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10.5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO SOPORTE ACADÉMICO – ADMINISTRATIVO

Los siguientes son los componentes del Sistema Integrado de Información con que cuenta actualmente la Universidad Industrial de Santander y a los que el Programa Profesional en Gestión Empresarial tiene acceso:


10.5.1 Sistema Académico. El sistema académico es el encargado de facilitar el desarrollo de los procesos de admisiones, matrículas, hojas de vida y certificado de notas, y a su vez dar soporte en áreas como grados, actividad académica y programas académicos, entre otros.
El sistema académico también mejora la capacidad de respuesta y procesos de alta demanda computacional como son los procesos de asignación de matrícula y generación de certificados de notas. También permite la integración de las diversas áreas de la universidad como lo son: Financiero, Recursos humanos, Planta física, costos y otras más. El sistema ha permitido la integración en línea de procesos de reportes de notas, procesos de ajuste a la matricula y la grabación desde cada escuela, de sus horarios de actividades académicas ofrecidas y la verificación en línea de requisitos para cada asignatura.

Está conformado por los módulos: Sistema Académico de Pregrado Presencial, Sistema Académico de Estudios a Distancia, Sistema Académico de Posgrado Sistema Académico de Pregrado. El sistema académico agiliza, descentraliza y economiza los diferentes procesos desarrollados por las unidades académico-administrativas desde el punto de vista académico, para ello provée a sus usuarios de un sistema en línea que permite consulta, registro y auditoria de sus procesos en tiempo real a una excelente velocidad de respuestas y de fácil ejecución.


El sistema académico de pregrado cuenta con submódulos como: admisiones, matrículas, notas y submódulos de soporte tales como el de hoja de vida, de programas académicos donde se lleva el registro de todos los planes de estudio ofrecidos por la Institución, las asignaturas que lo componen y otras tablas que sirven de soporte general y el de horario, submódulo que registra la carga académica de los docentes correspondiente a docencia directa, el horario de cada asignatura-grupo y la capacidad de cada grupo.
10.5.2 Sistema de Información Financiero. Este sistema permite: registrar la información financiera relacionada con la facturación de servicios y contratación de proveedores desde la unidad académico administrativa donde inicialmente se genera la operación, para emitir automáticamente las transacciones presupuestales, contables, de tesorería, de bancos y de inventarios, cuando la información que se registra da lugar a cada una de las operaciones relacionadas, es decir el sistema maneja en forma óptima las aplicaciones de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Bancos e Inventarios obviando la duplicidad y la demora en la obtención de Informes de Gestión.
Cuenta con los siguientes módulos. Seguridad, Navegador de Menús, Mantenimiento de Tablas, Manejo de Presupuesto, Manejo Ingresos, Gestión Financiera, Manejo Contable, Manejo de Inventario, Informes Contraloría
 El módulo de Presupuesto permite la programación presupuestal base de toda la actividad financiera, programación de compras, la solicitud y emisión de certificados de disponibilidad presupuestal, adiciones y reducciones al presupuesto, créditos y contra créditos presupuestales y reportes para los organismos gubernamentales de toda la ejecución presupuestal.
El módulo de Tesorería permite hacer el registro de los ingresos recaudados por venta de servicios, aportes gubernamentales y convenios en los procesos de caja y bancos, así como también efectuar los pagos de las cuentas por pagar que se han generado en el módulo de contratación administrativa, igualmente registrar y controlar la cartera de estudiantes y clientes externos.
El módulo de Contratación registra y emite las órdenes de contratación que se entregan a los proveedores de la Universidad, permitiendo tener el control de toda la contratación que en un momento determinado se ha realizado, y registrar en el Sistema el cumplimiento de estas órdenes.
El módulo de Contabilidad permite validar el cuadre de todos los comprobantes automáticos que se generaron en los módulos de Contratación, Tesorería e Inventarios desde donde se emitieron los registros de ingresos, egresos e inventarios, que afectan mensualmente los saldos Contables y Auxiliares. También se originan los Informes para los Organismos de Control de los Estados Financieros.
El módulo de Inventarios valida los elementos menores, mayores, de consumo, tangibles y culturales que ingresan automáticamente cuando se hace el registro del cumplimiento en el módulo de contratación de las órdenes de compra y de trabajo, para generar los informes de control de inventarios en los almacenes y en el personal de planta a cuyo cargo está su responsabilidad y manejo.
10.5.3 Sistema de información de recursos humanos: Tiene como objetivo apoyar la administración del talento humano de la UIS; permite el registro de la información del personal vinculado y la realización de los procesos de consulta de información, administración de personal, liquidación y proyección de pagos, dotación y capacitación de personal, evaluación docente y contratación de docentes cátedra. Está conformado por los siguientes módulos: hoja de vida, administración de personal, administración de pagos, programas de desarrollo, actividad académico administrativa.
10.5.4 Sistema de Información de biblioteca. Está conformado por los módulos de Consulta, Adquisiciones, Catalogación y Clasificación, Circulación y préstamos, Servicios WEB (biblioteca), Auditoría, Estadísticas y Procesos Físicos. El sistema de información bibliográfica tiene como objetivo sistematizar y dar soporte a los procesos de la biblioteca
10.5.5 Sistema de costos universitarios. Está conformado por los siguientes módulos: Parámetros del Sistema, Generación de interfases, generación de costos y elaboración de informes. Su objetivo es manejar, registrar y calcular los costos asociados a los programas de pregrado y postgrado de la Universidad.
10.5.6 Sistema de Indicadores de gestión: Conformado por los siguientes módulos: Administrador de indicadores, Listados generales, generación de indicadores, Listados Estadísticos, Consultas, Seguridad y Auditoría. Su objetivo es la formulación y seguimiento, evaluación y consulta de los programas de gestión de las Unidades Académico-administrativas de la Universidad.
10.5.7 Sistemas de información de mantenimiento tecnológico. Conformado por los siguientes módulos: Hoja de vida de los equipos, Programación Automática de Mantenimiento Preventivo; Solicitud de Servicio. Listados generales, Auditoría. Sus objetivos son: dar soporte en el manejo de la información para asesoría técnica, entrada y montaje de equipos y mantenimiento reparativo y preventivo; almacenar información acerca de los equipos que requieran servicio por parte de esta división.
10.5.8 Banco de Proyectos UIS. conformado por la formulación de proyectos, evaluación de proyectos (administrador), evaluación de proyectos (evaluador), administración de proyectos, administración del sistema, listados generales, seguridad, auditoría y consultas. Sus subsistemas son: proyectos, evaluación, administración e informes. Su objetivo: Proporcionar una plataforma software para la formulación evaluación y seguimiento de las propuestas de inversión que presenten los integrantes de la Comunidad Universitaria UIS.
10.5.9 Sistema de administración documental. Este Sistema realiza la gestión electrónica de documentos en la Secretaría General de la Universidad Industrial de Santander, de tal forma que se permita su digitalización y recuperación por diferentes criterios de búsqueda.
10.5.10 Sistema de información para la librería. Está compuesto por los siguientes módulos: Módulo de entrada y salida de mercancías; Módulo de Actualización de cuentas, de Mantenimiento, de Reportes, de Administración. Sirve como soporte en el manejo de la información referente a entrada y salida de mercancías, estados de cuentas de acreedores y deudores, suscripciones a publicaciones periódicas y reportes de estados de inventarios para el manejo de la librería UIS.
10.5.11 Sistema de información Estampilla PROUIS. Está compuesto por los siguientes: módulos: Módulo de Administración del Sistema, Módulo de Gobernación y Tesorería Departamental y Módulo de Egreso de Fondos. Sirve de herramienta para realizar el registro de ingresos provenientes de la Tesorería Departamental por concepto de Estampilla Pro-UIS, además de llevar el control de la ejecución de los fondos recaudados en los diferentes proyectos de inversión que se costean con estos recursos y controlar que se cumpla el porcentaje estipulado para cada tipo de inversión.
10.5.12 Sistemas de Información Intranet. Intranet (www.intranet.uis.edu.co) desde la cual se tiene acceso directo a la consulta del catálogo de servicios de la biblioteca central, a los acuerdos y resoluciones de los Consejos Superior y Académico y a toda la información relacionada con las unidades académicas y de investigación de la universidad.
10.5.13 Sistema de gestión. El Acuerdo 166 de 1993 del Consejo Superior expide el Estatuto General mediante el cual se regula la Universidad, estableciendo su misión, objetivos y sus dependencias y sus funciones. Señala los órganos de gobierno: la dirección de la Universidad corresponde al Consejo Superior, al Consejo Académico y al Rector. Por delegación de los anteriores también hacen parte de la Dirección de la Universidad los vicerrectores, los decanos, los directores de escuela. Igualmente, determina los requisitos y calidades mínimas para ejercer como Rector, Vicerrectores, Decano, Director de Escuela y Director de Departamento; además precisa la conformación de los Consejos de Facultad y de Escuela.
De esta manera la Universidad cuenta con Alta Dirección, constituida por el Consejo Superior, Consejo Académico y el Rector. Dirección General constituida por los Vicerrectores, Decanos de Facultad, Director del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia. Dirección Especializada constituida por los Directores de Escuela, Directores de Departamento, Directores y Jefes de División, Directores de Investigación de las Facultades y Directores de Centros de Investigación.
La Universidad Industrial de Santander cuenta con el Sistema de Gestión Integrado, el cual orienta los procesos misionales (Formación, Investigación y Extensión) y los procesos de apoyo encaminados a lograr mayor eficiencia, eficacia y efectividad en la gestión. El sistema de gestión se representa en la figura 19.


10.5.14 Otros sistemas de información. Existen también otros mecanismos de información como los siguientes:


Figura 19. Sistema de Gestión de Calidad
mapaprocesos.jpg

Fuente: Universidad Industrial de Santander




  • Portal Web UIS (http://www.uis.edu.co/) ofrece una estructura de navegación para el acceso a información importante de la UIS, de acuerdo con su estructura física y sus funciones misionales. En el Menú se encuentran los servicios, así:




  • English Version: Versión en inglés del portal Web.

  • Contáctenos. Listado completo con nombre, teléfono, fax, extensión y correo electrónico de cada una de las dependencias académico-administrativas de la Universidad.

  • Visítenos: Ofrece información geográfica de la ubicación de la universidad y de sus sedes

  • Búsqueda: Permite a los usuarios realizar búsquedas con los algoritmos de Google a través de toda la web y en el dominio uis.edu.co.

  • Directorio: Brinda la posibilidad de realizar búsquedas del personal de planta y profesores cátedra adscritos a cualquier dependencia, también de los estudiantes de cada uno de los diferentes programas académicos. Esta herramienta ofrece varias opciones de filtros para realizar las búsquedas

  • Mapa del Sitio: Esquema navegable de los contenidos de la web.


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