Ante emergencias



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  1. COMPONENTE ADMINISTRATIVO




    1. INTRODUCCIÓN

Todas las organizaciones sin importar su clase de riesgo, actividad económica o tamaño, tienen la necesidad de contar con metodologías practicas que les permitan responder de la manera más eficiente y eficaz a situaciones súbitas de emergencia que puedan poner en peligro la estabilidad del sistema, ya sea por que causan daños a la integridad de las personas, perdidas materiales y económicas, daños al medio ambiente, daños a la imagen de la organización o periodos de lucro cesante, entre otras.


Es una herramienta de diagnóstico, administrativa, organizacional y operativa, que le permite a la organización seguir unos parámetros de acción simples: antes, durante y después de una emergencia con el fin de mitigar las consecuencias de las mismas.



    1. OBJETIVO GENERAL DEL PLAN DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

Suministrar a las Directivas y personal en general, las herramientas necesarias para planear, organizar, dirigir y controlar actividades tendientes a mitigar las consecuencias de un evento súbito que pueda poner en peligro la estabilidad de la organización; esto, mediante acciones rápidas, coordinadas y confiables, tendientes a desplazarse por y hasta lugares de menor riesgo (evacuación). Igualmente en caso de presentarse emergencias ambientales, conocer y aplicar las medidas de mitigación y en caso de lesionados contar con una organización coordinada para atenderlos.


2.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL PLAN DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS


  • Identificar las amenazas internas, externas directas y externas indirectas que pueden afectar la organización, y analizar la vulnerabilidad de la organización para afrontar una emergencia.




  • Identificar acciones tendientes a mejorar condiciones de riesgo para disminuir su impacto y reducir el nivel de vulnerabilidad de la organización.




  • Identificación de las condiciones actuales de los recursos existentes y de los recursos necesarios para la respuesta inicial a una emergencia.




  • Replantear los integrantes que deban conformar el comité de emergencias y los grupos operativos para desarrollar el proceso del PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS.




  • Establecer y mantener un esquema de organización interna, práctico, eficaz y eficiente para responder inicialmente a una emergencia hasta el arribo de los organismos de socorro externos.




  • Establecer procedimientos de reacción simples y prácticos para evacuación de la EDIFICACIÓN y reacción frente la las principales amenazas identificadas.




  • Establecer planes de acción mensuales para la gestión del PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS.




  • Establecer indicadores de Eficacia y eficiencia que permitan evaluar la gestión de la organización del PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS.




  • Establecer un plan integral de capacitación en emergencia para la Organización.



    1. ALCANCES Y COBERTURA

La cobertura del PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS., está dada para las instalaciones de LA EMPRESA, ubicadas en la XXXXXXXXXXXX. Que se tengan, tiene una cobertura de las 24 horas día, los 365 días del año. Involucra a TODO tipo de ocupantes de la empresa, funcionarios, Contratistas, Visitantes regulares y esporádicos, clientes y en general a cualquier persona que en el momento de una emergencia se encuentre dentro de las instalaciones. Ha sido planteado para la atención de amenazas de origen Técnico, Social, Natural y Ambientales.



2.5 CARACTERISTICAS Y REQUISITOS DEL PLAN DE EMERGENCIA
El Documento del PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS, está escrito, aprobado, actualizado y disponible junto con los planos de cada sede y listados de personal en:


  1. Oficina Administrativa y bodegas en la xxx.




  1. Una copia en poder de los brigadistas esta se mantiene en una caja ubicada justo al ingreso, con el fin de garantizar su fácil acceso.




  1. Una copia en la oficina principal – Coordinación de Salud Ocupacional

Los procedimientos de Emergencias se dan a conocer a todos los ocupantes de la edificación mediante el desarrollo de Charlas, folletos, guías, y otras publicaciones formalizadas en la empresa.


El plan de emergencia será practicado, mediante el desarrollo de dos simulacros generales al año y simulacros parciales por zonas que se organicen periódicamente.
2.6 ACTUALIZACIÓN
El PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS, será actualizado cada año y al inicio de cada proyecto. Si se presentaran cambios significativos en las condiciones sobre las cuales fue elaborado o últimamente actualizado, se ajustará inmediatamente. Así mismo, se dejará el registro de las actualizaciones y/o los cambios realizados. Toda actualización será Coordinada por Salud Ocupacional, aprobada y firmada por el Comité de emergencias de la Organización.


    1. CONTROL

Para garantizar el control del documento, se requiere llevar un registro de las copias entregadas, cada vez que se lleve a cabo una actualización, se deberán actualizar dichas copias e informar a las personas involucradas, los cambios realizados.




    1. DISTRIBUCION Y CONTROL DE DOCUMENTOS




DOCUMENTO

LOCALIZACIÓN

RESPONSABLE
PROTECCIÓN

1. Original Plan de Emergencia y Copia en archivo magnético










2. Copia del Plan de Emergencia










3. Resumen operativo del Plan de Emergencias










4. Procedimientos de emergencia para todo el personal










5. Procedimientos de Emergencia y evacuación para Brigadistas










7. Juego de planos actualizados










8. Listado de personas actualizado.













    1. REGISTROS RELACIONADOS CON EL PLAN DE EMERGENCIAS




REGISTRO

TIEMPO DE CONSERVACION

LOCALIZACIÓN – RESPONSABLE

Registros de inspecciones de riesgos y condiciones de vulnerabilidad.

Permanente

Oficina de Salud Ocupacional Medellín y Lideres de Salud Ocupacional

Listados asistencia capacitaciones

Permanente

Evaluaciones de capacitación

Permanente

Actas de simulacros

Permanente

Resultados de la Revisión de equipos de Emergencia

Permanente

Informes de Emergencias presentadas

Permanente

Hojas de vida Brigadistas

Permanente

Cronograma de actividades del año

Copias anuales


2.10 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Con el objetivo de desarrollar en el tiempo las diferentes actividades del plan de emergencia, se hace indispensable incluir en el Cronograma anual de actividades del PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS, por lo menos las siguientes actividades:
CAPACITACION Y SIMULACROS
ACTIVIDADES ANUALES DE MANTENIMIENTO
DURACION
PERIODICIDAD
DIRIGIDO A
RESPONSABLE
1. Refuerzo funciones Coordinadores de evacuación
4 horas
Semestral
Coordinadores de evacuación
Salud Ocupacional
2. Charlas sobre Actuación general en emergencias
1 hora por grupo
Semestral
Personal seleccionado
Salud Ocupacional
3. Simulacros generales
1 hora
Anual
Personal seleccionado
Salud Ocupacional
4. Refuerzo funciones (BSSA)
4 horas
Mensual
Brigada de Salud, Seguridad y Ambiente
Salud ocupacional
5. Capacitación en manejo de extintores
1 hora por grupo
Antes de recarga de extintores
Personal seleccionado
Salud Ocupacional
6. Curso de primeros Auxilios al personal
16 horas
Semestral, 15 personas
Personal seleccionado
Salud Ocupacional



INSPECCION Y PRUEBAS
ACTIVIDADES ANUALES DE MANTENIMIENTO
DURACION
PERIODICIDAD
DIRIGIDO A
RESPONSABLE
1. Inspección de rutas de evacuación
1 hora
Trimestral
Edificación
Coordinadores de Evacuación
2. Prueba funcional de alarmas de evacuación.
5 minutos
Trimestral
Edificación
Salud Ocupacional
3. Inspección de extintores
1 hora
Mensual
Edificación
SO
4. Estadísticas de siniestralidad
4 horas
Semestral
General
Salud Ocupacional



    1. INDICADORES DE EFICACIA Y EFICIENCIA



DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR DE EFICACIA
MEDICION Y FECHA
PERIODICIDAD
1. Tiempo total de evacuación de la edificación, tomado desde que inicia la emergencia simulada hasta que sale la última persona.

Ultimo ejercicio
Semestral
2. Conocimientos: Evaluaciones aleatorias al 20% de los ocupantes fijos de la edificación, sobre procedimientos de emergencia.

(Ver Formato evaluación)
Mínimo el 80% de la muestra deberá obtener un puntaje igual o superior a 8 sobre 10
Semestral
3. Tiempo de reacción de la Brigada de Salud, Seguridad y Ambiente
Menor de 3 minutos
Trimestral


DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR DE EFICIENCIA
MEDICION Y FECHA
PERIODICIDAD
1. Cumplimiento: Numero de actividades realizadas sobre el número de actividades programadas en el cronograma de actividades
Semestral
Semestral
2. Participación: Número de personas que asistieron a los programas de capacitación sobre él número de personas esperado
Semestral
Semestral


2.12 PRESUPUESTO PARA EL PLAN DE EMERGENCIA.
La empresa garantiza la asignación de los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para el desarrollo anual del PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS, este presupuesto está identificado dentro del Programa de Salud Ocupacional y proviene de centros de costos de cada sede y de cada proyecto. Incluye:
CAPACITACIÓN
Costos de instructores y tiempos de trabajo para

  • Brigada de Salud, Seguridad y Ambiente

  • Coordinadores de evacuación

  • Charlas al personal

  • Capacitación en manejo de extintores

  • Cursos de primeros auxilios al personal

  • Cursos o seminarios especiales


MANTENIMIENTO Y RECARGA DE EQUIPOS

  • Extintores

  • Botiquines

  • Otros


REPOSICIÓN DE EQUIPOS

  • Extintores

  • Botiquines

  • Mangueras

  • Otros


ADQUISICIÓN DE EQUIPOS NUEVOS




    1. ESTADÍSTICAS E INVESTIGACIÓN DE SINIESTROS.

Dentro de las estadísticas de accidentalidad llevadas por el Área de Salud Ocupacional, se debe llevar adicionalmente un registro e investigación de situaciones que fueron o pudieron ser emergencias, que originaron o pudieron originar victimas y/o pérdidas físicas o ambientales según Formato Registro.


III. FASE DE DIAGNÓSTICO


    1. IDENTIFICACION DE AMENAZAS

Mediante el análisis de los tipos de amenazas que pueden afectar la empresa y sus efectos conocidos, con el fin de contar con una ubicación de amenazas que permita establecer los esquemas operativos para evitar o minimizar los efectos.





DE ORIGEN TECNICO

DE ORIGEN SOCIAL

DE ORIGEN NATURAL

AMBIENTALES

Incendios.

Atentados terroristas

Movimiento sísmico

Incendios forestales

Corto circuito

Fugas de Gas

Fallas en equipos y sistemas.

Desordenes civiles

Derrames de combustibles o sustancias químicas sobre el suelo

Explosiones

Inundaciones

Fallas estructurales

Pánico colectivo

Derrames de combustibles o sustancias químicas sobre los cuerpos de agua

Con metodología simplificada es posible obtener la información básica para dimensionar el problema y, ante todo, para establecer prioridades según su gravedad. Con base a lo sugerido por las fuentes de consulta y a lo identificado en un recorrido de observación y de inspección de las instalaciones y a la zona geográfica donde se encuentra la empresa, se puede establecer la calificación de la amenaza de una forma cualitativa así:







  • Amenaza Probable: Evento ya ocurrido en el lugar o en unas condiciones similares. Se destaca con color amarillo.




  • Amenaza Inminente: Evento instrumentado o con información que lo hace evidente y detectable. Se destaca con color rojo.





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