

0.2El uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias


El uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias debe estar aprobado por el Director de Adquisiciones de la organización. El Director Ejecutivo Adjunto de Gestión (responsable de las relaciones externas, los asuntos concernientes a las Naciones Unidas y la gestión) es el Director de Adquisición del UNFPA y, por ende, el responsable ante el Director Ejecutivo de todas las funciones de adquisición del UNFPA. Los Procedimientos de Adquisición en Emergencias pueden utilizarse en la fase aguda de una emergencia, independientemente de la ubicación (oficinas de país, oficinas subregionales, oficinas regionales o sede) y en ciertas situaciones especiales que justifiquen estos procedimientos acelerados. En el resto de casos, se aplicarán los Procedimientos de Adquisición ordinarios del UNFPA.

Una emergencia es una situación urgente en la que pruebas claras de un hecho apuntan a una amenaza inminente a vidas humanas o medios de vida, con el consiguiente trastorno de escala excepcional para la vida de una comunidad. Para que se apliquen los Procedimientos de Adquisición en Emergencias, tiene que darse al menos uno de los factores siguientes:



    1. El país afectado declara el estado de emergencia o de crisis humanitaria y solicita ayuda internacional.

    2. El Coordinador Residente o el Coordinador de Asuntos Humanitarios de Naciones Unidas solicita ayuda a las Naciones Unidas y sus asociados, incluidas organizaciones no gubernamentales.

    3. Un país ha emitido un llamamiento urgente y se identifica, a continuación, que tiene una gran necesidad de ayuda humanitaria.

    4. El Coordinador Residente de Naciones Unidas o el sistema de Naciones Unidas de alertas de emergencia declara una situación de emergencia grave.

    5. Se identifica un riesgo para la seguridad del personal, los bienes, las obras u operaciones y se requiere una acción inmediata que reduzca los riesgos a niveles aceptables. Los incidentes de seguridad graves o una alta probabilidad de que se produzcan pueden ser desencadenantes clave del uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias. Cuando el Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas, la seguridad del UNFPA o el Jefe de Oficina identifica un problema de seguridad que pone en peligro las vidas del personal del UNFPA, pueden utilizarse los Procedimientos de Adquisición en Emergencias para mitigar los riesgos.

Ejemplos de dichas situaciones:

  • Un cambio repentino del lugar en que debe celebrarse una conferencia cuando está expuesto a una grave amenaza.

  • Un bombardeo reciente en un hotel hace que un país requiera la compra urgente de película de protección contra explosiones.

En este tipo de situaciones, debe plantearse la adquisición de equipos y medidas de seguridad adicionales para dar una respuesta programática a la emergencia. Por ejemplo, puede que sea necesario un sistema de comunicaciones de emergencia.

Cabe notar que no son lo mismo las urgencias que requieren la aplicación del procedimiento de adquisiciones en emergencias, es decir, las que requieren una autorización específica del Director de Adquisiciones de la organización, y las que pueden tratarse en virtud de la norma 114.15(a)(viii) de la Reglamentación Financiera Detallada, según la cual, para una determinada acción de adquisición, el Director de Adquisiciones de la organización o personal autorizado podrá determinar que la utilización de métodos oficiales de licitación no responde a los mejores intereses del UNFPA.

Las urgencias que no justificarían el uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias pueden tratarse, por ejemplo, a través de un plazo de licitación reducido y, por ende, encajarían en el marco de la norma 114.15(a) (viii) de la Reglamentación Financiera Detallada, es decir, se aplicarían todas las instrucciones y condiciones especificadas en los Procedimientos de Adquisición normales, como los criterios mínimos de examen y las cuestiones de delegación de la autoridad, entre otros. Los Procedimientos de Adquisición ordinarios del UNFPA incluyen toda la información al respecto.

Dicho de otro modo, las adquisiciones urgentes (de conformidad con la norma 114.15(a) (viii) de la Reglamentación Financiera Detallada) no son lo mismo que las adquisiciones de emergencia, para las que es necesaria una autorización del Director de Adquisiciones de la organización y tienen como resultado un enfoque mucho menos formal.



Si el Director de Adquisiciones de la organización no ha decidido si una situación dada es una emergencia y, por tanto, no ha aprobado el uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias, las unidades de negocio no pueden utilizarlos. No obstante, sí pueden acogerse a la norma 114.15(a) (viii) de la Reglamentación Financiera Detallada si procede.

0.3Proceso de obtención de aprobación para el uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias






  • El Jefe de Oficina del UNFPA presenta una solicitud mediante el formulario de aprobación del uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias al Director Regional u Oficial encargado de la oficina regional pertinente con copia a las siguientes instancias: el Director de Adquisiciones de la organización, el Director de la Subdivisión de Respuesta Humanitaria (HRB), el Director de la División de Programas, el Director de la División Técnica y el Jefe de la PSB. En caso de «situación especial» (ver 1.2), el Director de la división de la sede que corresponda es quien debe recibir una copia en lugar de la HRB. Debe proporcionarse una evaluación en el apartado Justificación del uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias, en la que deben constar los beneficios esperados de la aplicación de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias en comparación con los riesgos previstos derivados de la inacción.

  • La solicitud debe especificar asimismo el ámbito de aplicación de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias y detallar su uso: (i) en todo el programa por país o restringido a algunos programas específicos apoyados por el UNFPA; (ii) en todas las áreas funcionales o solo en algunas áreas específicas. En los casos en los que se restrinja la aplicación, el resto de operaciones en el país deben seguir cumpliendo las políticas y procedimientos habituales de financiación.

  • Si el Director Regional u Oficial encargado apoya la solicitud, deben presentarla al Jefe de la HRB (o de la subdivisión de la sede que corresponda). Si se apoya, se solicitará al Director de Adquisiciones de la organización que apruebe el uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias. El plazo de procesamiento combinado de las oficinas regionales y la sede no puede exceder las 24 horas.

  • Si el Director Regional o Jefe de la HRB o subdivisión correspondiente de la sede no responde en un plazo de 24 horas, la oficina de país puede presentar la solicitud directamente al Director de Adquisiciones de la organización para su examen.

  • En la aprobación del Director de Adquisiciones de la organización debe especificarse la duración de la aplicación de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias, que no debe superar los seis meses. Si fuera necesaria una extensión, la oficina de país puede solicitarla mediante el mismo formulario al menos una semana antes del vencimiento de la aprobación original. Las extensiones de más de un año de aplicación pueden contar con la aprobación del Director de Adquisiciones de la organización solo a título excepcional.

  • Una vez obtenida la aprobación de la solicitud, el Director Ejecutivo Adjunto de Gestión lo notificará oficialmente a todos los responsables de las unidades de negocios de la sede interesadas y a sus coordinadores al poner a su disposición el formulario de solicitud de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias aprobado. Esa notificación es la alerta en el seno de la organización para todas las unidades de la sede concernidas de que se ha aprobado el uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias y de que es necesario dar prioridad al apoyo y prestarlo de conformidad con los plazos indicados en los procedimientos. La División de Recursos Humanos (DHR) cubrirá los requisitos de capacidad de la oficina de país en consulta con la oficina regional, la HRB o las divisiones pertinentes de la sede y la PSB. La oficina de país solicitante informará al Coordinador Residente o al Director en el país de la aprobación del uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias del UNFPA, de modo que se faciliten los servicios de apoyo necesarios de conformidad con los requisitos.

  • El Director de Adquisiciones de la organización, en consulta con las oficinas de país y regionales, sigue ostentando la autoridad de revocar los Procedimientos de Adquisición en Emergencias en cualquier momento. En ese caso, se enviará una carta de la oficina del Director de Adquisiciones de la organización al Jefe de Oficina, con copia a la oficina regional, al Director de la HRB o de las divisiones pertinentes de la sede y al Director de la PSB, en la que se expliquen los motivos de la revocación.

1PROCESO DE adquisición



1.1Planificación de la adquisición


Antes de comenzar todo proceso de adquisición, el equipo de respuesta rápida debe completar la evaluación de las necesidades y elaborar un plan de adquisiciones en el que se incluyan los bienes y servicios necesarios. Además de productos como los kits de salud reproductiva para situaciones de emergencia, tiendas de campaña, vehículos o medicinas, el plan debe perfilar los esfuerzos de distribución y logística necesarios para enviar los bienes a los destinos, como los almacenes. Asimismo, debe incluir recursos acordes con el presupuesto disponible. El plan debe ser aprobado por el Jefe de Oficina.

1.2Identificación de proveedores


En primer lugar, el personal del UNFPA debe identificar si los proveedores con un acuerdo a largo plazo (LTA) con el UNFPA u otros organismos de Naciones Unidas pueden facilitar los productos o servicios necesarios. Todos estos acuerdos se encuentran en el portal mundial para los proveedores de las Naciones Unidas (UNGM) en www.ungm.org (en inglés solo). Si existe un LTA válido y pueden entregarse los bienes en el plazo establecido, pueden emitirse las órdenes de compra directamente según el LTA aplicable y sin necesidad de realizar una licitación. El personal del UNFPA debe recurrir a los LTA como primera opción de adquisición cuando sea posible.

La red del Depósito de Suministros Humanitarios de las Naciones Unidas (UNHRD) (http://www.unhrd.org, en inglés solo) también debe utilizarse para identificar proveedores y distribuir productos básicos en caso de emergencia. El UNHRD está gestionado por el Programa Mundial de Alimentos (PMA) y dispone de cinco almacenes situados estratégicamente en Ghana, Panamá, Italia, Emiratos Árabes Unidos y Malasia para responder a las emergencias.


1.3Métodos de adquisición


Cuando el Director de Adquisiciones de la organización aprueba el uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias, el proceso de adquisición debe proceder de la manera siguiente:

1.3.1Adquisiciones valoradas por debajo de los 5000 dólares estadounidenses


No existen requisitos específicos sobre la identificación de proveedores para las adquisiciones por un valor inferior a los 5000 dólares estadounidenses por licitación, excepto intentar disponer de tres cotizaciones cuando sea posible y aceptar la oferta más barata si las circunstancias lo permiten (NOTA: Dividir las licitaciones para eludir el proceso de aprobación debido, como evitar el examen del Comité de Revisión de Contratos de Emergencia [ECRC], se considera una violación de las normas de adquisición y puede dar pie a medidas disciplinarias).

1.3.2Adquisiciones valoradas entre 5000 y 249 999 dólares estadounidenses


Las adquisiciones valoradas entre 5000 y 249 999 dólares estadounidenses por licitación (ver nota en la sección 2.3.1) requieren una solicitud de cotizaciones lo suficientemente detallada para que el UNFPA reciba una cotización exacta que permita obtener la mejor relación entre calidad y precio. Debe utilizarse la plantilla para solicitudes de cotización de emergencia para solicitar las cotizaciones. Para llevar a cabo el proceso de solicitud de cotizaciones, el personal del UNFPA debe comprobar lo siguiente:

  1. Se solicitan al menos tres ofertas o cotizaciones para garantizar la competencia. Para lograrlo, debe invitarse a participar a un número suficientemente amplio de posibles proveedores. Si no fuera posible, debe documentarse por escrito el motivo de la falta de competencia.

  2. El proceso de licitación debe estar abierto durante al menos 48 horas para dar a los postores suficiente tiempo para responder.

  3. Las cotizaciones pueden recibirse por teléfono, por correo electrónico, por fax o en persona, pero es necesario documentar todas las ofertas.

  4. Si la oficina utiliza una dirección de correo electrónico segura para recibir las ofertas, debe utilizarse esa misma dirección para recibir las cotizaciones superiores a 50 000 dólares estadounidenses.

  5. El proceso de evaluación debe ser transparente y justo. Al menos dos miembros del personal del UNFPA deben examinar las ofertas, de preferencia, tres, y entre ellos debe haber un trabajador de categoría profesional. Ellos constituirán el comité de evaluación.

  6. Debe concederse el contrato u orden de compra a la oferta más baja que cumpla sustancialmente con los requisitos de la solicitud de cotizaciones. Si no se le concede al postor más bajo, deben documentarse los motivos por escrito.

Cuando se emite una orden de compra a un proveedor sujeto a un LTA que debe cubrir el envío, deben obtenerse cotizaciones comparativas para el envío si se estima en más de 100 000 dólares estadounidenses. El comprador debe comparar la oferta de envío del proveedor con las ofertas sujetas a un LTA y optar por la opción de envío más económica.

1.3.3Adquisiciones valoradas en más de 250 000 dólares estadounidenses


Las adquisiciones valoradas en más de 250 000 dólares estadounidenses por licitación (ver nota en la sección 2.3.1) requieren una invitación a licitar o una solicitud de propuestas. Estas deben incluir suficientes detalles para que los proveedores puedan facilitar una cotización informativa. Todos los requisitos deben explicarse por escrito y de manera clara e idéntica a todos los proveedores, junto con los métodos que se utilizarán para evaluar las ofertas. La opción de realizar pedidos separados debe indicarse claramente en el pliego de condiciones.

En los Procedimientos de Adquisición del UNFPA, se explica claramente cuándo debe utilizarse una invitación a licitar y cuándo una solicitud de propuestas. La plantilla de invitación a licitar de emergencia y la plantilla de solicitud de propuestas de emergencia estándar deben utilizarse para solicitar ofertas o propuestas. Tanto las invitaciones a licitar como las solicitudes de propuestas, así como los resultados de la contratación, deben publicarse en el UNGM (www.ungm.org) si hay acceso a Internet. Si la conexión a Internet fuera mala o inexistente, no deben escatimarse esfuerzos para publicitar la invitación a licitar o la solicitud de propuestas todo lo posible, también a través de los coordinadores de la PSB o la oficina regional, para que publiquen los documentos en el UNGM.

Cuando se lleve a cabo una invitación a licitar o una solicitud de propuestas, el personal encargado de las funciones de adquisición debe asegurarse de que:


  1. la licitación está abierta durante al menos cinco días naturales;

  2. las ofertas se presentan en un sobre cerrado en la dirección postal de la oficina o a través de una dirección de correo electrónico o número de fax seguros;

  3. las ofertas las abre un comité local de licitación formado por al menos dos personas, de preferencia tres, (los miembros del personal de otros organismos de Naciones Unidas están invitados a participar en el comité);

  4. la evaluación de las ofertas se realiza de conformidad con los Procedimientos de Adquisición del UNFPA;

  5. se elabora y completa un informe de evaluación de las ofertas;

  6. se mantiene la confidencialidad durante todo el proceso.


1.4Evaluación


Las ofertas recibidas tras una solicitud de cotizaciones, una solicitud de propuestas o una invitación a licitar deben evaluarse en función de los requisitos consignados por escrito en el pliego de condiciones. Deben tenerse en cuenta los plazos de entrega para decidir qué oferta es la más rentable.

Excepto las especificidades de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias relacionados con el proceso de evaluación mencionados en la Sección 2.3, la evaluación de las ofertas debe realizarse de conformidad con los principios y métodos descritos en los Procedimientos de Adquisición y en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada.


1.5Adjudicación de contratos


Debe rellenarse el formulario de concesión de contratos para obtener la aprobación de la autoridad de adquisición designada si el contrato está valorado en más de 5000 dólares estadounidenses pero por debajo del valor que requiere un examen del ECRC (ver las secciones 2.5.4 y 2.5.5 más abajo).

1.5.1Contratos inferiores a 5000 dólares estadounidenses


No es necesario emitir ninguna orden de compra en Atlas para adquisiciones inferiores a 5000 dólares estadounidenses. El titular del presupuesto para el contrato debe aprobar el pago.

1.5.2Contratos entre 5000 y 99 999 dólares estadounidenses


Los contratos entre 5000 y 99 999 dólares estadounidenses debe concederlos el Jefe de Oficina o personal con una autoridad de aprobación equivalente.

1.5.3Contratos entre 100 000 y 499 999 dólares estadounidenses


Los contratos entre 100 000 y 499 999 dólares estadounidenses debe concederlos el Jefe de Oficina y el Director de la PSB. Solo los puede aprobar y emitir en Atlas el Oficial con autoridad de aprobación de adquisiciones autorizado una vez obtenida la concesión de ambos. Si el Jefe de Oficina y el Director de la PSB no estuvieran de acuerdo, habría que remitir el caso al ECRC para que el Director de Adquisiciones de la organización tome la decisión final.

1.5.4Contratos por encima de los 500 000 dólares estadounidenses


Los contratos valorados por encima de los 500 000 dólares estadounidenses debe concederlos el Director de Adquisiciones de la organización por consejo del ECRC del UNFPA o del Comité de Revisión de Contratos de Emergencia de otra organización de Naciones Unidas. De conformidad con la norma 114.11 (b) (ii) de la Reglamentación Financiera Detallada, el Director de Adquisiciones de la organización debe establecer en primer lugar que el Comité de Revisión de Contratos de Emergencia de otro organismo de Naciones Unidas puede asesorarlo por escrito.

1.5.5Otras situaciones


Asimismo, si una adquisición no encaja en ninguna de las categorías mencionadas anteriormente, el Director de Adquisiciones de la organización concederá el contrato según el consejo del ECRC o del Comité de Revisión de Contratos de Emergencia de otro organismo de Naciones Unidas, a saber:

  1. cualquier contrato o serie de contratos con un compromiso de pago acumulado de más de 500 000 dólares estadounidenses a un mismo contratista en un periodo de tres meses desde la fecha de la primera orden de compra según los Procedimientos de Adquisición en Emergencias;

  2. cualquier propuesta de modificación de un contrato previamente aprobado por el Director de Adquisiciones de la organización que incurra en un aumento de más del 20 % o de 100 000 dólares estadounidenses, lo que sea inferior, en un plazo de tres meses desde su aprobación inicial;

  3. el valor acumulado del contrato obtenido por los Procedimientos de Adquisición ordinarios al mismo contratista durante el mismo periodo de tiempo debe excluirse del cálculo del valor acumulado del contrato sujeto a los procedimientos del ECRC.


1.6Proceso de Adquisición de Emergencia: cuadro resumen


Límite (dólares estadounidenses)

Método

Concesión

Notas


0 – 4999

Compra

Titular del presupuesto de la oficina de país

Deben obtenerse tres cotizaciones si es posible.

5000 – 99 999

Solicitud de cotizaciones

Jefe de Oficina

Si la oficina utiliza una dirección de correo electrónico segura para recibir las ofertas, debe utilizarse esa misma dirección para recibir las cotizaciones superiores a 50 000 dólares estadounidenses.

100 000 – 249 999

Jefe de Oficina y Director de la PSB. Director de Adquisiciones de la organización si no hubiera acuerdo entre el Jefe de Oficina y el Director de la PSB.

250 000 – 499 999

Invitación a licitar/Solicitud de propuestas

Jefe de Oficina y Director de la PSB.

  • Cuando el valor acumulado de una serie de contratos asciende a más de 500 000 dólares estadounidenses para un mismo contratista en un periodo de tres meses desde la fecha de la primera orden de compra según los Procedimientos de Adquisición en Emergencias, el contrato que hace que el conjunto supere los 500 000 dólares estadounidenses debe concederlo el Director de Adquisiciones de la organización por recomendación del ECRC;

  • Las propuestas de modificación de un contrato previamente aprobado por el Director de Adquisiciones de la organización que incurra en un aumento de más del 20 % o de 100 000 dólares estadounidenses, lo que sea inferior, en un plazo de tres meses desde su aprobación inicial debe concederlas el Director de Adquisiciones de la organización tras el examen del ECRC o del Comité de Revisión de Contratos de Emergencia de otro organismo de Naciones Unidas.

500 000 o más

Director de Adquisiciones de la organización

2Comité de Revisión de Contratos de Emergencia (ECRC)



2.1Ámbito de autoridad del ECRC


El ECRC es el órgano responsable de examinar y emitir recomendaciones para el Director de Adquisiciones de la organización cuando los Procedimientos de Adquisición en Emergencias traten:

  1. un compromiso de pago a un mismo contratista de más de 500 000 dólares estadounidenses por bienes o servicios;

  1. una propuesta de modificación de un contrato concedido por el Director de Adquisiciones de la organización que incurra en un aumento de más del 20 % o de 100 000 dólares estadounidenses, lo que sea inferior;

  2. una serie de contratos que impliquen, con un compromiso de pago acumulado de más de 500 000 dólares estadounidenses, a un mismo contratista en un periodo de tres meses desde la fecha de la primera orden de compra según los Procedimientos de Adquisición en Emergencias.


2.2Composición, quórum y decisiones del ECRC


El ECRC está compuesto por el Presidente y al menos un miembro del Comité de Revisión de Contratos (CRC) de la sede. La secretaría del ECRC la ejerce la secretaría del CRC de la sede. Toda reunión del ECRC requiere un quórum constituido por un presidente y un miembro. Cuando el Presidente del CRC no está disponible y ningún sustituto puede reemplazarle, cualquier miembro del CRC puede ejercer la presidencia del ECRC.

Para formular sus recomendaciones, el ECRC se guiará por las disposiciones aplicables de este documento, así como por la norma 14.7 del Reglamento Financiero, los Procedimientos de Adquisición del UNFPA y otros procedimientos y políticas pertinentes del UNFPA.

El ECRC debe formular sus recomendaciones de aprobación o denegación al Director de Adquisiciones de la organización en un plazo de 24 horas desde la recepción de la solicitud. Si el ECRC no puede reunirse, la reunión puede celebrarse por correo electrónico por solicitud del presidente. Si el presidente y el miembro no están de acuerdo, el ECRC basará sus recomendaciones en la decisión del Presidente. No obstante, las recomendaciones del ECRC al Director de Adquisiciones de la organización deben indicar cualquier discrepancia y sus causas.

En un plazo de 24 horas tras el fallo del ECRC al Director de Adquisiciones de la organización, este, en nombre del Director Ejecutivo, emitirá la decisión sobre la adjudicación del contrato.


2.3Presentación ante el ECRC


Las solicitudes para el ECRC deben presentarse mediante el formulario de solicitudes de emergencia al CRC relleno o presentando el caso en línea en el sitio https://www.myunfpa.org/Apps/CRC/app/index.cfm. Además de la información habitual, las solicitudes al ECRC deben incluir las siguientes confirmaciones del personal de adquisiciones:

  1. Que no tienen ningún interés personal en el proveedor que se recomienda. Si se diera un conflicto de intereses, debe hacerse público abiertamente en este momento, además de los requisitos habituales de publicar cualquier posible conflicto de intereses en cualquier momento durante el proceso de adquisición.



  1. Que el contrato recomendado representa la mejor solución posible de conformidad con la información disponible en el momento en que se recomienda su concesión.


2.4Aprobación retroactiva de contratos


Los contratos que cumplan con las especificaciones antes mencionadas contraídos antes del examen del ECRC constituyen una violación de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias y de las disposiciones subyacentes del Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada. Tales contratos deben presentarse al ECRC para un examen ex post facto (retroactivo) sin demora. Los auditores examinan regularmente esos contratos retroactivos.

3ÓrdenES de compra Y PAGOS




  1. Las órdenes de compra fuera de Atlas están autorizadas siempre que no haya acceso a Atlas debido a la destrucción de las infraestructuras. El Jefe de Oficina tiene la responsabilidad de asegurarse de que todos los compromisos emitidos a los proveedores en virtud de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias se introducen en Atlas en cuanto las condiciones lo permitan.



  1. Puede realizarse un pago por adelantado en los casos en los que es la práctica comercial normal o cuando sea preferible para el UNFPA, siempre que cumpla la instrucción administrativa pertinente en esa materia. Se puede obtener más información en los Procedimientos de Adquisición del UNFPA.

4DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO


El uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias permite disponer de mayor flexibilidad en el proceso de adquisición que los procedimientos habituales del UNFPA. Esto hace que la responsabilidad del personal a todos los niveles sea mayor, para garantizar que se siguen los procedimientos adecuados y se utilizan los documentos pertinentes. El archivo de adquisición debe incluir las pruebas de cumplimiento de todas las fases de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias. Esa documentación garantiza que las decisiones tomadas en la selección del proveedor y la concesión del contrato están justificadas y sirven de base para la solución de controversias. Asimismo, permite conservar la memoria institucional y las lecciones aprendidas.

El archivo de adquisición debe contener los siguientes elementos:



    1. la aprobación del uso de los Procedimientos de Adquisición en Emergencias;

    2. la nota al archivo con la aprobación del Jefe de Oficina en la que se justifica el modo de competencia (por ejemplo, por qué se optó por una adquisición local);

    3. el número y la lista de proveedores invitados a concursar, con la explicación y justificación pertinente en caso de que haya menos de tres;

    4. el documento de solicitud de cotización o invitación a licitar;

    5. cualquier excepción al uso de los métodos habituales de licitación aplicados de conformidad con la norma 114.15 del Reglamento financiero y Reglamentación Financiera Detallada;

    6. las propuestas y ofertas recibidas;

    7. un resumen de la evaluación de los productos, los precios y condiciones de las distintas ofertas;

    8. una evaluación adicional de los proveedores en caso de que fuera necesario pagar por adelantado;

    9. la solicitud ante el ECRC;

    10. las actas firmadas con las recomendaciones del ECRC;

    11. una nota en el archivo en la que se incluyan todas las negociaciones realizadas en torno al contrato;

    12. la decisión del Director de Adquisiciones de la organización;

    13. el contrato;

    14. las enmiendas al contrato, si procede;

    15. las órdenes de compra de Atlas u otras;

    16. los documentos relacionados con la administración del contrato;

    17. las enmiendas al contrato, si procede.

5APLICACIÓN SUPLEMENTARIA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE adquisición


Los Procedimientos de Adquisición en Emergencias complementan áreas del proceso de adquisición habitual y, por tanto, están sujetos a los Procedimientos de Adquisición del UNFPA. Todo aspecto del proceso de adquisición que no esté abarcado en los Procedimientos de Adquisición en Emergencias queda cubierto por los Procedimientos de Adquisición ordinarios.

6DONACIONES EN ESPECIE


En muchas situaciones de emergencia, las oficinas de país reciben donaciones en especie. Es necesario consultar la política del UNFPA relativa a las contribuciones de bienes y servicios en especie y la Subdivisión de Movilización de Recursos (RMB) antes de aceptarlas.

7GRÁFICA DE LOS procedimientoS de adquisiciÓN en emergencias





Página de Diciembre 2011


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