Carrera de administracion bancaria y financiera curso taller de caja ficha de trabajo n



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PROFESOR: JAIME ANTONIO RAMIREZ OCAS

CARRERA DE ADMINISTRACION BANCARIA Y FINANCIERA

CURSO TALLER DE CAJA




FICHA DE TRABAJO Nº22

OPERACIONES DE APERTURA Y CIERRE



Objetivo:

El objetivo de describir las operaciones de apertura y cierre de caja es determinar los pasos que deben seguir los responsables de caja de turno, así como el administrador de turno. Para realizar correctamente el arqueo de las operaciones diarias versus el efectivo de cada turno respectivo.


Alcance:

El presente procedimiento abarca desde la apertura de caja hasta que se entrega arqueada al administrador de turno.


Políticas Generales:

1. El responsable de caja, siempre debe dejar cuadrada la caja respectiva al terminar su turno y distribuir el dinero y documentos conforme lo estipulado por la empresa. (El efectivo y valores son generalmente entregados a Tesorería Central o a la Administración y los documentos al Departamento Contable)

2. El arqueo y cuadre de caja es individual, por lo que personas no autorizadas, no pueden interferir en el mismo.

3. Cada responsable de caja, entrega individualmente el arqueo de sus operaciones diarias al administrador de turno.

4. Los cuadres y arqueos de cada responsable de caja, deben quedar completos antes de retirarse del trabajo. De haber algún faltante de dinero, se hará un recibo o vale provisional por la cantidad faltante a ser descontado posteriormente de sus haberes.
Descripción del procedimiento de cierre
1. Faltando 30 minutos para el establecimiento cierre, los ejecutivos o personal designado deben informar a los clientes que el establecimiento está pronto a cerrar, invitándolos a pasar por caja para realizar sus compras finales.

2. Faltando 10 minutos para que el turno termine, cada cajero debe informar a sus clientes en línea que el turno va a terminar, de manera que los clientes puedan hacer cola en otras cajas disponibles.

3. Una vez cerradas las cajas o una caja si es final de turno, se debe realizar el arqueo utilizando el comando respectivo en caso de emplear una registradora electrónica. En caso de estar empleando una registradora mecánica o estar trabajando manualmente, se deben sumar todos los documentos de ingreso más el fondo fijo asignado y a este importe restar todos los documentos autorizados que indiquen salida de dinero para determinar el saldo a arquear. El saldo debe estar sustentado en dinero efectivo o cheques a nombre de la empresa.

4. El fondo fijo de caja general establecido es de S/. xxx.xx por lo que el excedente corresponde al saldo de cada turno.

5. El arqueo junto con el dinero que en el mismo indica, vales, boletas, facturas, tickets, comprobantes de depósitos y demás documentos sustentatorios de dinero, serán entregadas al administrador de turno, dejando únicamente en caja el fondo fijo asignado.

6. Terminado el arqueo, se llena el formato físico establecido para los cambios y finalización de turnos, donde se especifica, documentos, efectivo y faltantes o sobrantes, se entrega el original al administrador y copia para el responsable de caja saliente.

7. El administrador de turno que recibe el arqueo, prepara las remesas para ser recogidas por la empresa de transporte de valores designada para este servicio.
Descripción del procedimiento de apertura
1. En cada cambio de turno, el responsable de caja entrante, deberá recibir conforme el importe de fondo fijo.

2. Deberá revisar que cuente con los implementos necesarios para realizar su trabajo de manera eficiente, entre algunos de estos elementos se encuentran:

Papel de impresora y repuestos adicionales. Tinta de impresora y repuestos adicionales. Lapicero. Detector de billetes. Formatos internos (productos sin código o con errores de precios, sugerencias, etc)

Bolsas de papel y plástico para despacho

Tapete ergonómico (especial para el uso cómodamente del mouse)

Intercomunicador

Lista de códigos PLU (El código PLU es el código que usan los mercados para marcar los alimentos y así el consumidor poder identificar si un alimento es orgánico o convencional)

Desinfectante

Etc.

FICHA DE TRABAJO Nº23

ARQUEO DE CAJA



Es una técnica contable anticipada, mediante el cual comprobamos si el dinero existente en caja es conforme o no; para lo cual efectuamos un recuento de dinero y de los elementos que lo conforman (vales, recibos, tickets, etc)

La finalidad principal es la de constatar el movimiento del dinero y la determinación de su saldo, de esta forma evitamos los fraudes y los malos manejos, cuidando su integridad.

El arqueo de caja se realiza en cualquier momento y puede ser efectuado por el Contador, Administrador, Gerente o cualquier otra persona que tenga capacidad de hacerlo de acuerdo al conducto regular.

En ocasiones se puede observar sobrantes o faltantes, el tratamiento de éstas pueden ser a favor o en contra de la empresa y su contabilización de la cuantía de los mismos.

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por lo tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques, recibos o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada a diario por el cajero.

Los ejecutivos o personal asignados a ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta control. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una divisionaria de caja. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del mes, la cuenta Caja y bancos se deberá cancelar contra “Pérdidas y Ganancias”.




Ejemplo de Arqueo de Caja

La empresa “Don Rulo”, siendo las 3:00 p.m. del lunes 28 de enero del 2013, practica un Arque al Sr. Cajero; encontrándose lo siguiente:






Fondo Fijo

S/. 3,000.00

Ventas del día según boletas y facturas

S/. 15,600.00

Cobranzas del día

S/. 620.00

TOTAL INGRESOS

S/. 19,220.00

Composición:




TARJETAS DE CREDITO

2,400.00

Vouchers tarjetas de créditos visa

1,210.00

Vouchers tarjetas de crédito Master Card

790.00

Vouchers tarjetas de crédito American Express

400.00

FACTURAS, BOLETAS DE VENTA Y TICKETS

2,434.00

Compras Boletas- varias

284.00

Compras Facturas varias

130.00

Vales temporales, debidamente autorizados

20.00

Cheques a la orden de la empresa

2,000.00

DEPOSITOS EN BANCOS

14,070.00

DEPOSITO EN BANCO DE CREDITO EN S/.

10,000.00

DEPOSITO EN BANCO CONTINENTAL EN USD

4,070.00

600 X 2.55

1,000 X 2.54

DINERO EN EFECTIVO

316.00

Billetes de S/. 200.00 x 0

0.00

Billetes de S/ 100.00 x 1

100.00

Billetes de S/. 20.00 x 4

80.00

Billetes de S/. 10.00 x 5

50.00

Monedas de S/. 5.00 x 12

60.00

Monedas de S/. 1.00 x 20

20.00

Monedas de S/. 0.50 x 10

5.00

Monedas de S/. 0.20 x 4

0.80

Monedas de S/ 0.10 x 2

0.20

Monedas de S/. 0.05 x 0

0.00

Monedas de S/. 0.01 x 0

0.00

TOTAL

19,220.00


FICHA DE TRABAJO Nº24
Manejo de efectivo disponible
El disponible comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y que puede utilizar para fines generales o específicos. Bajo esta denominación se pueden agrupar los saldos en caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras, las remesas en tránsito y los fondos o dineros en poder de funcionarios de la empresa y que están destinados para atender cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas ciertas necesidades en la prestación de servicios o adquisición de elementos para el normal desarrollo de las operaciones. Anteriormente a este grupo de cuentas se le denominaba "efectivo".

De acuerdo a lo previsto en el catálogo de cuentas de nuestro ordenamiento contable, el grupo denominado DISPONIBLE se clasifica en las siguientes cuentas:


10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

101 CAJA


102 FONDOS FIJOS

103 EFECTIVO EN TRANSITO

104 CUENTAS CORRIENTES EN INSTITUCIONES FINANCIERAS

1041 CUENTAS CORRIENTES OPERATIVAS

1042 CUENTAS CORRIENTES PARA FINES ESPACIFICOS

105 OTROS EQUIVALENTES DE EFECTIVO

1051 OTROS EQUIVALENTES DE EFECTIVO

106 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS

1061 DEPOSITOS DE AHORRO

1062 DEPOSITOS A PLAZO

107 FONSOA SUJETOS A RESTRICCION

1071 FONDOS SUJETOS A RESTRICCION

El efectivo debe registrarse y presentarse por su valor nominal y, si se trata de moneda extranjera, debidamente convertido a moneda funcional aplicando la tasa de cambio representativa del mercado de la fecha del balance. Los cheques girados con anterioridad a la fecha del balance y que no hayan sido retirados por los beneficiarios, se deben presentar como parte integrante del disponible.


Arqueo de Caja

Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.


Contabilidad de caja

Mucho se habla de la contabilidad de caja o por el sistema de caja, ¿pero qué es en sí la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja, conocida también como contabilidad por el sistema de caja, consiste en reconocer los ingresos cuando efectivamente son recibidos, y los gastos cuando efectivamente son pagados, desembolsados.

De allí viene el nombre de contabilidad de caja, puesto que los valores sólo son reconocidos cuando entran o salen de la caja.

El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se hace una venta a crédito. En este caso, se hace la venta pero por ser a crédito no ingresa nada a caja, por tanto no se reconoce ninguna venta o ingreso.

Si la venta a crédito se realiza el 10 de enero, en esa fecha no se reconoce ni registra nada. Si el pago lo hacen un mes después, será en febrero en que se reconozca o registre el ingreso de la venta.

Igual sucede con los gastos. Estos sólo se reconocen en el momento en que salga el dinero de la caja, en que sucede afectivamente la erogación.

En la contabilidad de caja nada se registra o reconoce hasta tanto no haya pasado por caja, hasta tanto no ingrese o salga de la caja.

En la contabilidad por el sistema de caja, como se puede observar, sólo se reconocen hechos consumados; no se contabilizan derechos, como en el caso de la venta a plazos, que aunque se ha adquirido el derecho a cobrar un valor y ese derecho, no se reconoce hasta tanto ese derecho se haga efectivo, es decir hasta que el cliente pague la factura.

FICHA DE TRABAJO Nº25
AL REALIZAR EL ARQUEO DE CAJA SE PUEDEN PRESENTAR LOS SIGUIENTES CASOS:


  1. El dinero que hay en caja coincida exactamente con el saldo de la cuenta caja (Efectivo según arqueo = saldo según libros).

  2. El dinero resultante en el arqueo sea menor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo < saldo según libros) presunto faltante.

  3. El dinero resultante en el arqueo sea mayor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo > saldo según libros) presunto sobrante.

En empresas pequeñas el arqueo lo realiza el cajero, propietario o administrador, en las empresas medianas y grandes el arqueo lo realiza un Auditor interno o Revisor Fiscal.

Los arqueos se realizan periódicamente, y pueden ser todos lo días, semanalmente, intempestivamente.

El recuento físico es registrado en un formato de arqueo de caja

monografias.com

Cuando en el arqueo resultan faltantes como en el caso anterior estos pueden deberse a:


  1. Pagos que realizó el cajero y no se registraron. Ejemplo: Se envió al mensajero con documentación de la empresa, el cajero le entregó $5.000 para dicho Gasto. El mensajero aún no ha entregado el recibo y el cajero olvidó que había hecho ese pago. El registro quedaría de la siguiente manera:




63

GASTOS DE SERVICIOS

$5,000




6312

CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS







101

CAJA




$5,000




101 Caja

1,710,000

  5,000

1,705,000

 

2. Las sumas pagadas de mas o retiradas por el cajero, en este caso ya es responsabilidad del cajero el faltante producido, ya que pago de más algún gasto o retiró de manera arbitraría el dinero de caja, en este caso el registro quedaría de la siguiente manera:


14

CUENTAS X COBRAR A TRABAJADORES

$5,000




1419

RESPONSABILIDADES







101

CAJA




$5,000

Si el empleado paga de su propio bolsillo se reversa el anterior registro.
Cuando en el arqueo resultan sobrantes estos pueden deberse a las siguientes situaciones:
1. Ingresos recibidos por el cajero y que no han sido contabilizados, Ejemplo:

monografias.com

Suponemos que el ingreso no contabilizado corresponde a un pago hecho por un cliente y no abonado a su cuenta, entonces el registro quedaría de la siguiente manera:



101

CAJA

$10.000




131

FACTURAS, BOLETAS Y OTROS COMPROBANTES POR COBRAR




$10.000

1311

NO EMITIDAS










  1. Si el sobrante se produjo por una suma cobrada de más por el cajero y no se logra determinar el origen de ese sobrante, éste se considera en definitiva como un ingreso para la empresa. El registro quedaría:




101

CAJA

$10.000




382

DIVERSOS




$10.000

3829

SOBRANTES DE CAJA






Cuando el sobrante es de cierta consideración que induzca error debe llevarse a una cuenta de acreedores varios hasta que se investigue el sobrante, Ejemplo:



monografias.com

El registro quedaría:



101

CAJA

$400.000




107

FONDOS SUJETOS A RESTRICCION




$400.000

238020

REINTEGROS POR PAGAR







Si no se establece el sobrante

107

FONDOS SUJETOS A RESTRICCION

$400.000




382

DIVERSOS




$400.000

3829

SOBRANTES DE CAJA







Ejercicios de aplicación

Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:



monografias.com

1. Se produjo un gasto por concepto de fotocopias pagado por el cajero por $3.000 el cuál no fue contabilizado en caja.

2. Registre contablemente el punto anterior.

Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:



monografias.com

3. Al revisar la información se encuentra que el cajero a efectuado los siguientes gastos, los cuales no fueron contabilizados:

*Valor pagado por envíos al correo $11.000

*Transporte Urbano (Taxis) $5.000

4. Suponer en el caso anterior que el saldo en libros es de $745.000.

NOTA: PARA ESTOS CASOS LOS FALTANTES Y SOBRANTES NO SON JUSTIFICADOS.

 
Leer más: http://www.monografias.com/trabajos85/arqueo-caja-administracion-bancaria-y-instituciones-financieras/arqueo-caja-administracion-bancaria-y-instituciones-financieras.shtml#ixzz38fjWig4Z



FICHA DE TRABAJO Nº26

El Arqueo de Caja



Es la verificación espontánea de los dineros recibidos por el cajero, es un examen especial que se hace con el fin de:

  • Verificar la idoneidad de los registros contables.

  • Constatar que los valores monetarios físicos en poder del encargado de la caja estén en la cantidad exacta.

Este examen puede ser realizado íntegramente para Caja y Caja Chica; sin embargo, se puede particularizar el arqueo para cada rubro.

Para poder efectuar el arqueo, se deben observar las normas y procedimientos utilizados en prácticas de auditoría y, por tanto, será realizado por un funcionario contable o por otro con suficiente conocimiento de la materia.

Cualquier diferencia encontrada en este examen deberá ser justificada o cubierta de inmediato, sin perjuicio de aplicar sanciones administrativas y civiles.

Las condiciones para que este examen de arqueo de caja sea idóneo son:


  • Se debe hacer en cualquier momento y sin previo aviso.

  • El delegado debe tener la suficiente capacidad profesional y moral.

  • El delegado debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia.

  • El delegado debe tener los documentos técnicos para practicar el arqueo (acta, formato y soporte).

Procedimiento para efectuar el arqueo de Caja.

  1. Recibir delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo.

  2. Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de auditoría.

  3. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques.

  4. Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago, el concepto, la autorización y el valor correspondiente.

  5. Realizar una suma total de estos valores (efectivo y comprobantes)

  6. Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en más (sobrantes) o en menos (faltantes), si las hubiese.

  7. Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas.

Ésta será de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrán las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no se hubiesen manejado y utilizado conveniente los recursos monetarios.

El acta deberá tener al menos los siguientes datos:

• Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo.


• Determinación del alcance del examen.
• Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados.
• Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese.
• Declaración de conformidad y firmas de legalización y de testigo.



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FICHA DE TRABAJO Nº27
Operativa de caja y

Terminal punto de venta



1 Instalaciones de caja

1.1. Introducción

Esta unidad didáctica se centra en los procedimientos teórico-prácticos de los aspectos operativos de las instalaciones de caja.

En ella se recoge la definición e historia de la caja registradora, funciones y ventajas del terminal punto de venta, los tipos de sistemas, el datafono y las terminales pesadas.

El objetivo de esta unidad es conocer los dispositivos pertenecientes a las instalaciones de caja.

1.2. Cajas registradoras

La caja registradora fue inventada en 1879 por el americano James Ritty y se ha convertido en la máquina de cálculo más extendida.

Podemos definir la caja registradora como una sumadora-impresora provista de un cajón subdividido en partes en las cuales se colocan las monedas y billetes debidamente clasificados.

La caja registradora puede encontrarse en todo tipo de tiendas y establecimientos de venta al por menor; suele estar situada sobre un mostrador y presenta, por la parte del vendedor, una serie de teclas o cursores para registrar las distintas operaciones que han de realizarse, un dispositivo impresor, mandos selectores y la caja.

Existen diferentes tipos de cajas registradoras. Los más sencillos poseen dos totalizadores, uno para el cálculo y registro de cada venta, y otro para la suma de las ventas efectuadas durante la jornada, así como un dispositivo impresor.

Los modelos más perfeccionados permiten una clasificación más o menos detallada de las ventas por cada sección y, dentro de éstas, por vendedores.

Dentro de las cajas registradoras, podemos distinguir cuatro generaciones:

1ª Generación

Cajas mecánicas: eran aquéllas en las que, presionando cada tecla, se podían registrar las operaciones necesarias, pero no disponían de impresora, aunque las cantidades marcadas se observaban en un visor que marcaba las teclas según se pulsaban.

2ª Generación

Cajas eléctricas: estas cajas, aunque poseen un funcionamiento básicamente idéntico al de las cajas de primera generación, se alimentaban por corriente eléctrica.

3ª Generación

Cajas electrónicas: son aquéllas cuyo visor de operaciones es digital. Muchas de ellas ya tienen una pequeña impresora en la que se van registrando las operaciones y los totales que necesitamos.

4ª Generación

TPV: estas cajas se parecen más a un ordenador que a una caja registradora en sí, ya que tienen una pantalla en la que podemos ver las operaciones que introducimos y una pequeña impresora

en la que podemos imprimir dichas operaciones o totales.

Este tipo de cajas puede llegar a tener toda la información necesaria sobre los distintos productos que tiene el vendedora su disposición en la tienda, e, incluso, estar conectada con otras tiendas para ver la disponibilidad de los productos, o con el almacén para realizar los pedidos necesarios.



1.3. Terminales punto de venta

El módulo de Terminal Punto de Venta (TPV) tiene como función principal la gestión comercial del punto de venta, de forma que, a través de un proceso informático instalado en un equipo específico (compuesto de: pantalla, visor, teclado, cajón e impreso de tickets), permite realizar cualquier tipo de operación relativa a la venta de artículos en mostrador, como contado, albaranes, ventas al personal, devoluciones, etc.

Entre las ventajas de la utilización del TPV podemos destacar las siguientes:

- Su funcionamiento es sencillo, ya que a través del programa informático, podemos ver todos los artículos disponibles en la tienda y no tenemos más que seguir los pasos necesarios para la realización de cada operación que el propio programa nos va indicando. Su funcionamiento suele ser a través de pantallas y botones de acceso rápido, generalmente bajo entorno de Windows, por lo que con pequeñas nociones de informática podremos utilizarlo fácilmente.

- Las ventajas financieras que nos presenta el TPV son que puede llegar a realizar estadísticas de compras, ventas, etc., facilitando considerablemente todas aquellas cuestiones contables y financieras que necesitemos para la gestión comercial del establecimiento. Además, existen tipos de TPV que incorporan el pago mediante tarjeta de crédito, ya que, en la actualidad, cada vez se utiliza más este medio de pago.

- En cuanto a las ventajas comerciales, podemos decir que el TPV gestiona todo el establecimiento comercial, por lo que, introduciendo los datos en el programa y utilizando todas las aplicaciones que trae la gestión comercial del establecimiento, se simplifica de forma considerable.








PLAN DE TRABAJO
OBJETIVO GENERAL: Investigar los procesos básicos de las operaciones en la unidad de caja, de una entidad financiera y/o comercial.
Objetivos específicos:

  • Identificar el giro principal del negocio.

  • Identificar qué tipo de personalidad jurídica tiene.

  • Describir y analizar los procedimientos que utilizan para controlar el efectivo.

  • Describir el equipo, instrumentos o material que utiliza el cajero en el desarrollo de sus actividades.


ACTIVIDADES PARA RECOLECTAR INFORMACION:

El estudiante formulará las siguientes preguntas


a una entidad financiera o comercial:

  1. ¿Cuál es el giro principal del negocio?

  2. ¿Qué tipo de personalidad jurídica tiene?

  3. ¿Cuáles son las principales funciones que cumple un cajero?

  4. ¿Qué tipo de procedimiento utiliza, el cajero, para controlar efectivo?

  5. ¿Qué material, equipos o instrumentos utilizan los cajeros?

  6. ¿Qué documentos elabora diariamente el cajero?

  7. Realiza conclusiones.

  8. Comenta con tu facilitador.

  9. Elabora informe.


ESQUEMA DEL INFORME:

  • Caratula.

  • Dedicatoria

  • Índice

  • Introducción

  • Objetivos

  • Justificación

  • Marco teórico

  • Análisis de la información recogida

  • Conclusiones.


FECHA DE PRESENTACION:

  • MIERCOLES 17 DE SETIEMBRE 2014.






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