Creación de un modelo de costos basado



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3.3 ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO


En total se distribuyeron 9 encuestas. La población dirigida para esta encuesta fueron los proveedores que han venido suministrando insumos de cafetería y limpieza. Se presentan los siguientes resultados.
Gráfico No. 5: “Requisitos de Cumplimiento Legal”

Fuente: Encuesta a Proveedores

Elaborado por: La Autora

Con el objetivo de que los proveedores garanticen experiencia en el sector automotriz, sólo tres proveedores extendieron emisiones de certificados de clientes de otras compañias relacionadas con el sector.


En su gran mayoría los proveedores cumplieron con la carta presentación de los productos y tipo de servicio. A la vez respaldaron su actividad de la empresa con el RUC y nombramiento del representante de la compañía.



Gráfico No. 6: “Sitio de Entrega”

Fuente: Encuesta a Proveedores

Elaborado por: La Autora


De la encuesta que se realizó a los proveedores las repuestas de los proveedores fueron satisfactorias, siete indicaron que entregarían los productos en las instalaciones de la compañía.
Los dos proveedores adicionales indicaron que por el traslado de la mercadería se cobraría un valor adicional por flete, caso contrario se podía retirar en las instalaciones los pedidos.

Gráfico No. 7: “Tiempo de Entrega”

Fuente: Encuesta a Proveedores

Elaborado por: La Autora
En vista de la necesidad del concesionario de contar con una entrega oportuna, se solicitó a los proveedores ajustarse al tiempo máximo de entrega de 24 horas. Solo un proveedor respondió favorablemente.
Al fin de proporcionarle prioridad al cliente, una vez aprobados los pedidos, la ejecutiva de cuentas emite la guía de remisión, para que el pedido pueda ser entregado en las primeras horas de la ruta asignada al área de Logística.



Gráfico No. 8: “Calidad del Proveedor”

Fuente: Encuesta a Proveedores

Elaborado por: La Autora

Cinco proveedores indicaron garantizar la calidad de sus productos, sin embargo, sólo un proveedor indicó contar con ISO 9001.


Parte de la calidad del producto se la garantiza con los stocks que se mantienen en bodega al monitorear los stocks máximos y mínimos revisando fechas de expiración y variedad de marcas y gramajes de los productos.



Gráfico No. 9: “Tipo de Embalaje”

Fuente: Encuesta a Proveedores

Elaborado por: La Autora

Seis proveedores cuentan con el embalaje adecuado para trasladar los productos de la ciudad de Guayaquil hacia otras sucursales del concesionario en el país.


Otra de las opciones que otorgaban los proveedores era realizar los traslados por courier sin embargo este tipo de embalaje no asegura la integridad del producto. En caso de existir derrames en los productos y/o cualquier inconveniente o gasto generado éste corría por cuenta del cliente.
Dos proveedores respondieron encargarse de la distribución de sus pedidos, hacia cada punto de venta sin embargo en muchos casos cuentan con un sistema de embalaje inapropiado.
Gráfico No. 10: “Garantía del Producto”

Fuente: Encuesta a Proveedores

Elaborado por: La Autora

Se encuestó sobre la garantía del producto, la mayoría de los proveedores fueron conservadores y no daban garantía ya que indicaban que la garantía depende de la manipulación del producto.



Gráfico No.11: “Servicio Post-Venta”

Fuente: Encuesta a Proveedores

Elaborado por: La Autora
Dos proveedores indicaron que contaban con el servicio post- venta, lo que nos garantiza que cualquier devolución, reclamo o queja será atendido oportunamente.

El servicio de post-venta se lo maneja con encuestas de satisfacción al cliente e Informes de Acciones correctivas, la inconformidad es solucionada inmediatamente que el usuario reporta alguna novedad. Con registros documentales se puede llevar una trazabilidad de número inconformidades detectadas y número de inconformidades atendidas.


Cuatro de los proveedores indicaron que cuenta con asistencia post-venta de manera parcial, es decir cuatrimestralmente realizan visitas a los usuarios.
Otros proveedores indicaron que no cuentan con el área de Post-Venta sin embargo a cualquier queja o reclamo los usuarios podían reportar sus reclamos por medio del Call Center.


Gráfico No. 12: “Capacitación y Actualización del Personal”

Fuente: Encuesta a Proveedores

Elaborado por: La Autora
Con el objetivo de lograr ahorro y rendimientos de los productos se les solicitó a los proveedores brindar capacitaciones permanentes a los empleados.


Debido al alto índice de rotación de empleados las capacitaciones debían realizarse cada tres meses de manera presencial a fin de que cada usuario pueda realizar preguntas y observaciones. Dos proveedores indicaron que ofrecían capacitación parcial es decir otorgaban folletos de cómo utilizar los productos. Cinco proveedores indicaron que no contaban con personal suficiente para atender capacitaciones, sin embargo en la etiqueta de cada producto se podía observar las instrucciones de cómo utilizar el producto.

Gráfico No. 13: “Precio”

Fuente: Encuesta a Proveedores

Elaborado por: La Autora
Con el objetivo de abaratar precios se negoció con los proveedores descuentos, promociones y productos en comodatos sin costos. Solo uno de los proveedores aceptó los términos de la negociación.


Gráfico No. 14 “Forma de Pago”

Fuente: Encuesta a Proveedores

Elaborado por: La Autora
Al entrevistar ocho proveedores respondieron que nos otorgarian crédito de 30 días.
3.4 SISTEMA INTELIGENTE DE PEDIDOS Y CONTROL DE COSTOS
Una vez que se tabuló los datos se pudo observar que un proveedor se ajustaba a las necesidades de mejora de la compañía. Iniciando una negociación de descuentos en precios y promociones.

Se desarrollo un sistema web de pedidos que opera con una aplicación tecnológica en internet permitiendo realizar pedidos on-line de una forma fácil, rápida y segura. Adicionalmente disponer a la alta gerencia de una herramienta de control del consumo, análisis y gestión. Lo que brinda la posibilidad de contar con los insumos en el máximo de eficiencia en tiempo, lugar de entrega, costo y calidad, con cobertura nacional.

Se asignó cupos presupuestarios para el control de los consumos y ahorros por cada centro de costos, los cuales, en ciertos meses superaban los valores presupuestados

El Gerente o Jefe de Área puede aprobar pedidos hasta los montos definidos en el presupuesto, en conjunto con el proveedor se ha cargado al portal los montos y generan bloqueo automático ante excesos en pedidos.

El despacho es en la misma sucursal, disminuyendo así costos de centralización de pedidos (empleado dedicado a la logística respectiva) y costos de transporte por el envío de los mismos. (Anexo1)
3.5 RETORNOS DE VEHÍCULOS

Otros de los proyectos que se tenía en marcha era realizar un Levantamiento de información en el área de Talleres, a fin de poder conocer las causas porque sus costos son excesivamente elevados, para posteriormente emprender estrategias de reducción de costos.



Tabla No. 18 Levantamiento de Información en proceso de talleres Administración de retornos

.

Elaborado por: La Autora


Tabla No. 19 Principales políticas del proceso

Elaborado por: La Autora


Tabla No. 20: Mapa de riesgos


MAPA DE RIESGOS

HOJA DE DETERMINACIÓN DE RIESGOS RELEVANTES




 

Es necesario generar reportes confiables sobre las fallas internas y externas producidas en el taller que permita:

1

Tomar decisiones en costos

2

Identificar el número real de OT por retornos que se atienden en el taller

2

Obtener un dato preciso de cuántos técnicos cometieron fallas.

3

Calcular las horas técnicos perdidas

4

Categorizar los problemas del taller para realizar un Plan de Mejora Continua

5

Realizar una Planificación de Capacitación Interna, que permita instruir correctamente a los técnicos en base a las deficiencias detectadas.

7

Evaluar eficazmente las capacitaciones externas de los técnicos, ya que la evaluación escrita no garantiza el aprendizaje total.

8

Descontar a los técnicos lo que corresponde en Comisión y materiales por RI Y RE

9

Contar con información sistematizada que evite la manipulación de información en una hoja electrónica de Excel.

Elaborado por: La Autora

3.6. CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS FINANCIEROS

De manera cuatrimestral se ha decido revisar los objetivos financieros de los pequeños proyectos de mejora, a fin de observar si las estrategias implementadas están logrando los resultados esperados. En la tabla siguiente se podrá observar que se han cumplidos con la reducción de costos.



Tabla No. 21 Cumplimiento de Objetivos Financieros

Variable

Gasto 4 meses

Gasto Mar

Reducción

Energía Eléctrica

8501

7808

(693)

Agua

2995

2726

(269)

Teléfono

7886

7.500

(386)

Outsourcing

1300

1264

(36)

Combustible

4190

3201

(989)

Toners y Cartuchos

4964

2987

(1.977)

EPP

958

514

(444)

Taxi Ejecutivo

2238

2.208

(30)

Trabajos de Cortesía

1854

1300

(554)

Suministros de Oficina

5808

4700

(1.108)

Servicio de Courrier

545

266

(279)

Cafeteria y Limpieza

2505

2301

(204)

 

 

 

(6.969)

Fuente: Dynamic Modular Systems

 

Elaborado por: La Autora

 

 

 

 

 

 

Ahorro Anual

83.628,00

 

Objetivo

 

77.000,00

 

Cumplimiento

108%




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