Como organizar un encuentro familiar



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COMO ORGANIZAR UN ENCUENTRO FAMILIAR
Hacer un encuentro de familia: ¿qué tan difícil es?

grupofliar

Acabo de organizar tímidamente una reunión de casi 60 personas, muchas conocidas de su infancia, pero que ahora ya con familias grandes poco han compartido. Creo que es mayor el susto que la dificultad y el “toque” especial lo dan la motivación previa y los detalles: es lo que hace la diferencia.



Cómo surgió la idea ?

La idea nació unos meses antes por iniciativa de uno de los miembros de mayor edad de la familia, que quería re-encontrarse con sus primos y familiares que viven en la zona geográfica de donde eran originarios los bisabuelos. Se comentó con los familiares que viven allí, quienes se entusiasmaron con el encuentro; además varios miembros de la familia en sus vacaciones regresan a su ciudad natal.

Organizamos un chat por whatsapp dos meses antes invitando a la reunión y motivándolos,  agregamos poco a poco a los miembros familiares, nos fuimos re-encontrando, se compartieron fotos antiguas, algunos recuerdos y fotos recientes de la familia. Más las noticias de interés logístico para el encuentro.

Qué lugar se escogió?

Una finca o lugar de recreo, de alquiler, a donde llegamos los que vivimos fuera de la ciudad principal (donde viven otros miembros de la familia). Previamente preguntamos en el chat de la familia, quienes estarían interesados en hospedarse allí por 3 o 4 días, asumiendo este costo de manera personal. Una vez definido el número de personas, buscamos el sitio, que además tuviera capacidad para una celebración con por lo menos el doble del número de personas. Contaba con áreas verdes, asador y piscina.


Para la estadía en la finca se hizo un presupuesto independiente para el pago del alquiler de la misma, la alimentación y servicios varios. Se establecieron cuotas individuales y se depositaron en una cuenta para el efecto. Un mes antes se alquiló la finca. Definir la fecha fué fácil, pues se realizó en Semana Santa, y las personas no tenían trabajo ni colegios.


Idealmente para la planeación en general del evento, vale la pena contar con la participación activa de al menos un representante de cada rama familiar grande; de esta manera además de tener una interesante lluvia de ideas, se delegan funciones, y cada miembro sabrá hacia qué persona cercana podrá canalizar sus aportes o inquietudes sobre la reunión. Esto cobra mayor importancia en la medida en que se va “creciendo” el grupo de familiares a reunirse.
Qué se planeó como evento central?

Se organizó un día entero, para reunir a la mayor cantidad de personas de la familia descendientes de los bisabuelos comunes, provenientes de otros países y de otras regiones del país. Comenzaron a llegar alrededor de las 10 de la mañana y terminó a la medianoche. Los niños se divirtieron por ratos libremente en la piscina o al aire libre, con un adulto a cargo de su vigilancia.


Identificación de los miembros y grupos familiares.

Como los de mayor edad nos conocíamos (tercera y cuarta generación), no se elaboraron escarapelas o mecanismos de identificación, sencillamente presentábamos a nuestro núcleo familiar primario y hacíamos referencia a la rama de la segunda generación de la cual descendíamos. Se elaboraron unos folletos plegables donde estaba la descendencia hasta la quinta generación desde los bisabuelos y se entregó uno a cada uno.


Inicio formal del evento.

Hubo unas palabras de bienvenida y se resaltó la importancia de la familia y de este tipo de reuniones. Hubo palabras de una religiosa miembro de la familia. Había una cartelera central con la foto de los bisabuelos, y el trazo de la ruta colonizadora que siguieron, desde sus municipios de origen en otra región del país.


Memoria y homenaje a quienes ya fallecieron.

Previamente se había solicitado a diferentes miembros, la elaboración y envío de una semblanza de cada persona fallecida, con una foto individual. Se expusieron en el salón principal estas fotos con sus nombres, y la semblanza de cada uno para que los asistentes pudieran leerlas y conocer más de la vida de estos miembros familiares que ya no nos acompañan. Se incluyeron los nombres y foto -si existía- de quienes murieron recién nacidos, en la infancia o adolescencia.

Se dijeron unas palabras en su memoria, se habló de algunos en particular, por iniciativa de sus descendientes y se prendieron unas velas con todos sus nombres, que iluminaron y nos acompañaron a lo largo de la reunión.

Fotografías de matrimonios.

Se habían recopilado previamente fotografías de los matrimonios de los primos de la tercera generación (estos primos eran los más cercanos entre sí y que habían compartido en su infancia) y se expusieron en la sala-comedor, a la vista de todos.


Fotografías de encuentros familiares desde los años 40.

La reunión familiar más antigua fue con ocasión de las Bodas de Oro de los bisabuelos en 1946, donde los niños más pequeños de esas fotos, son ahora los abuelos de mayor edad vivos de la familia.

A través de diferentes décadas se mostraron fotos de eventos que reunieron a grupos cada vez más diversos de la familia. Se colocó en papel mantequilla la silueta dibujada de cada persona en esas fotos, con identificación de cada uno o espacio para escribir libremente o corregir el nombre de los que no se estaba seguro quienes eran.

De esta manera todos pudimos “descubrir” a nuestros familiares a edades tempranas e indagar en posesión de quién se encontraban determinadas fotos para compartirlas digitalmente con posterioridad.


Juegos de los niños de antes.

Como una forma de mantener vivo el legado de los juegos de infancia de nuestros abuelos, se tuvieron a disposición unos trompos y unas canicas. Disfrutamos viendo cómo uno de los abuelos enseñó a los pequeños de 7 a 10 años de edad la manera de jugar trompo, y descubrimos que una de nuestras jóvenes primas (quinceañera) ya dominaba y muy bien, este juego.


Comidas típicas.

A partir de las comidas servidas, típicas de la localidad, se ambientó y rememoró la dieta habitual de los bisabuelos, abuelos y padres, cuando vivían en esta región.

El almuerzo fue contratado con un restaurante que lo llevó hasta la finca, y allí con dos personas del servicio, se sirvieron las porciones. La comida de la noche se organizó allí mismo, un plato fácil de servir para todos. Se compraron platos, vasos, copas y cubiertos desechables. Se distribuyeron bebidas frías y calientes, alcohólicas y no alcohólicas, a lo largo del evento. Se tuvieron picadas para las mediasnueves, las onces y la noche.

Brindis por celebraciones especiales.

A media tarde se realizó un brindis con champaña, con ocasión de la reunión familiar, del aniversario de bodas de una pareja y de un cumpleaños, en los días cercanos a este evento. Se acompañó con una torta.


Rifas
Se llevaron a cabo cuatro rifas: un detalle para niños, otro para niñas, y dos para grupos familiares. Los premios de los grupos familiares fueron: una obra de arte donada por un miembro de la familia que es pintor; y una artesanía local típica y personalizada con detalles alusivos a la historia y miembros de la familia.
Talentos y Negocios familiares.

Se había motivado previamente, pero el tiempo no alcanzó, para hacer una presentación formal de mímica, canto, y otras habilidades, además de los negocios y servicios de la familia. No obstante, se alcanzó a leer para todos una composición lírica hecha para este evento por una prima. Lo demás se fue dando en las conversaciones de los distintos grupos.


Recordatorios
Se entregaron unos dulces envueltos manualmente y con una tarjeta de agradecimiento por compartir con la familia y la fecha.
Fotos y grabaciones del evento

Aun cuando siempre hay más de una persona que se dedica a tomar fotografías durante el encuentro, vale la pena delegar la responsabilidad en alguien. Nosotros compartimos con posterioridad un archivo en Dropbox, a donde podemos todos cargar nuestras fotos, ver las de los demás y descargar las de nuestro interés.



Prensa
Con ocasión de que uno de los miembros de la familia fue en los años 30 director del periódico regional, se escribió previamente a ése periódico y se solicitó una visita guiada y consulta de algunos archivos. Nos abrieron las puertas y la visita fue recibida muy amablemente, y en los días siguientes a la reunión se publicó una foto del grupo visitante y se hizo alusión a la reunión e historia de la familia, en el periódico impreso y en su sitio web.
Conclusión

Fue evidente el fortalecimiento de los lazos familiares, conocernos y re-conectarnos, y que la generación de los más pequeños se sintiera parte de una gran familia con una identidad común. Se recopiló información genealógica de interés.


Ya se está planeando una próxima reunión probablemente en un par de años, esperando motivar a otra gran parte de la familia que no asistió o no se invitó y a más cantidad de jóvenes.

Anímate a hacer tu reunión familiar!

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