Comision nacional de seleccióN



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ACTA nº. 06-2018. Correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas de 6 de abril de 2018; con la asistencia de los siguientes miembros: Eugenia María Hernández Alfaro, presidente de esta Comisión Nacional; Javier Gómez Jiménez, jefe del Departamento Archivo Histórico y vicepresidente de la Comisión; Natalia Cantillano Mora, técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y secretaria de la Comisión; Carlos Zamora Hernández, historiador. También asisten: Ricardo Badilla Marín, funcionario del Archivo Central del Ministerio de Salud; Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) quien levanta el acta; y Carmen Campos Ramírez, subdirectora general del Archivo Nacional y directora ejecutiva de esta Comisión Nacional. Ausente con justificación: Luz Cascante Aguilar, encargada del Archivo Central del Ministerio de Salud. Se deja constancia de que la señora Campos Ramírez se integró a las 9:00 horas y que la señora Hernández Alfaro se retiró a las 11:50 horas. ---------------------------------------------------------------------------------

CAPITULO I. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. --------------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del orden del día. ---------------------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el orden del día propuesto para esta sesión. ACUERDO FIRME. -----------------------------------------------------------------------------------------

CAPITULO II. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS. ----------------------------------------

ARTÍCULO 2. Lectura, comentario y aprobación del acta n° 05-2018 de 9 de marzo del 2018. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 2. Se aprueba con correcciones el acta n° 05-2018 de 9 de marzo del 2018. Se deja constancia de que la señora Eugenia María Hernández Alfaro se abstiene de aprobar el acta en vista de que estuvo ausente en esa sesión. ACUERDO FIRME. -----

CAPITULO III. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. --------------------------

ARTÍCULO 3. Oficios MSP-VMA-DGAF-DAC-CISED-001-2018 y MSP-VMA-DGAF-DAC-CISED-002-2018 de 5 de marzo del 2018 recibido el 12 del mismo mes y año, suscrito por el señor Jorge Juárez Aparicio, presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Seguridad Pública; por medio del cual presenta 10 valoraciones parciales con 110 series documentales. Los subfondos presentados a valorar son: Departamento de Inteligencia Policial; Sección de Dactiloscopia; Sección de Servicios de Transporte Policial; Departamento de Mantenimiento Vehicular; Estación de Guardacostas de Golfito; Dirección de Transportes; Unidad Seguridad Turística Huetar Norte, Fortuna; Departamento de Salud Ocupacional; Departamento de Armas y Explosivos; y Departamento de Inteligencia Policial. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 3. Convocar para una próxima sesión al señor Jorge Juárez Aparicio, encargado del Archivo Central del Ministerio de Seguridad Pública; con el objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de ese ministerio mediante oficios MSP-VMA-DGAF-DAC-CISED-001-2018 y MSP-VMA-DGAF-DAC-CISED-002-2018 de 5 de marzo del 2018 recibido el 12 del mismo mes y año. Los subfondos presentados a valorar son: Departamento de Inteligencia Policial; Sección de Dactiloscopia; Sección de Servicios de Transporte Policial; Departamento de Mantenimiento Vehicular; Estación de Guardacostas de Golfito; Dirección de Transportes; Unidad Seguridad Turística Huetar Norte, Fortuna; Departamento de Salud Ocupacional; Departamento de Armas y Explosivos; y Departamento de Inteligencia Policial. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental del Ministerio de Seguridad Pública que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME. ---------------------------------------------------

ARTÍCULO 4. Oficio PDOC-27-2018 de 9 de marzo del 2018 recibido el 13 del mismo mes y año, suscrito por el señor Dauren Rivera Cordero, presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Nacional de Costa Rica; por medio del cual presenta 3 valoraciones parciales con 6 series documentales. Los subfondos presentados a valorar son: Oficina Agencia de Carmona; Departamento Comercial; y Contabilidad General. --------------------------------------------------------------------

ACUERDO 4. Convocar para una próxima sesión a la señora Rosemary Morera Quesada, encargada del Archivo Central del Banco Nacional de Costa Rica; con el objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa entidad bancaria mediante oficio PDOC-27-2018 de 9 de marzo del 2018 recibido el 13 del mismo mes y año. Los subfondos presentados a valorar son: Oficina Agencia de Carmona; Departamento Comercial; y Contabilidad General. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental del Banco Nacional de Costa Rica que esta Comisión Nacional custodia. ACUERDO FIRME. ---------------------------------------------------

ARTÍCULO 5.1. Oficio SENARA-CISED-ACI-0004-2018 de 13 de marzo del 2018 recibido el 14 del mismo mes y año, suscrito por la señora Eugenia Elizondo Fallas, presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas (Senara); por medio del solicita el levantamiento de la declaratoria de valor científico cultural otorgada en la sesión nº 18-2016 celebrada el 3 de junio del 2016, a la serie documental “Padrones de Usuarios” del subfondo Financiero Contable; en vista de “… Al revisar dicha serie documental, es evidente que esta, no contiene información sustantiva que por sus características se requiera su conservación permanente; ya que corresponde a un listado de beneficiarios de proyectos, y su condición financiera ante la institución…” ------------------------------------

ARTÍCULO 5.2. Oficio SENARA-CISED-ACI-0005-2018 de 13 de marzo del 2018 recibido el 14 del mismo mes y año, suscrito por la señora Eugenia Elizondo Fallas, presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas (Senara); por medio del solicita el levantamiento de la declaratoria de valor científico cultural otorgada en la sesión nº 19-2014 celebrada el 4 de junio del 2014, a la serie documental “Correspondencia” del subfondo Dirección de Investigación y Gestión Hídrica; en vista de “… que esta Dirección cuenta con Expedientes de los diferentes trámites que realiza, por lo que la información sustantiva o de valor científico cultural, se encuentra contenida en estas series documentales…” --------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 5. Convocar para la próxima sesión a la señora Ana Barquero Coto, encargada del Archivo Central del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas (Senara); con el objetivo de analizar las solicitudes planteadas en los oficios SENARA-CISED-ACI-0004-2018 y SENARA-CISED-ACI-0005-2018 de 13 de marzo del 2018 recibidos el 14 del mismo mes y año; relacionado con la solicitud de levantamiento de declaratoria de valor científico cultural de las siguientes series documentales: a. “Padrones de Usuarios” del subfondo Financiero Contable; y b. “Correspondencia” del subfondo Dirección de Investigación y Gestión Hídrica. Se le solicita traer ejemplos de ambas series documentales. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental del Senara. ACUERDO FIRME. ------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 6. Oficio DGAN-DAH-OCD-185-2018 de 16 de marzo del 2018 recibido el 19 del mismo mes y año, suscrito por la señora Rosibel Barboza Quirós, coordinadora de la Unidad de Organización y Control de Documentos del Departamento Archivo Histórico (DAH) y el señor Javier Gómez Jiménez, jefe del DAH; por medio del cual se solicita analizar la posibilidad de declarar con valor científico cultural 84 fotografías y 21 reproducciones de documentos textuales que desea dona la señora Ileana Guerra Velázquez. -----------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 6. Comunicar al señor Javier Gómez Jiménez, jefe del Departamento Archivo Histórico (DAH), que esta Comisión Nacional conoció el oficio DGAN-DAH-OCD-185-2018 de 16 de marzo del 2018; por medio del cual se solicitó analizar la posibilidad de declarar con valor científico cultural 84 fotografías y 21 reproducciones de documentos textuales que desea donar la señora Ileana Guerra Velázquez; y le informa que se declara con valor científico cultural los siguientes documentos: 1. Fotografías (positivos). 84 unidades. Temática: Participación en el Ejército de los Estados Unidos de Norteamérica (1966-1986; 2003). Lugares: Hawaii, Japón, Honduras, Estados Unidos de América. 2. Fotocopias de documentos textuales. 21 unidades. Temática: -Certificado de liberación o alta del servicio activo. Julio 1979, Febrero 2000; -Informes de evaluación (1982,1984-1985); -Recomendación para un premio por su participación en la armada Estadounidense. Agosto 1973; -Certificado de Commercial Pilot. 12 de noviembre 1978; -Certificado del Central Texas College; -Diploma de Ayudante general suboficial curso básico. H. S. Army Institute of Administration. Diciembre 1974; -Certificado de la medalla de elogio del ejército. Department of the Army. Agosto 1977; -Diploma de graduación en el H.S Army Institute of Administration. Octubre 1977; -Certificado de la medalla de elogio del ejército. Department of the Army. Noviembre 1978; -Diploma de Sargento instructor. United States Army Training Center and Fort Jackson, South Carolina. Mayo 1979; -Diploma de curso avanzado de suboficial de administración de personal. H.S Army Institute of Administration. Febrero 1980; -Certificado del curso de prevención de accidentes de unidad. The United States Army Safety Center. Enero 1981; - Certificado de la medalla de elogio del ejército. Department of the Army. Noviembre 1978; -Certificado de la medalla de servicio meritorio. The United States of America; -Revista Army Community Service. Volumen V, No 1. Agosto 1972; -Revista Army Community Service. Volumen VI, No 1. Enero 1973; -Revista de Segundo batallón de entrenamiento básico. 25 de mayo de 1979 (incluye fotografías blanco y negro). El señor Carlos Zamora Hernández salva su voto en vista de que “considera que la documentación y fotografías pertenecientes a la Sra. Ileana Guerra pueden tener un valor anecdótico y testimonial, para ella y su familia, pero que carecen de valor histórico patrimonial, como para ser custodiadas por el Archivo Nacional”. Enviar copia de esta acuerdo a las señoras Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo Nacional; y Rosibel Barboza Quirós, coordinadora de la Unidad de Organización y Control de Documentos del DAH. --------

ARTÍCULO 7. Oficio INAMU-DAF-CISED-007-2018 de 16 de marzo del 2018 recibido el 20 del mismo mes y año, suscrito por la señora Juanita Grant Rojas, presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de las Mujeres; por medio del cual presenta 3 tablas de plazos de conservación de documentos con 126 series documentales. Los subfondos presentados a valorar son: Asesoría Legal; Contraloría de Servicios; y Unidad Ejecutora del Proyecto Emprende.---

ACUERDO 7. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio INAMU-DAF-CISED-007-2018 de 16 de marzo del 2018 recibido el 20 del mismo mes y año, suscrito por la señora Juanita Grant Rojas, presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto Nacional de las Mujeres (Inamu); por medio del cual presenta 3 tablas de plazos de conservación de documentos con 126 series documentales; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente. Enviar copia de este acuerdo a la señora Juanita Grant Rojas, presidente del Cised del Inamu. ACUERDO FIRME. ----------------------------------------------

ARTÍCULO 8. Oficio DGAN-DSAE-AI-156-2018 de 20 de marzo del 2018 recibido el mismo día, suscrito por las señoras Denise Calvo López, coordinadora de la Unidad Archivo Intermedio del Archivo Nacional; e Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos; por medio del cual presenta 1 valoración parcial con 117 series documentales. El subfondo presentado a valorar es: Presidencia de la República, Despacho de la Primera Dama, transferencia T17-1994 custodiada en la Unidad de Archivo Intermedio. -----------------------------------------------------------------------

ACUERDO 8. Convocar para una próxima sesión a la señora Denise Calvo López, coordinadora de la Unidad Archivo Intermedio del Departamento Servicios Archivísticos Externos; con el objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada mediante oficio DGAN-DSAE-AI-156-2018 de 20 de marzo del 2018 recibido el mismo día. El subfondo a valorar es: Presidencia de la República, Despacho de la Primera Dama, transferencia T17-1994 custodiada en la Unidad de Archivo Intermedio. ACUERDO FIRME. -----------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 9. Oficio CISED-002-2018 de 16 de marzo del 2018 recibido el 4 de abril del mismo año, suscrito por la señora Laura Espinoza Rojas, secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad Técnica Nacional; por medio del cual presenta 1 tabla de plazos de conservación de documentos con 7 series documentales. El subfondo presentado a valorar es: Coordinación General de Carreras del Colegio Universitario de Puntarenas. ---------------------------------------------

ACUERDO 9. Comunicar a la señora Laura Espinoza Rojas, secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad Técnica Nacional (UTN); que esta Comisión Nacional conoció el oficio CISED-002-2018 de 16 de marzo del 2018 por medio del cual presenta una tabla de plazos de conservación de documentos del subfondo Coordinación General de Carreras del Colegio Universitario de Puntarenas; y le informa que con base en la experiencia que este órgano colegiado ha tenido en la revisión de otras tablas de plazos de conservación de documentos de ese Colegio Profesional; NINGUNA de las series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural. En consecuencia, estas series pueden ser eliminadas cuando finalice la vigencia administrativa y legal establecida por el Cised de la UTN de acuerdo con lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Archivos nº 7202 y su Reglamente Ejecutivo. Enviar copia de este acuerdo a la señora Leda Vargas, jefe del Departamento de Contabilidad; al señor Fernando Villalobos Chacón, Director de Docencia; y al expediente de valoración documental de la UTN que custodia esta Comisión Nacional. -----------------------------------------------------------------------------------------

CAPITULO IV. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES. ---------------------------------------------

ARTÍCULO 10. Análisis del informe de valoración IV-003-2018-TP. Asunto: tablas de plazos de conservación de documentos. Fondo: Ministerio de Salud. Convocada: la señora Luz Cascante Aguilar, encargada del Archivo Central del Ministerio de Salud. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:20 horas ingresa el señor Ricardo Badilla Marín, funcionario del Archivo Central del Ministerio de Salud. La señora Natalia Cantillano Mora procede con la lectura del informe de valoración y destaca las siguientes consideraciones: “3.1. El CISED del Ministerio de Salud adjuntó el oficio DGS-2221-2017 de 04 de setiembre de 2017 de la Dirección General de Salud en el cual se indicó: “A pesar que en el Organigrama en la línea jerárquica la Dirección General de Salud aparece debajo del Viceministro de Salud, nosotros somos dependencia directa del Ministro de Salud, no del Viceministro tal como se refleja en el Organigrama Institucional.” 3.2. La unidad Consultorio Médico no aparece en el organigrama institucional. Según expresó vía telefónica el señor Ricardo Badilla Marín, funcionario del Archivo Central del Ministerio de Salud, dicha oficina depende de la Dirección General de Salud. 3.3. Mediante oficio N° CNSED-379-2017 de 20 de diciembre de 2017, se solicitaron al CISED del Ministerio de Salud algunas aclaraciones relacionadas con las tablas de plazos. 3.4. Por medio del oficio CISED-001-2018 de 11 de enero de 2018, el CISED del Ministerio de Salud solicitó una prórroga para remitir las respuestas requeridas, así como, solicitó que se retirara el análisis de la Tabla de Plazos de la Dirección de Regulación de Productos de Interés Sanitario, debido a un cambio interno organizativo del Ministerio de Salud. 3.5. La prórroga solicitada fue concedida mediante oficio CNSED-001-2018 de 18 de enero de 2018 y la Tabla de Plazos de la Dirección de Regulación de Productos de Interés Sanitario se archivó por medio del oficio CNSED-002-2018 de 22 de enero de 2018. 3.6. Mediante oficio CISED-002-2018 de 30 de enero de 2018, el CISED del Ministerio de Salud envió y adjuntó las respuestas solicitadas. Al respecto, cabe señalar lo siguiente: En relación con la serie documental N°15 “Expediente de la Comisión de Normas Técnicas para Protección al Trabajador” de la Tabla de Plazos del Consultorio Médico se indicó: “La comisión que se denomina actualmente “Protocolo para minimizar y controlar el riesgo de violencia social en el desempeño del trabajo” surge al amparo de la comisión de factores psicosociales en el ámbito laboral, pero por iniciativa de este Ministerio, el tema es conocido en la Junta Directiva del Consejo de Salud Ocupacional, se recibe el apoyo del Director Ejecutivo de dicho ente… Las funciones de la citada comisión: Elaborar el borrador del protocolo para minimizar y controlar el riesgo de violencia social en el desempeño del trabajo. Realizar la validación del documento con actores sociales de diferentes instituciones del sector público. Presentar la propuesta para aval de las autoridades y la Junta Directiva del Consejo de Salud Ocupacional… Es importante acotar, que el nombre del proyecto cambia por sugerencia del Dr. Rímola Rivas, en ese entonces Jefe de la Secretaría Técnica de Salud Mental.” Por su parte, en relación con la serie documental N°16 “Expediente de Comisión de Factores Psicosociales Interinstitucionales e Intersectoriales” de la Tabla de Plazos del Consultorio Médico se indicó: “La Ley de creación del Consejo de Salud Ocupacional N°6727 del 24 de marzo de 1982, es un órgano tripartito, la Junta Directiva la preside el Ministerio de Trabajo y la vicepresidencia la ocupa el Ministerio de Salud además se cuenta con representantes Caja Costarricense de Seguro Social, Instituto Nacional de Seguros, representantes de trabajadores y representantes patronales. Al ser un órgano tripartito, por su composición es un órgano de negociación y encuentro de voluntades. Es el órgano rector y asesor técnico en materia de salud ocupacional. Por tal motivo, la conformación de dicha Comisión surge de un acuerdo de Junta Directiva y se le delego la creación a la Dirección Ejecutiva del Consejo de Salud Ocupacional… Dentro de las funciones de dicha comisión están: Redacta el marco de gestión de los factores psicosociales en el trabajo, como referencia para normar en esta materia a través del Consejo de Salud Ocupacional y el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Establecer lineamientos técnicos generales de evaluación de los riesgos laborales en los servicios de salud ocupacional (Método e instrumentos). Definir prioridades de investigación e intervención en la materia, que serían apoyados por el Consejo de Salud Ocupacional.” 3.7. En relación con la Tabla de Plazos de la Unidad de Planificación Institucional se indicó “Es importante aclarar que los Proyectos de Presupuesto y Los Planes Estratégicos Especiales mencionados en el oficio supracitado se custodian en la unidad técnica correspondiente así como cada Dirección del Ministerio de Salud respectivamente, la Unidad de Planificación brinda únicamente orientación pero no custodia estas series documentales.” 3.8. El CISED del Ministerio de Salud adjuntó al oficio CISED-02-2018 la respuesta de la Tabla de Plazos de la Dirección de Regulación de Productos de Interés Sanitario y la Unidad de Registros. En dicho oficio se aclaró que “Estas dos últimas aunque se archivó la solicitud de igual manera se les adjunta la respuesta para integrar en el expediente.” -----------------------------------------

ACUERDO 10.1. Comunicar al señor Danilo Burgos Rojas, presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de Salud; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración documental presentada mediante oficio CISED-003-2017 de 7 de setiembre del 2017; para el fondo Ministerio de Salud; subfondos: Despacho del Ministro; Dirección de Asuntos Jurídicos; Dirección General de Auditoría; Unidad de Asuntos Internacionales en Salud; Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional; Unidad de Planificación Institucional; Dirección General de Salud; y Consultorio Médico; y declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: -------------------------------------------------------------------------

Fondo: Ministerio de Salud ---------------------------------------------------------------------------

Subfondo 1: Despacho Ministro de Salud ------------------------------------------------------------

Tipo / serie documental --------------------------------------

Valor científico –cultural ---

1.1. Correspondencia sustantiva. Original y copia. Original y copia: Dirección Nacional de Desarrollo y Nutrición CEN-CINAI; Dirección General de Salud; Despachos Viceministro Salud; Consejo Sectorial de Salud; Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza de Salud y Nutrición; Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia; Caja Costarricense del Seguro Social; Asamblea Legislativa; Poder Judicial; Ministerios; Entidades Gubernamentales; Embajadas; Comisiones Nacionales; Comisiones Internacionales; Instituciones Autónomas; Fundaciones; Asociaciones, Sindicatos. Contenido: con base en las atribuciones que le confieren la Ley General de Salud, la Ley Orgánica del Ministerio de Salud, la Ley General de la Administración Pública, entre otras, le corresponde ejecutar los procesos de Dirección Política de la Salud y Dirección Institucional. Soporte: papel. Fechas extremas: 2013-2017.1 Cantidad: 5 m. Vigencia Administrativa legal: 4 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central. --------------------------------------------------

Sí.2 Ya que refleja las políticas y la toma de decisiones de alto nivel de la institución. Conservar la correspondencia relacionada con las actividades sustantivas de la institución a criterio del jefe de la Oficina Productora y el jefe o Encargado del Archivo Central. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.3. Circulares Despacho Ministro. Original y copia. Original: Dependencias Ministerio de Salud. Contenido: circulares emitidas por el ministro respecto a todo lo relacionado con la salud nacional. Soporte: papel. Fechas extremas: 2013-2017.3 Cantidad: 0.6 m. Vigencia Administrativa legal: 4 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sí. Ya que reflejan los principales lineamientos relacionados con la salud nacional. Conservar las circulares de carácter sustantivo a criterio del jefe de la Oficina Productora y el jefe o Encargado del Archivo Central. ---------------------------

1.6. Actas de sesiones Consejo Ministerial. Original. Copia: Dependencias Ministerio de Salud. Contenido: es la reunión semanal donde el ministro y representantes del Consejo acuerdan aprobación de gestiones, se le adjuntan presentaciones, agenda de sesión ordinaria, miembros que lo conforman, aprobación del acta y revisión de acuerdos.4 Soporte: papel. Fechas extremas: 2015-2017.5 Cantidad: 0.1 m. Vigencia Administrativa legal: 4 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central.

Sí.6 Ya que reflejan las políticas y prioridades institucionales. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.7. Actas del Consejo Técnico Asistencia Médico Social. Copia. Original: División Administrativa. Copia: Dirección General. Contenido: agenda, nombre de miembros presentes, aprobación de presupuestos, acuerdos, integrantes del Consejo.7 Soporte: papel. Fechas extremas: 2013-2017.8 Cantidad: 0.3 m. Vigencia Administrativa legal: 4 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sí.9 Ya que reflejan la captación y distribución de recursos para los programas y proyectos de asistencia y prevención que desarrolla la institución a través de sus unidades organizativas, para la protección y mejoramiento de la salud de la población. Solicitar las actas originales a la Unidad Administrativa que las custodie, ya que el ministro preside este Consejo cuando se remitan al Archivo Nacional. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014 ---------------------------

1.10. Expedientes sobre denuncias por contaminación ambiental. Original y copia. Original: Direcciones Regionales de Salud. Contenido: son expedientes cuyo seguimiento se eleva al despacho, contienen oficios, denuncias, fotografías, reportes, informes, notificaciones y resoluciones. Soporte: papel. Fechas extremas: 2013-2017.10 Cantidad: 1 m. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 10 años en el Archivo Central. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sí. Ya que reflejan las principales problemáticas y afectaciones a la salud de la población en materia de contaminación ambiental. Conservar los expedientes de casos más representativos que involucran la salud de toda una comunidad o cantón, así como la afectación a su desarrollo, a criterio del jefe de la Oficina Productora y el jefe o Encargado del Archivo Central. --------------------------

1.11. Informes de malaria y dengue. Original y copia. Copia: Dirección de Vigilancia de la Salud. Contenido: impresión del registro de semana epidemiológica, casos de dengue y malaria, informe de proyección, gráficos, se adjuntan en algunos casos boletines de vigilancia. Soporte: papel. Fechas extremas: 2013-201711. Cantidad: 0.2 m. Vigencia Administrativa legal: 4 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central. --------------

Sí. Ya que reflejan la presencia de enfermedades como la malaria o el dengue en el país, así como, su seguimiento y vigilancia para evitar brotes epidemiológicos. -----------------------------------------------------------------------------

1.14. Informes de viaje. Original. Copia: Unidad de Asuntos Internacionales, Dirección General. Contenido: informe de la actividad con sus principales acuerdos y compromisos, además de las observaciones de la actividad.12 Soporte: papel. Fechas extremas: 2009-2017. Cantidad: 0.4 m. Vigencia Administrativa legal: 3 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sí.13 Ya que reflejan la inversión y participación del Estado costarricense en actividades en materia de salud. Conservar los informes de viajes oficiales de funcionarios, que sean de carácter sustantivo o que hayan generado algún impacto. Se complementa con la serie N°11 “Informes de viaje al exterior” de la Tabla de Plazos de la Unidad de Asuntos Internacionales en Salud.” Resolución CNSED-01-2016, norma 01.2016

1.24. Expediente sobre la epidemia de influenza humana AH1N1. Original sin copia. Contenido: directrices relacionadas con la enfermedad en prevención y vacunación a la población. Soporte: papel. Fechas extremas: 2008-2010. Cantidad: 1.25 m. Vigencia Administrativa legal: 3 años en la oficina y 6 años en el Archivo Central. --------------------------------------------------

Sí. Ya que reflejan las acciones del Estado costarricense para el control de enfermedades. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.30. Actas de Comisión Nacional de Vacunas. Original sin copia. Contenido: Contiene la aprobación de los acuerdos relacionados con estudios de vacunación.14 Soporte: papel. Fechas extremas: 2008-2017. Cantidad: 0.25 m. Vigencia Administrativa legal: 6 años en la oficina y 10 años en el Archivo Central. --------------------

Sí.15 Ya que reflejan la toma de decisiones relacionadas con estudios de vacunación. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014 ---------------------------------------------------------

1.31. Actas del Comité especial de Fideicomiso 872-MS-CTAMS-BNCR. Copia. Original: División Administrativa. Contenido: El Fideicomiso 872 CTAMS – Banco Nacional de Costa Rica, fue celebrado el día 24 de enero del 2002, aprobado por la Contraloría General de la República el 24 de mayo de ese mismo año, a la fecha sigue vigente y sin modificaciones. Bajo este esquema contractual parte de los ingresos que se perciben y administran en el fideicomiso, están los que se asignan anualmente en el presupuesto ordinario y extraordinario de la República, los legados y provenientes de aportaciones por donaciones de organismos internacionales, públicos y privados y por servicios que brinda el Ministerio de Salud. 16 Soporte: papel. Fechas extremas: 2013-2017. Cantidad: 0.2 m. Vigencia Administrativa legal: 2 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central. ---------------------------------------------------

Sí.17 Ya que reflejan la distribución presupuestaria de recursos para los programas y proyectos de asistencia y prevención que desarrolla la institución para la protección y mejoramiento de la salud de la población. Solicitar las actas originales a la Unidad Administrativa que las custodie, en caso de que el ministro presida este Comité cuando se remitan al Archivo Nacional. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Subfondo 1: Despacho Ministro de Salud. Subfondo 2: Dirección de Asuntos Jurídicos ----------------------------------------------------------------------------------------------------

Tipo / serie documental ---------------------------------------

Valor científico –cultural ---

1.1.4 Criterios Jurídicos. Original y copia. Original y copia: Despachos Directores Regionales y Áreas Rectoras de salud que lo solicitan; Instituciones Públicas; Empresa Privada; Instituciones centralizadas y descentralizadas; Municipalidades, particulares. Contenido: opiniones o criterios jurídicos, que solicitan los Despachos, los tres niveles de gestión: Central Regional y local. Instituciones Públicas, Empresa Privada, Instituciones centralizadas y descentralizadas, Municipalidades, particulares. En diversos temas en materia de salud. Soporte: papel. Fechas extremas: 1973-2015. Cantidad: 0.40 m. Soporte: electrónico18. Fechas extremas: 2015-2017. Cantidad: 1500 kb. Vigencia Administrativa legal: 5 años en ambos soportes en la oficina y 5 años en el Archivo Central el soporte en papel. ---------------------------------------------------------------

Sí.19 Ya que reflejan las opiniones jurídicas institucionales las cuales son una fuente para la toma de decisiones. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014. Conservar los criterios jurídicos relacionados con las actividades sustantivas de la institución a criterio del jefe de la Oficina Productora y el jefe o Encargado del Archivo Central. --------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.5. Expedientes de Convenios de cooperación interinstitucional. Original y copia. Original y copia: en las Instituciones Públicas o Empresas Privadas con quienes se suscriben estos convenios. Contenido: solicitud de la parte interesada en que suscriba un convenio sea ente público o privado, municipalidades, colegios profesionales, universidades públicas o privadas el convenio como tal con aprobación y firmas respectivas entre Jerarcas o Representantes Legales en caso de organizaciones privadas, informe técnico, aclaraciones. Soporte: papel. Fechas extremas: 1986-2017. Cantidad: 1.40 m. Vigencia Administrativa legal: 10 años en la oficina y 10 años en el Archivo Central.20 -----------------

Sí.21 Ya que reflejan las relaciones y acuerdos que establece la institución con otras entidades en materia de salud. Conservar los convenios nacionales relacionados con actividades sustantivas de la institución a criterio del jefe de la Oficina Productora y el jefe o Encargado del Archivo Central. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014. ----

1.1.6. Expedientes de Convenios de cooperación Internacional. Original y copia. Original y copia: Unidad Asuntos Internacionales, Despacho Ministro, Gobiernos con quienes se suscribe el respectivo convenio. Contenido: solicitud del país interesado en que suscriba un convenio, el convenio como tal con Aprobación y firmas respectivas entre Jerarcas o representantes legales en caso de organizaciones privadas, informe técnico, aclaraciones. Soporte: papel. Fechas extremas: 1988-2017. Cantidad: 1.20 m. Vigencia Administrativa legal: 10 años en la oficina y 10 años en el Archivo Central. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sí.22 Ya que reflejan las relaciones y acuerdos que establece la institución con otras entidades y organismos en materia de salud. Conservar los convenios internacionales relacionados con actividades sustantivas de la institución a criterio del jefe de la Oficina Productora y el jefe o Encargado del Archivo Central. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014. --------------------------

Subfondo 1: Despacho Ministro de Salud. Subfondo 2: Dirección General de Auditoría ----------------------------------------------------------------------------------------------------

Tipo / serie documental --------------------------

Valor científico –cultural ---

1.2.7. Plan Anual de Auditoria. Original. Original y copia: Despacho del Ministro de Salud. Contenido: programación de los estudios de Auditoría a realizar durante el año en las diferentes dependencias de la institución, entes adscritos y privados relacionados con fondos públicos.23 Soporte: papel. Fechas extremas: 2001-2017. Cantidad: 0.38 m. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central.

Sí.24 Ya que reflejan el trabajo realizado por la Auditoría Interna. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.2.12. Papeles de trabajo. Informes de Auditoria. Original sin copia. Contenido: son utilizados por los auditores durante el desarrollo de su investigación. Contiene: índice de papeles de trabajo, cronograma, correspondencia, control de correspondencia, formularios de supervisión, cuadros de informe de periodo de auditoría, cédula de revisión normativa aplicable a la Dirección general de auditoría, cuadro de seguimiento, recomendaciones, ejecución del estudio (hallazgos, minutas de entrevistas y visitas).25 Soporte: papel. Fechas extremas: 1997-2017. Cantidad: 24 m. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 15 años en el Archivo Central. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sí.26 Ya que reflejan la fiscalización del uso de los diferentes recursos de la institución. Además, son el insumo utilizado por los auditores para elaborar los informes que reflejan dicha fiscalización. Debe conservarse los informes y documentos de carácter sustantivo, a criterio del jefe de la Oficina Productora y el jefe o Encargado del Archivo Central. Los papeles de trabajo seleccionados deben coincidir con los informes de auditoría seleccionados. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014 -----------------

1.2.13. Informes de auditoría (Analítico). Original y copia. Original: Dependencia correspondiente. Contenido: resultado final de la investigación efectuada. Contiene: índice, resumen ejecutivo, introducción, resultados obtenidos, conclusiones, recomendaciones, firma y sello de la Dirección General de Auditoría y firma del auditor responsable del informe. Soporte: papel. Fechas extremas: 1995-2017. Cantidad: 24.35 m. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 15 años en el Archivo Central.27 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

28 Ya que reflejan la fiscalización del uso de los diferentes recursos de la institución. Debe conservarse los informes y documentos de carácter sustantivo, a criterio del jefe de la Oficina Productora y el jefe o Encargado del Archivo Central. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014

1.2.15. Informes de Auditoria de la Contraloría General de la República. Original. Copia: Contraloría General de la República. Contenido: presentación, antecedentes, análisis de la situación actual y de las recomendaciones para una mejor prestación de los servicios de la Auditoría Interna del Ministerio de Salud. Soporte: papel. Fechas extremas: 2003-2017. Cantidad: 0.20 m. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 10 años en el Archivo Central. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sí.29 Ya que reflejan la fiscalización del uso de los diferentes recursos de la institución. Debe conservarse los informes y documentos de carácter sustantivo, a criterio del jefe de la Oficina Productora y el jefe o Encargado del Archivo Central. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014

Subfondo 1: Despacho Ministro de Salud. Subfondo 2: Unidad de Asuntos Internacionales en Salud -------------------------------------------------------------------------------

Tipo / serie documental --------------------------------------

Valor científico –cultural ---

1.3.1. Correspondencia. Original y copia. Original y copia: Dependencias Ministerio de Salud, Instituciones Públicas y privadas, Organismos Internacionales, Embajadas, Comisiones Nacionales, Comisiones Internacionales. Contenido: sobre apoyar al Despacho del ministro en la ejecución de la función de Dirección Política de la Salud en el ámbito de asuntos internacionales, así como normalizar las prácticas relacionadas con este ámbito y asesorar, en su implementación, a las instituciones del Sector Salud y a las unidades organizativas del Ministerio de Salud que lo requieran.30 Soporte: papel. Fechas extremas: 2008-2017. Cantidad: 2.59 m. Vigencia Administrativa legal: 4 años en la oficina y 5 años en el Archivo Central.

Sí.31 Ya que reflejan las relaciones y acuerdos que establece la institución con otras instituciones y organismos en materia de salud. Conservar la correspondencia relacionada con las actividades sustantivas de la institución a criterio del jefe de la Oficina Productora y el jefe o Encargado del Archivo Central. Resolución CNSED-01-2016, norma 01.2016.


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