Considerando que



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SCI-036-2018

Comunicación de acuerdo


Para:

Dr. Julio Calvo Alvarado, Rector

Dr. Humberto Villalta, Vicerrector de Administración

Licda. Adriana Rodríguez, Auditora Interna a.i.



De:

Licda. Bertalía Sánchez Salas, Directora Ejecutiva

Consejo Institucional

Instituto Tecnológico de Costa Rica



Fecha:


24 de enero de 2018


Asunto:

Sesión Ordinaria No. 3053, Artículo 10, del 24 de enero de 2018. Atención de solicitud de ampliación de plazos otorgados en el “Plan Remedial para atender los hallazgos y recomendaciones del Informe de los Auditores Independientes para atestiguar sobre la Liquidación Presupuestaria al 31 de diciembre de 2015, aprobado en la Sesión Ordinaria No. 2995, Artículo 12 del 26 de octubre de 2016”

Para los fines correspondientes se transcribe el acuerdo tomado por el Consejo Institucional, citado en la referencia, el cual dice:


RESULTANDO QUE:


  1. La Ley General de Control Interno, No. 8292, en su Artículo 12 “Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno”, establece:

a) ...



b) …

c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.

…”


  1. El Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2995, Artículo 12, del 26 de octubre de 2016, aprobó el “Plan Remedial para atender los hallazgos y recomendaciones del Informe de los Auditores Independientes para atestiguar sobre la Liquidación Presupuestaria al 31 de diciembre de 2015”.


CONSIDERANDO QUE:


  1. La Secretaría del Consejo Institucional recibió oficio AUDI-SIR-012-2017, con fecha de recibido 13 de setiembre de 2017, suscrito por el Lic. Isidro Álvarez Salazar, dirigido al Dr. Julio Calvo Alvarado, Presidente del Consejo Institucional, en el cual remite Seguimiento al Plan Remedial sobre los hallazgos 1, 2 y 3 del Informe de la Auditoría Externa sobre la Liquidación Presupuestaria al 31 de diciembre de 2015, como se detalla a continuación:

a. Hallazgo 1: La conciliación entre superávit presupuestario y cuentas líquidas presenta diferencia (AE-Liq.Presupuestaria 2015-01)


La Vicerrectoría de Administración registra los informes de avance DFC-1623-2016, DFC-1920-2016 y DFC-543-2017 con el detalle del análisis y ajustes para conciliar el saldo de caja contable presupuestario al 31 de diciembre de 2015. No obstante, se omite información sobre las conciliaciones mensuales para el 2016 y la automatización de la conciliación de saldos en el Sistema de seguimiento de recomendaciones (SIR)1.
Persiste una diferencia por justificar entre ambas bases de registro de ¢515.738,62 miles, según el informe DFC-543-2017, del 30 de marzo de 2017, aunque se registra un avance en la conciliación entre superávit presupuestario y cuentas líquidas (saldo de caja).
Funcionarios del Departamento Financiero Contable manifiestan que si bien a esa fecha persiste la diferencia entre saldos, el 7 de agosto de 2017 esta conciliación muestra la igualdad de los saldos contables y presupuestarios, con la aplicación de los ajustes contables, según el informe de avance N°4 DFC-890-2017. No obstante, está pendiente la aplicación de los ajustes al superávit presupuestario, la toma de decisiones en relación con la definición de políticas y procedimientos de registro, interpretación de datos, la homologación e integración del sistema para las bases de registro contable y presupuestario, de acuerdo con los resultados y conclusiones expuestas en los informes de avance citados.
La Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto efectúa conciliaciones mensuales del saldo de caja durante el 2016, según información adicional facilitada para el 31 de diciembre de 20162, sin que esta Auditoría Interna valore la suficiencia de dicha información.
Se concluye que, se presenta una desatención de esta recomendación al 31 de mayo de 2017, plazo que estaba propuesto para su cumplimiento, por lo que se registra como “En Proceso”.
b. Hallazgo 2: Debilidades en el alcance del sistema información presupuestario
La Vicerrectoría de Administración no registra información sobre los resultados o avances en la implementación de esta recomendación en el Sistema de seguimiento de recomendaciones (SIR), según lo dispuesto en el artículo 7, inciso 7.53 de las “Disposiciones para la atención, por parte del Instituto Tecnológico de Costa Rica, de los informes de Auditoría Interna, Externa, y de la Contraloría General de la República”.
El Coordinador de la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto, manifiesta que en esa Unidad se realizan acciones para atender esta recomendación4, con el siguiente grado de avance:
“…

  1. METRICAS DE AVANCE

3%: Desarrollo de Sistema de Formulación
Otros elementos:

Egresos

  • Herramientas que permiten el análisis : 40 %

  • Corrección de catálogos : 60 %

  • Diagnóstico de registros de egresos : 30 %

  • Recomendaciones y acciones correctivas : 30 %

Ingresos

  • Herramientas de análisis : 10%

  • Corrección de catálogos : 10%

  • Diagnóstico de registros de ingresos : 10 %

  • Recomendaciones y acciones correctivas : 10 %


Los porcentajes mostrados son subjetivos por cuanto no tenemos a ciencia cierta las implicaciones de las mejoras que deben realizarse, por cuanto estas varían según los análisis que se van realizando, así como los cambios normativos y requerimientos nuevos que se presentan por las autoridades.”
Lo expuesto permite concluir que se presenta una desatención de esta recomendación al 23 de julio de 2017, fecha propuesta para su cumplimiento, por lo que se encuentra “En Proceso”.
c. Hallazgo 3: Modificaciones desarrolladas por el Instituto superan el máximo permitido por la norma (AE-Liq. Presupuestaria 2015-03)
La Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto, establece como función al encargado de la aplicación de solicitudes de modificación presupuestaria, la verificación y registro de que los montos aplicados no excedan el 25% del monto total del presupuesto inicial más los presupuestos extraordinarios aprobados para atender la normativa vigente, a efecto de informar a la Dirección del Departamento Financiero Contable, para que se tomen las medidas en caso de ser necesario. Además, se incorpora en el apartado “Justificación” de los informes trimestrales de modificación presupuestaria el detalle de este seguimiento, con indicación del porcentaje del presupuesto institucional modificado.



La verificación de los aspectos señalados, permite concluir que esta recomendación se registra como “Atendida” por la Administración, al 31 de agosto de 2016. La atención de esta recomendación es de carácter permanente por parte de la administración activa.”


  1. La Comisión de Planificación y Administración, en la reunión No. 741-2017, realizada el 12 de octubre de 2017, revisa el AUDI-SIR-012-2017, supracitado, y con el fin de valorar la pertinencia de establecer un nuevo plazo, por única vez, para atender los hallazgos 1 y 2 del citado informe, dispone solicitar a la Rectoría establecer acciones concretas para aplicar los ajustes que correspondan al superávit, sobre la base de efectivo, mediante presupuesto extraordinario, definir políticas y procedimientos de registro, interpretación de datos y la homologación e integración del sistema para las bases de registro contable y presupuestario.




  1. Mediante oficio SCI-678-2017, con fecha de recibido 09 de octubre de 2017, suscrito por la MSc. Ana Rosa Ruiz Fernández, Coordinadora de la Comisión de Planificación y Administración, dirigido al Dr. Julio Calvo, Rector, se le solicita suministrar información para atender el Informe de Seguimiento AUDI-SIR-012-2017 al Plan Remedial, para atender los hallazgos y recomendaciones del Informe de los Auditores Independientes para atestiguar sobre la Liquidación Presupuestaria al 31 de diciembre de 2015, específicamente los hallazgos No. 1 y No. 2.




  1. La Secretaría del Consejo Institucional recibe oficio R-1247-2017, con fecha de recibido 17 de octubre de 2017, suscrito por el Dr. Julio Calvo Alvarado, Rector, dirigido a los señores miembros del Consejo Institucional, en atención al oficio SCI-678-2017, adjunta el oficio VAD-736-2017, en el que se establecen las acciones, responsables y plazos para atender los hallazgos No.1 y No. 2 señalados en el Informe AUDI-SIR-012-2015.




  1. La Secretaría del Consejo Institucional recibió oficio AUDI-SIR-015-2017, con fecha de recibido 26 de octubre de 2017, suscrito por el Lic. Isidro Álvarez Salazar, dirigido al Dr. Julio Calvo Alvarado, Presidente del Consejo Institucional, en el cual remite Seguimiento al Plan Remedial sobre el hallazgo 4. del Informe de la Auditoría Externa sobre la Liquidación Presupuestaria al 31 de diciembre de 2015, según como se detalla a continuación:

“…Este Plan remedial5 establece, como plazo para la implementación de la recomendación asociada al “Hallazgo 4. Debilidades en el detalle del superávit libre y específico”, el 30 de setiembre de 2017.


El análisis efectuado a la información incluida por la Administración en el Sistema de Seguimiento de Recomendaciones (SIR), y la revisión del expediente físico que mantiene esta Auditoría Interna, permite determinar que el Departamento Financiero Contable realiza la descripción de actividades y/o rutinas que se llevan a cabo para establecer la composición del superávit institucional, no obstante, el procedimiento requerido no se ha formalizado6, por lo que esta recomendación al 30 de setiembre de 2017 no está implementada.
El Consejo Institucional, ante el hecho expuesto, puede coordinar con la Administración el establecimiento de un nuevo plazo para que se elabore y formalice el procedimiento para la determinación del superávit institucional o proceder a revisar si se está ante un incumplimiento injustificado de los deberes y las funciones que en materia de control interno asigne el jerarca al titular subordinado, de conformidad con el artículo 39 de la Ley General de Control Interno, que conllevaría al establecimiento de responsabilidad administrativa.


  1. La Secretaría del Consejo Institucional recibe oficio R-1386-2017, con fecha de recibido 16 de noviembre de 2017, suscrito por el Dr. Julio Calvo Alvarado, Rector, dirigido a los señores miembros del Consejo Institucional, en el cual remite oficio VAD-775-2017, que complementa la información remitida mediante el oficio R-1247-2017, “Atención recomendaciones Informe AUDI-SIR-012-2017”, así como la atención de las recomendaciones del Informe AUDI-SIR-015-2017, como se detalla a continuación:

“…Dado que el AUDI-SIR-012-2017 y el AUDI-SIR-015-2017 hacen referencia a un mismo informe, y que se debe valorar el establecimiento de nuevos plazos para los hallazgos No.1, 2 y 4, se considera oportuno que se valoren las acciones y fechas de manera conjunta, de conformidad a lo señalado en los oficios supra citados, según el siguiente detalle:


Hallazgo No.1: La conciliación entre superávit presupuestario y cuentas líquidas presenta diferencia.


Acciones a desarrollar

Fecha de finalización

Responsable/ Observaciones

    1. Conciliaciones trimestrales 2016




15 diciembre 2017

Johnny A. Masís Siles.

Se tiene el cuadro final de las conciliaciones realizadas durante el año 2016, las cuales se encuentran en proceso de trabajo.

    1. Evaluación de saldos del año 2014 en el sistema viejo.

15 diciembre 2017

Edgar Castellón Marín

    1. Conciliación saldo cargado en el sistema nuevo enero 2015.

15 diciembre 2017

Edgar Castellón Marín

    1. Revisión SOIN

15 diciembre 2017

Roy Tenorio Carazo

    1. Evaluación de la funcionalidad de conciliación en el sistema SOIN

15 diciembre 2017

Roy Tenorio Carazo

    1. Procedimiento de conciliación

15 diciembre 2017

Johnny A. Masís Siles.




Hallazgo No.2: Debilidades en el alcance del sistema información presupuestario


Acciones a desarrollar

Fecha de finalización

Responsable/ Observaciones

    1. Sistema de información de ejecución




Terminado

Johnny A. Masís Siles.

Por un asunto de priorización del desarrollo en el sistema, se han realizado varias aplicaciones en el SIVAD, ver guía de uso.

    1. Sistema de información de formulación.

30 marzo 2018

Humberto Villalta Solano

Queda sujeto a la prioridad y recursos disponibles, cuando se defina el Proyecto Integral de TIC’S de la Institución.


Hallazgo No.4: Debilidades en el detalle del superávit libre y específico

Acciones a desarrollar

Fecha de finalización

Responsable/ Observaciones

    1. Elaborar procedimiento para Liquidación presupuestaria




Octubre 2017 Terminado

Gonzalo Varela Sojo, Gustavo Solórzano Mena, Ronald Bonilla Rodríguez.

Se finalizó la propuesta en este mes de octubre, sujeta a su aprobación y formalización. (Se adjunta documento como evidencia).

    1. Aprobar y formalizar procedimiento para Liquidación presupuestaria.

15 diciembre 2017

Silvia Watson Araya

Consejo del Departamento Financiero Contable.




  1. La Comisión de Planificación y Administración, en la reunión No. 746-2017, realizada el 16 de noviembre de 2017, revisa los informes supracitados, donde se establecen nuevas acciones y plazos para los hallazgos 1, 2, y 4 que hacen referencia al mismo Plan Remedial aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2995, Artículo 12, del 26 de octubre de 2016, por lo que se dispone elevar la propuesta al Consejo Institucional.




  1. Mediante oficio DFC-1813-2017, suscrito por la Licda. Silvia Watson, Directora del Departamento Financiero Contable, con fecha de recibido 21 de noviembre de 2017, dirigido a la Ing. Miriam Brenes, Integrante del Consejo Institucional, en atención al oficio VAD-736-2017, y de acuerdo a la reunión sostenida el viernes 17 de noviembre del presente año, donde se le planteó la problemática relacionada con las Liquidaciones Presupuestarias de los periodos 2015 y 2016, las cuales presentan diferencias con la Contabilidad Patrimonial y debido a la imposibilidad material de cumplir con el plazo indicado, al 15 de diciembre de 2017, se le solicita que interponga sus buenos oficios con el fin de establecer cambio de fecha al 30 de julio del 2018. Justifican la solicitud por cuanto, la rutina ordinaria laboral les limita el tiempo a invertir para determinar las causas que originan las diferencias señaladas, aunado a situaciones de diversa índole.




  1. En la Sesión No. 3048 del Consejo Institucional, realizada el 22 de noviembre de 2017, la Comisión de Planificación y Administración presenta la propuesta de ampliación de plazos al Plan Remedial, sin embargo, la señora Ana Rosa Ruiz, Coordinadora de la Comisión retira la propuesta con el fin de solicitar a la Administración información adicional sobre las diferentes acciones y plazos de atención.




  1. La Secretaría del Consejo Institucional recibe oficio VAD-025-2018, con fecha de recibido 22 de enero de 2018, suscrito por el Dr. Humberto Villalta, Vicerrector de Administración, dirigido a la MSc. Ana Rosa Ruiz Fernández, Coordinadora de la Comisión de Planificación y Administración, con copia al Consejo Institucional, en el cual informa que de acuerdo a la revisión final realizada por esa Vicerrectoría, y en aras de cumplir con los requerimientos de manera exitosa y razonable, se proponen las fechas definitivas para atender los hallazgos y recomendaciones del Informe de los Auditores Independientes para atestiguar sobre la Liquidación Presupuestaria al 31 de diciembre de 2015, específicamente los hallazgos No. 1 y No. 2.




  1. De acuerdo a lo anterior, la Comisión dispone elevar la siguiente propuesta al Consejo Institucional.


SE ACUERDA:


  1. Amplia, los plazos otorgados y ajustar las acciones contenidas en el “Plan Remedial para atender los hallazgos y recomendaciones del Informe de los Auditores Independientes para atestiguar sobre la Liquidación Presupuestaria al 31 de diciembre de 2015, aprobado en la Sesión Ordinaria No. 2995, Artículo 12 del 26 de octubre de 2016, de la siguiente forma:

Hallazgo No.1: La conciliación entre superávit presupuestario y cuentas líquidas presenta diferencia




Acciones a desarrollar

Fecha de finalización

Responsable/ Observaciones

    1. Conciliaciones trimestrales 2016




30 setiembre 2018

Johnny A. Masís Siles.
Se tiene el cuadro final de las conciliaciones realizadas durante el año 2016, las cuales se encuentran en proceso de trabajo.

    1. Evaluación de saldos del año 2014 en el sistema viejo.

30 setiembre 2018

Edgar Castellón Marín

    1. Conciliación saldo cargado en el sistema nuevo enero 2015.

30 setiembre 2018

Edgar Castellón Marín

    1. Revisión SOIN

30 julio 2018

Roy Tenorio Carazo

    1. Evaluación de la funcionalidad de conciliación en el sistema SOIN

30 julio 2018

Roy Tenorio Carazo

    1. Procedimiento de conciliación

30 setiembre 2018

Johnny A. Masís Siles.

Hallazgo No.2: Debilidades en el alcance del sistema información presupuestario




Acciones a desarrollar

Fecha de finalización

Responsable/ Observaciones

    1. Sistema de información de ejecución




Terminado

Johnny A. Masís Siles.
Por un asunto de priorización del desarrollo en el sistema, se han realizado varias aplicaciones en el SIVAD, ver guía de uso.

    1. Sistema de información de formulación.

30 diciembre 2019

Humberto Villalta Solano
Queda sujeto a la prioridad y recursos disponibles, cuando se defina el Proyecto Integral de TIC’S de la Institución.

Hallazgo No.4: Debilidades en el detalle del superávit libre y específico




Acciones a desarrollar

Fecha de finalización

Responsable/ Observaciones

    1. Elaborar procedimiento para Liquidación presupuestaria




Octubre 2017 Terminado

Gonzalo Varela Sojo, Gustavo Solórzano Mena, Ronald Bonilla Rodríguez.
Se finalizó la propuesta en este mes de octubre, sujeta a su aprobación y formalización.

    1. Aprobar y formalizar procedimiento para Liquidación presupuestaria.

15 diciembre 2017

Terminado





Silvia Watson Araya

Consejo del Departamento Financiero Contable.


Se remitió evidencia a la Rectoría mediante el oficio adjunto: VAD-969-2017





  1. Comunicar. ACUERDO FIRME.



PALABRAS CLAVE: Ampliación – plazo – ajustar – acciones – Plan –Remedial - Auditores Independientes - Sesión Ordinaria No. 2995- Liquidación – Presupuestaria - 2015

















ci. Secretaría del Consejo Institucional

Vicerrectoría de Docencia

VIESA

Sede Regional San Carlos

Centro Académico de San José

Centro Académico de Limón

Centro Académico de Alajuela

OPI


Oficina Asesoría Legal

Auditoría Interna (Notificado a la Secretaria vía correo electrónico)

Comunicación y Mercadeo

Centro de Archivo y Comunicaciones

FEITEC








ars

1 Disposiciones para la atención, por parte del Instituto Tecnológico de Costa Rica, de los informes de Auditoría Interna, Externa, y de la Contraloría General de la República, 7.5.

2 Correos electrónicos del 7 y 18 de agosto de 2017.

3 Artículo 7. Informes remitidos por la Auditoría Externa: / 7.5. Conforme se ejecute el plan de acción, los funcionarios asignados para actualizar el sistema automatizado de seguimiento de recomendaciones que administra la Auditoría Interna, deberán incluir en el mismo la información correspondiente.

4 Correo electrónico del 28 de agosto de 2017.

5 Aprobado Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria 2995, Artículo 12, del 26 de octubre de 2016.

6 VAD-702-2017, del 29 de setiembre de 2017.


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