Capítulo 1: Antecedentes



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ÍNDICE DE FIGURAS


Pág.
Figura 1.1 Diagrama Causa Efecto de paradas de línea…………………...4

Figura 1.2 Gráfico de indicador días de inventario

REFREX ( ENE – NOV )…………………………………….......5

Figura 2.1 Río de las existencias……………………………………….........35

Figura 2.2 Enfoque JIT respecto al proceso productivo……………….......36

Figura 2.3 Problemas tradicionales y soluciones JIT……………………….36

Figura 3.1 Organigrama REFREX (Staff Gerencial)……………………......47

Figura 3.2 Organigrama REFREX (Departamento de Logística)………….48

Figura 3.3 Red de Procesos REFREX………………………………………..49

Figura 3.4 Esquema de la Gestión de Compras…………………………….52

Figura 3.5 Días de Inventario Ene – Nov…………………………………….58

Figura 3.6 Minutos por paralizaciones de línea……………………………..59

Figura 3.7 PSM Ene – Nov………………………………………………….....60

Figura 3.8 Radio de manufactura……………………………………………..61

Figura 3.9 Resultados de encuesta a proveedores……………………........65

Figura 4.1 Esquema general de Planificación Colaborativa………………..69

Figura 4.2 Esquema colaborativo de administración de inventarios………77

Figura 4.3 Esquema general de Planificación ……………..………………...81

Figura 5.1 Pallets y camión de carga ligera…………………………….......103

Figura 5.2 Stocking para transporte manual de carga……………………..108

Figura 5.3 Ticket de entrega de producto JIT…………………………........109

Figura 5.4 Tiempo perdido por áreas de producción o staff………………115


ÍNDICE DE TABLAS


Pág.

Tabla 1 Matriz comparativa Sistemas de Inventarios………………….22

Tabla 2 Justo a Tiempo versus Producción Tradicional……………….30

Tabla 3 Actividades de los compradores……………………………......55

Tabla 4 Indicadores y resultados de Inventarios……………..………..63

Tabla 5 Parámetros calificados en la encuesta a proveedores……....65

Tabla 6 Costos mes promedios por mantener inventarios…………....80

Tabla 7 Proveedores calificados para prueba piloto……………...…....87

Tabla 8 Proveedores nacionales calificados para prueba piloto……..88

Tabla 9 Selección de proveedor colaborativo piloto……………….......89

Tabla 10 Lista de materiales suministrados por CARTONESA……......91

Tabla 11 Necesidad de Ventas…………………………………………....92

Tabla 12 Capacidad de planta frente a la necesidad de Ventas……....93

Tabla 13 Restricciones de REFREX a la Necesidad de Ventas……....93

Tabla 14 Necesidad ajustada a la capacidad de la planta……………..94

Tabla 15 Plan Maestro de Producción……………………………………95

Tabla 16 Necesidad de suministro según PMP………………………....96

Tabla 17 Disponibilidad de existencias y necesidades………………....97

Tabla 18 Capacidad de plante de CARTONESA………………………..97

Tabla 19 Necesidades día de suministros……………………………….98

Tabla 20 Estándares de producción de Línea 8………………………...99

Tabla 21 Necesidad de embalaje por hora Modelo A…………………..99

Tabla 22 Necesidad de embalaje por hora Modelo B…………………100

Tabla 23 Necesidad de embalaje por hora Modelo C…………………100

Tabla 24 Recepciones Calendarizadas…………………………………101

Tabla 25 Selección del equipo a utilizar para el manipuleo………..…107

Tabla 26 Subestaciones de ensamble Línea 8………………………...108

Tabla 27 Tiempos muertos Línea 8 por atrasos en las entregas…….114

Tabla 28 Cumplimiento de entregas completas y a tiempo…………..115

Tabla 29 Horas de inventario durante la prueba piloto………………..116

Tabla 30 Costos por mantener inventarios de prueba piloto………….117

Tabla 31 Matriz de Resultados de Indicadores de Prueba Piloto…….119

Tabla 32 Matriz de Resultados de Costos de Prueba Piloto………….119

Tabla 33 Inversión por desarrollo de prueba piloto…………………….120

Tabla 34 Evaluación Financiera de la Prueba Piloto…………………..120

ÍNDICE DE PLANOS

Plano 1 Localización de la Estación JIT.

Plano 2 Espacio ocupado por almacenamiento de CARTONESA

Plano 3 Espacio actual ocupado por CARTONESA para el JI



CAPÍTULO 1


1. INTRODUCCIÓN
Desde mucho tiempo atrás, el proceso productivo fue considerado como una actividad en la que iniciaba y terminaba con el producto, dirigiendo todos los esfuerzos por optimizar métodos, movimientos, formas de trabajo pero sólo enfocados hacia el artículo fabricado o manufacturado, generando pérdidas muchas veces inexplicables e indetectables a la estructura de costos.
Y es que con el pasar del tiempo y luego del análisis y estudio de muchas personas, se fueron descubriendo los costos ocultos presentes en la industria y se fue desarrollando el concepto de cadena de valor como lo conocemos hoy en día, en la cual lo fundamental es el cliente y sus necesidades.
Es así que actualmente la llamada cadena de valor une más eslabones al proceso productivo complementando y completando la operación naciendo en el cliente y teniendo como fin al cliente mismo. Uno de estos eslabones con los que actualmente se compite a nivel corporativo son los niveles de inventarios y la oportunidad en el servicio.
Y es que hoy en día las empresas se enfrentan a entornos más competitivos basados ya no en optimizar solamente el proceso productivo como tal, sino también todas aquellas actividades de apoyo y servicio que puedan afectar al cliente, incluyendo inclusive a los “externos” proveedores como parte de la estrategia global de la empresa, planteándose oportunidades de crecimiento en conjunto que lleven a una relación cliente – proveedor que implique ganar – ganar.
En nuestro país también se están haciendo estrategias como estas, la empresa REFREX, es una de las que se dispusieron a considerar a sus proveedores como elemento fundamental en la disminución de costos de operación.


    1. Antecedentes

La empresa REFREX tiene presencia en el país desde hace más de una década, manufacturando productos de línea blanca, desde la fabricación de piezas hasta el ensamble final de las mismas. Razón por la cual los inventarios forman parte importante dentro de la operación, siendo un problema la falta de abastecimiento y los sobre inventarios.


El producto que fabrica REFREX son cocinas ensambladas la cual es el resultado del ensamble de muchos componentes, que cuando llega a faltar alguno de ellos por mínimo que se considere a nivel de costos, implica paradas de planta con resultados financieros de impacto en la operación.
Es aquí donde inicia el conflicto, tener o no tener inventarios para evitar estas paradas de planta. El problema no es tener inventarios sino tener los necesarios para la producción, como lo podremos observar a continuación en el diagrama Causa – Efecto (Figura 1.1) de REFREX acerca del problema de los altos costos generados por las continuas paralizaciones de línea:








FIGURA 1.1 DIAGRAMA CAUSA EFECTO DE PARADAS DE LÍNEA

Como se puede apreciar, el alto inventario o si lo queremos ver de otra forma, el inventario innecesario, es dinero sin movimiento, es espacio ocupado, son recursos invertidos para una actividad de almacenamiento que no agrega mayor valor a la operación, más bien se corre el riesgo de daño de material y conlleva seguro a costos por mantenimiento de este inventario.




FIGURA 1.2 GRÁFICO DE INDICADOR DÍAS DE INVENTARIO REFREX (ENE – NOV)


De la misma forma vemos el comportamiento de los últimos meses de inventarios, a primera vista el indicador días de inventario se aprecia bien, en teoría deberíamos tener para producir n días sin problemas pero si lo comparamos contra los partes de producción diaria notamos que existiendo sobre inventarios igual se incurre en paradas de planta, razón, no hay lo que se necesita, inventarios desbalanceados es el problema sin una planificación ni una administración que pueda llevar a disminuir costos de almacenamiento, inventarios y a la vez incrementar el nivel de servicio a la línea de ensamble.


De ahí el análisis que se presenta como tema de tesis de grado se centra en la implementación de un sistema justo a tiempo para cualquier tipo de organización, pero que de manera concreta se implementó dentro de una fábrica manufacturera y con los ítems que mayor impacto tenían dentro de la operación en términos de manipuleo, almacenamiento y costos.


    1. Objetivos

El objetivo principal del presente trabajo de tesis de grado es diseñar un sistema de administración de inventarios colaborativo basado en el Justo a Tiempo (JIT por sus siglas en inglés) que permita administrar los inventarios de una manera eficiente vinculando a los proveedores como parte de la estrategia.


Como objetivos específicos se plantean: Recolectar información y datos de la situación actual, identificar los procedimientos y procesos involucrados en la administración de inventarios, diseñar el sistema colaborativo, desarrollar una prueba piloto a partir del diseño del sistema, y por último mostrar los indicadores de gestión para identificar las mejoras proporcionadas por la implantación.

    1. Metodología

El presente trabajo de tesis se desarrollará de la siguiente manera:




  1. Recolección de información.- Se tomará información histórica de inventarios y sus impactos financieros que nos permitan analizar el problema.




  1. Identificación de los procedimientos.- Se reconocerán y detallarán los procedimientos que se tienen actualmente sobre los procesos involucrados en el estudio.




  1. Visualización del Proceso.- Se recurrirá a los antecedentes de la compañía y de sus procesos para a partir de ello diseñar el sistema de inventarios.




  1. Diseño del sistema de administración de inventarios.- En esta etapa se formulará el diseño de administración que vaya desde la planificación hasta el abastecimiento de los productos suministrados por los proveedores.




  1. Comparación de indicadores de medición.- Finalmente se analizarán los indicadores de gestión para evaluar la implementación y presentar las respectivas conclusiones y recomendaciones.




    1. Estructura de la Tesis

Esta tesis se desarrollará en 6 capítulos que se detallan a continuación:



Capítulo 1: Introducción.-

Se muestra la importancia del tema de tesis de grado, los objetivos que se persigue con el mismo, la metodología y la conformación de la tesis.


Capítulo 2: Administración de Inventarios y su Marco Teórico.-

Se mostrará las bases teóricas acerca de la administración de los inventarios y el por qué son importantes para el desarrollo de las operaciones dentro de una compañía manufacturera. Además se mencionará la filosofía JIT, desde la cual se basará el diseño propuesto.


Capítulo 3: Situación actual.-
Se presentará los antecedentes generales de la empresa objeto de estudio con la descripción de sus procesos claves, que en conjunto a la información complementaria e histórica de la compañía se planteará el problema a tratar como motivo del presente estudio de tesis.

Capítulo 4: Diseño del sistema de administración de inventarios basado en el JIT.-
Aquí se desarrolla el objetivo de la tesis, implementando la metodología descrita en el numeral 1.3. Se trata de diseñar un sistema de administración de inventarios en el que se amplíen las responsabilidades hasta el proveedor quien será visto como parte estratégica para el logro de objetivos, complementándolo con la filosofía JIT, plataforma para el desarrollo del mismo.
Capítulo 5: Desarrollo de prueba piloto del nuevo sistema colaborativo de Administración de Inventarios.-
Se desarrollará la prueba piloto del nuevo sistema para validar operatividad y medir indicadores, una vez hecho esto se mostrará la comparación entre los indicadores de medición antes de la implementación vs. los indicadores después de la medición.
Capítulo 6: Conclusiones y Recomendaciones.-

Finalmente se presentarán las conclusiones y se anotarán recomendaciones para posteriores estudios de implementación.



CAPÍTULO 2


2. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y SU MARCO TEÓRICO
Hoy en día la administración de los inventarios dentro de las industrias se ha vuelto un tema estratégico, decisiones como las de mantener bajos los inventarios por temas financieros, o, altos enfocados a la producción, siempre se ha generado la polémica de cuál es la mejor opción.
Y es que muchas veces el simple hecho de mencionar inventarios, se los reconoce como nocivos para la empresa, por lo cual se imponen límites rígidos en los inventarios de materia prima, piezas y producción en proceso, que conlleva a una no administración de recursos, sino mas bien a un desgaste operativo por mantener los niveles que se piensan óptimos.

Sabemos de antemano que toda entidad manufacturera y de servicios cuentas en un momento dado con inventarios que dependiendo de su naturaleza llegan a ser clasificados. Los más mencionados son los inventarios de materia prima y de productos terminados que todos podemos relacionar con el solo hecho de escucharlos, pero que tanto afecta para la empresa el tener o no tener inventarios.


En la actualidad para el mundo financiero es muy importante determinar cual es la cantidad más óptima para invertir en un inventario, para el Gerente de Producción su interés será el que se cubra la materia prima necesaria para la producción en el momento en que esta va a ser procesada, y para los agentes de venta el saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para esta conocer de que manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas características.
Ahora bien los inventarios tienen como funciones el añadir una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En lo que es fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina en maquina y que estas se preparen para producir una sola parte. Es por eso que los inventarios tienen como funciones la eliminación de irregularidades en la oferta, la compra o producción en lotes o tandas, permitir a la organización manejar materiales perecederos y el almacenamiento de mano de obra.
2.1 Definición de inventarios y conceptos sobre su administración.
El inventario es el material o los suministros que se tienen para el uso o las ventas futuras. En general, se trata de bienes terminados que esperan el pedido de un cliente, pero puede tratarse también de bienes o materiales destinados a la producción o a la transformación en bienes terminados para el cliente.
Para el sector de manufactura, tales bienes son principalmente materiales: materias primas, unidades compradas, productos semiterminados y terminados, refacciones y materiales de consumo.

El inventario en sí es un “amortiguador” entre los procesos de abastecimiento y la demanda. El proceso de abastecimiento contribuye con bienes al inventario, mientras que la demanda consume el mismo inventario. El inventario es necesario desde el punto de vista de variables externas que afecten la operación productiva, aunque también pueden haber factores internos que determinen la necesidad de mantener inventarios. Los factores internos muchas veces son cuestiones de políticas de empresas, pero los externos son muchas veces incontrolables, el factor externo más importante es la incertidumbre.


El inventario tiene sus costos de capital inmovilizado, de espacio de almacenaje, de manejo y de obsolescencia, todos los costos de mantenimiento de inventario. Hay una carga o costos indirectos importantes en el mantenimiento de materiales o de inventario, así como costos indirectos asociados con los costos de mano de obra. El inventario, en el pasado, se había considerado como una existencia de seguridad o amortiguamiento como muchas veces se lo define, para cubrir la mala planificación o el mal desempeño, as{i como protegerse de la incertidumbre en la demanda o de la variabilidad en el proceso de abastecimiento.
El inventario es, en esencia, una función de tres cosas: la incertidumbre de la demanda, la variabilidad del proceso y el tiempo de ciclo del proceso, así mismo tres tipos de variabilidad o incertidumbre pueden necesitar de inventarios: al demanda, la producción y los suministros, siendo éstos factores importantes en la planificación, el control y la administración de inventarios.
Se entiende por Gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos productos.
En la Gestión de Inventarios están involucradas tres (3) actividades básicas a saber:


  1. Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a controlar y podemos detallar estos procesos como:

    • Toma física de inventarios

    • Auditoria de Existencias

    • Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas)

    • Conteos cíclicos



  1. Análisis de inventarios: La cual esta referida a todos los análisis estadísticos que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberíamos tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias.




  1. Control de producción: El cual se refiere a la evaluación de todos los procesos de manufactura realizados en el departamento a controlar, es decir donde hay transformación de materia prima en productos terminados para su comercialización.

La gestión de inventario se deriva de la importancia que tienen las existencias para la empresa y por tanto la necesidad de administrarlas y controlarlas. El objetivo de este elemento operacional consiste fundamentalmente en mantener un nivel de inventario que permita un máximo nivel de servicio a los clientes a un mínimo de costo.


2.2 Sistemas de inventarios, ventajas y desventajas.
El objetivo de la administración de inventarios, igual que la administración de efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen. Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se puede invertir en otros proyectos aceptables, de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y  venta funcionen  sin obstáculos, como se ve, los dos aspectos del objeto son conflictivos.
Reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda, de obstaculizar las operaciones de la empresa. Si se tiene grandes cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder hacer la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y  venta, pero también se aumenta la inversión.

Los inventarios forman un enlace entre la producción y la venta de un producto. Como sabemos existen tres tipos de éstos, los cuáles son el inventario de materia prima, de productos en proceso y el de productos terminados.


El inventario de materias primas proporciona la flexibilidad a la empresa en sus compras; el inventario de artículos terminados permite a la organización mayor flexibilidad en la programación de su producción y en su mercadotecnia.
Los grandes inventarios permiten además, un servicio más eficiente a las demandas de los clientes. Si un producto se agota, se pueden perder ventas en el presente y también en el futuro.
El hecho de controlar el inventario de manera eficaz representa como todo, ventajas y desventajas, a continuación mencionaremos una ventaja:



  • La empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez.

Algunas desventajas son:




  • Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento)

  • Peligro de obsolescencia

A continuación se explican diversos métodos de control de los inventarios:


El método ABC en los inventarios.
Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías, con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.
Para el análisis de los inventarios es necesario establecer 3 grupos el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión.
Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos B, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos C de este grupo y por último los artículos C, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios.
Este sistema permite administrar la inversión en 3 categorías o grupos para poner atención al manejo de los artículos A, que significan el 80% de la inversión en inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración eficiente.
Determinación del punto de reorden.
Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, alguna persona encargada en la empresa debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en transito.
El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales que consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.
Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, que puede ser una señal, papel, una requisición colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, etc. Mismas que indican, debe hacerse un nuevo pedido, hasta las forma más sofisticadas como son el llevarlo por programas de computadora.
Algunas herramientas de este control de inventarios son:
La requisición viajera. El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobación para que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artículos de los inventarios en las empresas
Existen dos sistemas básicos que se usan la requisición viajera para reponer las existencias, éstos son:
Órdenes o pedidos fijos. En éste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén.
Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en la mayoría de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias.


Existencias de reserva o seguridad de inventarios.

La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos.


Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o departamentos de que consta la producción para poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofía de servicio a la clientela que produce un incremento en la participación del mercado que se atiende.
Control de inventarios Justo a Tiempo.
Tal como se escucha el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieren los inventarios y se insertan en la producción en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.
Una compañía puede reducir su producción en proceso mediante una administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a los artículos terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reduce los inventarios de éste tipo.

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